Sözleşme dökümanları

Bir proje başlangıcında, ilk olarak odaklanılması gereken kısım sözleşme dökümanlarıdır. Doğru bir şekilde başlamak için etkili iletişimler kurmak ve

sözleşme dökümanları için ne gerektiğini saptamak gerekir (Douglas, 2002). Sözleşme dökümanları, bir projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasını sağlayan tüm bilgileri içerir. Sözleşme dökümanlarını şu bölümlerden oluşmaktadır :

• Genel koşullar. • Bütünleyici koşullar. • Teknik şartnameler. • Çizimler.

• Ekler.

Genel koşullar hakları, sorumlulukları, mal sahibi, yüklenici ve tasarımcı ilişkilerini ve sözleşme dökümanlarının nasıl idare edileceği hakkındaki bilgileri içerir. Genel koşullar için hazırlanmış standart setler bulunmaktadır. Örneğin, Amerika’da AIA formları, Đngiltere’de RIBA formları, Rusya’da SNIP formları yer almakta ve bu formlar başka ülkelerde de kullanılmaktadır. Amerikan mimarlık enstitüsünün hazırladığı standartlar formlar (AIA), dünya çapında inşaat sektöründe en çok kullanılan standart sözleşme dökümanlarıdır. Bu standart dökümanların bir çok avantajı vardır (Douglas, 2002);

• Bütün katılımcıların hakları adaletli bir biçimde belirtilmiştir.

• Dökümanlar inşaat sektörü uygulamalarını yansıtmaktadır ve kullanıcılara ortak görüşlere dayalı bir model sunmaktadır.

• Bu dökümanlar, sektör uygulamaları, güvenceler ve teknolojideki değişikliklere karşı sürekli olarak güncellenmektedir.

• Dökümanlar esnek bir yapıya sahiptir. Proje gereksinimlerine göre kolayca ayarlanabilir.

• Dökümanlar, yaygın kelime ve ifadelerin kullanılmasıyla kolayca anlaşabilir bir biçimde hazırlanmıştır.

Bütünleyici koşullar belirli bir projeye ait özel sözleşme ilişkilerini içerir. Bu dökümanlarda işin gerçekleştirilmesi ile ilgili talimatlar, mal sahibi tarafından sağlanan malzemeler, o bölgedeki zorunlu ücret değerleri, iş durumu raporları için gerekenler ve proje iş programı gereksinimleri gibi bilgiler bulunmaktadır. Bütünleyici koşullarda genel olarak iki çeşit bilgi yer almaktadır:

• Genel koşulların temel maddelerine yapılan eklemeler, çıkarmalar veya değişimler;

• Belirli bir proje için gerekli olabilecek ek sözleşme maddeleri.

Çizimler, yapılacak olan işin görsel kaynaklarıdır. Đmalatların biçim,ölçü ve malzeme nitelik bilgilerini kapsamaktadır. Teknik şartnameler ise iş için gerekli teknik gereksinimlerin sözel ifadeleridir ve yapım öncesi, yapım süreci ve yapım sonrasındaki imalatlar ve imalatların yapılacağı mekanlarla ilgili bilgileri içermektedir. Bu nedenle, çizimler ve teknik şartnameler birbirlerini tamamlayan dökümanlardır. Çizimler ve teknik şartnameler projedeki kalite düzeyini, işçilik ve malzeme standartlarını belirlemektedir. Çoğunlukla, hedeflenen kaliteye ulaşmak için daha önceden kabul edilmiş bir uygulama ya da çeşitli standart şartnameler referans olarak kullanılmaktadır.

