Doküman Yönetim Sistemleri
Küçük ve orta ölçekli işletmeler için bir rehber
Ürün bilgisi
İçindekiler
3 Giriş
4 Belge Yönetim Sistemlerinin (DYS) özelliklerini keşfedin 6 DYS uygularken nelere dikkat etmelisiniz?
8 Üç aşamalı DYS entegrasyon planı 10 DYS'ler için tarayıcılar neden gereklidir?
11 Epson Hakkında
3 Büyük miktarda kişisel veriyle uğraşan işletmeler, müşterilerin gizliliği ve
kuruluşun itibarı için bu verileri korumakla yükümlüdür. Doğru araçlar sayesinde, veri koruma mevcut süreçlerinizin kusursuz bir parçası olabilir.
Bu ürün bilgisi, Belge Yönetim Sisteminin (DYS) bu roldeki önemini ortaya çıkarmaktadır.
Bilginin toplandığı noktadan veri şifrelemenin etkinleştirilmesinden, bilgilerin yanlış elden uzak tutulması için erişim kontrolü, geliştirilmiş parola koruması için iki faktörlü kimlik doğrulama ve düzeltme ve veri bölme gibi veri yönetimi işlevleri sayesinde bir DYS'nin işletmenizdeki rolü bütünlük ve verimliliği sağlamaktır.
Güvenlik avantajlarının ötesinde bir DYS, depolama için gereken
fiziksel alanı azaltarak ve kağıt dosyalama işini ortadan kaldırarak maliyet tasarrufu sağlayabilir. Tekrarlayan manuel görevler DYS aracılığıyla gerçekleştirilir ve bilgi akışı hızlanır, çalışanların daha önemli işler için zamanının kalmasına yardımcı olur. Ek olarak DYS, müşterilerinizin verilerinin korunacağından emin olmalarını sağlar.
Bu ürün bilgisinde Epson, DYS'nin işletmelerin veri koruması için dahili ve harici gereksinimleri karşılamasına nasıl yardımcı
olabileceğini açıklamakta, kuruluşların hangi DYS'nin kendileri için uygun olduğunu değerlendirirken dikkate alması gereken temel hususları ana hatlarıyla çizmekte ve bir DYS'yi nasıl uygulayacaklarını ve nasıl çalıştıracaklarını özetlemektedir.
Giriş
Veri şifreleme, erişim kontrolü ve iki faktörlü kimlik doğrulama, DYS'nin sahip olduğu özelliklerden yalnızca birkaçıdır. DYS'nin
işletmenize kattığı değer, bütünlüğün sağlanması ve verimliliktir.
İşletmelere yeni ve verimli bir iş akışı sistemi sağlamanın yanı sıra, DYS'ler iş süreçlerini optimize etmek ve operasyonları düzene sokmak için birçok verimlilik ve maliyet tasarrufu özelliği sunar:
DYS özellikleri, verilerinizi güvende ve gizli tutarak bilgi güvenliğinin sağlanmasına yardımcı olabilir – okunabilir verileri, gizli matematiksel anahtar olmadan anlamlı bir şekilde çözülemeyen bağlantısız harflere ve sembollere dönüştürür.
Erişim kontrolü – merkezi sistem yöneticilerinin verilere erişim izni vermesine/vermemesine olanak tanır; en yaygın erişim kontrolü türü rol temellidir, yani bir yönetici kişinin iş rolüne dayalı olarak kayıtlara erişmesine izin verir ya da vermez.
Kimlik doğrulaması – verilere erişmeye çalışan bir kişinin söylediği kişi olduğunu garanti eder; en yaygın kimlik doğrulama türü bir paroladır, ancak daha güçlü kimlik doğrulama yöntemleri arasında iki faktörlü ve üç faktörlü yinelemeler bulunmaktadır.
