DOKÜMAN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ

(1)

1. AMAÇ

ABC San. ve Tic. A.ġ.’nin ürün kalitesi üzerinde etkisi bulunan faaliyet ve operasyonların kontrol altında tutulabilmesi için Kalite Yönetim Sistemi içinde bulunan yazılı hale getirilen, basılı ve elektronik ortamlardaki tüm doküman ve verilerin yayımı, onaylanması, yürürlüğe sokulması, revizyonunun nasıl yapılacağını belirlemek ve dokümante etmek.

2. KAPSAM

Bu prosedür Kalite Yönetim Sistemi dahilindeki tüm dokümanların kontrolünü kapsar.

3. TANIMLAR

3.1 Doküman: Kalite Yönetim Sistemimiz içinde iĢlerimizi nasıl yapacağımızı anlatan araçlardır.

Yazılı veya baĢka formatta olabilirler (Örnek: Yazı, fotoğraf, kalıp dizaynı, teknik resim, resim, elektronik ortamda hazırlanan formlar vb.).

ABC San. ve Tic. A.ġ. Kalite Yönetim Sistemi Dokümantasyonu aĢağıdaki gibi katmanlı yapıya sahiptir:

1. Kalite Politikası 2. Kalite Hedefleri 3. Kalite El Kitabı 4. Organizasyon ġeması 5. Kurum Yapısı

6. Prosedürler 7. Süreçler 8. Kalite Planları 9. Talimatlar 10. Formlar

11. Destek Dokümanlar 12. Harici Dokümanlar

3.2 Kontrollü Doküman: Kalite Yönetim Sistemimiz içinde yer alan ve kullanılması gereken yerlerde en son halinin bulunması (güncelliği) garanti altına alınmıĢ dokümandır.

3.3 Kontrolsüz Doküman: Kalite Yönetim Sisteminin dıĢına çıkan ve ileriye dönük değiĢim ve yeniliklerde güncelliğinin izlenmesi gerekmeyen dokümanlardır.

(2)

3.4 Asıl Doküman: Kalite Yönetim Sistemi içinde hazırlanmıĢ, normal kağıda basılmıĢ, yaĢ imza atılmıĢ dokümanlardır. Diğer kontrollü dokümanlar bu asıl dokümanlar kullanılarak çoğaltılır. Harici dokümanlar ise, dıĢarıdan ilk gelen halleri ile harici doküman kaĢeli ve asıl kopya olarak tanımlanmıĢ olanlardır.

4. SORUMLULUKLAR

Sorumluluk Tablosu

DOKÜMAN TÜRÜ HAZIRLAMA KONTROL ETME ONAYLAMA

YÖNETİM ELEKTRONİK

YAYIN VE İZLEME

GÖZDEN GEÇİRME

POLİTİKA (PT) ^- ^- KURULU BAġKANI ^YÖNETĠM

KALĠTE GÜVENCE MÜDÜRÜ

YÖNETĠM KURULU BAġKANI

HEDEF (HF) KURULU BAġKANI ^YÖNETĠM

EL KİTABI (EK) KALĠTE GÜVENCE MÜDÜRÜ

ORGANİZASYON ŞEMASI (OS)

KURUM YAPISI (KY)

KALĠTE GÜVENCE

MÜDÜRÜ KALĠTE GÜVENCE

MÜDÜRÜ YÖNETĠM

KURULU BAġKANI KALĠTE GÜVENCE

MÜDÜRÜ YÖNETĠM KURULU BAġKANI

PROSEDÜR (PR) ĠLGĠLĠ BÖLÜM SORUMLUSU

KALĠTE GÜVENCE

MÜDÜRÜ GENEL MÜDÜR KALĠTE GÜVENCE MÜDÜRÜ

ĠLGĠLĠ BÖLÜM SORUMLUSU

SÜREÇ (SR) ĠLGĠLĠ BÖLÜM SORUMLUSU

KALĠTE GÜVENCE

MÜDÜRÜ GENEL MÜDÜR KALĠTE GÜVENCE MÜDÜRÜ

PLAN (PL) ĠLGĠLĠ BÖLÜM SORUMLUSU

KALĠTE GÜVENCE

MÜDÜRÜ ÜRETĠM MÜDÜRÜ/

GENEL MÜDÜR KALĠTE GÜVENCE

MÜDÜRÜ ĠLGĠLĠ BÖLÜM SORUMLUSU

TALİMAT (TA) ĠLGĠLĠ BÖLÜM SORUMLUSU

DESTEK

DOKÜMAN (DD)

