Bütçe Çağrısının ve Bütçe Hazırlama Rehberinin Resmi Gazetede yayımlanması
Strateji ve Bütçe Başkanlığınca belirlenen sınırlar dahilinde birimlerin ödenek teklif
tavanlarının belirlenmesi
Birimlerden, belirlenen ödenek tavanları dahilinde hazırladıkları bütçe tekliflerinin alınması
İzleyen 2 yılın tahminlerini de içeren Üniversite bütçe teklifinin hazırlanması
Hazırlanan bütçe teklifinin Yönetimde görüşülmesi
Bütçe teklifi uygun mu?
Bütçe teklifinin düzeltilmesi
Hazırlanan bütçe teklifinin Eylül Ayı sonuna kadar Strateji ve Bütçe
Başkanlığına gönderilmesi Hayır
Evet
Gümüşhane Üniversitesi Strateji Geliştirme Başkanlığı Bütçe Hazırlama Süreci İş Akış Şeması 1
GÜ Rektörlüğü SGDB/001 BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Eylül Ayında Strateji ve Bütçe Başkanlığınca görüşmelere çağırılması
Strateji ve Bütçe Başkanlığına ve Kalkınma Bakanlığında yatırım bütçesinin ilgili
uzmanlara karşı savunulması
Ekim Ayında Strateji ve Bütçe Başkanlığınca Cari ve Transfer, Kalkınma
Bakanlığınca Yatırım ödeneklerinin vize edilmesiyle oluşturulan Üniversite Bütçe Kanunu Tasarısının Milli Eğitim Bakanına
imzalattırılması ve Tasarının TBMM, Strateji ve Bütçe Başkanlığı ile YÖK'e
gönderilmesi
Kasım Ayında TBMM Plan ve Bütçe Komisyonuna Önerge Verilmesi
Tasarının Aralık Ayında Resmi Gazetede yayımlanarak Kanunlaşması Bütçe Hazırlama Süreci İş Akış Şeması 2
GÜ Rektörlüğü SGDB/002 ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Harcama Birimlerinden Bütçe İşlem Talebinin Gelmesi (Ekleme, Aktarma,
vb.)
Talep, Kanun, Tebliğ ve Yönetmeliklere uygun mu?
Hayır Talebin Uygun Şekilde Tekrar
Alınması
Evet
Gelen Talepler Neticesinde e-Bütçe Sistemi Üzerinden Talep Yapılması ve Çıkan Yazının Rektör Onayına
Sunulması
Talep uygun görülmüş Hayır mü?
Evet Gümüşhane Üniversitesi Strateji Geliştirme Başkanlığı
Bütçe İşlemleri (Kurum Yetkisinde Olan Ekleme/Aktarma) İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü SGDB/003
BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
İşlem Sonu
Onay Üzerine Birimlerin Talepleri Doğrultusunda Paraların Dağıtılması
İşlem Sonu
E-Bütçe Sistemi Üzerinden Yazının Onaylanması
Harcama Birimlerinden Bütçe İşlem Talebinin Gelmesi (Ekleme, Aktarma,
vb.)
Talep, Kanun, Tebliğ ve Yönetmeliklere uygun mu?
Hayır Talebin Uygun Şekilde Tekrar
Alınması
Evet
Gelen Talepler Neticesinde Strateji ve Bütçe Başkanlığına Rektör
İmzalı Talebin Sunulması
Talep uygun görülmüş Hayır mü?
Evet Bütçe İşlemleri (Kurum Yetkisinde Olmayan Ekleme/Aktarma) İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü SGDB/004
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
İşlem Sonu
Kurumsal Onay Üzerine Birimlerin Talepleri Doğrultusunda Rektör Onayı İle
Paraların Dağıtılması
İşlem Sonu
E-Bütçe Sistemi Üzerinden Yazının Kurumsal Olarak Onaylanması
BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Gelir veya alacağın gerçekleşme dönemine girilmesi
Gelir elde eden birimlerden ve muhasebe servisinden tahakkuk miktarlarının alınması
Tahakkuk miktarları doğrumu?
Hayır Tahakkuk
miktarlarının düzeltilmesi
Evet
Tahakkuk eden gelirlerin Daire Başkanlığımızın banka hesap numarasına
yatırılmasının sağlanması
Yatırılan miktarlar doğru mu?
Hayır Doğru miktarların
yatırılmasının sağlanması
Evet
Elde edilen gelirlerin e-bütçe sisteminde gider tertiplerine ödenek kaydedilmesi ve
Ödenek Gönderme Belgelerinin düzenlenmesi
Gümüşhane Üniversitesi Strateji Geliştirme Başkanlığı
Gelirlerin Tarh - Tahakkuk ve Tahsil İş Akış Şeması
GÜ Rektörlüğü SGDB/005
Kadro Dağıtım Cetvelleri Ön Mali Kontrol İş Akış Şemaları GÜ Rektörlüğü SGDB/006
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Kadro Dağılım Cetvellerinin Hazırlanarak SGDB’ye
Gönderilmesi
En Geç 5 İş Günü İçerisinde Ön Mali Kontrol Birimi Tarafından Cetvellerin Kadro Dağılımına İlişkin BKK Çerçevesinde Kontrol
Edilmesi
Cetveller Mevzuata Uygun mu?
Gerekçeli Görüş Yazısı Düzenlenerek Personel Daire Başkanlığına İade
Edilmesi
Onaylanan Cetvellerin "Kontrol
edilmiş ve uygun görülmüştür" şerhi düşülerek PDB’na
gönderilmesi Cetvellerin Daire Başkanına Sunulması
İşlem Sonu Hayır
Evet Gelen Evrakın Kayda
Alınması ve Havale İşleminin Yapılması
Gümüşhane Üniversitesi Strateji Geliştirme Başkanlığı
Taahhüt Evrakı ve Sözleşme Tasarısı Ön Mali Kontrol İş akış Şeması GÜ Rektörlüğü SGDB/007
BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Taahhüt Evrakı ve Sözleşme Tasarısı İşlem Dosyası İle Birlikte Harcama Birimi
Tarafından SGDB Gönderilmesi
Taahhüt Dosyasında Eksik Evrak Var mı?
Evet
Hayır Dosyadaki Eksiklikler
Tamamlanmak Üzere İlgili Birime Geri Gönderilir
Mevzuata Aykırılık Var mı?
Evet Gerekçeli Görüş Yazısı Düzenlenir
ve İlgili Birime Gönderilir
İşlem Sonu
Talebin Kayda Alınması ve Evrak Havale İşleminin Yapılması
Üst Yönetici Onayı İle Belirlenen Ön Mali Kontrol İnceleme Formu Kapsamında Bilgi ve
Belgeler En Geç 10 İş Günü İçerisinde Ön Mali Kontrol Birimi Tarafından Kontrol
Edilmesi
Dosya, Ön Mali Kontrol ve İhale Mevzuatı Çerçevesinde Kontrol Edilir
Hayır
Yapılan Kontrol Sonuçlarını İçeren Ön Mali Kontrol İnceleme Formu ve Uygun Görüş
Yazısı İlgili Birime Gönderilir
Yan Ödeme Cetvelleri Vize İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü SGDB/008
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Cetvellerin Onaylanmak Üzere
Daire Başkanına Gönderilmesi
Onaylanıp Uygun Görülen Cetvellerin PDB’na Gönderilmesi
İşlem Sonu Hayır
Cetveller Mevzuata Uygun
mu?
En Geç 5 İş Günü İçerisinde Ön Mali Kontrol Birimi Tarafından Cetvellerin
Kadro Dağılımına İlişkin BKK Çerçevesinde Kontrol Edilmesi Yan Ödeme Cetvel, Liste ve
Dayanağı Yazı ve Belgeler Hazırlanarak Süresi İçerisinde
SGDB’ye Gönderilmesi
Gelen Evrakın Kayda Alınması ve Havale İşleminin Yapılması
Gerekçeli Görüş Yazısının Düzenlenerek
PDB’na İade Edilmesi
Evet
Gümüşhane Üniversitesi Strateji Geliştirme Başkanlığı İdare Faaliyet Raporu Hazırlık İş akış Şeması
GÜ Rektörlüğü SGB/015
BİRİM:ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
İşlem Sonu
Gümüşhane Üniversitesi Strateji Geliştirme Başkanlığı İdare Faaliyet Raporu Hazırlık İş akış Şeması
GÜ Rektörlüğü SGDB/009
BİRİM:ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Birim Faaliyet Raporları İlgili Mevzuata ve Şablonlara Uygun mu?
