Mal Sahibinin Etkisi

Josephson ve Hammarlund (1999), yapım projelerindeki hataların ana sebeplerinin mal sahibinin organizasyonundaki durağanlık, mal sahibinin proje kontrolü, kullanıcı katılımı, zaman baskısı, proje organizasyonun nitelikleri, mali baskılar, saha organizasyonuna verilen destek ve işçilerin motivasyonu olduğunu belirtmektedir. Bunlara ek olarak, mal sahibinin yapım yönetim ekibi seçiminde yaptığı hatalar, yapım süreçlerinde talep ettiği değişiklikler ve yüklenicilere yapılan ödemelerdeki gecikmeler, yapım süreçlerini olumsuz yönde etkileyen diğer etkenlerdir.

3.1.1 Proje hazırlama süreci

Bir projeyi gerçekleştirirken birçok mal sahibi sadece kar etmeyi düşünmekte, örgütsel takım dinamizmini anlama sürecine, proje maliyet ve iş programı kontrollerine, tasarım konularına, piyasa etkilerine, sözleşme konularına ve projedeki diğer riskli konulara önem vermemektedir (Bright, 2002).

Đlk olarak, proje amacı, süresi ve bütçesinin belirlenmesi konularında doğru kararlar alarak projeye doğru bir şekilde başlayabilmek için mal sahipleri profesyonel, deneyimli ve bilgili yapım yöneticilerinin desteğine ihtiyaç duymaktadır. Hatalı yapım yönetim ekibi seçimi projenin hem hazırlanma sürecini hem de uygulama

sürecini büyük ölçüde etkilemektedir. Çünkü, yapım yöneticileri projenin bütün evrelerinde mal sahibi bile birlikte bütün işlerin yönetilmesi görevini üstlenmektedirler. Bu yüzden, mal sahiplerinin belirleyeceği yapım yöneticilerinde bütün gereksinimlerini karşılayacak niteliklerin bulunmasına dikkat etmesi gerekmektedir.

Ayrıca, uygun yapım yöneticilerinin seçilmesinden sonra bu ekiplerin çalışmaları mal sahibi tarafından yakından takip edilmelidir. Yapılan tahminler ve planlar doğrultusunda, mal sahibi maddi kaynaklarını ayarlamalı ve proje uygulamasının başlaması için bütün koşulların hazır olduğunu temin etmelidir.

Proje dökümanlarının zamanında ve başarılı bir şekilde bitirilebilmesi için mal sahiplerinin özellikle proje hazırlama sürecinde tasarımcılarla sürekli iletişim içerisinde olması ve birlikte uyumlu bir şekilde çalışması çok önemlidir. Çünkü, mal sahiplerinin tasarım süreçlerine katılmaması yapım işleri sırasında çok fazla değişiklik istemesine, bu da proje sürelerinde gecikmelere ya da maliyet artışlarına sebep olmaktadır. Ayrıca, mal sahibi ile tasarımcı arasındaki kesintisiz iletişim, projenin genel kalitesini etkileyen kritik faktörlerden birisidir.

Tasarımcıların daha iyi çizimler hazırlayamamasının sebeplerinden birisi, çizimleri hazırlamaları için çok kısa zaman aralığı ve az ücret verilmesidir. Fakat, proje yönetimi enstitüsüne göre, bir saatlik süren bir planlama gelişimi ile proje bitirme süresi etkili bir oranda azaltılabilmektedir. Aynı şekilde, daha kaliteli çizimler hazırlanması için daha fazla harcama yapılarak proje maliyeti de azaltılabilmektedir (Gao ve diğ., 2006). Aynı konuda Love ve Edwards (2004a), mal sahibi tarafından yapılan gerçekçi olmayan proje hazırlama süre tayinlerinin sözleşme dökümanlarının eksik ve hatalı olarak hazırlanmasına en büyük etken olduğunu belirtmiştir.

3.1.2 Proje uygulama süreci

Yapım işlerinde, ne kadar önlemler alınırsa alınsın her zaman değişiklik yapılma durumları ile karşılaşılmaktadır. Mal sahibi tarafından istenilen değişiklikler, gerekliliği ve amacı çok fazla sorgulanamayacak olan değişikliklerdir (Gould ve Joyce, 2000). Fakat, yapım süreçlerinde yapılan tasarım değişiklikleri iş planlarını olumsuz yönde etkilemekte, maliyet, süre ve kalite konularında problemler oluşmasına sebep olmaktadır. Tasarım değişikliklerinin özellikle maliyet artışına

etkisi oldukça fazladır. Toplam proje maliyetinde %5–8 oranında bir artışa neden olabilmekte, bu değişikliklerin etkisiyle proje tamamlanma süresinde gecikmeler yaşanabilmektedir (Xiao ve Proverbs, 2003).

Tasarım değişikliklerine sebep olan etkenler; tasarım öncesi saha araştırmalarında yapılan hatalar, uygulama çizimlerindeki eksiklikler, uygulama sırasında karşılaşılan beklenmeyen koşullar, tasarım hataları ya da iş kapsamında yapılmak istenen eklemeler veya azaltmalardır. Özellikle mal sahibinin istediği değişiklikler sık görülmekte, gecikmelere ve proje uygulama süreçlerinde karışıklıklara sebep olmaktadır. Bundan dolayı, hatalar oluşmakta ve hataların düzeltilmesi için yeniden çalışmalar yapılmaktadır. Yeniden çalışma durumlarının etkisiyle de, zaman aşımı, ek kaynak kullanımı, iş programı kaymaları ve kalite azalması gibi sorunlar ortaya çıkmaktadır (Love ve Edwards, 2004a). Değişikliklerin diğer işlerin performansı üzerinde de olumsuz etkileri vardır. Bir kısımda yapılan bir değişiklik, değişiklik yapılmayan başka kısımlarda dolaysız olarak gecikmelere veya hatalara sebep olabilmektedir (Fisk, 1992). Ayrıca, tasarımcıların bilgisi dışında mal sahibi ve yapım yöneticilerinin yapmak istedikleri kapsamlı değişiklikler, tasarım bütünlüğünün bozulmasına neden olarak tasarımcı ile mal sahibi arasında tartışmalara veya anlaşmazsızlıklara yol açabilmektedir.

Uygulama sürecinde, mal sahibi yapım işlerini yakından takip etmelidir. Ancak, uygulamaları gerçekleştiren ekiplere yapım yöntemleri ve malzemelerle ilgili doğrudan müdahaleler yapılmamalıdır. Böyle bir durum uygulamacıların karışıklıklar yaşamasına sebep olacaktır.

Uygulama sürecinde sorunlara neden olabilecek bir diğer etken, yüklenicilere yapılan ödemelerde gecikmelerin yaşanmasıdır. Özellikle büyük projelerde, yükleniciler çok fazla sayıda alt yüklenicilerle çalışmaktadır. Daha önceden belirlenmiş olan zaman aralıklarında yapılan iş miktarlarına göre, mal sahibi yüklenicilere, yükleniciler de alt yüklenicilere ödeme yapmak zorundadır. Bu ödemelerin zamanında yapılmaması firmalar arasında ilişkilerin bozulmasına, kimi zaman işlerin yavaşlatılmasına, çalışanların motivasyonlarının azalmasına ve sonuç olarak daha fazla hatalar yapılmasına sebep olabilmektedir. Ayrıca, önceden sipariş edilmesi gereken bazı malzemelerin ödeme sıkıntısı yüzünden geç temin edilmesi, gecikmelere yol açmaktadır.