Sözleşme ekleri, sözleşmeler için teklifler alınmadan önce eklenmesi gereken bilgileri, düzeltmeleri ve değişiklikleri içermektedir. Ekler, mal sahibinin iş kapsamında bir değişiklik yapma ya da sözleşmeyi detaylandırmasına olanak sağlayan yöntemlerdir. Bir sözleşme imzalandıktan sonra, işin kapsam ve detaylarında yapılacak olan değişiklikler sözleşme tarafları arasında yeni bir ilişki gerektirir. Bunlar, değişiklik talimatları olarak tanımlanmaktadır (Douglas, 2002). Sözleşme dökümanlarının mutlaka bir kopyası bulundurulmalı, bütün belgeler tekrar gözden geçirilip kontrol edilmeli ve içerdiği koşullar güncel olmalıdır. Şartnamelerin yazım kalitesi son zamanlarda çözülmesi gereken bir sorun haline gelmiştir. Çünkü, şartnamedeki hatalar yapım işlerinde anlaşmazlıklara ve davalara sebep olmaktadır. Bu nedenle, kaliteli şartnamelerin yazılabilmesı için şu koşulların sağlanması gerekmektedir (Kululanga ve Price,2005);

• Yeterlilik; şartnameleri yazanlar, yapım işleri ve teknikleri hakkında yeterli bilgiye ve bu bilgileri uygun şekilde yazabilecek kabiliyete sahip olmalıdır. • Sistematik yaklaşım; uygulama bilgileri ve tarifler sistemli bir şekilde

sıralanmalıdır.

• Kesinlik; şartnamedeki ifade ve anlatım biçimleri kesinlikle doğru olmalıdır. Kullanılan kelimeler net bir şekilde anlaşılır olmalı, gereksiz kelime ve cümleler kullanılmamalıdır.

• Tutarlılık; doğru cümleler doğru içeriklerde kullanılmalıdır.

• Güncellik; şartnamelerde yazılanlar güncel ve kolayca ulaşılabilir olmalıdır. • Adaletlilik; mal sahibi ile yüklenici firmalar arasında anlaşmazsızlıklara

sebep olacak adeletsiz şartlar oluşturulmamalıdır.

• Gerçekcilik; şartnamelerde belirtilen yöntemler ve malzemeler kolay temin edilebilir ve pratik bir şekilde uygulanabilir olmalıdır.

• Şartnamelerde, durum açıklamaları ile yüklenicilere verilen talimatlar açık bir şekilde birbirinden ayrılmalıdır.

• Sonuç-odaklılık; kaliteli şartnamelerin yazılma amacı, projenin imzalanmış sözleşmeye uygun olarak uygulanması üzerine olmalıdır.

Çizimler, yapım yöneticilerinin ve yüklenicilerin görevlerini yerine getirebilmesi için bir projedeki fiziksel öğelerin ilişkilerini ve sayısal ifadelerini göstermek amacıyla kullanılan dökümanlardır. Kalite çizimler hazırlamak için çizimlerin okunurluğu, baskı kalitesi ve içerdiği bilgi çeşidi ve miktarı geliştirilmelidir. Tasarımcılar hazırladıkları çizimlerde özellikle okunabilirliği arttırmalıdır. Bu nedenle, sadece uygulama için gerekli olan bilgiler dahil edilmeli, gereksiz bilgi ve detaylardan kaçınılmalıdır (Gao ve diğ., 2006).

Gao ve diğerlerinin (2006) yaptığı araştırmanın bulgularına göre, çizim ve şartnamelerde istenilen kaliteye ulaşmak için, dökümanlar hazırlandıktan sonra, yeterli zaman ayırarak tekrar gözden geçirilmeli, hazırlık sürecine teknik ressamlar da dahil edilmeli, tasarımcılar uygulama yöntemleri, malzemeler ve süreçler hakkındaki bilgilerini arttırmalı ve disiplinler arası iletişimi geliştirmelidir.

Bir proje ait tüm çizimler, çizim seti adı verilen dosyalarda toplanmalıdır. Çizimler ana başlıklar altında sınıflandırılmalı ve bu sınıflandırmaya uygun olarak numaralandırılmalıdır. Đyi organize edilmiş çizim setleri bilgiye ulaşımı kolaylaştırmakta, proje koordinasyonunu desteklemekte, bilgi eksikliğinin giderilmesine yardımcı olmakta ve aynı bilginin defalarca tekrarlanmasını engellemektedir.