Tüm Birimlere Resmi Yazı ile Hem Birim Faaliyet Hem de İdare Faaliyet Raporlama Sürecinin Başladığı
Duyurulur
Birimlerden Süresi İçerisinde Birim Faaliyet Raporlarını Hazırlayarak Üst Yöneticiye Sunmak
Zorunda Oldukları Bildirilir
Birim Faaliyet Raporları Baz alınarak Ek Verilerin Doldurulması Başkanlığımıza İletilmesi
Gerekmektedir
Uygun
Alınan Veriler Işığında İdare Faaliyet Raporunun Hazırlanmasına Geçilir
Raporun Strateji Geliştirme Daire Başkanına Sunulması
Raporun Rektöre (Üst Yöneticiye) Sunulması
Uygun
İdare Faaliyet Raporunun İlgili Yerlere Gönderilmesi ve Kamuoyuna Açıklanması
Uygun Değil Uygun Değil
Gerekli Düzeltmelerin Yapılması İçin İade Edilir.
Gerekli Düzenlemelerin Yapılması İçin İade Edilir
Teminat Mektubu Kayıt İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü SGDB/010
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Teminat Mektubunun Kamu İhale Mevzuatı Çerçevesinde İncelenmesi
Mevzuata Uygun mu?
Evrakların Mevzuata Uygunluğunun Kontrol Edilmesi
Mevzuata Uygun mu?
İşlem Sonu
Teminat Mektubundaki Bilgilerin Doğrulanarak Muhasebe İşlem Fişi
Düzenlenmesi
Evrakların İadesine Karar Verilmesi
Muhasebe İşlem Fişinin Onay İçin Muhasebe Yetkilisine Gönderilmesi
Muhasebe İşlem Fişinin Onaylanması
Onaylanan Muhasebe İşlem Fişinin BKMYB Sisteminde Yevmiyeleştirilmesi
Alındı Belgesi Düzenlenmesi
Alındı Belgesinin Resmi Yazı ile Harcama Birimine Gönderilmesi
Muhasebe İşlem Fişinin Arşivlenmesi ve Teminat Mektubunun Güvenli Olarak
Saklanması
Evet Hayır
Evet
Hayır
Teminat Mektubunun Resmi Yazı İle İade Edilmesi Harcama Birimi Tarafından
Gönderilen Evrakın Kayda Alınması ve Havale İşleminin
Yapılması
Gümüşhane Üniversitesi Strateji Geliştirme Başkanlığı Teminat Mektubu İade İş Akış Şeması
GÜ Rektörlüğü SGDB/011 BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Eksik Evrak Olup Olmadığının Kontrol
Edilmesi
Eksik Evrak Var mı?
Evet
Eksik Evrakların İlgili Birimden Tedarik Edilmesi
Hayır
İade Talebinin İhale Mevzuatı ve Muhasebe Mevzuatı Çerçevesinde
İncelenmesi
İade Talebi Mevzuata Uygun mu?
Hayır
İşlem Sonu
Evet İade Edilecek Teminat
Mektubunun Doğrulanarak Muhasebe İşlem Fişi
Düzenlenmesi
Muhasebe İşlem Fişinin Onay İçin Muhasebe Yetkilisine Gönderilmesi
Onaylanan Muhasebe İşlem Fişinin BKMYB Sisteminde Onaylanarak Yevmiye Numarası
Verilmesi
İşlem Sonu
Evrakların Muhasebe Yetkilisi Tarafından
İncelenmesi
Mevzuata Aykırılık Var mı?
Hayır Evet
Muhasebe İşlem Fişinin Onaylanması
Eksikliklerin Giderilmek Üzere İadesi Yapım İşlerinde:
1- İlgilinin Dilekçesi 2- Alındı Belgesi 3- SGK İlişiksizlik Belgesi 4- SGK Borcu Yoktur 5- Vergi Borcu Yoktur 6- Kesin Kabul Tutanağı Harcama Birimi Tarafından
Gönderilen İade Talebinin Kayda Alınması ve Havale
İşleminin Yapılması
Talebin Reddinin Gerekçeli Olarak İlgili Birime
Bildirilmesi
Muhasebe İşlem Fişinin Arşivlenmesi
Teminat Mektubunun Resmi Yazı İle Bankaya
Gönderilmesi
Nakit Ödeme İşlemi İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü SGDB/012
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Ödeme Emri Belgesinin Teslim Alınması
Belge ve Eklerinin Kontrol Edilmesi
Belgede ve Eki Evraklarda Eksiklik Var
mı?
Belgenin Eksikliklerin Tamamlanmak Üzere İlgili Birime Geri
Gönderilmesi
Belgenin Onaylanarak Yevmiyeleştirilmek İçin
Muhasebe Yetkilisine Gönderilmesi
Belgenin Muhasebe Mevzuatı ve İlgili Mevzuat Yönünden
Kontrol Edilmesi
Belge Mevzuata Uygun mu?
Belgenin İade EdilmekÜzere MuhasebeMemuruna
GeriGönderilmesi
Belgenin Yevmiyeleştirilmek Veznedara Gönderilmesi
BelgeninGerekçeli Yazı İleİade Edilmesi
İşlem Sonu İmza Karşılığında
Ödemenin Yapılması
Ödenen Miktarın Kasa Defterine İşlenmesi
Kasa Defterinin Gün Sonunda Muhasebe Yetkilisine Onaylatılması
Belgenin BKMYBS Sisteminde Yevmiye Numarası Verilmesi Belgenin BKMYBS’de
Ödeme İşlemleri Menüsünde Kontrol
Edilmesi Evet
Hayır
Hayır Evet
Ödeme Emri Belgesinin Arşivlenmesi
Gümüşhane Üniversitesi Strateji Geliştirme Başkanlığı Kişilerden Alacaklar İş akış Şeması
GÜ Rektörlüğü SGDB/013 BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Tespit Edilen Kamu Zararına İlişkin Kişi Borcu Föyü’nün İlgili Birim
Tarafından Gönderilmesi
BKMYBS'de Alacak İşlemleri Menüsünden Kişi Borcu Dosyası Açılması ve Muhasebe İşlem Fişi
Düzenlenmesi
Alacağın Takibine Başlanması
Alacak Süresinde Tahsil Edildi mi?
Tahsilata İlişkin Muhasebe İşlem Fişi Düzenlenmesi
BKMYBS’de ki Kişilerden Alacaklar Dosyasının Kapatılması
İşlem Sonu
Tahsilata İlişkin Muhasebe İşlem Fişinin Düzenlenmesi
BKMYBS’de ki Kişilerden Alacaklar Dosyasının Kapatılması
İşlem Sonu Evet
Hayır
Kişi Borcu Dosyasının Hukuk Müşavirliği’ne Gönderilmesi
Alacağın İcra ve İflas Kanununa Göre Tahsil Edilmesi
SGK Prim ve Kesenek Takibi İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü SGDB/014
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Kesintilerin SGK Sistemine Girilerek Bildirge Düzenlenmesi
Bildirgelerin Muhasebe Birimine Teslim Edilmesi
Muhasebe Birimince Bildirgeler ile Muhasebe Kayıtlarının Tutarlılığının Kontrol Edilmesi
Kayıtlar Tutarlı mı?
Muhasebe İşlem Fişi Düzenlenerek Kesintilerin SGK Hesabına Aktarılması
İşlem Sonu
Harcama Birimi Tarafından SGK Kesintilerinin (Prim ve Kesenekler)Aylıklardan Kesilmesi
Tutarsızlıkların Giderilmesi
Muhasebe İşlem Fişlerinin Arşivlenmesi Hayır
Evet
Gümüşhane Üniversitesi Strateji Geliştirme Başkanlığı Taşınır İş Akış Şeması
GÜ Rektörlüğü SGDB/015 BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Taşınır Hareketinin(Devir, Kayıttan Düşme, vb.) SGDB’ye Bildirilmesi
Gelen Evrakta Eksiklik Olup Olmadığının Kontrol
Edilmesi
Eksiklik Var mı?