Düzenleme ve veri bölme – dijitalleştirilmiş belgeler, DYS'de iken daha kolay bölünebilir ve düzenlenebilir. Kredi kartı bilgileri, bu sayede, hangi çalışanın veritabanına eriştiğine bağlı olarak "yalnızca sayılar" veya "isim ve numara" gibi bilgi kümelerine göre bölünebilir.
Verilerin bütünlüğünü korumaya yardımcı olan DYS özellikleri Dijital imzalar – parolalardan farklı olarak, verilerin gizliliği yerine bütünlüğü korumaya yardımcı olan bir tür kimlik doğrulama.
Sağlama – verilerin hiçbir şekilde, kasten veya kazara değiştirilmediğinden emin olmak için kullanılan matematiksel bir yöntem.
Veri yedekleme olanaklarının korunmasına yardımcı olan DYS özellikleri – kuruluşların bir felaket durumundan kurtulma ve faaliyete devam etmelerini sağlayan kritik bir fonksiyon.
Verilerin muhafazası – bir şirketin DYS'yi temel iş akışlarına entegre ettikten sonraki en büyük meselesi, artık sistemin kendisi değil, verilerin muhafazasıdır; yalnızca bakım açısından değil, elde tutmanın artık bir seçenek olmadığı durumlar için de öyledir, örneğin eski çalışanların insan kaynakları kayıtları gibi.
DYS özellikleri, verilerinizin güvenliğini ve gizliliğini koruyarak bilgi güvenliğini sağlamanıza yardımcı olabilir.
İşletmelere yeni ve verimli bir iş akışı sistemi sağlamanın yanı sıra, DYS iş süreçlerini optimize etmek ve operasyonları düzene sokmak için çok sayıda
kullanışlı özellik sunar.
DYS'nin özelliklerini keşfedin
5 DYS'nin diğer avantajları
Maliyet tasarrufları – belgelerin dijital yönetimine geçilmesi, kağıt dosyalarını saklamak için gereken fiziksel alanı azaltmaktan sıkıcı görevleri otomatikleştirmeye kadar maliyet tasarrufu açısından çok sayıda fayda sunar.
Süreç verimlilikleri – DYS, kağıt belgelerin saklanması için gereken tekrarlayan manuel görevleri ortadan kaldırmaya yardımcı olarak (gelişmiş iş akışı entegrasyonu gibi) personelin daha önemli görevlere odaklanabilmesi için boşa çıkmasını sağlar.
Gelişen müşteri ilişkileri – DYS, işletmelerin müşterilere daha hızlı yanıt vermesine yardımcı olur (daha hızlı iletişim), bu da doğru kişilerin ilgili dokümanlara hızlı bir şekilde erişmesini sağlayarak genel hizmet kalitesini geliştirir.
Büyük bir kısmı kağıt temelli olan bir belgeleme sisteminden geçiş oldukça zor olabilir, ancak dijital belge yönetim süreçleri işletmelerin verileri üzerinde kontrol sahibi olmasına yardımcı olabilir.
DYS'i uygularken nelere dikkat etmelisiniz?
Planlama sırasında iş ortamını bütünsel olarak değerlendirin.
Süreçleriniz yapılandırılmış mı, yapılandırılmamış mı, basit mi yoksa karmaşık mı? Tüm bunlar tercih edeceğiniz çözümün geneli için önemlidir.
Büyük bir kısmı kağıt temelli olan bir belgeleme sisteminden geçiş oldukça zor olabilir, ancak dijital belge yönetim süreçleri işletmelerin verileri üzerinde kontrol sahibi olmasına yardımcı olabilir. DYS'nin avantajları açık olsa da, birçok şirket algıdaki karmaşıklığı nedeniyle bu sistemi benimsemekte tereddüt ediyor.
Düzgün ve verimli bir DYS uygulaması için aşağıdakileri dikkate almalısınız:
Şifreleme – kötü niyetli kişilerin, bir sisteme karşı yaptıkları şifrelemenin matematiksel anahtarının her olası kombinasyonunu tahmin etmeye çalışmalarını içeren saldırılarına dayanabilmek için yeterince güçlü olmalıdır.