HARİCİ

DOKÜMAN (HD) ^- ^-

KALĠTE GÜVENCE

MÜDÜRÜ -

FORM (FR) ĠLGĠLĠ BÖLÜM

SORUMLUSU - KALĠTE GÜVENCE

MÜDÜRÜ KALĠTE GÜVENCE

MÜDÜRÜ ĠLGĠLĠ BÖLÜM SORUMLUSU

5. UYGULAMA

5.1 Genel

Dokümanlar iki farklı ortamda tutulurlar. Bunlardan birincisi basılı kağıt, ikincisi ise elektronik ortamdır. Elektronik ortamda tutulan dokümanlar bilgisayar ve yazılım ortamında hazırlanır, saklanır, ulaĢılır ve kullanılır. Kalite yönetim sistemi içinde yer alan her bilgisayar sahibi kullanıcı ihtiyacı olduğunda bu dokümanlara ulaĢabilir. Kalite Yönetim Sistemi ve tüm süreçleri Özel Yazılım Programı içinde bir bütün olarak tanımlanır. Süreç/süreç adımı/faaliyetler ile organizasyonel birimler

(3)

ve dokümanlar arasındaki karmaĢık iliĢkiler belirlenmiĢ ve tanımlanmıĢtır. Ayrıca her bir unsur kendi içinde hiyerarĢik bir biçimde iliĢkilendirilebilmektedir. Böylece tüm süreçler, süreç adımları, organizasyonel birimler, görev tanımları ve tüm dokümanlar arasında bağlantılar kurulduğu için tüm sistem boyunca bağlantıları izleyerek dolaĢmak ve istenen noktaya ulaĢmak mümkün olur.

5.1.1 Bilgisayar sahibi olan bölümler için doküman yönetimi Özel Yazılım Programı ile yapılmaktadır. Bilgisayar sahibi kullanıcılar kuruluĢ içindeki internet’ten Web sitesi Ģeklinde olan kalite yönetim sistemi dokümanlarına ulaĢırlar. Bilgisayar bulunmayan kullanıcılara ise dokümanlar kontrollü olarak dağıtılır.

5.1.2 Süreçler ve ilgili tüm dokümanlar sisteme tanıtılır. Kalite yönetim sistemi içindeki bütün dokümanlar bu sistem içinde tek bir yerde bulundurulmuĢ olurlar. Kalite yönetim sistemi yapısı, süreçleri ve bağlı dokümanlar sadece ADMĠN tarafından değiĢtirilebilir. Diğer kullanıcılar teknik olarak değiĢiklik yapamazlar. Kalite yönetim sistemi sadece Kalite Güvence Müdürlüğü tarafından değiĢtirilebilir.

5.1.3 Kalite yönetim sistemi web üzerinde sürekli güncel kalır. Kullanıcılar kendileri ile ilgili güncel kalite yönetim sisteminin süreç ve dokümanlarına ulaĢabilirler.

5.1.4 Özel Yazılım Programı dahil olmak üzere kullanım açısından Kalite Yönetim Sistemi Dokümanları 4’e ayrılmaktadır. 1)YaĢ imzalı asıl dokümanlar, 2)Logolu özel kağıt üzerine basılmıĢ dokümanlar, 3)Normal kağıda basılıp üzerine kontrollü kopya ya da asıl-kopya kaĢesi vurulan dokümanlar, 4)Elektronik ortamdaki dokümanlar.

5.1.5 Kalite Yönetim Sistemimiz içinde yer alan yaş imzalı asıl dokümanların (Harici Dokümanlar Hariç) tamamı ve dokümanların bölümlere dağıtımında kullanılan renkli logolu özel kağıtların tamamı Kalite Güvence Bölümü'nde bulunur. Kontrollü dokümanlar asıl dokümanların renkli logolu özel kağıtlara basılmasıyla veya beyaz kağıt kopya üzerine kontrollü kopya kaĢesi vurularak sağlanır.