Eksikliklerin Tamamlanması
Evrak Eksikliklerinin İlgili Birimden Talep Edilmesi
Muhasebe İşlem Fişi Düzenlenerek Muhasebe
Yetkilisinin Onayına Sunulması
Evrakların Taşınır Mal ve Muhasebe Yönetmeliğine
Uygunluğunun Denetlenmesi
Muhasebe İşlem Fişinin Onaylanması Evrakın Eksikliklerin İlgili
Birimden Talep Edilmesi
Hayır Evet
Hayır
Evet
Evrakın Kayda Alınması ve Havale İşleminin Yapılması
Muhasebe İşlem Fişinin BKMYB Sisteminde Onaylanarak Yevmiye Numarası Verilmesi
Muhasebe İşlem Fişinin Arşivlenmesi
İşlem Sonu
Evraklar Mevzuata Uygun mu?
Evrakın İade Edilmesi
Vergi Ödemeleri İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü SGDB/016 ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Evet
Hayır
Tahsil Edilen KDV, Damga Vergisi ve Gelir Vergilerinin İlgili
Hesaba Alınması
Muhasebe Kaydı İle Hataların Düzeltilmesi
Yardımcı Defter Dökümlerinin Kontrol
Edilmesi İlgili Aya Ait Yardımcı
Defter Dökümünün Alınması
Hatalı Kayıt Var mı?
KDV Tutarları İçin Elektronik Ortamda KDV Beyannamesi
Düzenlenir
Damga ve Gelir Vergileri İçin Elektronik Ortamda Muhtasar Beyannamesi
Düzenlenir
Beyannamelere ilişkin Tahakkuk Fişi Elektronik Ortamda
Alınır
Ödenecek Tutarlar İçin Muhasebe İşlem Fişi
Düzenlenerek Tutar Vergi Dairesi Hesabına
Aktarılır
Bankadan Vergi Tahsil Alındısı Alınarak Evraklar Dosyalanır Muhasebe işlem Fişi
Arşivlenir
Her Ayın 26'sı Akşamına Kadar
Beyanname verilen ayın 26. günü akşamına kadar
ödenir.
Gümüşhane Üniversitesi Strateji Geliştirme Başkanlığı Satın Alma Evrakı Ödeme İş Akış Şeması
GÜ Rektörlüğü SGDB/017 BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Satın Alma Evrağı Muhasebe Birimince Teslim Alınır.
Harcama Belgeleri Yönetmeli ve İlgili Mevzuatlar Gereği Eksik veya Hata
Var Mı?
Ödeme Emrinde Maddi Hata Var mı?
Yetkililerin İmzası Tam mı?
Hak Sahibi Kimliğinde Sorun Var mı?
Alım Doğrudan Temin mi? Alım İhaleli mi?
Tahakkuk Tutarı 5000 TL’den Fazla mı?
SGK Prim Borcu Var mı? Tahakkuk Tutarı 5000 TL’den Fazla mı?
Vergi Borcu Var mı? Borç BKMBY Sisteminde
Emanete Alınır Vergi Borcu Var mı?
Vergi Borcu BKMBY Sisteminde Emanete Alınır.
Vergi Borcu BKMBY Sisteminde Emanete Alınır.
İlgili Harcama Birimi MYS’ye Satın Alma Evrakının Girişini Yapar
Evrak İlgili Birime tutanakla İade Edilir.
Evet
Hayır
Evet
Hayır
Hayır Hayır
Hayır Hayır
Hayır Evet
Evet
Evet
Evet
Evet
Evet Uygun Değil
Uygun
Evet
Hayır İlgili Mevzuatına Göre Belgeler Tam mı?
İmzalar Eksiksiz mi?
Ödeme Emrindeki Tutarlar Doğru mu?
Hak Sahibinin Kimliği Doğru mu?
Onay için Muhasebe Servisine Gönderilir.
Ödeme Yapılır Ödenmesi İçin Banka Birimine
Gönderilir.
Evrak İlgili Birime İade Edilir.
İşlem Sonu Muhasebe Yetkilisince Gerekli
İncelemeler Yapılır.
Muhasebe Yetkilisine Teslim
Haberleşme (İdari Kimlik) Kodu iş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü SGDB/018
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Gelen Evraklar İlgili Personele Havale Edilir
İlgili Personel Gelen Evrakları Kontrol Eder
Yetkili Personel KAYSİS (Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemine)‘e e-Devlet Şifresi İle Giriş Yapar
DETSİS (Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi) Üzerinden Talep Edilen Duruma Göre Kayıt Açılır
Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı Tarafından İncelenen Kayıtlar Kontrol Edilir
Kayıt Onaylanır ve Haberleşme (İdari Kimlik) Kodu Tanımlanır
Talep Eden Birime ve EBYS’ye Tanımlaması İçin Bilgi İşlem Daire Başkanlığına Gönderilir
Evraklarda Eksik veya Hata Var mı?
Hayır Hayır
Talep Düzeltilmesi İçin Geri Gönderilir
Kayıtlar Tutarlı Mı?
Evet
Evet
Eksiklerin Düzeltilmesi İçin
Geri Gönderilir Kod Talep Eden Birim Tarafından Haberleşme (İdari Kimlik)
Kodu Talep Formu ve Kod Açılması İçin Gerekli Resmi Yazı Gönderilir
Üst Yönetici Tarafından Genelge 1 Yayınlanır
Üst Yönetici Onayı İle ‘’Strateji Geliştirme Kurulu’’ kurulur
Rektör Onayı İle; Genelge 2 ve Stratejik Planlama Ekibinin Oluşmasını İçeren Resmi Yazı Yazılır
Üniversite Birimlerine Birim Stratejik Planlarını Hazırlamaları ve Bu Planların Üniversitemiz Stratejik Planlarını Hazırlamada Kullanılacağı Duyurulur
Üniversite Stratejik Planı Hazırlama Ekibince Stratejik Plan Taslağı Hazırlanır ve Yönlendirme Kuruluna Sunulur
Uygundur
Üst Yönetici Onayı İle Kalkınma Bakanlığına Değerlendirme için Sunulur
Uygundur Gümüşhane Üniversitesi Strateji Geliştirme Başkanlığı Stratejik Plan Hazırlık İşlemleri
GÜ Rektörlüğü SGDB/019 BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Hayır
Hayır Evet
Stratejik Planlama Ekibince Stratejik Planlama Çalışması Takvime Bağlanır.
Son Şekli Verilen Stratejik Plan, Kalkınma Bakanlığına, Hazine ve Maliye Bakanlığı’na, Sayıştay’a ve Türkiye Büyük Millet Meclisi’ne gönderilir. Ayrıca; Üniversite internet sitesinden yayınlanarak
kamuoyuna duyurulur.
Yönlendirme Kurulunca Yapılan Değerlendirme Sonrası Stratejik Plan Yazılır
Revize Edilmek Üzere Tekrar Yönlendirme Kurulunca Değerlendirilir Evet
Bakanlıkça Stratejik Planımız Hakkında Değerlendirme Raporu Hazırlanır
Ek Çalışma Ödemesi İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü SGDB/020
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Birim Mutemetleri Tarafından Ek Çalışma Evrakları Getirilir.
Ek Çalışma Evrağı Ödeme Evrağı Takip Programına Kaydedilerek Teslim Alınır.
İlgili Mevzuatına Göre Belgeler Tam mı?
İmzalar Eksiksiz mi?
Puantaj ile Bordrodaki Saatler Eşit mi?
Bordrodaki Tahakkuk Toplamı Ödeme Emri Belgeleri Toplamı ile Eşit mi?
BKMBY Sisteminde Onaylama İşlemi Yapılır
Muhasebe Yetkilisine Teslim Edilir.
Muhasebe Yetkilisince Gerekli İncelemeler Yapılır
İlgili Mevzuatına Göre Belgeler Tam mı?
İmzalar Eksiksiz mi?
Puantaj ile Bordrodaki Saatler Eşit mi?
