Defterler ve Belgeler ile İlgili Yenilikler

Yeni Türk Ticaret Kanunu’nda tüm tacirlerin temel defterler olan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defterini tutmak zorunda oldukları belirtilmiş ayrıca ticari defter kavramı genişletilerek pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul müzakere ve toplantı defteri gibi muhasebeyle ilgili olmayan defterler de ticari defter kapsamına alınmıştır (TTK, 64). Buradaki amaç muhasebe ile ilgili olmasa da, ilgi gruplarının şirketle ilgili daha ayrıntılı bilgilere sahip olmasını sağlamaktır. Bu defterlerden pay defteri ile genel kurul müzakere ve toplantı defteri anonim ve limited şirketler için tutulması zorunlu iken,yönetim kurulu karar defteri sadece anonim şirketler için zorunlu tutulmuştur.

Pay defteri, anonim ve limited şirketin pay durumunu gösterir ve bu konuda şirket ile üçüncü kişilere gerekli bilgileri verir. Pay defterini tutmak anonim şirketlerde yönetim kurulunun, limited şirketlerde ise müdürlerin görevleri arasında sayılmıştır. Pay defterine 6762 sayılı eski TTK’da da yer verilmekle birlikte pay defteri yeni TTK’da eski TTK’ya kıyasla belirgin bir şekilde vurgulanmış,pay defterine yapılacak kayıtların kapsamı genişletilmiş ve bu defterin hiç yahut kanuna uygun surette tutulmaması durumunda cezaî sorumluluk hükümleri getirilmiştir. Pay defterine anonim şirketlerde; senede bağlanmamış pay ve nama yazılı pay senedi sahipleri, intifa hakkı sahipleri, ad, soyad, unvan ve adresleri kaydedilir ve böylece şirket, kaydın yapıldığını pay senedine işaret eder. Payın usulüne uygun olarak devredildiği veya üzerinde intifa hakkı kurulduğu ispat edilmediği sürece, devralan ve intifa hakkı sahibi pay defterine yazılamaz. Şirketle ilişkilerde, sadece pay defterinde kayıtlı bulunan kimse pay sahibi ve intifa hakkı sahibi olarak kabul edilir.

Diğer yandan, yeni TTK’da pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketler de dikkate alınmış ve Merkezî Kayıt Kuruluşu tarafından kayden takibi yapılan nama yazılı paylara ilişkin Sermaye Piyasası Kanunu hükümleri ile ilgili diğer düzenlemeler saklı tutulmuştur (TTK, 449). Şirket, iktisap edenin yanlış beyanı sonucu pay defterine yapılan kaydı, ilgililerin görüşlerini alarak silebilir. Söz konusu kişilere, silinmeye ilişkin yazılı bilgi derhâl verilir (TTK, 449). Limited şirketlerde yeni TTK’ya göre esas sermaye paylarını içeren bir pay defteri tutarlar. Ortakların, adları, adresleri, her ortağın sahip olduğu esas sermaye payının sayısı, esas sermaye paylarının devirleri ve geçişleri itibarî değerleri, grupları ve esas sermaye payları üzerindeki intifa ve rehin hakları, sahiplerinin adları ve adresleri bu deftere yazılmak zorundadır. Yeni TTK’nın şirket ortaklarına vermiş olduğu pay defterini inceleme hakkı ile ortaklar pay defterini inceleyebilir (TTK, 594).

Yeni TTK ile ticari defter olma özelliğini kazanan bir diğer defter olan yönetim kurulu karar defteri ise, anonim şirketlerde yönetim kurulunun şirket yönetimiyle ilgili olarak aldığı kararların yazılacağı defterdir. Yönetim kurulu karar defterinde yer alması gereken asgari unsurlar; karar tarihi, karar sayısı, toplantıda hazır bulananlar, kararın içeriği ve üyelerin imzalarıdır (TTK, 390). Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, tüzel kişi tacirlerin genel kurul toplantılarında görüşülen hususların ve alınan kararların kaydedildiği defterdir. Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, şirket genel kurul toplantısı yapılırken genel kurulda sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler, alınan kararlar deftere işlenerek düzenlenebileceği gibi hazırlanan toplantı tutanağının deftere yapıştırılması şeklinde de tutulabilir. Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dâhil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır.