Kullanım yerlerinde sadece bu renkli logolu özel kağıtlara basılmıĢ dokümanlar bulunur. Bu özel kağıtlar kullanılmadan çoğaltılan dokümanlar geçersizdir.

5.1.6 Revizyona uğramıĢ ve iptal edilerek sistemden çıkartılmıĢ tüm asıl dokümanlar, üzerine kırmızı renkli “İPTAL” kaĢesi vurularak PR-42-03 No'lu Kalite Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü'ne göre, Kalite Güvence Bölümü'nde muhafaza edilir.

5.1.7 Kullanılamaz hale gelmiĢ olan (Tahribata uğramıĢ, eskimiĢ, yırtılmıĢ, kirli, ..v.b ) kontrollü dokümanlar Kalite Güvence Bölümü'ne getirilir ve Kalite Güvence Bölümü tarafından yenileri ile değiĢtirilirler.

(4)

5.1.8 Kontrollü dağıtım haricinde bilgi için firma dıĢına doküman verilebilmesi için Kalite Güvence Müdürü’nün yazılı onayı alınır. Daha sonra ilgili dokümanın üzerine kırmızı renkli

“KONTROLSÜZ KOPYA” kaĢesi basılarak ilgili yere verilir.

5.2 Dokümanların Hazırlanması ve Yayınlanması

5.2.1 Kalite Dokümantasyon Sistemine dahil edilecek tüm dokümanlar Sorumluluk Tablosu'nda ifade edilen kiĢiler tarafından ilgili doküman hazırlama talimatına uygun olarak hazırlanır.

Prosedür Hazırlamak için TA-42-01 No'lu Prosedür Hazırlama Talimatı'ndan, talimat hazırlamak için TA-42-02 No'lu Talimat Hazırlama Talimatı'ndan, Destek Doküman Hazırlamak için TA-42- 03 No'lu Destek Doküman Hazırlama Talimatı'ndan yararlanılır.

5.2.2 Kalite El Kitabı'nın hazırlanması için ise PR-42-01 No'lu Kalite Sistem Dokümantasyonu Prosedürü'nden yararlanılır.

5.2.3 Hazırlanan doküman FR-42-05 No’lu Doküman Yeni Yayın/Revizyon/İptal Talep Formu doldurularak Kalite Güvence Bölümü'ne gönderilir. Yeni hazırlanan dokümanlar için FR-42-05 No’lu Doküman Yeni Yayın/Revizyon/İptal Formu üzerindeki değerlendirmeler kısmı Sorumluluk Tablosu’nda belirtilen dokümanı kontrol eden kiĢi tarafından doldurulur.

5.2.4 Daha sonra doküman, Sorumluluk Tablosu’nda belirtilen dokümanı onaylamaya yetkili kiĢiye onaylanmak üzere iletilir.

5.2.5 Doküman kontrol edildikten ve onaylandıktan sonra, PR-42-01 No'lu Kalite Sistem Dokümantasyonu Prosedürü'nde belirtildiği Ģekilde numaralandırılır.

5.2.6 Daha sonra doküman hazırlayan, kontrol eden ve onaylayan kiĢilere imzalatılarak yayına hazır hale getirilir.

5.2.7 Tüm dokümanlar yayın tarihinde yürürlüğe girer.

5.2.8 DıĢ Kaynaklı dokümanlardan Kalite Yönetim Sistemimize dahil edilmesine ihtiyaç duyulanlar Doküman Numaralandırma Sistemine göre Harici Doküman olarak kodlandırılır. Bu dokümanların tanımlanması ve numaralandırılması için Harici Doküman Kaşesi kullanılır ve Harici Dokümanlar Kalite Güvence Müdürü tarafından numaralandırılıp yayınlanırlar.

