HASTANELERDE POLİKLİNİK HİZMETLERİ
POLİKLİNİK HİZMET SUNUMU SÜRECİ
1- Poliklinik hizmet sunumu kriterleri belirlenirken, hastanın kaliteli bir sağlık hizmetini, mümkün olan en iyi fiziksel ortamlarda ve en kısa sürede alması amaçlanmalı ve hasta memnuniyeti ön planda tutulmalıdır.
2- Poliklinik hizmeti almak isteyen hasta; daha önce muayene veya tedavi
olduğu sağlık tesisinden sevkle, doğrudan başvuru yoluyla ya da telefon (MHRS gibi) veya internet gibi iletişim araçlarını kullanarak aldığı randevu ile sağlık
tesisine başvurur. Poliklinik muayene randevularının verilmesi için bir merkez oluşturulabilir ya da doğrudan poliklinik bankoları bu amaçla kullanılabilir.
Merkezin ya da bankoların yükünü azaltmak için hasta telefonla randevu almaya yönlendirilmelidir
3- Hastaların poliklinik muayenesi için yaptırmaları gereken kayıt işlemlerini
kolaylıkla gerçekleştirebilmeleri için sağlık tesisinin girişine yakın merkezi bir yerde bu amaçla bir bölge tahsisi edilebileceği gibi her kattaki birkaç polikliniğe birden hitap edebilecek dar kapsamlı poliklinik kayıt bankoları da oluşturulabilir.
2. HAFTA
4- Hasta eğer rahatlıkla mobilize olabiliyor ise poliklinik kaydını üzerinde mutlaka TC kimlik numarası ve yakın tarihli bir resminin bulunduğu kimlik kartı ile kendisi yaptırmalıdır. Eğer hastanın mobilizasyonunda herhangi bir sıkıntı var ise hasta mutlaka hasta yönlendirme ve refakat elemanlarınca tekerlekli sandalye
alınmalıdır. Bu gibi hallerde hastanın beraberinde gelen yakını, kayıt işlemlerini yaptırabilir. Ancak poliklinik banko sekreteri mutlaka kimlikteki fotoğraf ile
hastanın karşılaştırmasını yapmalıdır.
5- Hastanın herhangi bir sosyal güvencesi var ise ilk kayıt aşamasında bu
bilgilerde sisteme girilir. Eğer hastanın herhangi bir sosyal güvencesi yok ise kaydı açılan hasta veya hasta yakını muayene ücretini ödemek amacıyla saymanlık mutemedine yönlendirilir.
6- Poliklinik hastasını kayıt yaptırdığı alanlarda ve polikliniklerde hasta transferi, tetkike yönlendirme, çalışanlar arası koordinasyon, ilgili kliniklerle iletişimin
kurulması, poliklinik alanlarının temizliği ve düzenlenmesi, gerekli kayıt iş ve
işlemlerinin yaptırılması, sağlık tesis tedarik yönetim sistemine uygun malzeme ve ilaç temini gibi poliklinikte ihtiyaç duyulan diğer hususlarda gerekli sorumluluğu alan ve yerine getiren yönetici sekreter görevlendirilebilir.
2. HAFTA
7- Hekim seçme hakkını hastaların kullanabilmesi için görülebilecek bir yere, o gün poliklinikte görevli hekimlerin çalışma programı pano şeklinde asılır.
Elektronik veya manüel olarak pano günlük güncellenir. Bu işlemleri
düzenlemek, poliklinik yönetici sekreterinin sorumluluğu altındadır. Hasta, talep edilmesi halinde seçtiği hekimin polikliniğine yönlendirilir.
8- Kayıtları açılan hastalar ve hasta yakınları polikliniklerin olduğu bölgeye yönetici sekreterler tarafından yönlendirilir ve muayene olacağı polikliniğin giriş kapısının ve kapılardaki ekranların rahatlıkla görülebileceği bir yere
oturtulur.
