1
ORTA DOĞUTEKNİK ÜNİVERSİTESİ KUZEY KIBRIS KAMPUSU
SEYAHAT ACENTASI HİZMETİ ALIM İŞİ
İDARİ ŞARTNAME
Madde 1- Şartnamenin Konusu
İşbu idari şartname Orta Doğu Teknik Üniversitesi Kuzey Kıbrıs Kampusu’nun (bundan böyle İDARE oalrak anılacaktır) THY Turkish Corporate Club Programını da kapsayacak şekilde “Seyahat Acentası” olarak çalışacağı üç adet KKTC’de mukim Seyahat Acentasının (bundan böyle İSTEKLİ olarak anılacaktır) pazarlık usulü ile tespit edilmesine dair izlenecek usul ve esasları izah etmektedir.
Madde 2- İşin Kapsamı
2.1.İdarenin THY Turkish Corporate Club programını kapsamında Türk Hava Yollarından gerekse bu program dışında sair havayolu şirketlerinden tüm uçuş rezervasyonlarının, uçak biletlemelerinin bunların iptal ve iade işlemlerinin , mil puanlarıyla bilet alımının vb.. işlerin bu idare şartname hükümleri esas alınarak tespit edilecek İsteklilerden temin edilmesi,
2.2.Orta Doğu Teknik Üniversitesi Kuzey Kıbrıs Kampusunda görevli Öğretim Üyeleri tarafından düzenlecek olan bilimsel toplantılar için talep edilmesi halinde bilimsel toplantıyı yürütmekle sorumlu olan Öğretim Üyesi ile doğrudan çalışma yöntemi kapsamında mutabık kalınacak ücretler doğrultusunda uçuş rezervasyonları, uçak biletlemeleri bunların iptal ve iade işlemleri, konukların havalimanından karşılanması, uğurlanması, konaklama , gezi , kokteyl ,yemek vb.. hizmetlerin karşılanması,
İşbu madde ile izah edilen hizmetlere yönelik gerek organizasyonel gerekse mali hususlar konusunda İdare İsteklinin muhatabı değildir. Bu kapsamda yapılacak hizmet alımlarında talep sahibi İstekli’nin birinci derecede yetkili tek muhatabı olacaktır.
2.3.İdare bünyesinde faaliyet gösteren birimler, birim yöneticisinin yazılı talebi doğrultusunda madde 2.2 kapsamında izah edilen hizmetleri talep edebilecektir bu durumda , organizasyonel hususlar konusunda ilgili talep sahibi birim , mali hususlar konusunda ise İdare İsteklinin birinci derecede yetkili tek muhatabı olacaktır.
Madde 3- Tanımlar ve Kısaltmalar
Bu idari şartnamede geçen kavram ve terimler, metin başka türlü gerektirmedikçe sırası ile 60/2003 sayılı Orta Doğu Teknik Üniversitesi Kuzey Kıbrıs Kampusu (Kuruluş, Görev, Çalışma ve Denetleme yasasının 2. maddesinde, Türkiye Cumhuriyetinin 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunun 3. maddesinde ve Orta Doğu Teknik Üniversitesi Kuzey Kıbrıs Kampusu Satın Alma ve İhale Yönetmeliğinde yer alan kavram ve terimlere verilen mana ile yorumlanır ve/veya okunur.
Bu şartnamede yer alan;
“Şartname”; Sözleşme konusu işlerin genel, özel, teknik ve idari esas ve usullerini gösteren belge veya belgeleri;
“İş”; Şartname konusu hizmet alımı işi ile ilgili olarak bu şartname ve eklerinde belirtilen işlerinin tümünü,
“İdare”; ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Yönetimini;
“İstekli”; Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesine teklif veren tedarikçi, hizmet sunucusu veya yapım müteahhidini,
“Pazarlık Usulü; ihale sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği ve idarenin ihale konusu işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve belli hallerde fiyatı isteklilerle görüştüğü usulü,
“Satınalma Komisyonu”; Satınalma işlerini yürütmekten sorumlu olarak atanan kurulu;
“Üçüncü Kişi”; İdare ve Yüklenici dışındaki üçüncü kişi veya kişileri,
“Gün”; Takvim gününü;
“Sözleşme”; İdare ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı
“Sözleşmenin Süresi”; Sözleşmenin imzalandığı tarihten itibaren geçerli olduğu süreyi,
“Yüklenici”; Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi,
“Kurumsal Temsilci”; İdare ile Yüklenicinin işi yürütümek üzere atadığı kişileri,
“Ödemeye Esas Para Birimi”; İdarece bu sözleşmede belirlenen ödemeye esas para birimini,
“Taraf/Taraflar”; Metindeki anlama göre İdare veya Yükleniciyi,
“Teklif”; İsteklinin idareye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgileri, İfade eder.
