Doküman Kontrol
İyi Dokümantasyonun Temelleri ve
Doküman Kontrol Sistemleri
Hayatın gerçekleri...
• Hikayemiz, Herkes, Biri, Herhangibiri ve Hiçkimse adındaki dört kişi hakkında.
Yapılması gereken çok önemli bir iş vardı ve Herkes, Birinin bunu yapacağından emindi.
Aslında bu işi Herhangibiri de yapabilirdi.
Fakat Hiçkimse yapmadı. Bunun üzerine Biri çok kızdı, çünkü bu Herkesin işiydi.
Herkes, Herhangibirinin bu işi yapacağını düşünmüştü, fakat Hiçkimse, Herkesin yapmayacağını bilmiyordu.
Sonuçta Herhangibirinin yapacağı bir işi Hiçkimse yapmadığı için Herkes, Birini suçladı.
ISO’nun 2000 Yılı Kalite Raporu
Doküman kontrolü;
• Uygulanması ve
• Sürdürülmesi en güç olan maddedir.
Etkin Bir Sistem
Oluşturmanın İlk Basamağı:
İyi bir
dokümantasyona
sahip olmaktır!
İyi bir dokümantasyon:
• Açık
• Kısa
• Anlaşılır
Detaylara Boğulmaktan Kaçının…..
• “Bu prosedürün amacı yapılacak tüm faaliyetlerin dokümantasyon esaslarını belirlemektir. Dokümantasyon faaliyetin aksaksız yapılmasını sağlayacak ayrıntıda olmalıdır. Burada göz önüne alınacak iki temel faktör faaliyetin güçlüğü ve faaliyeti icra eden kişinin bilgi düzeyidir.”
Prosedürlerin kullanıcı odaklı olmasını sağlayın.
• İçinde bir eylem yer alan kısa cümleler kullanın.
• Edilgen cümlelerin kullanımından kaçının.
İşi kimin yapacağını açıkça belirtin.
• Okunmayı kolaylaştıracak font büyüklüğü ve satır aralığını seçin.
Basamak İki: Doğru Miktarda Dokümantasyona Sahip Olun
Fakat ne kadar
dokümantasyona
ihtiyacım var?
Çok fazla dokümantasyon:
• Her şey için mutlaka bir talimat oluşturma alışkanlığı...
• Tekrar ve uyumsuzluk – Bir işlemin birden fazla talimat içerisinde farklı şekillerde yer alması.
Ya da çok az:
• Prosesin ürün kalitesini etkilediği
durumlarda iş talimatlarının bulunmaması.
• Çalışanların işleri kendi yöntemlerine göre yapmaları.
• İyi dokümante edilmedikleri için proseslerde değişkenlik olması.
Dokümantasyon:
Doğru Miktar
• Buradaki amacın proseslerin tutarlılığı olduğunu hatırlayın.
• İki farklı çalışan belirli bir işi aynı şekilde yapabilirler mi?
• Eğer bu soruya vereceğiniz cevap “Belki”
ise o işi dokümante etmeniz gerekir.
Basamak 3: Doküman Kontrol Sisteminizi Oluşturun
El Kitabı Prosedürler İş Talimatları
Terminolojinizi açıklığa kavuşturun:
• Prosedür
• İş Talimatı
• Formlar
• Ekler
Prosedür: Prosesleri tanımlar.
İş Talimatları: Proseslerin nasıl uygulanacağını
anlatır.
Formlar: Kayıtların
tutulmasını kolaylaştıran dokümanlar.
Ekler: Prosedürlere
anlaşılmayı kolaylaştırmak için eklenen bilgiler.
Neleri Kontrol Edeceksiniz?
• Prosedürler
• İş Talimatları
• Formlar
• Ekler
• Dış Dokümanlar
• Müşteri şartları
• Sözleşmeler
• Çizimler
Basamak 4:
Dokümanları nerede
muhafaza
edeceksiniz?
Dokümantasyon Yapınızı Planlayın
• ISO bu konuda gereken esnekliği sağlamıştır
• Dokümantasyon yapısı ve şeklinin seçimi tamamen kuruluşa bırakılmıştır
• Bunun için:
– Basit bir işlem programını. Örnek, Word.
– Mevcut bir veri tabanı programını ya da – Bir doküman kontrol yazılım paketini
kullanabilirsiniz.
Şirketiniz İçin En İyisi Nedir?
• Aşağıdakilere dayalı olarak şirketinizin sistemini belirleyin.
– Şirket büyüklüğü
– Bilgisayar kurulumu ve elverişliliği – Uygulanan farklı proseslerin sayısı
– Proses ve dokümanların değişim sıklığı
Şirketiniz tek tip sistemden daha fazlasına ihtiyaç duyabilir
• Örnek:
– Kalite sistem dokümanları ile
– Mühendislik dokümanlarını ayrı sistemler kullanarak muhafaza etmeniz gerekebilir.
• Bu dokümanlar iki ayrı sistemi gerekli kılacak kadar farklı olabilirler.
Örnek Sistemler
Basılı Sistem
• Mastır elektronik dokümanlar “Word”
formunda muhafaza edilir.
• Master liste “Excel” de hazırlanır ve muhafaza edilir.
• Basılı kopyalar revizyonları kolaylaştırmak için halkalı ya da vidalı ciltlerde muhafaza edilir ve her bir sayfaya “KONTROLLÜ DOKÜMAN” damgası vurulur.
