Yapım sürecinde iletişim ve yöntemleri

Đnşaat projelerinin yapımı, kısa sürede çok sayıda farklı katılımcıyı içeren karmaşık bir faaliyettir. Mimari ürünün karmaşıklığı ve her uygulamanın ilk ve asıl örnek olması nedeniyle yapım sürecinde kullanılan proje yönetim yöntemleri kendine özgüdür. Đnşaat projeleri, tasarlanmış ve uygulanmış olan ürünün doğası gereği diğer sektör projelerine göre farklı bir yapı teşkil etmektedir, çünkü;

• Mimari ürün, her projede kendine özgü bir şekilde, fonksiyonel, ekonomik ve estetik kısıtlamalara tabidir;

• Proje süreçlerinde çok sayıda katılımcı yer almaktadır.

• Katılımcılar farklı zamanlarda farklı görevleri yerine getirmektedir. Üretim süresi uzun ve düzensizdir.

• Proje ekiplerini oluşturan uzmanlar bağımsızdır. Aralarında sıkı bir hiyerarşi ilişkisi yoktur. Đlişkiler sözleşmelere ve katılımcılar arasındaki anlaşmalara dayanır.

• Zaman konusundaki her adım bir sonraki adımı etkiler. Süreçlerdeki başarı geri dönüşü olmayan kararlara ve belirsizliklerin önlenmesine bağlıdır. • Katılımcılar arasındaki iletişimler genelde resmi değildir ve her projede

farklılık gösterir.

Bu bağlamda, projelerin başarılı bir şekilde bitirilmesi için ortaklaşa çalışma yöntemlerinin geliştirilmesi çok önemlidir. Bir projenin kalitesi büyük ölçüde, katılımcılar arasındaki iletişim, bilgi alışverişi ve koordinasyon kalitesine bağlıdır (Kubicki ve diğ., 2006). Đyi bir iletişim için öncelikle adaptasyon gereklidir. Tasarım sürecindeki iletişim daha kavramsal olup, daha fazla yaratıcılık, esneklik, hız, dolayısıyla daha “zengin iletişim biçimlerini” gerektirir. Yapım sürecinde ise, daha açık , daha teknik ve görev odaklı iletişim biçimleri kullanılabilir (Chiocchio ve diğ., 2006).

Bir inşaat projesinde bütün hedefler çizimlerde, şartnamelerde ve iş programlarında belirtilmiştir. Fakat, yöneticilerin bu bilgileri açık ve basit bir şekilde aktarması ve bilgilerin anlaşılmış olduğunu kesinleştirmesi gerekmektedir(Fryer, 1990). Yapım yöneticileri bu konuda başarılı olabilmek için, bütün yapım süreçlerinde uygun iletişim yöntemlerini kullanmalıdır.

Sözlü iletişim:

Çalışma talimatları, yüz yüze görüşmeler, kısa toplantılar ve saha toplantıları yapım işleri süreçlerinde kullanılan sözlü iletişim yöntemleridir. Bu tür iletişimler planlanarak yapılmalı, açık ifadeler kullanılmalı, dinleyicilerin ilgi ve desteğini alabilecek nitelikte olmalıdır.

Toplantılar, resmi ve resmi olmayan iletişim biçimlerini birbirine bağlayan sözlü iletişim yöntemleridir. Belirlenmiş olan katılımcıların bilgilendirilmesine, bilgi değişimine ve aynı zamanda kararlar alınmasına olanak sağlarlar. Toplantıların başarılı ve verimli olması için sosyal yeteneklerin yeterli düzeyde kullanılması, önemli idari düzenlemelerin yapılması ve uygun tutumların sergilenmesi gerekmektedir (Austen ve Neale, 1984). Toplantıları iki ana başlık altında incelemek mümkündür.

Proje toplantıları;

Proje ekibinin elemanları arasında yapılan toplantılardır. Toplantıya mimar, metraj ve keşif sorumlusu, ana yüklenici, danışmanlar ve alt yükleniciler katılır. En az ayda bir kez yapılması gerekir. Gereken durumularda daha sık da yapılabilir. Proje toplantılarında ;

• Yüklenici ve diğer ekiplerin proje gereksinimlerini iyi kavramış olmaları temin edilir; sözleşme, tasarım ve uygulama detayları kontrol edilir, anlaşılmayan ya da eksik olan bilgiler belirlenir.