Veri gizliliğini sağlamak için, DYS 128 bit'lik minimum anahtar uzunluğuna sahip bir Gelişmiş Şifreleme Standardı (GŞS) sunmalıdır.
Erişim Kontrolü – erişim kontrolü modellerinin sayısız türünden en yaygın olanı rol temelli olanıdır. Bu, merkezi bir sistem yöneticisinin, bireylerin rolleri ve amaçlarına dayalı olarak tam veya kısmi bilgiye erişimlerine izin vermesine/
vermemesine olanak tanır. Bu muhtemelen uygulanacak en etkin erişim kontrolü çeşididir.
Kimlik Doğrulaması (veri gizliliği için) – tek faktörlü kimlik doğrulama sağlamdır ve en kolay ve en uygun fiyatlı kimlik doğrulama senaryolarından biridir. Bununla birlikte, iki faktörlü kimlik doğrulaması uygulanarak daha güvenli hale getirilebilir. Bu, kullanıcıların sahip oldukları bir bilgiye ek olarak (örn. bir parola) bildikleri bir bilgiyi sağlayarak kimliklerini doğrulamaları gerekir;
örneğin cep telefonuna gönderilen zaman duyarlı bir kod gibi. Bu nedenle, bunu destekleyen bir DYS daha güçlü bir koruma sağlar.
Kimlik Doğrulaması (veri bütünlüğü için) – bazı DYS hem veri iletimi hem de otantik elektronik imzaların kolaylaştırılması için dijital imzaları desteklemektedir. Bu özellik, bir iş sürecine, ortak bir görevin verimliliğini önemli ölçüde artırabilen bir güvenlik katmanı ekler.
7 Yerinde yedekleme ile bulutta yedeklemenin karşılaştırması – bu konu,
güvenlik camiasında en sıcak tartışma konusu olmaya devam ediyor: Veriler yerinde mi yoksa bulutta mı depolandığında daha güvendedir? Gerçek şu ki, her birinin kendi avantajları ve dezavantajları vardır ve etkinlikleri kullanılan güvenlik modeline bağlıdır. Her iki seçeneği de sunan bir DYS seçmek akıllıca olacaktır.
Sonuç olarak, işletmeler değişir ve gereksinimler de farklılaşır.
Denetim desteği – Bir DYS yeterli denetim desteği özellikleri sağlamalıdır.
Örnekler arasında, dosyalarda kullanıcılar veya sistem tarafından yapılan her değişikliği günlüğe kaydeden denetim izleme ve kullanıcıların dosyaların saklanması için bir son kullanma tarihi belirlemesine izin veren belge bekletme yer alır. Bu tür özellikler, manuel işlemleri azaltabilir.
Donanım (tarayıcı) – yukarıdaki tüm özellikler DYS'nin yazılım parçası için geçerlidir. Fakat donanım, özellikle de tarayıcı, aynı derecede önemli bir husustur.
Bir tarayıcıyı değerlendirirken, tarama hızını ve kalitesini, güvenilirliğini ve DYS yazılımı ile ne kadar kolay entegre olacağını göz önünde bulundurmalısınız.
Tarama ihtiyaçlarınızı en iyi hangi cihaz karşılar? Teknoloji konusundaki karar vericiler, en iyi tarama çözümünü seçebilmek için hangi kağıdın taranacağını, hacmi ve tarama işinin nerede yapılacağını göz önünde bulundurmalıdır.