5.2.9 Formlar ilgili bölümlerde hazırlandıktan sonra ilgili Bölüm Sorumlusu tarafından yayınlanmak üzere Kalite Güvence Bölümü'ne iletilir. Kalite Güvence Müdürü tarafından formlara numara verilerek imzalanıp onaylanır.

(5)

5.3 Dokümanların Dağıtımı ve Gereken Yerlerde Bulundurulması

5.3.1 Normal olarak tüm güncel dokümanlara elektronik ortamda ve birkaç tıklama ile ulaĢılabilmektedir. Yapacağı faaliyete iliĢkin doküman kullanma ihtiyacı olanlar bu sayede kolaylıkla dokümanlara eriĢip onları kullanabilmektedir. Bilgisayarlarda ağ bağlantısı kesildiğinde kalite yönetim sisteminin sürekliliğini sağlamak için web sayfaları CD ile her bilgisayara yayınlanır.

5.3.2 Dokümanlar yayın tarihinde FR-42-20 Doküman Dağıtım Listesi Formu’nda belirtilmiĢ olan bölümlere kontrollü olarak dağıtılır. Kontrollü kopyalar daha önceden basılmıĢ olan ve sadece Kalite Güvence Bölümü'nde bulunan renkli logolu özel kağıtlara asıl dokümanların basılması ile elde edilir.

5.3.3 Bilgisayar bulunmayan kullanıcılara dokümanlar kontrollü olarak dağıtılır. Kontrollü kopyalar daha önceden basılmıĢ olan ve sadece Kalite Güvence Bölümü'nde bulunan renkli logolu özel kağıtlara asıl dokümanların basılması ile elde edilir. Dağıtılacak dokümanlar, FR-42-20 No'lu Doküman Dağıtım Listesinde kodlu bölümlere ile yaş imza karşılığında dağıtılır. Dokümanın her revizyonu için FR 42-08 Doküman Revizyon Takip Formundan dökümanla ilgili tüm revizyon durumları takip edilebilir.Ve son güncel durumlar FR 42-19 Güncel Doküman Listesi’nden takip edilebilir. Bu formlar Kalite Güvence Bölümü'nde saklanır. Bölümler de kendilerine dağıtılan dokümanları izleyebilmek için teslim aldıkları dokümanları FR-42-10 No'lu Bölüm Doküman Listeleri'ne kaydederler.

5.3.4 Kalite El Kitabı'nın dağıtım listesi kitabın kendi içeriğinde yer alır. Kalite El Kitabı diğer tüm dokümanlardan farklı olarak, Dağıtım No'su verilerek dağıtılır. Tüm Kalite El Kitaplarına verilen dağıtım numaraları kitabın dağıtım listesi sayfasında yer alır.

5.3.5 Doküman dağıtılırken varsa eski nüshası Kalite Güvence Bölümü tarafından kullanım yerinden alınır ve kullanımı engellenir. Renkli logolu özel kağıtlara basılmıĢ kontrollü dağıtımlar haricinde fotokopi ile doküman çoğaltılamaz. Bu özel kağıtlar haricinde bulunan dokümanlar geçersizdir, kullanılamaz. Böyle dokümanlar bulunduğunda derhal Kalite Güvence Bölümüne haber verilir.

5.3.6 Destek doküman kapsamında olan ve destek doküman formu ile hazırlanan dokümanlar renkli logolu kağıtlar ile ilgili bölümlere dağıtılır. Destek Doküman kapsamında olan ve Kalite Dokümantasyon Sisteminde herhangi bir formatta tanımlanmayan destek dokümanların bölümlere dağıtılacak kopyaları, renkli logolu kağıt üzerine çoğaltılarak ya da destek dokuman kaĢesi vurularak destek doküman kaĢesinin kopya kısmı iĢaretlenerek dağıtılır. Kalite Güvence Bölümü'nde muhafaza edilecek destek dokümanlar için Destek Doküman KaĢesinin Asıl kısmı iĢaretlenir.