• Basılı dokümanlar dağıtılır.
– Mastır liste her bir kitapta bulunması gereken prosedür ve iş talimatlarını belirtir.
– Dağıtım her bir alanda sadece o alanla ilgili dokümanların bulunmasını sağlayacak şekilde yapılır.
Basılı Sistem
Basılı Sistem
• Bir personel Doküman Kontrol
Koordinatörü olarak görevlendirilir.
• Bu personel
– Mastır listenin güncel olmasını sağlar – Dokümanlarda revizyonlar yapar
– Revize edilmiş dokümanları dağıtır
– Güncelliğini yitiren dokümanları toplar
Basılı Sistem
• Dokümanlarda revizyon yapmak için
kullanılabilecek “Değişiklik Talep Formları”
tüm çalışanların kullanımına sunulur.
– Değişiklikler hayata geçirilmeden önce onaylanmalıdır.
– Revizyonların tarihi ve kapsamı kitapların başındaki listelere işlenmelidir.
– Tüm ilgili personel revizyonlardan haberdar edilmelidir.
Online Sistem
• Veritabanı prosedür ve iş talimatlarını tutacak şekilde kurulur.
– Lotus Notları – Paket Sistem
• Bu her biri standardın bir maddesini içeren
“Bölüm Sistemi” şeklinde tasarlanabilir.
Online System
• Prosedür ve İş Talimatları sisteme girilir ya da eğer mevcutsa basılı sistemin elektronik
kopyasından yüklenebilir.
• “Yetkiler”
– Sistem yöneticisi - Admin – Editör - Edit
– Temsilci - Rep – Onay - App
– Yalnız okuma – Read only
şeklinde dağıtılabilir.
Online System
• Editörler prosedür ya da iş talimatlarını yazarlar.
• Dokümanlar ağ üzerinden yönetim
temsilcisi ve onay makamına onay için gönderilir.
• Onaylanan dokümanlar otomatik olarak
“Kalite Dokümanları” içinde yerini alır ve tüm personelin kullanımına sunulur.
Online System
• Dokümanlar ekranda görülebilir ya da çıktıları alınabilir
• Çıktısı alınan dokümanlar “Gün Maddesi” ile kontrol edilirler.
– “Çıktısı alınan tüm dokümanlara o günün tarihi basılır. Dokümanlar sadece çıktı alındıkları gün boyunca geçerlidir.”
Online Sistem
• Bazı basılı kopyaların dağıtımı gerekli olabilir.
• Dağıtımı yapılan dokümanlar için bir mastır liste muhafaza edilmelidir.
• Kontrollü kopyalar tanımlanmalıdır.
Online Sistem
• Revizyonlar editör tarafından yapılmalı ve yönetim temsilcisi ve/ya da onay makamı tarafından onaylanmalıdır.
• Editör yapılan değişikliklerin etkin hale gelip gelmediğini kontrol etmelidir.
Mühendislik Çıktıları
• Her bir çıktının güncel revizyon durumunu belirten mastır liste oluşturulmalıdır.
– Bu genellikle bir imalat yazılımında yer alır.
Mühendislik Çıktıları
• Güncel çıktı revizyonlarının mastır dosyası muhafaza edilmelidir.
– Basit dosya muhafaza – klasör, raf sistemi – Elektronik CAD sistemi
Mühendislik Çıktıları
• Eğer çıktılar belirli alanlara dağıtılıyorsa kontrol edilmelidir.
– Operatörler elektronik mastır listelere göre doğrulama yapmalıdırlar.
– Çıktılar iş numarası ile etiketlenmelidir.
Dış Kaynaklı Dokümanlar
• Bu dokümanlar doküman kontrol
sisteminize dahil edilmelidir. Örneğin:
– Müşteriye Ait Dokümanlar – Endüstri Mevzuatları
– ISO 9000 Standartları
– Dokümantasyonunuz için kullanılan referanslar.
Dış Kaynaklı Dokümanlar
• Bunları mastır listede dış kaynaklı
dokümanlar için bir bölüm oluşturarak kontrol edebilirisiniz. Bunlar:
– Doküman Adı
– Revizyon Durumu
– Dokümanın Bulunduğu Yer/Yerler – Dokuman Numarası
• şirketiniz tarafından verilen.
Doküman Kontrolü ile İlgili
Genel Problemler
Genel Problemler
• Dokümanları yazan personel Prosedür ve İş Talimatı arasındaki farkı bilmemektedir.
• Terminoloji tanımlanmamış olup, tutarlı bir şekilde kullanılmamaktadır.
• Revizyonlar çok fazla zaman almakta, dokümanlar güncel olarak muhafaza edilmemektedir.
Genel Problemler
• Değişiklikleri ve değişikliklerle ilgili eğitimleri takip etmek için bir proses bulunmamaktadır.
• Dokümanların tutarsız kullanımı:
– formlar – ekler
– çizimler
– dış kaynaklı dokümanlar
Genel Problemler
• Onay
• Dağıtım
• Dokümanların güncelliğinin sürdürülmesi
Genel Problemler
• Çok fazla doküman dağıtılmakta, sistem sürdürülememektedir.
• Dış kaynaklı dokümanların kontrolünde eksiklik
• İyi bir planlama yapamama...