BKMBY Sisteminde Yevmiyeleştirme ve Banka İşlemleri Yapılır
Ödeme Yapılır
Evrak İlgili Birime İade Edilir.
Evrak İlgili Birime İade Edilir.
Hayır Hayır
Evet
Evet
Gümüşhane Üniversitesi Strateji Geliştirme Başkanlığı İcra Takip İşlemi İş Akış Şeması
GÜ Rektörlüğü SGDB/021 BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Alacak Tutarının Kişilerden Alacaklar Dosyasına İşlenmesi
BKMYB Sistemine Kaydedilerek Muhasebe İşlem Fişi Düzenlenmesi
Alacak Aylıktan mı Kesilecek
İcra Kesinti Listesinin Düzenlenerek Muhasebe
Birimine Teslim Edilmesi
Kesinti Tutarı ve Alacaklı Kurumun Kontrol Edilmesi
Kişilerden Alacaklar
Dosyasının Kapatılması Aylıktan Kesilen Tutarın
ve Maaş Evraklarının Kontrolü ve Onaylama
İşlemi Yapılması
Uygun mu?
İşlem Sonu
Muhasebe İşlem Fişi Düzenlenerek Muhasebe
Yetkilisince Yevmiyeleştirme İşlemi
Yapılması
Kesinti Listesinin Yeniden Düzenlenmek
Üzere İade Edilmesi Borç Miktarı Alacak
Dosyasından Otomatik Düşer
Hayır Evet
Evet
Hayır
Harcama Birimi Tarafından İcra veya
Haciz Kararının Gönderilmesi
Harcama Birimi Tarafından Alacağın KBS Üzerinden Aylıktan
Kesilmesi Tutarın Tahsil Edilerek
Emanete Alınması
Emanetteki Miktarın Alacaklı İdareye
Gönderilmesi
İşlem Sonu Yevmiyeleştirme İle Emanete Düşen Miktar
İlgili İcra Dairesine Gönderilir
Bap Evrakı Ödemesi İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü SGDB/022
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Projeye Ait Ödeme Emri Belgesi Teslim Alınır.
BKMYBS’de Ödeme Kaydı İşlemleri Menüsünden İlgili Proje Hesabıyla İlişkilendirilerek Ödeme Onaylanır.
Ön Muhasebeye Düşen Proje Ödemesinin Yevmiyeleştirilmesi
İçin Muhasebe Yetkilisine Gönderilmesi
İşlem Sonu
Hesap Sahibinin Kimliği ve Hesap No Doğru mu? İlgili Mevzuattaki Belgeler
Tam Mı? İmzalar Eksizsiz mi?
Belgelerin ve Faturaların Aslı Var mı?
Hayır
Evet
Evrak İlgili Birime İade Edilir.
Muhasebe Yetkilisinin Talimatı ile Banka Ödemesi Yapılır.
Muhasebe Yetkilisince Kontrol Edilerek Yevmiyelştirilmesi
Gümüşhane Üniversitesi Strateji Geliştirme Başkanlığı Tübitak Proje Ödeme İşlemi İş Akış Şeması
GÜ Rektörlüğü SGDB/023 BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
TTS Üzerinden İlgili Proje Üzerinden Harcama Kalemleri Girilir
Projeye Ait Ödeme Emri Belgesi Teslim Alınır.
BKMYBS’de Ödeme Kaydı İşlemleri Menüsünden İlgili Tübitak Proje Hesabıyla
İlişkilendirilerek Ödeme Onaylanır.
Ön Muhasebeye Düşen Proje Ödemesinin Yevmiyeleştirilmesi İçin Muhasebe
Yetkilisine Gönderilmesi
İşlem Sonu
Hesap Sahibinin Kimliği ve Hesap No Doğru mu? İlgili Mevzuattaki Belgeler Tam Mı?
İmzalar Eksizsiz mi? Belgelerin ve Faturaların Aslı Var mı?
Hayır
Evet
Evrak İlgili Birime İade Edilir.
Muhasebe Yetkilisinin Talimatı ile Banka Ödemesi Yapılır.
Muhasebe Yetkilisince Kontrol Edilerek Yevmiyelştirilmesi
Projeye Ait Ödeme Emri Belgesi Teslim Alınır.
BKMYBS’de Ödeme Kaydı İşlemleri Menüsünden İlgili Tübitak Proje Hesabıyla
İlişkilendirilerek Ödeme Onaylanır.
Ön Muhasebeye Düşen Proje Ödemesinin Yevmiyeleştirilmesi İçin Muhasebe
Yetkilisine Gönderilmesi
İşlem Sonu
Hesap Sahibinin Kimliği ve Hesap No Doğru mu? İlgili Mevzuattaki Belgeler Tam Mı?
İmzalar Eksizsiz mi? Belgelerin ve Faturaların Aslı Var mı?
Hayır
Evet
Evrak İlgili Birime İade Edilir.
Muhasebe Yetkilisinin Talimatı ile Banka Ödemesi Yapılır.
Muhasebe Yetkilisince Kontrol Edilerek Yevmiyelştirilmesi
Farabi Proje Ödemesi İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü SGDB/024
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Gümüşhane Üniversitesi Strateji Geliştirme Başkanlığı Kesin Hesap Hazırlama İş Akış Şeması
GÜ Rektörlüğü SGDB/025 BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
İlgi Mali Yılın Muhasebe Kapanış Kayıtları BKMYS’den Yapılır
Kesin Hesap İçin BKMY Sistemi Üzerinden Veriler Toplanır
Üst Yönetici Vekalet Tarihleri KBS Sistemine Girilir
Toplanan Verilerle Kesip Hesap Yönetmeliği Göre Kesin Hesap Taslağı
Oluşturulur
Taslak Kontrol Edilir Hata Var Mı?
Hazine ve Maliye Bakanlığına Taslak Mutabakat İçin Gönderilir
Hata Var Mı?
Veriler Geçirilmek Üzere Başa Dönülür
Evet
Hayır Evet
Hayır
Taşınır Konsolide Yetkilisi Tarafından İmzalandıktan Sonra Kesin Hesap Kitapçığı
6 Nüsha Çoğaltılarak Üst Yönetici ve Milli eğitim Bakanlığının Onayına Sunulur
Onaylanan Kesin Hesap Kitapçığının 5 Nüshası Hazine ve Maliye Bakanlığına
Teslim Edilir
Islak İmzalı Kesin Hesap Kitapçığından 26 adet Çoğaltılarak25 Tanesi TBMM Bütçe
Komisyonu Başkanlığına, 1 Adeti İse Sayıştay Başkanlığına Teslim Edilir
TBMM Genel Kurulunda Görüşülerek Kanunlaşır
İşlem Sonu
Ön Ödeme İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü SGDB/026 ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Ön Ödemenin Mahsubuna İlişkin Muhasebe İşlem Fişinin
Teslim Alınması
Fişin ve Eki Kanıtlayıcı Belgelerin Kontrol
Edilmesi
Belgelerde Eksiklik Var mı?
Eksikliklerin Tamamlanmak Üzere Fişin İlgili Birime Geri
Gönderilmesi
Muhasebe İşlem Fişinin BKMYB Sisteminde
kontrol edilmesi
Belgenin Onaylanmak Üzere Muhasebe Yetkilisine Gönderilmesi
Muhasebe İşlem Fişi ve Eki Belgelerin Mevzuat
Yönünden Kontrol Edilmesi
Belgeler Mevzuata Uygun mu?
Belgelerin İade Edilmek Üzere Muhasebe
Memuruna Geri Gönderilmesi
Belgelerin tutanakla İade Edilmesi
İşlem Sonu Muhasebe İşlem Fişinin
Onaylanarak Muhasebe Memuruna Gönderilmesi Belgenin BKMYB
Sisteminde Onaylanarak Yevmiye Numarası
Alınması
Muhasebe İşlem Fişinin Arşivlenmesi
Evet
Hayır
Hayır
Evet
Gümüşhane Üniversitesi Strateji Geliştirme Başkanlığı
Ön Ödeme(Kapatma) İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü SGDB/027
BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Ön Ödemeye İlişkin Ödeme Emri Belgesinin
Teslim Alınması
Belge ve Eklerinin Kontrol Edilmesi
Belgede ve Eki Evraklarda Eksiklik
Var mı?