• Tutulan kayıtların uygunluğu ve sözleşme kurallarına uyulma durumu konrol edilir.

• Hedeflerle gidişatın karşılaştırılması yapılır. Bu konuda alınması gereken önlemler varsa alınır.

• Kalite, maliyet ve süreyi etkileyecebilecek problemler hakkında görüşülür. • Alt yüklenicilerin yükümlülüklerini yerine getirme hususundaki sorunları

belirlenir.

• Yapılmış işlerin kayıtları, kabul edilip edilmediği, iş değişiklik onayları kontrol edilir.

Ana yüklenici tarafından düzenlenen, alt yüklenici ve ana tedarikçilerin katıldığı toplantılardır. Toplantılara mimar da katılabilmektedir. Saha toplantılarındaki amaçlar;

• Hedeflenen ile gerçekleştirilen işleri maliyet, kalite ve süre açısından gözden geçirmek. Gerekirse iş planında değişiklik yapmak;

• Yüklenici ve alt yüklenici işlerinin uygun şekilde koordine edilmesini sağlamak;

• Gecikmeler, malzeme eksiklikleri ya da işçilik zorlukları gibi sorunları belirlemek, sorunları çözmeye yönelik eylemlere karar vermek;

• Eksik olan bilgileri belirlemek, gerekli kayıtların tutulup tutulmadığını kontrol etmek;

• Çalışma yöntemleri, çalışma ortamı ve güvenlik gibi konularda çalışanların sorunları hakkında görüşmektir (Fryer, 1990).

Toplantıların başarılı olması için dikkat edilmesi gereken bir diğer konu, toplantı katılımcılarının belirlenmesidir. Bir toplantıya hangi ekiplerin katılması gerektiği toplantı amacına göre belirlenmelidir. Toplantıya katılacak olan ekipler ise; daha verimli sonuçlar alabilmek için, toplantılara sadece konulara vakıf olan kişileri yönlendirmelidir (Fisk, 1992).

Bütün toplantılar sırasında toplantı tutanakları tutulmalıdır. Tutanaklar ilgili çalışanlara en kısa zamanda aktarılmalıdır. Đçerik ve yazım hataları ile ilgili aykırılıklar bir sonraki toplantıda ele alınmaktadır. Toplantı tutanakları, anlaşmazlıklarda veya davalarda ilk olarak bakılacak yazılı kaynaklardır (Gould ve Joyce, 2000).

Yazılı iletişim:

Yazılı iletişim çok fazla miktardaki bilginin saklanmasını ve ihtiyaç duyulduğunda istenilen bilgiye kolayca ulaşılmasını sağlamaktadır. Etkili bir yazılı mesaj yazmak için iyi bir beceri ve yeterli zamana gerek vardır. Yazılı iletişim, yazılıp gerekli kişilere iletildikten sonra, geri çekilmesi kolay olmayan bir iletişim yöntemidir. Bu nedenle, yazılı belgelerin çok dikkatli hazırlanması gerekmektedir.

Raporlar, yapım sürecinde kullanılan önemli bir yazılı iletişim biçimidir. Raporlar, net, açık, kısa ve öz olmalıdır (Fryer, 1990). Ayrıca:

• Đlgi kişinin bilmesi gerektiği kadar bilgi içermelidir.

• Söz konusu olan durum açık ve mantıklı bir biçimde, kaynaklarıyla birlikte ifade edilmelidir.

• Okuması gereken kişilere yönelik olmalıdır.

• Önemli noktalar, sonuçlar ve öneriler açık bir şekilde özetlenmelidir.

Đşin gerçekleştirilmesi sırasında hazırlanan raporlar iki amaca hizmet eder (Galipoğulları, 2001);

• Raporu hazırlayan ve raporun hazırlanması için gerekli bilgileri toplayan personelin işi daha iyi analiz edebilmesi ve nasıl izlenmesi gerektiğini öğrenmesine imkan verir.

• Raporları alan yöneticinin ise işin programa göre gidişini izleyebilmesi, işteki maliyetlerin hedef maliyetlerine göre durumunu belirlemesi ve alınan kararlara temel bilgiler edinmesini sağlar.