5.3.7 Harici dokümanların çoğaltılmasında renkli logolu özel kağıtlar kullanılmaz. Harici dokümanların dağıtımında, gerekli görülen sayıda kopya, normal kağıtlar üzerine çoğaltılır. Kalite

(6)

Yönetim Sistemine dahil olacak tüm Harici Dokümanlar ön yüzlerine vurulan kırmızı renkli Harici Doküman Kaşesi ile tanımlanır. Dokümanın asıl veya kopya olduğunu tanımlamak amacıyla arka yüzüne Asıl/Kopya kaĢesi vurulur. Bölümlere dağıtılacak kopyalanmıĢ harici dokümanlar için kaĢenin Kopya kısmı iĢaretlenir, asıl harici dokümanlar için Asıl kısmı iĢaretlenir. Harici dokümanların asılları Kalite Güvence Bölümü'nde olmak zorunda değildir.

5.3.8 Kalite Yönetim Sistemimize dahil olacak formlar Kalite Güvence Müdürü tarafından numaralandırılarak imzalanıp onaylanır ve aslı Kalite Güvence Bölümü’nde saklanır. Kalite Güvence Bölümü tarafından Dokümantasyon Sistemine dahil edilen formlar kullanım amacı ile bölümlerde çoğaltılabilir. Formların bölümlere dağıtılacak kopyaları ve bölümlerdeki çoğaltılmaları normal, logosuz kağıtlar kullanılarak yapılır.

5.3.9 Çoğaltma amacıyla formların firma dıĢında basılması gerektiğinde, bölüm çalıĢanları Kalite Güvence Bölümüne çoğaltmak istedikleri form ile birlikte baĢvururlar. Kalite Güvence Bölümü formun revizyon numarası ve formatını kontrol ettikten sonra formun arka yüzünü onaylar. Onay;

tarih, imza ve onaylayan bilgilerini içerir. Satınalma Bölümü onaylı formun çoğaltılması iĢlemini gerçekleĢtirir.

5.4 Dokümanların Revizyonu ve Gözden Geçirilmesi

5.4.1 Özel Yazılım Programı üzerinde herhangi bir doküman veya süreçte değiĢiklik yapılması gerektiğinde durum Kalite Güvence Müdürü’ne bildirilir. Kalite Güvence Müdürü talebi inceler, uygunsa model üzerinde doküman değiĢikliği yapar.

5.4.2 Bilgisayar olmayan bölümlerde, dokümanlarda herhangi bir revizyon gerektiği tespit edilmesi durumunda, tespit eden kiĢi tarafından FR-42-05 No'lu Doküman Yeni Yayın/Revizyon/İptal Talep Formu doldurulur ve form Kalite Güvence Bölümü'ne iletilir. Talebin uygunluğu öncelikle FR-42-05 No'lu Doküman Yeni Yayın/Revizyon/İptal Talep Formu üzerinde Kalite Güvence Bölümü Müdürü tarafından değerlendirilir. Talep, Kalite Güvence Müdürü tarafından uygun görülürse, Sorumluluk Tablosunda verilen, Dokümanı Hazırlayan, Kontrol Eden ve Onaylayan kiĢiler tarafından değerlendirilmesi için gönderilir. Bu kiĢiler formun değerlendirmeler kısmında, görüĢlerini bildirirler. Daha sonra form tekrar Kalite Güvence Bölümü'ne gönderilir. Onayın verilmesi durumunda değiĢiklik metni, Sorumluluk Tablosunda belirtilen, dokümanı hazırlamaya yetkili merci tarafından hazırlanarak Kalite Güvence bölümüne iletilir. DeğiĢiklik önerisi Kalite Güvence Müdürü ya da değerlendiren kiĢilerden biri tarafından uygun görülmezse, gerekçesi ile birlikte öneri sahibine bildirilir.

5.4.3 Kalite el kitabının tüm sayfaları için tek revizyon numarası kullanılır. Kalite el kitabının her hangi bir sayfasında değiĢiklik olduğunda kalite el kitabının revizyon numarası bir artırılarak tüm sayfaları yeniden yayınlanır.

(7)

5.4.4 DıĢ Kaynaklı dokümanların güncelliğini sağlamak için TSE’nin veya ilgili standartların web sitelerine ayda bir kez Kalite Güvence Müdürü tarafından girilerek mevcut dokümanların güncel yayın tarihleri takip edilir. DeğiĢiklik olduğunda ilgili dokumanın son revizyonu temin edilir.