9- Her poliklinik odasının kapısında muayeneyi gerçekleştirecek uzman
hekiminin adının, soyadının ve uzmanlık dalının bulunduğu tabelalar mutlaka bulunmalıdır. Hastaya yönetici sekreter tarafından poliklinik girişindeki
ekrandan adını takip etmesi ve ismi yazdığında polikliniğe giriş yapması söylenir. Ancak öncelikli hasta grubu olarak belirlenen (A) Acil vakalar (Ani gelişen hastalık, kaza, yaralanma ve benzeri durumlar ile ivedilikle tıbbi
müdahale yapılması gerektiğine hekim tarafından karar verilen vakalar), B) Özürlüler (Değişik 2010/80 sayılı Genelge), C) Hamileler, D) 65 yaş üstü yaşlılar, E) Yedi yaşından küçük çocuklar, F) Harp ve vazife şehitlerinin dul ve yetimleri ile malül ve gaziler,hasta grubunun muayene sırasındaki önceliğine yönetici sekreter dikkat etmelidir ve konu ile ilgili bilgi poliklinik tıbbi sekreterine
ulaştırılmalıdır.
2. HAFTA
10- Poliklinik bekleme bölümlerinde zaman geçirmek zorunda kalan hastalar için ekranlardan ve iletişim panolarından güncel ve eğitici içerikli yayınlar yapılabilir.
11- Muayene saati geldiğinde hasta poliklinik odasına alınır. Hastanın muayenesine geçilmeden önce mutlaka hekim veya tıbbi sekreter
tarafından tekrar resimli kimlik belgesinden kimlik doğrulaması yapılmalıdır.
12- Hastanın otomasyon programından dosyası açılır ve muayenesi
gerçekleştirilir. İlk muayene sonrası otomasyon programına ön tanılar girilir ve bu tanıları doğrulamak amacıyla gerçekleştirilmesi istenilen tahlil ve tetkikler otomasyon programı üzerinden istenir.
a. Mobilizasyonu sorunlu olan hastalar, hasta yönlendirme ve refakat elemanı eşliğinde tekerlekli sandalye ile gideceği üniteye ulaştırılır. Sonuçların ne
zaman tamamlanacağı hastaya bildirilir. Ayrıca poliklinik ekranlarından tahlil sonuçlarının ne zaman çıkacağı hakkında da bilgilendirme yapılabilir.
b. Ücretli hastaların tetkiklerinden önce saymanlık mutemedine tetkik ücretini ödemeleri sağlanır. Sosyal güvencesi olan hastalar ise doğrudan tetkik
yapılacak bölüme yönlendirilir.
2. HAFTA
13- Hasta istenilen biyokimyasal ve mikrobiyolojik tahlillerini yaptırmak amacıyla numune alma birimleri ve radyolojik tetkiklerini yaptırmak amacıyla da radyoloji randevu
bankosuna başvurur.
14. Tahlil ve tetkikleri sonuçlanan hasta tekrar muayene olduğu polikliniğe başvurur. Hekim tarafından, hastanın tetkik sonuçlarına, sağlık tesisi içerisinde elektronik ortamda
ulaşılabilmelidir. Hastanın istemesi durumunda hastaya tetkik sonuçları yazılı olarak da verilebilmelidir.
Eline ulaşan son verileri değerlendiren hekim:
a. Hastanın reçetesini verebilir ve belirli bir zaman periyodu içinde kontrole çağırır. Kontrole çağırılan hastanın kontrol randevusu poliklinik tıp sekreteri tarafından hemen verdirilir ve hastaya yazılı bir kâğıt üzerinde verilir. Hastaya, tek hekim imzalı ilaç ve tıbbi malzeme raporu gerekli ise; poliklinikte hekim tarafından bilgisayara yazılıp kaydedilir ve alınan çıktı imzalanarak hastaya verilir. Heyet raporu gereken durumlar için ise “heyet raporu verme süreci” yönetici sekreter tarafından başlatılır.
b. Hasta sağlık tesisinin mevcut yataklarının dolu olması veya daha ileri tetkik ve tedavi uygulanması gereken durumlarda başka bir sağlık kuruluşuna sevk edilebilir. Bu
durumlarda sağlık tesisi idaresi tarafından, hastanın tercihi göz önüne alınarak ilgili sağlık tesisi seçilir, hasta hakkındaki tıbbi ve diğer gerekli bilgileri içeren bir epikriz oluşturulur ve MHRS üzerinden randevusu düzenlenerek hasta bilgilendirilir. Ambulans ile sevki gereken hastalar için 112 komuta merkezi ile irtibata geçilir.