Yeni TTK’nın 64. maddesinin üçüncü fıkrasına göre, ticarî defterler, açılış ve kapanışlarında noter tarafından onaylanır. Bu doğrultuda yeni TTK’ya göre birer ticari defter olan pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul müzakere ve toplantı defterinin de açılış tasdiğine tabi tutulması gerekmektedir. Kapanış onayları, ticari defterlerden sadece yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defteri

için geçerlidir. Açılış onayları ise tüm ticari defterler için zorunlu tutulmuştur. Kapanış onayı yevmiye defteri için izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defteri için ise özel hesap dönemine sahip olan anonim şirketlerde izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar, normal hesap dönemleri için ise ocak ayı sonuna kadardır. Şirketlerin kuruluşunda defterlerin açılışı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da onaylanabilir. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hallerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır. Türkiye Muhasebe Standartlarına göre elektronik ortamda veya dosyalama suretiyle tutulan defterlerin açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları ile bu defterlerin nasıl tutulacağı Sanayi ve Ticaret Bakanlığınca bir tebliğle belirlenir (TTK, 64).

Yeni Türk Ticaret Kanununun 65. maddesinde belirtildiği üzere, defterler ve gerekli diğer kayıtların, olgu ve işlemleri saptayan belgelerin dosyalanması şeklinde veya veri taşıyıcıları aracılığıyla tutulabilmesi mümkündür. Bu madde ile defterlerin elektronik ortamda tutulmasına da imkân sağlanmıştır. Türkiye Muhasebe Standartlarına göre elektronik ortamda veya dosyalama suretiyle tutulan defterlerin açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları ile bu defterlerin nasıl tutulacağı ise Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca çıkarılacak bir tebliğle belirlenecektir. Defter ve belgelerin saklanması konusunda da farklılık getiren yeni TTK, defter ve belgeler fiziki olarak saklanabileceği gibi elektronik ortamda da saklanabileceğini hüküm altına almıştır (TTK, 65).

Defter ve belgelere ilişkin olarak getirilen bir diğer önemli değişiklik olan e- fatura ve e-defter uygulaması, 421 Seri No’lu “Vergi Usul Kanunu Tebliği” ile düzenlemeye konu olmuştur. Bu düzenleme uyarınca, madeni yağ lisansı sahipleri ile kolalı gazoz, alkollü içecek ve tütün ürünlerini imal, inşa ve ithal eden mükellef gruplarına ve bunlardan mal alan bazı mükelleflere e-fatura ve e-defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir. Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olan şirketler ve Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları (kolalı gazoz, tütün ürünleri veya alkollü (içecek) imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olan şirketlerde (Resmi Gazete, 28497) yine bu

tebliğ uyarınca zorunlu olarak e-fatura ve e-defter uygulamasına tabi olan şirketler arasında gösterilmiştir.

Defter tutma yükümlülüğünü kanunun 64/1 maddesinde belirtildiği şekilde yerine getirmeyenler; ticari defterlerin açılış ve kapanış onaylarını kanunun 64/3 maddesine uygun olarak yaptırmayanlar; defterleri 65’inci maddeye uygun olarak tutmayanlar; hileli envanter çıkaranlar 200 günden az olmamak üzere adli para cezası ile cezalandırılırlar. Kanunun 88. maddesi uyarınca, gerçek ve tüzel kişiler gerek ticari defterlerini tutarken, gerek münferit ve konsolide finansal tablolarını düzenlerken, Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu tarafından yayımlanan, Türkiye Muhasebe Standartlarına, kavramsal çerçevede yer alan muhasebe ilkelerine ve bunların ayrılmaz parçası olan yorumlara aynen uymak ve bunları uygulamak zorundadırlar. Bu zorunluluğa aykırı hareket edenler yüz günden üç yüz güne kadar adli para cezası ile cezalandırılırlar (TTK, 562).