Belgenin Eksikliklerin Tamamlanmak Üzere
İlgili Birime Geri Gönderilmesi
Belgenin BKMYB Sisteminde kontrol
edilmesi
Belgenin Onay İçin Muhasebe Yetkilisine
Gönderilmesi
Belgenin Ön Ödemeye Muhasebe Mevzuatı
Yönünden kontrol Edilmesi
Belge Mevzuata Uygun mu?
Belgenin İade Edilmek Üzere Muhasebe
Memuruna Geri Gönderilmesi
Belgenin Onaylanarak Muhasebe Memuruna
Gönderilmesi
Belgenin tutanakla İade Edilmesi
İşlem Sonu
İşlem Sonu
1- Harcama Talimatı 2- Kredi Talepnamesi (Kredi İse)
3- Kredi Ödeme Talimatı (Kredi İse)
Belgenin BKMYB Sisteminde Onaylanarak
Yevmiye Numarası Verilmesi
Ödeme Emri Belgesinin Arşivlenmesi
Hayır Evet
Evet
Hayır
Veri tabanlarının yedeklerinin önem dereceleri göz önüne alınarak alınmasının planlanıp programlar aracılığıyla uygulamaya konması
Uzak masaüstü uygulaması ile bağlanarak yedeklerin alınıp alınmadığının kontrol edilmesi
Sorunun tespit edilmesi ve giderilmesi
K-PR K-PR
K-PR Yedek alınmış mı?
Yedeklerin alınması
Sistem yedeği
Sistem yedeği
Sistem Yedekleme Takip Alt Süreç İş Akış Şeması
GÜ Rektörlüğü BİDB/001 ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Hayır
Evet
Evet
İşlem Sonu
Gümüşhane Üniversitesi Genel Sekreterlik Yazı İşleri Birimi İş Akış Şeması
GÜ Rektörlüğü GS/001 BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Birimimize Gelen Evraklar Kontrol Edilir. Cevap Yazılacak
Mı?
Evet Hayır
Standart Dosya Planınına Göre
Dosyalanır
İşlem Sonu Yazının İçeriğine Göre Bilgi İstenecek Birimlere Yazı Yazılır
Birimlerden Gelen Yazılar Analiz Edilir
Hata Yada Eksiklik Var Mı?
Evet
Hayır Birimden Tekrar
Cevap İstenir
Gelen Bilgilerle Oluşturulan Veriler İçin İlgisine Göre Yazı
Yazılır
İmzalanan Yazı Dağıtım Yapılır ve Standart Dosya Planına Göre
Dosyalanır
İşlem Sonu
Engelli Öğrenci Birimi İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü GS/002
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Evet
Hayır Çözüm İçeriği ve Proje
Hakkında Öğrenciye Bildirim Yapılır
Öneri Uygun Mu? Öneri Dosyalanır
ve Süreç Kapatılır Hayır
Önerilerin Hayata Geçirilmesi İçin Yöntem Belirlenip Uygulama
Aşamasına Geçilir Evet
Yapılan Etkinlikler Raporlanır ve İlgili Dosyalarda Muhafaza Edilir
Her Yıl sonunda YÖK’e Etkinlik Raporları Gönderilir Engelini beyan eden öğrenci bilgileri Fakülte, Yüksekokul ve Enstitü Müdürlüklerinden alınır.
Öğrencilerle İletişim Kurularak İhtiyaç ve Gereksinimleri
Belirlenir
Alınan Bilgiler Doğrultusunda Çözüm Önerileri İçin Birimce
Değerlendirme Yapılır
Çözüm Önerisi Proje Mi?
Gümüşhane Üniversitesi Genel Sekreterlik
Yönetim Kurulu / Senato Sekreterya İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü GS/003
BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
İlgili Birimler Tarafından Üniversite Yönetim Kurulu/
Senatoya Sunulmak Üzere Gönderilen Belgeler Toplanır
Gündem ve Belge İçerikleri Kontrol Edilir
Eksiklik Var Mı?
İlgili Birimler Tarafından Gönderilen Belgelerdeki Eksikliklerin Tamamlanması
İstenir.
Evet
Gündem Maddeleri Son Şeklini Alır
Hayır
Yönetim Kurulu/Senato Üyelerine Toplantının Yapılacağı Gün ve Saat, Toplantıdan Bir Gün Önce e-
posta ve Resmi Çağrı İle Bildirilir.
Toplantı İçin Dosyalar Hazırlanır ve Genel Sekretere
Sunulur.
Toplantı sonrasında Kararlar yazılır, Genel Sekreter tarafından kontrol edilerek paraflanır ve Kurul Üyelerine
İmzaya Sunulur.
Kurul Karar Örnekleri Hazırlanarak Ek Belgeler İle Birlikte İlgili Birimlere Resmi
Yazı İle İletilir.
Kararlara Ait Örnekler Dosyasında Muhafaza Edilir
Yılsonunda Kararlar Sıralı Şekilde Ciltlenerek Arşivlenir
İşlem Sonu
Kütüphaneler Arası İşbirliği Sistemi KİTS Ödünç Kitap Alma ve İade Etme İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü KDDB/001
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Ödünç alınmak istenilen başka kütüphanelerdeki yayın/lar için KİTS Yayın Talep Formu doldurulur ve bankodaki görevliye teslim
edilir
Talep Edilen Yayına KİTS Üzerinden Ödünç Verilebilirliği Kontrol Edilir
Ödünç Verilebilir Mi?
Evet
Hayır
Yayın/lar KİTS sistemi üzerinden ilgili kişi adına
istenir ve kişinin e-posta adresi kaydedilir
Talep eden kişiye istenilen eserin ödünç verilmediği
bildirilir
İşlem Sonu
Yayın/lar kargoyla teslim alınır ve ilgili kişiye e-posya
ile haber verilir
Talep eden kişi en geç üç gün içinde adına gönderilen yayın/ları teslim alır ve geliş-
dönüş kargo ücretini yetkiliye teslim eder
Yayın/ları ödünç süresi dolmadan en geç iki gün önce iade edilmek üzere bankodaki görevliye teslim
eder
Bankodaki görevli iade edilen yayınl/arı kargo ile ödünç alınan kütüphaneye
iade eder
Gümüşhane Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Türkiye Belge Sağlama ve Ödünç Verme Sistemi TUBESS İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü KDDB/002
BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Okuyucu edinmek istediği belgeye ait bilgileri içeren TUBESS Talep Formunu doldurarak Kütüphanedeki (ILL)
Belge Sağlama Görevlisine teslim eder
Yetkili TÜBESS giriş şifresini kullanarak sistem üzerinden talep edilen belgeye ilişkin formu doldurur
Yayınlar KİTS sistemi üzerinden ilgili kişi adına istenir ve kişinin e-posta adresi kaydedilir
Yayınlar kargoyla teslim alınır ve ilgili kişiye e-posta ile haber verilir
Talep eden kişi en geç üç gün içinde adına gönderilen yayınları teslim alır ve geliş-dönüş kargo ücretini yetkiliye
teslim eder
Yayınları ödünç süresi dolmadan en geç iki gün önce iade edilmek üzere bankodaki görevliye teslim eder
Bankodaki görevli iade edilen yayınları kargo ile ödünç alınan kütüphaneye iade eder
İşlem sonu
Kütüphane Materyali Ödünç Verme İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü KDDB/003
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Ödünç verilecek materyal için talep
gelir
Ödünç Verilebilir Mi?
Evet
Hayır İstenildiği takdirde materyalin yalnızca fotokopisi verilebilir,
aksi halde raftaki yerine konulacak
Okuyucuyu Ödünç Verme Bankosuna
Yönlendirir
Ödünç Verme Servisi Görevlisi Talep
Edenin Okul Kimliğini İster
Otomasyon Sisteminden İlgilinin
Üyelik Kaydı Açılarak Ödünç Verilecek Materyal
Kaydedilir
Okuyucu üzerindeki ödünç materyal verme sayısı dolu
mu?