Grafiksel ve sayısal iletişim:

Sütunlu grafikler ve ağ diyagramları yönetimsel kontrollerde kullanılan, sayısal ve yazılı bilgilerin iletilmesine olanak sağlayan değerli araçlardır. Genel olarak yazılı iletişime yardımcı olmak üzere kullanılsalar da, aslında iletişimin asıl görevini yerine gitirirler. Tablolanmış olan bilgiler, bilgiyi daha mantıksal biçimde yansıttıkları için diğer iletişimlere göre daha açık, daha kısa ve özdür. Verileri satır ve sütunlara ayırarak karşılaştırmaların daha kolay yapılmasını sağlar. Grafiksel sunum karışık bilgiler içerisinden önemli olanların vurgulanmasında, ilişkilerin ve farklılıkların gösterilmesinde çok etkilidir (Fryer, 1990).

Elektronik iletişim:

Elektronik posta sayesinde bilgisayarlar etkili bir iletişim aracı olarak kullanılmaya başlanmıştır. Bilgisayarla yapılan iletişim, basit bir mesajlaşma merkezi sağlamaya ek olarak mesajlara dosyaların eklenmesine ve bazı yazılımları kullanarak bilgilerin internet yoluyla paylaşılmasına olanak sağlamaktadır. Đnternetin diğer bir yararı ise, elektronik proje yönetimi programlarına platform oluşturmasıdır. Bu programlar; farklı formatları olsa bile, bütün proje ekibinin kullanabilmesi için bazı standartlara sahiptir. Toplantı tutunakları, hatırlatmalar, gönderimler hep benzer şekillerde biçimlendirilir. Đnternet tabanlı sistemler verimliliği arttırır, gelişmiş bir iletişim

kurulmasını ve bütün proje katılımcılarının özel bir proje çalışma alanına dahil edilmesini sağlar (Gould ve Joyce, 2000).

Fotoğraflar ve videolar da bilgiyi elektronik olarak paylaşma biçimlerindendir. Düzenli olarak çekilen fotoğraf veya videolar sayesinde, iş ilerleyişi raporların ve diğer yazılı iletişim kaynaklarının yapamadığı şekilde kayıt altına alınabilir. Detaylar, saha koşulları, uygulama kalitesi ve kritik aktiviteler bu görsel iletişim biçimleri ile çok daha net bir şekilde belgelenebilir (Gould ve Joyce, 2000).

Bilgi teknolojileri birçok iş alanında üretkenliği, döküman kalitesini ve iş hızını arttırmış, dökümanlarda hata yapma riskini azaltmış ve daha iyi bir iletişim sağlayarak ortak bilginin daha hızlı ve kolayca ulaşılmasına imkan vermiştir (Chiocchio ve diğ., 2006).

Chiocchio ve diğerlerinin (2006) yaptığı araştırmaya göre, inşaat sektöründe telefon konuşmaları, yüz yüze yapılan toplantılar ve elektronik posta gibi geleneksel iletişim yöntemleri kullanılmaktadır. Fakat, yüz yüze konuşma ve telefonla görüşme gibi verimli iletişim yöntemleri, elektronik posta gibi daha az verimli olan yöntemlere tercih edilmektedir. Katılımcılar elektronik dosya değişimlerini kullandıkları zaman, sözleşme dökümanları gibi görevlerle ilgili olan dökümanları veya toplantı tutanaklarını göndermektedirler.

Đnşaat endüstri kaynaklarına göre, proje yöneticileri çalışma zamanlarının %85’ini iletişime ayırmakta, proje dökümanlarının %70’i yazılı olarak kullanılmakta ve bütün inşaat projelerinin %50’si hukuki davalar içermektedir. Proje ve yapım yönetimi ekibinin zamanının çoğu verimli bir şekilde iletişim kurma ve dökümanlaştırma ile geçtiği için, yapım işlerini takip ve kontrol etmek için yeterli zaman kalmamaktadır. Bu nedenle, inşaat projelerinde iletişim ve dökümantasyon süreçlerinin geliştirilmesi gerekmektedir (Wierzbicki ve Uzdavinis, 2002).

Sonuç olarak, üst yöneticilerin proje, çalışan personel ve firma büyüklüğünü göz önünde bulundururak uygun bir iletişim ağı kurması, daha hızlı ve doğru bir iletişim kurmak için bilgi teknolojilerinden faydalanması, en uygun iletişim yöntemlerini seçmesi ve saha ekiplerinin iletişim becerilerini geliştirmesine yardımcı olması gerekmektedir.