TMS ve TFRS Uygulamalarında Karşılaşılan Sorunlar

Estimar os custos em projetos de investimento de TI é uma tarefa fundamental para a avaliação. Essa atividade requer identificar todos os custos

envolvidos no projeto, mesmo aqueles não diretamente desembolsados em função do mesmo. Essa identificação é uma tarefa complexa, por vezes mal compreendida pelos gestores (REMENYI et al., 2000, p. 85) e, dependendo das técnicas usadas, alguns custos tornam-se encobertos e difíceis de identificar (ANANDARAJAN; ANANDARAJAN, 1999, p. 282). No entanto, por mais árdua que seja essa tarefa, mensurar esses custos é essencial para fazer uma avaliação objetiva e quantitativa do projeto.

A literatura apresenta várias taxonomias de custos em projetos de TI. Love, Ghoneim e Irani (2004, p. 316) fazem uma compilação de várias taxonomias e uma delas divide os custos em diretos e indiretos, com estes últimos subdivididos em humanos e organizacionais (REMENYI et al., 2000, p. 86-88; IRANI; EZINGEARD; GRIEVE, 1998, p. 40-42).

Os custos diretos de TI são aqueles que podem ser atribuídos à implementação e operação do projeto, conforme quadro 2.

Classificação de Custos Diretos Exemplos de Custos Diretos

Custos operacionais ambientais Suprimento ininterrupto de energia

Custos de equipamentos Servidores, terminais, equipamentos de backup e impressoras

Custos de softwares Módulos de software, software de banco de dados e software de gerenciamento de rede

Custos de instalação e configuração Consultoria, cabeamento e instalação de equipamentos

Custos “amplos” Custos de operação (energia, aluguel) e material de consumo

Custos de treinamento Curso sobre o uso do sistema

Custos de manutenção Contratos de manutenção do sistema

Quadro 2 - Taxonomia de custos diretos de um projeto segundo Remenyi et al. Fonte: adaptado de REMENYI et al. (2000, p. 89)

Os custos humanos indiretos referem-se àqueles ligados às pessoas que direta ou indiretamente usarão o sistema em análise. Como exemplos de custos humanos indiretos têm-se: gestão de recursos, custos de propriedade, tempo, motivação e treinamento dos colaboradores, esforço e dedicação à gestão e tempo de gerenciamento (REMENYI et al., 2000, p. 90-92).

Os custos indiretos organizacionais ocorrem devido à implantação do sistema e das mudanças organizacionais subseqüentes. Em um primeiro momento, por exemplo, pode ocorrer uma perda de produtividade derivada da curva de aprendizado. Em seguida, podem surgir custos relacionados à resistência à mudança, reestruturação organizacional, deslocamento de recursos organizacionais e outros próprios de cada organização (REMENYI et al., 2000, p. 92-94). Tais circunstâncias e impactos nos custos podem variar entre organizações, porém, independente das ocorrências dessas conseqüências, espera-se que haja um reflexo nos custos.

Discorrendo sobre orçamentos de TI em uma organização, Harris, Herron e Iwanicki (2008, p. 44-46) sugerem a existência de seis categorias de desembolsos com TI, as quais são sumarizadas no quadro 3:

Categoria de Desembolso Observações

Despesas de Pessoal Salários, encargos sociais, benefícios e bônus para todos os colaboradores em tempo integral ou parcial

Serviços Profissionais Serviços de consultoria, terceirizados e outsourcing

Software Aquisição e renovação de licenças e manutenção e atualização de softwares

Hardware

Aquisição de servidores, computadores, notebooks, handhelds, switches, roteadores e demais equipamentos necessários às atividades de TI

Despesas de Viagem Despesas com viagem e estadia são comuns em organizações que mantêm estruturas físicas dispersas

Comunicação, Suprimentos e Outras

Desembolsos com comunicações (voz e dados) e compras de suprimentos para uso nas atividades de TI

Quadro 3 - Categorias de Desembolsos com TI Segundo Harris, Herron e Iwanicki Fonte: adaptado de HARRIS; HERRON; IWANICKI (2008, p. 44-46)

Rolland e Maghroori (1999, p. 277) consideram os custos relacionados aos projetos de TI como uma combinação de fatores tangíveis e intangíveis, cuja classificação se apresenta em custos de recursos humanos, equipamentos e produtividade, além do investimento de capital. Os custos relacionados aos recursos humanos são normalmente ligados às funções de contratação, treinamento e dispensa de pessoal, mesmo considerando atividades com terceirizados. Aparentemente, segundo os autores, tal categoria apresentou substancial aumento nos últimos anos, pela valorização do trabalho intelectual dos colaboradores.