Materyalin Manyetik Bandı
Boşaltılarak Okuyucuya Teslim
Edilir Hayır
Evet
İşlem sonu
İşlem sonu Materyalin Ödünç
Verilebilmesi İçin Üzerindeki Ödünç Materyali/leri İade
Etmesi İstenir
Gümüşhane Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Kütüphane Materyali Kataloglama ve Etiketleme İş Akış Şeması
GÜ Rektörlüğü KDDB/004 BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Kütüphane Materyal Temimi
Depodan Kataloglama Birimine Gelmesi
Kitabın iç kapağına demirbaş kaşesinin basılması
Kitap bilgilerinin otomasyon sistemine aktarılması
Otomasyon Sisteminden Çıktısı Alınan Barkodun Kitabın Arka Sol Alt Kısma,Etiketin ise Sırt Alt Kısma Yapıştırılması
Üzerine Koruyucu Bant Yapıştırılması
Kitabın Raftaki Yerine Konulması
İşlem sonu
Barınma Hizmetleri İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü SKSDB/001 ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Barınma hizmetleri ile ilgili kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapmak
Öğrenci yurtları yönetim kurulu sekretarya hizmetin yürütülmesi
Aylık istatistik ve veri kayıtlarının tutulması
Malzeme takibi ve karşılanması
Yurttan yararlanan öğrencilerin kayıt ve yerleştirilmesi ve ücret yatırılmasının hesaplarda takibi akabinde gerekli planlama ve iyileştirme planlamaların yapılması ve gerekli
çalışmalar
Yurtta kalan öğrencilerin güvenlik ve sağlıklı bir şekilde yararlanmaları için gerekli tedbir ve yönetim kurallarının
belirlenmesi ve takibinin yapılması sağlanır.
İşlem Sonu
Gümüşhane Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Beslenme Hizmetleri İş Akış Şeması
GÜ Rektörlüğü SKSDB/002 BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Temini yapılan yemek fişlerinin sayımı ve kontrolünün yapılarak teslim alınması ve muhafazası için ambara
alınması.
Günlük ihtiyaç duyulan fişlerin satış için hazırlanması.
İdarece belirlenen saatlerde fiş satışı yapılması.
Fiş satışlarının tamamlanmasına müteakip günlük satışı yapılan fişlerin sayımı ve kontrolünün yapılması
Günlük fiş satışı ile ilgili satış ve tespit tutanaklarının hazırlanması
Tahsil edilen yemek fişi bedellerinin tespit ve satış tutanakları ile uygunluğunun kontrolü ve bankaya yatırılıp
muhasebeleştirilmesi
İşlem Sonu
Yapılan muhasebeleştirmenin muhasebe yetkilisince onaylanması
Günlük olarak tutulan tutanakların ay sonunda hak edişe
esas olmak üzere muhasebe birimine teslim edilmesi.
Kısmi Zamanlı Öğrenci Çalıştırma İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü SKSDB/003
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Kısmi zamanlı öğrenci çalıştırılmak üzere üniversitenin sitesinde ve bölümlerde duyuru yapılır.
İlgilenen öğrenciler başvuru formu ve istenen diğer evraklarla ilgili birime başvuru yapar. Bu çalışma süresi haftada 15 saat ayda en fazla 60 saati geçmemek üzere çalıştırma yapılabileceğinin belirtilmesi
Başvurular oluşturulan komisyonuca değerlendirilmeye alınır.
Ailevi durumu ve maddi durumu kötü olanlar öncelikli olmak üzere alımlar yapılır.
Komisyonca seçilen öğrenciler rektör onayına sunulur.
Çalışması uygun görülenlere sözleşme imzalanır.
Sözleşme imzalanan öğrencilerin SGK girişleri yapılır.
Kısmi zamanlı öğrencilerin çalıştırılma esaslarına göre ilgili birimce çalışma çizelgesi ve davam listesi hazırlanır.
Ödeme yapılabilmesi için tutulan çalışma çizelgesi ve devam listesi çalışılan ayı takip eden ayın 1 ile 5 arasında ödeme yapan birime teslim edilir.
Bordro Hazırlanarak, Ödeme Belgesi ve Muhasebe Birimine Teslim Edilir
SGK ödemesi için, tahakkuk fişi ve hizmet listesi ayın 23.üne kadar
teslim edilir.
Gümüşhane Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Öğrenci Kulüplerinin Kurulması İş Akış Şeması
GÜ Rektörlüğü SKSDB/004 BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Başvuru Dilekçesi ve ekleri ( Kulüp İç Tüzük Taslağı ve en az 16 kişiden oluşan
kurucu üyelerin kulüp üye listesi) Kulüp evraklarının evrak kayıt defterine
kaydedilmesi
Daire Başkanlığı tarafından Öğrenci Kulüpleri Koordinasyon Kuruluna sevki Öğrenci Kulüpleri Koordinasyon Kurulu
tarafından kulübün kurulup kurulmamasına karar verilmesi
Kulüp Kurulumu Uygun Mu?
Ret nedeni kulübün sorumlu öğrencisine
yazıyla bildirilir.
Daire Başkanlığımız tarafından Rektörlük Makamından Olur alınır.
İşlem Sonu
Kulübün sorumlu öğrencisine kulübün kurulduğunu ve Kulübün genel kurul
toplantısını üç ay içerisinde yapması gerektiğini içeren yazı yazılır.
Kulüp akademik danışmanlarının görevlendirilmesi için Rektörlük
Makamından Olur alınır.
İlgili akademik danışmana görevlendirilme ile ilgili yazı yazılır.
Vergi Dairesine yazı yazılarak ilgili kulüplere vergi numarası alınır. İlgili Bankada kulüpler adına hesap açılması için bankaya kulüplerin vergi numarası ve
yetki belgeleri gönderilir.
Kulüplere Öğrenci Kulüpleri Yönergesinde yazan kulüp defterleri tutanakla kulüp başkanlarına teslim edilir.
İşlem Sonu
Hayır
Evet
Öğrenci Kulüplerinin Kapatılması İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü SKSDB/005
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Mevcut Kulüp
Kulüp amacı dışında etkinliklerde bulunuyor mu?
Kulüp olağan genel kurulunu Eylül- Ekim aylarında yapmamışsa kulübe uyarı yazısı
yazılarak en kısa sürede genel kurulu yapması gerektiği aksi halde kapatılacağı bildirilir.
Öğrenci Kulüpleri Koordinasyon Kuruluna
kapatılması için sevki.
Tüm uyarılara rağmen genel kurulunu yapmayan kulüpler kapatılmak üzere Öğrenci Koordinasyon Kuruluna sevk
edilir.
Kurul kararına istinaden Rektörlük Makamından Olur
alınır.
Daire Başkanlığımız tarafından Rektörlük Makamından Olur alınır.
Kulüp başkanına ve akademik danışmanına
kapatılma nedenlerini içeren yazı ile bildirilir
Kulüp Kapatılır
İşlem sonu
Evet
Hayır
Gümüşhane Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Sosyal Tesisler Muhasebe Birimi İş Akış Şeması
GÜ Rektörlüğü SKSDB/006 BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Konaklama ücretinin sosyal tesisler yürütme kurulunca belirlenip Rektörlük Makamının
onayı ile belirlenen tarife üzerinden peşin olarak tahsil edilmesinin takip ve kontrolü
Günlük birim kasa raporlarının alınması uygunluk ve kontrollerinin yapılması
Günlük birim kasa raporlarının uygunluk kontrolüne müteakip muhasebeleştirip
makbuzunun kesilmesi
Günlük tahsilâtı yapılan konaklama ve yiyecek içecek ücretlerinin bankaya yatırılıp
muhasebeleştirilmesi
Yapılan muhasebeleştirmenin muhasebe yetkilisince onaylanması.
İşlem Sonu
Staj Yapan Öğrenci Ödemeleri İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü SKSDB/007
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Üniversitemizde staj yapan öğrencilerin ilgili okullarınca ve SGK tahakkuk fişleri hesaplanarak
üst yazı ile daire başkanlığımıza bildirilir.
Gelen evraklar toplanarak ödeme bordrosu oluşturulur.
MYS sisteminden ödeme emri kesilerek Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilir.