Artık, bir DYS'yi uygularken göz önünde bulundurmanız gereken konuları biliyorsunuz; bundan sonraki adım ise entegrasyon konusudur ve bu mümkün olduğunca başarılı olarak yapabilmektir. Aşağıda, kağıt tabanlı bir ortamdan dijital bir ortama geçişin olabildiğince sorunsuz olmasını sağlamak için uygulanması gereken üç adım bulunmaktadır:
1. Planlama sırasında iş ortamını bütünsel olarak değerlendirin:
Süreçleriniz yapılandırılmış mı, yapılandırılmamış mı, basit mi yoksa karmaşık mı? Tüm bunlar tercih edeceğiniz çözümün geneli için önemlidir. DYS öncelikle teknolojik bir çözümdür, ancak insanlar ve süreçler bu sistemin uygulanmasını etkiler. Bir DYS'nin uygulanmasının mevcut süreçlerle birlikte personel rollerini ve sorumluluklarını nasıl etkileyeceğini düşünün. (DYS'siz) mevcut durumları ile (DYS'li) gelecekteki durumlarını karşılaştırıp belgeleyerek çevrelerini bütüncül olarak değerlendiren kuruluşların kendileri için en uygun DYS'yi seçmeleri ve uygulama sonrasında belirli hedeflere ulaşmaları çok daha olasıdır. Verilerin işletmeniz tarafından hangi alanlarda kullanıldığını düşünmeye ve entegrasyonunuzu bu önemli alanlar çevresinde planlamaya da dikkat edin.
2. Aşamalı bir geçiş planı yürütün:
Kağıttan dijital ortama geçiş, günlük işlemler sırasında aşamalı olarak uygulanabilir. Örneğin, düzenli faturalandırma döngüsü boyunca kağıttan elektronik kayıtlara toplu dönüştürme yapmak için bir plan hazırlayabilir veya kağıt dosyalarını dijital biçime dönüştürmeyi içeren bir plan talep edebilirsiniz.
Geçişinizi bu hızda tamamlamanız bir veya iki yıl sürebilir, ancak bu yaklaşım, kayıt taramalarını normal iş akışı etkinliklerine entegre ederek, etkinliğin ayrı projeler olarak ele alınmasından daha verimli olacaktır. Bu durumda yeni bir süreç uygulamak ve bir veya daha fazla mevcut personelin rolünü değiştirmek gerekebilir.
Alternatif olarak geçiş, olaylardan ziyade kilometre taşlarına veya hacimlere göre aşamalandırılabilir. Örneğin dakikada 45 - 65 sayfa (ppm) tarama yapabilen bir belge tarayıcı kullanarak, günde 4500 ila 6500 kaydı kağıttan elektronik biçime dönüştürebilirsiniz. İş ortamınızın boyutuna ve karmaşıklığına bağlı olarak böyle bir yaklaşım daha mantıklı olabilir.
Üç aşamalı DYS entegrasyon planı
Tarama ihtiyaçlarınızı en
iyi hangi cihaz karșılar?
9 3. Personel eğitimleri planlayın:
Bir DYS'yi sisteme yerleştirmek ve kullanımını günlük iş akışına uygulamak eğitim gerektirir. Personel, teknolojiyi düzgün bir şekilde yapılandırmak ve çalıştırmak konusunda eğitilmezse tüm güvenlik özellikleri kullanışsız olacaktır.
Satın alma sürecinin bir parçası olarak satıcı eğitimlerini ve devam etmekte olan teknik desteği değerlendirin.
Özenle hazırlanmış ürün değerlendirmesi, dikkatli bir organizasyonel planlama ve mantıklı aşamalı bir yaklaşımla kağıttan dijital çalışma ortamlarına düzgün ve verimli bir geçiş yapabilirsiniz.
DYS için tarayıcılar neden gereklidir?
Tarayıcılar fiziksel bilginin yönetilebilir, güvenli dijital içeriğe dönüştüğü yerdir. Güvenilir çok işlevli ağ tarayıcıları, kuruluşunuzdaki taranan bilgileri kolayca yakalar, dönüştürür ve dağıtabilir; bu da basit belge dosyalama sistemlerinden yüksek kaliteli görüntüleri bulut servislerine ve kurumsal içerik yönetimi çözümlerine sorunsuz bir şekilde entegre etmenizi sağlar. Tarama ihtiyaçlarınızı en iyi hangi cihaz karşılar? Teknoloji konusundaki karar vericiler, en iyi tarama çözümünü seçebilmek için hangi kağıdın taranacağını, hacmi ve tarama işinin nerede yapılacağını göz önünde bulundurmalıdır.