Madde 4- İsteklilerin Sunması Gereken Belge ve Bilgiler
4.1.İstekliler, birinci aşama için hazırlanacak kapalı zarf içerisinde aşağıdaki belge ve bilgileri sunulmalıdırlar.
-Her bir sayfası kaşe ve imza edilmiş olarak İdari Şartname ve Sözleşme Taslağının birer sureti, -Mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odası veya ilgili meslek odası belgesi , -THY A.O Yetkili Acentelik Belgesi,
-A grubu veya geçici A grubu seyahat acentesi belgesi (Belge,Kıbrıs Türk Turizm ve Seyahat Acentaları Birliğinden alınmış olmalıdır),
-Seyahat Acentası Satış Görevlisi olarak istihdam edilen personel sayısına dair personel bildirimi , -Başvuru Mektubu (Standart Form 1),
-Tebliğat İçin Adres Beyanı (Standart Form 2),
-İş Durumu ve Tutumu İle İlgili Beyan (Standart Form 3),
-Reval – reissue – iade vb işlemlerin ücretli veya ücretsiz uygulanma esasları (Her bir kalem için uygulama esas ve kurallarına dair ayrı ayrı bilgi verilmelidir),
4.2. İstekliler, ikinci aşama için hazırlanacak kapalı zarf içerisinde madde 6.2’de izah edilen mali bilgileri içeren Teklif Mektubunu sunmalıdır.
3
Her iki aşama için sunulacak belge ve bilgiler kapalı zarfla sunulacak olup zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi ve işin adı yazılmalıdır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanarak, mühürlenecek veya kaşelenecektir.
Madde 5- Yüklenicinin ve İdarenin Genel Yükümlülükleri
5.1.Yüklenici ve İdare birer adet personelini resmi muhataplık kurmak üzere “Kurumsal Temsilcisi” olarak tayin edip karşılıklı olarak yazılı bir bildirim yapılması suretiyle taraflar arasında bilgilendirme sağlanacaktır. Yüklenici ve İdare arasında 7/24 esasına dayalı iletişim sağlanmasına yönelik gerekli düzenleme sözleşmenin imza edilmesini takiben Yüklenici tarafından yapılacaktır.
5.2.Uçak biletlemesinin kesinleşmesi sonrası uçuş bilgileri e-ticket olarak İdare Kurumsal Temsilcisine e- mail yolu ile iletilmelidir. Herhangi bir iptal veya iade talebi İdare Kurumsal Temsilcisi tarafından Yükleniciye yazılı veya telefoniyen iletilebilecektir.
5.3.Uçak biletlemesi sonrasında Yüklenici önceden haber vermek koşulu ile seyahat tarihi öncesinde, ulaşım veya servis ücretlerinde gelebilecek artışları ve ülkemizde veya gidilecek olan ülkelerde alınabilecek kararlar sonucunda, maliyetlere yansıyan kaçınılmaz artışları (olası vergi değişiklikleri, havayolu güvenlik ve yakıt ücret farkları vb.) servis tutarına ilave edebilecektir.
5.4.İdare Kurumsal Temsilcisinin gurup uçuş rezervasyon ve biletleme taleplerinde Yüklenicinin kısmi ön ödeme veya peşin ödeme talep etmesi durumunda Yükleniciye fatura kaşılığında ön ödeme veya peşin ödeme yapılabilecektir.
5.5.İdare, toplu bilet alımlarında sözleşme yaptığı her üç Yükleniciden de teklif almak suretiyle yapacağı değerlendirme neticesinde ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibinden alım yapabilecektir.