İşlem Sonu
Gümüşhane Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Geleneksel Gençlik ve Bahar Şenlikleri İş Akış Şeması
GÜ Rektörlüğü SKSDB/008 BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Spor Birliği Kurulu planlama toplantısı yapılır.
Geçen yıla ait durum değerlendirmesi ve gelecek sezonun planı yapılır.
Tüm birimlerden spor temsilcilerinin belirlenmesi ve hangi branşlarda turnuvaya katılım sağlanacağına dair
başvuruların alınması.
Alınan başvurular takım sporları ve bireysel sporlar olarak gruplandırılır.
Kurul tarafından alınan başvurular değerlendirilir.
Altyapısı uygulamaya uygun olan branşlarda maç yapılmasına karar verilerek takımlar gruplandırılır. Daha
sonrada eşleşmeler yapılır.
Yapılan gruplandırma ve eşleşmeler ilan edilir.
Daha sonra eşleşmelerin sınav takvimi de göz önüne alınarak oynanacağı tarihler belirlenir.
Kurul tarafından bu karşılaşmalarda yapılacak görevlendirmeler(saha da olacak personel)belirlenir.
Emniyet ve sağlık tedbirleri alınır.
Görevlendirilen personelin ödeme emirleri için Rektörlükten onay alınır.
Ayrıca Gençlik Spor İl Müdürlüğünden turnuva hakemlerinin görevlendirilmesinin istenmesi
Turnuva sürecini takip etmek üzere tertip komitesi ve olası olayların incelenip değerlendirilmesi için disiplin kurulu
oluşturulur.
İşlem Sonu
Hurdaya Ayırma Nedeniyle Çıkış İşlemi Alt Süreci İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü İMİD/001
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Hurdaya Ayırma Nedeniyle Çıkış
Ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki
nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyen malzemelerin düşümü için en az üç kişiden oluşacak Komisyon olurunun
alınması
Komisyonca yapılan değerlendirme sonucunda
hurdaya ayrılması uygun görülmeyen taşınırlar hakkındaki gerekçeli karar harcama yetkilisine bildirilir.
Düşüme uygun mu?
Komisyonca hurdaya ayrılmasına karar verilenler için Kayıttan Düşme Teklif ve
Onay Tutanağı düzenlenir.
Hurdaya ayrılmasına karar verilen taşınırlardan kayıtlı değeri her yıl bakanlıkça belirlenecek tutara kadar olanlar harcama yetkilisinin, belirlenen tutarı aşan taşınırlar ise Rektörün onayı ile
kayıtlardan çıkarılır.
Ekonomik değerinin olmadığına veya teknik, sağlık, güvenlik ve benzeri
nedenlerle imha edilmesinin şart olduğuna, komisyon tarafından karar verilen taşınırlar, harcama yetkilisinin
onayı ile imha edilir.
İmha, komisyon veya komisyonun gözetiminde uzman kişiler tarafından yapılır ve Bu işleme ilişkin ayrıca bir
imha tutanağı düzenlenir.
Hurdaya ayrılan veya imha edilen taşınırlar, Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkartılır. Fişin ekine Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağının bir nüshası bağlanır.
Hurdaya ayrılan ve imha edilen malzemenin çıkış işlem fişlerinin bir nüshası muhasebe birimine (SGDB)
gönderilir.
Birimlerce Hurdaya ayrılan malzemeleri kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı ile birlikte hurda olarak satılmak üzere Daire
Başkanlığımıza teslim edilir.
Evet Hayır
Gümüşhane Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
Açık İhale Usulü İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü İMİDB/002 BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
İhtiyaç Talep Yazısının ve Teknik Şartnamesinin Daire Başkanlığımıza gelmesi
Alım Gerçekleşmez
Yaklaşık Maliyetin Tespiti İhale Onay Belgesinin Düzenlenmesi ve İhale Yetkilisince onay verilmesi
İhale Dokümanlarının hazırlanması
İhale İlanının yapılması
İhale Komisyonunun Kurulması(EKAP) ve üyelere
bildirim yapılması
İsteklilere İhale Dokümanının satılması
Teklif zarflarının alınması
İhale Komisyonuna teslim edilmesi
Teklifleri değerlendirme ve tutanakların sekretaryasının
yapılması
İhtiyaç Raporunun oluşturulması
İhale kayıt numarasının alınması -Üst yönetici onayı
-Komisyon oluru -Kurul onayı
Komisyon Kararı ile en avantajlı 1.
ve 2. firmanın teyidinin EKAP üzerinden alınarak ihale komisyon
kararına eklenmesi
Reddedilme gerekçeleri göz önünde bulundurularak ihale iptal işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve
kararın ilgililere tebliğ edilmesi
İtiraz süreci
İtiraz yoksa İhale uhdesinde kalan firmanın sözleşmeye davet edilmesi
Kesin teminat, Sözleşme Karar Pulu, Damga Vergisi ve limitlerin üstünde ise KİK payı ödendi makbuzu ve 4734 sayılı
Kamu İhale Kanununun 10.maddesinde istenen belgeler ile birlikte sözleşme
imzalanması
Mal yada hizmet alımının yapılması
Muayene kabul komisyonu tarafından yapılan alımın incelenerek gerekli şartlar
sağlanmış mı?
Mal yada hizmette tespit edilen eksiklik
ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi
Alımı yapılan hizmetin kabulü Alımı yapılan malın
kabulü Taşınır işlem
fişinin kesilmesi
Hizmet İşleri Kabul Tutanağının düzenlennmesi
Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi
Mal- Hizmet alımları için teklif edilen bedel eşik değerden yüksek olanların itiraz süresi sona erdikten sonra, ihale işlem dosyasının 3 gün içerisinde Ön
Mali Kontrol için SGDB’na gönderilmesi
Mal alımında Muayene Kabul Komisyonunun ve Hizmet Alımında
Kontrol Teşkilatının oluşturulması
İlgili firmanın faturayı düzenleyip idareye teslim etmesi
Ödeme miktarı ve işin niteliğine göre Sigorta ve Vergi Borcu sorgulamasının
yapılması Hayır
Yeterli Ödenek var mı?
Evet
-İdari Şartname -Sözleşme tasarısı
-Teknik şartname -Standart formlar İhale Yöntemine (4734/
13.maddesine göre) ve Yaklaşık Maliyete Paralel
Evet Karar İhale Yetkilisince
onaylandı mı ? Hayır
İhaleye Katılan Firmalara Kesinleşen İhale kararının
bildirilmesi
Hayır
Evet
Muayene ve kabul komisyon tutanağı
onaylanır.
Harcama Yetkilisi Onayı
Pazarlık Usulü ile Mal ve Hizmet Alımı İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü İMİDB/003
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Birimlerden alımı yapılacak malzeme için Talep yazısının ve varsa teknik şartnamesinin Daire
Başkanlığımıza gelmesi
Piyasa fiyat araştırması yapılarak yaklaşık maliyetin çıkarılması
Kamu İhale Kurumunun web sayfasından ihale numarasının
alınması
İhale dokümanının hazırlanması ve ilgilerin ihale dokümanı satın alması Davet Mektubunun Hazırlanması ve
İlgili Firmalara gönderilmesi İhalenin ilan edilmesi (4734 sayılı Kanunun 21/b/c/e/f maddelerine göre
ilan edilmesi zorunlu değildir.