Sayısız sektörde ve iş ortamında geniş bir uygulama yelpazesini desteklerken belge yakalamak ve saklamak için gereken adımları önemli ölçüde azaltan tarayıcılar, verimli bir iş akışının temelini oluşturur. İster bir posta pulu kadar küçük, ister bir A0 ozalit kopya kadar büyük görüntüler tarıyor olun, görüntülerin her yönünü yüksek çözünürlükte yakalayabilen bir tarayıcıya sahip olmak önemlidir.
Niçin amaca yönelik esnek bir çözüme ihtiyacınız var?
Çalıştığınız belgeler, seçeceğiniz tarama donanımını belirleyecektir. Örneğin, işletmeniz oldukça mühim iş süreçlerini başlatan büyük miktarda form ve uygulamalarla çalışıyor olabilir.
Bu nedenle, çeşitli kağıt kalınlıkları ve birçok sayfadan oluşan belgelerle çalışabilecek, amaca yönelik bir belge tarayıcısı seçmeniz gerekir.
Çekleri tarama ve asetatlarla çalışma kapasitesine sahip, amaca yönelik tasarlanan çözümler, mühendisler tarafından yapısal ozalit kopya taslağı üzerinde kullanılanlar veya sigorta dosyalarında kullanılmak üzere X-ışınları gibi asetatlar ile çalışan endüstrilerde önemli bir yere sahiptir. Bu amaçla tasarlanmış tarama cihazlarının avantajı, iş için doğru aracı kullandıklarının bilgisine sahip olan kullanıcıların her zaman huzur içinde olmalarıdır.
Çok işlevli yazdırma/tarama cihazları, geleceğe hazır iş çözümlerine yatırım yapmak isteyen şirketler için ilginç bir teklif sunar. Bunlar bir yandan yüksek hacimlerde, yüksek hızda, yüksek kalitede baskı yapmak üzere tasarlanmışken diğer taraftan entegre bir tarayıcıya da sahiptirler - kullanıcılar tek bir cihazla makbuz üzerindeki belgeleri tarayabilir ve isteğe bağlı olarak yazdırabilirler.
Donanım seçimini yapmak da dijital bir belge yönetim sistemine geçiş yapmayı tercih etmek kadar önemlidir. Doğru tarayıcılar, belgelerinizin dijitalleştirilmesinde belirli bir kalite ve verimlilik seviyesini yakalamanızı sağlar ve bu nedenle doğru olanların seçimi, kendi başına ayrı bir planlama yapılmasını gerektirir.
Akıllı gözlükler
Mürekkep püskürtmeli
yazıcılar
Projeksiyonlar
Disk yazıcılar
Etiket üreticileri Etiket yazıcılar
Profesyonel grafikler Geniș formatlı yazıcılar
Perakende teknolojisi Tarayıcılar
Epson'un kurumsal çözümleri
Ticari tarayıcılar ve bunların Belge Yönetim
Sistemlerinin uygulanmasını nasıl destekledikleri hakkında daha fazla bilgi için:
www.epson.com.tr/businessscan
A4700-Document_management_systems_whitepaper_ refresh_ 1TR_08/17
Epson Hakkında
Seiko Epson Corporation, yazıcılar ve 3LCD iş ve ev projeksiyon sistemlerinden
elektronik ve kristal cihazlara kompakt, enerji tasarruflu, yüksek hassaslıklı teknolojilerle dünyanın dört bir yanındaki müşterilerin beklentisini aşmaya kendini adamış global bir görüntüleme ve yenilikçilik önderidir. Merkezi Japonya'da bulunan Seiko Epson Corporation'ın önderliğindeki Epson Grubu'nun dünya genelindeki 108 şirketinde 70.000'den fazla çalışanı vardır ve global çevreye ve faaliyette bulunduğu toplumlara yaptığı sürekli katkılarından gurur duymaktadır.