5.6.Yüklenici 7 günden az olmayacak periyodlarla kesilen biletlerle ilgili hakediş raporunu İdare Kurumsal Temsilcisine tarafından belirlenecek formatı kullanmak suretiyle elektronik doküman ve kaşe ve imza edilmiş hard copy olarak İdareye gönderecektir. Hakediş raporu İdare tarafından 10 işgünü içerisinde incelenecek olup hakediş raporu üzerinde tarafların mutabakata varması halinde ödeme işlemlerinin başlatılması aşamasına geçilecektir.
5.7.Ödeme işlemleri için Yüklenici hakediş raporu ekinde ilgili hakediş raporuna istinaden düzenleyeceği Türk Lirası cinsinden faturayı ve hakedişe konu biletlere ilişkin bilet fotokopilerini İdareye sunacaktır. İdare tarafından 7 günlük periyodlarla tek fatura alınması esas olmakla beraber özellikli durumlar için tek tek fatura düzenlenmesi ve kesilen fatura üstüne İdare tarafından belirlenecek bilgilerin eklenmesi talep edilebilecektir.
5.8.İdarenin talep etmesi halinde Yüklenici, 15 günlük, aylık veya yıllık raporları İdare talebini takibeden 3 işgünü içerisinde İdareye sunmakla yükümlüdür.
5.9.Yüklenici, İdare talebiyle yürüttüğü işlere dair yapacağı işlemlerden dolayı muhatap olduğu üçüncü kişilere karşı tek başına sorumlu olacaktır.
Madde 6-Tekliflerin Hazırlanması ,Sunulması ve Değerlendirilmesine İlişkin Hususlar
6.1.İşbu İdare Şartname kapsamında alınacak hizmetin hangi acentalardan alınacağına dair seçimin yapılmasına dair değerlendirme Satınalma Komisyonu marifetiyle iki aşamalı olarak yapılacaktır.
Birinci aşamada ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Satınalma ve Ayniyat Müdürlüğüne hitaben I.aşama bilgi ve belgeleri sunulacak olup hizmetin verilmesine dair herhangi bir indirim oranı belirtilmeksizin aşağıda izah edilen belge ve bilgiler sunulmalıdır. Birinci aşama bilgi ve belgeleri kaşe ve imza edilmiş olarak hazırlanacak olup kapalı zarfta elden veya kargo yoluyla 17/11/2014 Pazartesi saat 17:30’a kadar ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Satınalma ve Ayniyat Müdürlüğü, Rektörlük Binası 1.Kat Kalkanlı – Güzelyurt, K.K.T.C. adresine ulaştırılmalıdır.
İstekliler, birinci aşama için hazırlanacak zarf içerisinde aşağıdaki belge ve bilgileri sunulmalıdırlar.
-Mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odası veya ilgili meslek odası belgesi , -THY A.O Yetkili Acentelik Belgesi,
-A grubu veya geçici A grubu seyahat acentesi belgesi (Belge,Kıbrıs Türk Turizm ve Seyahat Acentaları Birliğinden alınmış olmalıdır),
-Seyahat Acentası Satış Görevlisi olarak istihdam edilen personel sayısına dair personel bildirimi , -Başvuru Mektubu (Standart Form 1),
-Tebliğat İçin Adres Beyanı (Standart Form 2),
-İş Durumu ve Tutumu İle İlgili Beyan (Standart Form 3),
-Reval – reissue – iade vb işlemlerin ücretli veya ücretsiz uygulanma esasları (Her bir kalem için uygulama esas ve kurallarına dair ayrı ayrı bilgi verilmelidir),
Birinci aşama değerlendirmesi isteklilerin yeterliliklerini belirlemeye yönelik yapılacak olup yukarda izah edilen belge ve bilgiler esas alınacaktır. Bu değerlendirme neticesinde İdare tarafından yeterliliği uygun görülen istekliler ikinci aşamaya davet edilecektir.
Yanlış bilgi veya eksik belge sunduğu tespit edilen istekli birinci aşama değerlendirmesine alınmayacaktır.
6.2. Birinci aşama değelendirilmesini takiben İdare tarafından uygun görülen istekliler ikinci aşamaya davet edilecek olup bu aşamada aşağıda izah edilen mali teklifleri talep edilecektir.