5.4.5 Sistem dahilindeki tüm dokümanların bir sayfası değiĢtiğinde tüm doküman yeniden yayınlanır.

Doküman master listesinde gözüken doküman Revizyon No’su bütün sayfalarda değiĢir.

Örneğin:

Doküman Revizyon No'su 02 olan bir dokümanda bir sayfa revize edilecekse dokümanın ve sayfanın Revizyon No’su 03 olur.

5.4.3 Sistem dahilindeki tüm dokümanlar 2 yıl boyunca revizyona uğramadığı taktirde Sorumluluk Tablosu'nda belirtilen yetkili merciler tarafından TA-42-05 No'lu Doküman Gözden Geçirme Talimatı'na uygun olarak gözden geçirilir ve revizyonu için gerekli karar verilir. Revize edilmesine gerek olmadığına karar verilen doküman yayınına devam eder. Bu gözden geçirme iĢlemi sırasında FR-42-06 No'lu Doküman Gözden Geçirme Formu doldurulur.

5.4.4 Firmamızda firma dıĢından gelerek Kalite Sistemine dahil olan harici dokümanların revizyonu, orijinal yani firma dıĢından geldiği Ģekliyle takip edilir. Yenisi gönderildiği takdirde revize edilmiĢ olarak kabul edilir. FR-42-15 No'lu Harici Doküman Master Listesi'nde ve FR-42-08 No'lu Doküman Revizyon Takip Formu'nda gösterilir.

5.4.5 Ġptal edilecek dokümanlar için de FR-42-05 No'lu Doküman Yeni Yayın/Revizyon/İptal Talep Formu doldurularak Kalite Güvence bölümüne bildirilir. Ġlgili bölümler ve Kalite Güvence bölümü tarafından onaylandığı taktirde Kalite Güvence Bölümü tarafından doküman iptal edilir ve FR-42-07 No'lu Doküman Kontrol Listesi'nden çıkarılır.

5.5 Dokümanların İzlenmesi Ve Yönetimi

5.5.1 Dokümanların izlenmesi ve yönetimi Kalite Güvence Bölümü tarafından yapılır.

5.5.2 Kalite Güvence Bölümü FR-42-07 No'lu Doküman Kontrol Listesi ile Dokümantasyon Sistemi dahilindeki tüm dokümanların (harici dokuman hariç) en son revizyonu ile güncel durumlarını takip eder. Harici dokümanların en son revizyonunu ve güncel durumunu FR-42-15 No'lu Harici Doküman Master Listesi ile takip eder.

5.5.3 DeğiĢiklikleri izlemek ve eski bilgileri muhafaza etmek amacıyla değiĢtirilmiĢ ve iptal edilmiĢ asıl dokümanlara ait birer kopya üzerine kırmızı renkli “İPTAL” kaĢesi basılarak Kalite Güvence Bölümünde arĢivlenir. Diğer kağıt üzerindeki dokümanlar geri dönüĢüm için yırtılarak imha edilir.

(8)

5.5.4 Kalite Yönetim Sistemimiz içinde yer alan kayıtların dosyalanması, arĢivi ve imhası ile ilgili yöntem ve sorumluluklar PR-42-03 No'lu Kalite Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü’nde verilmiĢtir.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR

PR-42-03 Kalite Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü TA-42-01 Prosedür Hazırlama Talimatı

TA-42-02 Talimat Hazırlama Talimatı

TA-42-03 Destek Doküman Hazırlama Talimatı TA-42-05 Doküman Gözden Geçirme Talimatı

FR-42-05 Doküman Yeni Yayın/Revizyon/Ġptal Talep Formu FR-42-06 Doküman Gözden Geçirme Formu

FR-42-07 Doküman Kontrol Listesi

FR-42-08 Doküman Revizyon Takip Formu FR-42-10 Bölüm Doküman Listesi

FR 42-19 GÜNCEL DOKÜMAN LĠSTESĠ FR 42-20 DÖKÜMAN DAĞITIM LĠSTESĠ