c. Hastaya günübirlik tedavi uygulanabilir. Bu tedaviler sonucu hastanın kısa süreli istirahatının sağlanması ve gözlem altında tutulma gerekliliği var ise bu tip
uygulamalar için düzenlenmiş ünite tarzında alanlar oluşturulur. Bu alanlardaki
hizmetlerin düzenlenmesi için ayrıca bir sekreter görevlendirilir. Bu yönetici sekreter, ilgili ünitede çalışan sağlık personelinin kullandığı ve talep ettiği ilaç ve malzemelerin tedarikinden sorumludur.
d. Hastanın cerrahi ya da medikal amaçlı yatışı yaptırılabilir. Yatış gereken hastaların kat yönetici sekreteri ile koordineli olarak poliklinik yönetici sekreteri tarafından
elektronik ortamda yatış işlemi gerçekleştirilir ve gerekli formlar hekim tarafından doldurulur. Hasta ile ilgili tıbbi süreç bu forma kaydedilir. Hekim tarafından hastanın teşhisi ve hastaya yapılacak uygulamalar ve ilaçlar talimat formuna yazılarak paraf edilir ve hasta dosyasına yerleştirilir. Poliklinik yönetici sekreteri hastayı evrakları ile
birlikte teslim alır. İlgili kat yönetici sekreterini arayarak hasta yatağını hazırlatır. Hasta, yatağı hazır olana kadar bekleme alanında istirahat ettirilir veya yatışı için gerekli
kişisel ihtiyaç ve malzemelerini karşılamak amacıyla evine gönderilir. Bu süreç
içerisinde hastanın yatağı hazır hale getirilir. Hasta, yatağı hazır olduğunda, hasta refakat ve yönlendirme elemanı eşliğinde ilgili servise sevk edilir .
2. HAFTA
15. İhbarı zorunlu bir hastalığın tespit edilmesi durumunda, poliklinik yönetici sekreteri tarafından istatistik ve raporlama birimi bilgilendirilir. Bildirim sürecinin uygun formlarla yürütülmesi, istatistik ve raporlama biriminin sorumluluğundadır.
A Grubu Bildirimi Zorunlu Bulaşıcı Hastalıkların bildirimi nüfus tabanlı sistem ile ülke genelindeki hasta kabul eden ve tedavi düzenleyen bütün kamu kurum ve
kuruluşları ile gerçek kişi ve özel kuruluşlardan yapılacaktır. Hastalığın bildirimi
“Form 014 – Bildirimi Zorunlu Hastalıklar Fişi” ile, vakanın tespit edildiği yerden ikamet ettiği bölgedeki sağlık ocağına yapılacaktır. Sağlık Ocağı, bildirimi,
“Form 016 – Bildirimi Zorunlu Hastalıklar Tespit Fişi”ne işleyecek, gerekli sürveyans çalışmasını yapacak ve takip eden ayın ilk haftasında “Form 017/A – Grup A Hastalıklar Bildirim Formu” ile İl Sağlık Müdürlüğüne gönderecektir. Vakanın
ikamet ettiği bölgeden sorumlu sağlık ocağının bilinmemesi durumunda, bildirim İl Sağlık Müdürlüğüne yapılacak ve İl Sağlık Müdürlüğü formun sağlık ocağına iletilmesini sağlayacaktır.
• B Grubu Bildirimi Zorunlu Bulaşıcı Hastalıkların bildirimi, tespit edildiği her
noktadan direkt olarak İl Sağlık Müdürlüğü ve Bakanlığa yapılacaktır. Bakanlık hastalık ile ilgili olarak gerektiğinde bizzat veya İl Sağlık Müdürlüğü kanalı ile inceleme yapacaktır.