-Yurt içi biletleme servis ücreti üzerinden uygulanacak %....indirim oranı
-Yurt dışı biletleme servis ücreti üzerinden uygulanacak %.... indirim oranı
- Reval – reissue – iade vb işlemlerin uygulanmasına ilişkin ücretler (Her bir kalem için ayrı ayrı Türk Lirası veya döviz cinsinden belirtilmelidir)
İkinci aşamada sunulacak teklif mektubu kaşe ve imza edilmiş olarak hazırlanacak olup kapalı zarf içerisinde (Zarf üzerinde işin adı belirtilerek kaşe ve imza edilmelidir) elden veya kargo yoluyla idare davetini takiben 5 işgünü içerisinde ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Satınalma ve Ayniyat Müdürlüğüne ulaştırılmalıdır.
İkinci aşamada yapılacak olan mali değerlendirme ekonomik açıdan en avantajlı teklif koşullarının tespit edilmesi amacı ile yapılacaktır.
“Ekonomik Açıdan En Avantajlı Teklif Koşullarının“ tespitine yönelik değerlendirmeler teklif edilen indirim oranlarının en yüksek oranı (yurt içi ve yurt dışı biletleme servis ücreti üzerinden uygulanacak indirim oranlarının ortalama değeri dikkate alınarak hesap edilecektir) ve reval – reissue – iade vb her bir işlemin uygulanmasına ilişkin ücretlerlerin en düşük değerleri (Reval – reissue – iade vb işlemlerin uygulanmasına ilişkin ücretlerlerin ortalama değeri dikkate alınarak hesap edilecektir. Döviz cinsinden teklif edilen ücretler
5
Bu değerlendirmeler neticesinde “Ekonomik Açıdan En Avantajlı Teklif Koşulları” tespit edilecek olup bu koşullara göre ilk üç içerisinde yer alan isteklilerden ikinci teklifleri talep edilecektir.
İkinci tekliflerin değerlendirilmesi neticesinde “Ekonomik Açıdan En Avantajlı 1.teklif ,2. Teklif ve 3. teklif tespit edilecek olup her üçi istekliyle en avantajlı 1.teklif koşulları esas alınarak nihai pazarlık yapılacaktır.
Nihai pazarlık neticesinde işin yapılmasına dair nihai mali koşullar tespit edilerek her üç istekliden de tespit edilen nihai mali koşullarla işin yapılacağına dair taahüdünü izah eden nihai teklifleri alınarak değerlendirme kapatılacaktır.
Madde 6.2.’de izah edilen değerlendirmeler neticesinde KKTC’de mukim üç İsteklinin seçimi yapılarak teklif değerlendirme aşaması tamamlanacaktır.
Madde 7-İsteklinin Sözleşme Yapma Yükümlülüğü
İdarenin İstekli ile sözleşme yapmayı talep etmesi halinde İstekli idarenin davetini takiben 5 işgünü içerisinde sözleşmeyi imza etmek üzere İdareye müracaat edecektir. İmza edilecek sözleşme üç yıl süreli olup üç yıllık süre bitiminde tarafların karşılıklı mutabakatıyla bir defaya mahsus olmak üzere 3 yıl süreye kadar uzatılabilecektir.
Madde 8-Ödeme Koşulları
Ödeme, Yüklenicinin en az 7 günlük periyodlarla düzenleyeceği detaylı hakediş raporunun İdare tarafından onaylanmasına müteakip Türk Lirası cinsinden keseceği fatura karşılığında banka havale masrafı idare tarafından karşılanması suretiyle 10 işgünü içerisinde yapılacaktır.
Madde 9-Diğer Hususlar
9.1.Bütün tekliflerin ret edilmesinde İdare tamamen serbesttir. Bu durumda istekliler herhangi bir hak kaybı talebinde bulunamazlar.
9.2.Gerçeğe aykırı belge verilmesi veya beyanda bulunulması halinde İdare sunulan teklifi reddetme hakkına sahiptir.
9.3.Sözleşme, İdari şartname çerçevesinde hizmet alım şartlarının kesinleşmesini müteakip hazırlanıp taraflar arasında imza edilerek yürürlüğe konulacaktır.