Os custos de equipamentos relacionam-se à manutenção do hardware necessário para as soluções. Essas, cada vez mais, demandam equipamentos sofisticados e diversos, tais como, por exemplo, computadores móveis, celulares com capacidade de processamento e equipamentos específicos de telemetria e captura de dados.

Os custos de produtividade decorrem de uma queda momentânea no desempenho operacional, inerente aos esforços direcionados à implementação da solução, ao processo de mudança e à curva de aprendizagem própria da implantação de novas tecnologias. Estes fatores conduzem a questões também relacionadas à aceitação e ao uso de novas tecnologias no ambiente organizacional.

Em uma pesquisa conduzida com sistemas do tipo cliente/servidor, Anandarajan e Anandarajan (1999, p. 284-286) apontam a existência de custos escondidos, devido à dificuldade de identificá-los e mensurá-los adequadamente. Tais custos podem ser classificados de duas maneiras: tecnológicos e não- tecnológicos.

Os custos escondidos tecnológicos são relacionados à parte técnica do projeto, tais como: treinamento técnico, existência de múltiplos sistemas integrados, requerimentos de segurança e backup, licenças de softwares e bancos de dados, falhas de conexão e quedas no sistema. Os não-tecnológicos são relacionados fundamentalmente à mão-de-obra e à necessidade de pessoal para executar atividades de planejamento e manutenção do sistema, por exemplo.

As fontes de informações para determinar os custos do projeto de TI são fundamentais. Algumas informações são obtidas junto aos participantes do projeto (fornecedores, contratados, consultores, etc.). Outras decorrem da verificação dos recursos disponibilizados pela equipe interna (análise de requisitos, confecção do projeto e desenvolvimento). “Independente das abordagens para estimar custos,

elas devem ser feitas com considerável cuidado, pois estão sujeitas a erros”

Três estratégias para redução de custos em sistemas de informação são propostas por Remenyi et al. (2000, p. 102-104). A primeira é terceirizar totalmente ou parcialmente os sistemas, mantendo cuidado na gestão dos contratos e na terceirização de sistemas estratégicos. A segunda é proceder com um rightsizing ou um downsizing parcial ou total dos sistemas, passando, por exemplo, de uma estrutura de mainframes para máquinas de menor porte ou ajustando a capacidade de processamento das soluções para as reais necessidades da organização. A última estratégia é “ceifar” a TI, mantendo o legado pelo maior período de tempo possível e evitando custos atuais incrementais. Essa última estratégia, em curto prazo, pode proporcionar melhores resultados. Porém, em longo prazo, pode comprometer a empresa devido à defasagem tecnológica e à necessidade de maiores investimentos na tentativa de recuperar o tempo perdido.

Outro aspecto relacionado aos custos é o seu perfil, que mudou com o passar dos anos e os elementos mais substanciais sofreram mudanças. “À medida

que os gastos com hardware continuam a cair, custos relacionados a pessoal e à organização estão aumentando” (REMENYI et al., 2000, p. 88, tradução nossa). O

crescente aumento da sofisticação e complexidade das aplicações necessárias ao suporte das atividades das organizações leva a um maior desembolso para remunerar o capital intelectual necessário à operacionalização dos projetos de TI.

Alguns custos, no entanto, não são relacionados apenas a um projeto de investimento. “Pode ser difícil alocar custos a projetos específicos quando um

produto será usado por toda a organização, tal como o caso de um banco de dados corporativo ou a instalação de uma rede de telecomunicação“ (REMENYI et al.,

2000, p. 28, tradução nossa).