• C Grubu Bildirimi Zorunlu Hastalıkların bildirimi kurum tabanlı veya sentinal olarak yapılacaktır. Hastalığın bildirimi için seçilmiş noktalardan günlük olarak Form 014 ile İlçe sağlık Grup Başkanlıkları veya İl Sağlık Müdürlüğüne, İl Sağlık Müdürlüğü tarafından da aylık olarak gelen bilgilerin icmali yapılarak “Form 017/C – Grup C Hastalıklar Bildirim Formu” ile takip eden ayın ilk haftası içinde Sağlık Bakanlığına yapılacaktır • D Grubu Bildirimi Zorunlu Hastalıkların (Enfeksiyon Etkenlerinin)
bildirimi laboratuarlardan ve sentinal olarak yapılacaktır. Enfeksiyon etkeninin
bildirimi için seçilmiş laboratuarlar, kurum bildirim sorumlusuna günlük olarak “Grup D – Enfeksiyon Etkenleri Bildirim Fişi” ile bildirecektir.
16. Poliklinik bekleme salonlarında durumu acilleşen hastalar için acil servisin bilgilendirilme işlemini olaya en yakın sağlık tesisi personeli gerçekleştirir.
17. Poliklinik alanlarında, hasta ve hasta yakınlarının kolaylıkla ulaşabileceği bir bölümde, hasta hakları birimi bulundurulmalıdır. Gerektiğinde poliklinik yönetici sekreteri, hasta ve hasta yakınlarını bu bölgelere yönlendirir.
18. Poliklinik muayenesi sırasında her hastaya ayrı malzeme ile müdahale edilmeli ve kullanılan alet ve ekipmanların temizliği ve dezenfeksiyonu sağlık tesisi
yönetimince daha önceden belirlenen prosedürlere uygun olarak sağlanmalıdır.
19. Sağlık tesisindeki poliklinik alanlarında, hasta ve yakınlarının mahremiyeti göz önünde bulundurularak uygun koşulları içeren bir emzirme odası oluşturulur.
20. Engelliler ve bu kapsamdaki kişiler için geçiş alanları, katlar arası geçişler, tuvalet ve diğer ihtiyaçlarına yönelik gerekli düzenlemeler yapılmalıdır.
21. Tutuklu ve hükümlü hastaların tedavilerine yönelik sağlık tesisinin türüne göre,
çalışan ve hasta güvenlik tedbirleri alınarak, mevzuat uyarınca gerekli düzenlemeler yapılır.
22. Poliklinik alanları, temiz ve düzenli olarak hastaya hizmet verecek şekilde
planlanmalıdır. Hasta geçişlerini zorlaştıracak malzeme ve kalabalığın önlenmesi için gerekli tedbirler alınmalıdır. Kapsamlı temizlik hizmetleri, poliklinik saatleri başlamadan önce tamamlanmış olmalı, gün içinde kullanıma bağlı temizlik ihtiyaçları sağlık
hizmetini engellemeyecek şekilde ivedilikle giderilmelidir
23. Poliklinik alanlarında, teknik donanım, elektrik ve sıhhi tesisatlarda meydana
gelebilecek aksaklıklar gibi hizmeti olumsuz etkileyecek durumlarda, poliklinik yönetici sekreteri,teknik işler bölümüne gerekli bilgiyi verir
24. Poliklinik alanlarının hasta ve personel açısından uygun iklimlendirme,
havalandırma şartlarını taşıması gerekir. Doğal ışık imkânları sağlama önceliği dikkate alınarak yeterli aydınlatma yapılmalıdır.
25. Bu alanların hasta ve personele yönelik yeterli güvenlik tedbirleri alınmalıdır.
Güvenlik kod uygulaması bu alanlarda esastır. Güvenlik önlemleri kapsamında kamera sistemleri kurulurken hasta mahremiyetini özen gösterilmelidir
Poliklinikte hasta kayıt türleri
• Sigortalı Türu : Çalışan, Emekli , Kurum Personeli, Diğer
• Hastanın Kayıt türü: Vatandaş, Yeni Doğan, Yabancı Uyruklu, Vatansız, Geçici Dosya
Provizyon Tipi :
N,:Normal,
P: Paket program,
A:Acil,
İ: İş kazası,
V: Adli Vaka,
T: Trafik Kazası,
M: Meslek Hastalığı
İstisnasız sağlık hizmeti alabilecek kişiler kimlerdir?