İhale tekliflerinin ihale saatinden önce tutanak karşılığında teslim
alınması
İhale komisyonunun istekliler huzurunda ihale zarflarını kontrol
etmesi, zarfı uygun olmayanların elenmesi isteklilerin sunduğu belgelerle, tekliflerin açıklanması ve
tutanakların bir suretinin imza karşılığı isteklilere verilmesi,
Kalan isteklilerden son fiyat tekliflerinin istenmesi Son fiyat tekliflerinin alınması ve istekliler önünde yaklaşık maliyetle
birlikte açıklanması
İhale komisyonunca ihale karara bağlanarak kararın ihale yetkilisinin
onayına sunulması Onaylanan/iptal edilen ihale kararının tüm isteklilere bildirilmesi İhaleyi kazanan isteklinin sözleşmeye
davet edilerek sözleşmenin imzalanması
İhale Komisyonu görevlendirilmesi ve Komisyon üyelerine tebligat
yapılması
İhale Onay Belgesinin düzenlenmesi
Kesin teminat, Sözleşme Karar Pulu, Damga Vergisi ve limitlerin üstünde ise KİK payı ödendi makbuzu ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun
10.maddesinde istenen belgeler ile birlikte sözleşme imzalanması
Mal yada hizmet alımının yapılması
Alımı yapılan Hizmetin kabulü Alımı yapılan
malın kabulü Taşınır işlem
fişinin kesilmesi
Hizmet İşleri Kabul Tutanağının düzenlennmesi
Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi Mal alımında Muayene Kabul Komisyonunun ve Hizmet Alımında
Kontrol Teşkilatının oluşturulması
İlgili firmanın faturayı düzenleyip idareye teslim etmesi
Ödeme miktarı ve işin niteliğine göre Sigorta ve Vergi Borcu sorgulamasının yapılması Alım Gerçekleşmez Hayır
Evet
Mal yada hizmette tespit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya
bildirilmesi
Hayır
Evet Muayene ve kabul komisyon tutanağı
onaylanır.
Harcama Yetkilisi Onayı
İşlem Sonu Yeterli Ödenek var mı?
Muayene kabul komisyonu tarafından yapılan alımın incelenerek
gerekli şartlar sağlanmış mı?
Gümüşhane Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Doğrudan Temin İle Mal Satın Alma İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü İMİDB/004
BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Birimlerden Teknik Şartnamesi hazırlanmış olan Mal talep yazılarının Daire
Başkanlığımıza gelmesi
Alım için bütçe tertiplerinde ödenek olup olmadığının kontrol edilmesi
Ödenek var mı?
İlgili birime ödeneğin olmadığının bildirilmesi
Piyasa fiyat araştırmasının yapılması
Piyasadan alınacak en az 3 teklife göre yaklaşık maliyetin belirlenerek Yaklaşık
Maliyet Cetvelinin oluşturulması
Mal ile ilgili İhale Onay Belgesinin düzenlenmesi
İhale Onay Belgesinin Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından
onaylanması
K-ŞM
Fiyat araştırma komisyonunun kurulması İ-DB
Fiyat araştırma komisyonunun Yaklaşık Maliyet Cetvelini onaylaması
İ-DB
İ-DB
Evet Hayır
Tekliflerin alınması için piyasa fiyat araştırmasının yapılması
Piyasa fiyat araştırma tutanağı düzenlenerek çıktısının alınması
Muayene kabul komisyonun kurulması
Mallar alım için uygun mu?
Malların muayene kabul komisyonu tarafından teslim alınması
Malların uygun olanının temin edilmesinin sağlanması
Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı
İ-ŞM
K-DB
İ-DB
Malların uygunluk kontrolünün muayene kabul komisyonu tarafından yapılması
İ-ŞM
Taşınır işlem fişi düzenleyerek girişin yapılması
Alınan mala ait faturanın ilgili firma tarafından idareye teslim edilmesi
En uygun teklif verenden alıma karar verilmesi
Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağının, Fiyat Araştırma Komisyonu tarafından
onaylanması
Teklif Zarflarının hazırlanarak İlgili Firmalara dağıtılması
Evet Hayır
Fatura karşılığı malların bedelinin ödenmesi
İşlem Sonu
DMO Alımları İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü İMİDB/005 ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Birimlerce hazırlanan ihtiyaç listesinin Daire Başkanlığına gelmesi
İşlemin Satınalma birimine havalesi
İlgili birime haber verilmesi Ödenek Kontrolü
Malzeme İhtiyaç listesinin hazırlanması
İnternet Ortamında DMO Kataloğuna bakarak katalog ürünlerinin ihtiyaç listesi ile
karşılaştırılması
İhtiyaç Duyulan malzeme DMO da var mı?
İhtiyaçların katalogda bulunan kod numaralarından oluşan DMO malzeme istek
listesinin oluşturulması DMO Malzeme İstek belgesi
Mutemedin Görevlendirilmesi
Onay/Kredi Talepnamesinin imzalatılarak Kredinin açılması
Üst yazı ile birlikte malzeme listesinin DMO ya gönderilmesi
DMO dan malların teslim alınması
Mallar uygun mu?
Malların Taşınır İşlem fişinin (TİF) kesilerek ambara alınması Muayene kabul komisyonu tarafından
malların kontrol edilmesi
DMO ile bağlantı kurulması
Kredi artığı var mı ? Kredi artığının saymanlık
hesabına aktarılması
Fatura
Hayır Yetersiz
Yeterli
-Üst yönetici onayı -Komisyon oluru
-Kurul onayı
Evet
Muhasebe İşlem Fişi
Hayır
Evet
SGDB bildirilerek açılan krediden düşürülmesi (Avans Artığı Kaydı)
Evet Hayır Ödeme Emrinin düzenlenmesi
ve kredinin mahsup edilerek kapatılması
İşlem Sonu
İşlem Sonu
Gümüşhane Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Hurda Satış Süreci İş Akış Şeması
GÜ Rektörlüğü İMİDB/006 BİRİM:
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Üniversitenin Diğer Birimleri tarafından hurdaya ayrılan malzemelerin Kayıttan Düşme Teklif ve Onay tutanakları ile
birlikte listelerin Daire Başkanlığımıza gelmesi
Kıymet takdiri yapmak üzere Kıymet Taktir Komisyon teşekkülünün oluşturularak onaya sunulması
Hurdanın cins ayrımı yapılması
Tahmini bedelin tespiti için Ticaret Odasından ve ilgili firmalardan fiyat istenmesi
Komisyonca kıymet takdir kararının alınması
İhale onay belgesinin hazırlanarak harcama yetkilisi ve ita amirinin onayına sunulması
Şartnamenin oluşturularak İlgili firmalara davet mektubunun gönderilmesi
İhale saati geldiğinde firmaların evrakları kontrol edilerek pey sürme cetveline göre sırayla tekliflerin alınması ve ihale üzerine
kalan ilgiliye taşınır mal arttırma tutanağının imzalatılması
İhale Komisyon Kararının alınarak ilgiliye tebliğ
İhale üzerinde kalan firma tarafından malzemelerin belirtilen süre içerisinde tarttırılarak teslim alınması; kantar fişlerinin, yatırılan tutarın ve karar pulu bedeli dekontlarının idareye teslim edilmesi
İhaleye ait yatırılan tutarın SGDB’na üst yazı ile bildirilmesi ve geçici teminatın iadesi
İşlem Sonu
Taşınmaz Kiralama Süreci İş Akış Şeması GÜ Rektörlüğü İMİDB/007
ŞEMA ADI:
ŞEMA NO:
Kıymet takdiri yapmak üzere Kıymet Taktir Komisyon teşekkülünün oluşturularak onaya
sunulması
Ticaret ve Sanayi Odası ile mahalde bulunan diğer dükkan sahiplerinden kira bedelleri hakkında fiyat araştırması yapılıp metrekare fiyatı
ve yıllık kira bedelinin yaklaşık olarak hesaplanması
Komisyonca kıymet takdir kararının alınması
İhale Komisyon teşekkülünün hazırlanarak onaya sunulması
İhaleye davet yazısının hazırlanarak ilgililere gönderilmesi
İhale saatinde gelen ilgililerin evraklarının kontrol edilerek Taşınmaz Kira Şartnamesinin okutularak
imzalatılması ve ihaleye geçilmesi
İhale Komisyon Kararının alınarak komisyonca imzalanması
İhale üzerinde kalan yüklenici Taşınmaz Kira Sözleşmesine davet edilir. (Davet yazısında belirtilen evraklar ile sözleşme damga vergisi ve
karar pulunu yatırdığına ait dekontları ile) Sözleşme imzalanarak kesin teminatın kayıt altına
alınması
Yer teslim tutanağı imzalanarak ilgiliye yer tesliminin yapılması
Tekliflerin Sırayla Alınarak Pey Sürme cetveline işlenmesi
İhale için onay belgesi alınması
İhale bilgilerinin Strateji Daire Başkanlığına Bildirilmesi ve Geçici teminatın iadesi