• Acil hal ,
• İş kazası ile meslek hastalığı hali,
• Trafik kazası,
• Bildirimi zorunlu bulaşıcı hastalık,
• Kişiye yönelik koruyucu sağlık hizmeti,
• Analık hali ,
• Afet ve savaş ile grev ve lokavt hali,
• 18 yaş altı çocuklar,
• Tıbben başkasının bakımına muhtaç kişiler,
• Günübirlik tedavi : Günübirlik tedavi kapsamındaki işlemler;
sağlık kurumlarında yatış ve taburcu işlemi yapılmadan 24 saatlik zaman dilimi içinde yapılan aşağıda belirtilen işlemlerdir.
• a) Kemoterapi tedavisi,
• b) Radyoterapi tedavisi (radyoterapi tedavi planlaması hariç),
• c) Genel anestezi, bölgesel/ lokal anestezi, intravenöz veya inhalasyon ile sedasyon gerçekleştirilen tanısal veya cerrahi tüm işlemler,
• ç) Diyaliz tedavileri,
• d) Kan, kan bileşeni, kan ürünü ve ilaçların intravenöz infüzyonu.
Poliklinik Sekreterleri
Poliklinikler, ayakta muayene, tetkik, teşhis ve tedavi hizmetlerinin yapıldığı, hastaların Yataklı Tedavi Kurumlarına ilk başvurdukları
ünitelerdir. Yataklı Tedavi Kurumlarının mevcut her uzmanlık dalına ait bir polikliniği bulunmaktadır .Poliklinik sekreteri muayene, kontrol ve tetkik için gelen hastaların her türlü işlemlerini yapmaktan sorumludur.
Hastanelerde poliklinik sekreterlerinin başlıca görevleri şu şekilde sıralanmaktadır.
Polikliniğin yazışmalarını yapmak,
Görev aldığı polikliniğin çevre düzenine hakim olup, takibini yapmak,
Randevulu ve dosyası olan hastaların dosyalarını dosya istek fişi ile ya da hastane bilgi sistemini kullanarak arşivden istemek, yeni hasta
dosyasını düzenlemek, ilgili bölümleri doldurmak,
Hasta dosyalarının muayene odalarına gönderilmesini sağlamak,
Muayene, tetkik ve tahlil girişlerini kayıt etmek,
Telefon görüşmelerini yapmak,
Hasta randevularını vermek ve bilgisayara kayıt etmek,
İlk kez muayene olan hastalar için hasta dosyası açmak,
Hasta kayıtlarını tutmak,
Poliklinikle ilgili malzeme isteklerini yapmak, bakım ve onarım talep formunu doldurmak,
Şehir dışındaki hastaları hekimle görüştürmek ve sonuç vermek,
Hastalara hekim tarafından yazılan raporları yazmak,
Aylık istatistik raporlarını düzenlemek,
Hastanın sevk işlemlerinin tamlığını kontrol etmek,
Hastaların muayeneye alınmasını sağlamak,
Tetkik işlemleri için hastayı vezneye, laboratuvara ya da röntgene yönlendirmek,
Yatacak hastanın dosyasını bulmak,
Dosyadaki bilgilerin tam olmasını sağlamak,
Dosyanın arşive gönderilmesi ve arşivden istenmesini sağlamak,
Hasta ve yakınlarına gerekli yardım ve bilgiyi sağlamak,
Yatışı yapılacak hastalar için hasta yatırma formunu hazırlayıp sorumlu hekime onaylatmak ve dosyası ile birlikte hasta kabule ve daha sonra da kliniğe göndermek,
Muayenesi ve işlemleri biten dosyalan arşive göndermek,
Poliklinikle ilgili resmi yazılan yazmak.
https://www.youtube.com/watch?v=FQ8k0CeAQF4
Hasta kabul işlemleri
https://www.youtube.com/watch?v=WMQaBIOgA3I
Poliklinik işlemleri
