O fluxo de informações proposto é baseado em estudo direcionado aos desastres naturais de níveis de intensidade I e II em áreas urbanas onde a administração se dá localmente pela própria Comissão Municipal de Defesa Civil (COMDEC). No entanto, o fluxo de informações desenvolvido é bastante flexível e poderá ser adaptado ou melhorado para atender a outros níveis de desastres naturais ou até mesmo a outros tipos de desastres, levando-se em conta as especificidades de cada situação no diagnóstico das necessidades informacionais.
O fluxo de informações apresentado na Figura 10 foi desenvolvido a partir do estudo de modelos de representação do fluxo de informações, propostos por autores como Beuren (2000) e Beal (2004).
No fluxo de informações apresentado o que se busca é a partir das necessidades de informações diagnosticadas fluir para as fontes de informações intentando supri-las, proceder tratamento das informações colhidas e analisá-las. A informação tida como útil para determinadas as ações é então armazenada para disponibilização quando requisitada e aquelas informações consideradas sem utilidade, após atualização, são descartadas visando o não acúmulo.
É preciso ponderar aqui que o fluxo de informações deve proporcionar atualização das informações entre outras coisas, assim, informações úteis num determinado momento, podem não mais serem úteis posteriormente.
Mapeamento Infraestrutura Instalações disponíveis Fontes de informações Secretarias Municipais Setor Privado Tratamento Classificação das informações obtidas Organização das informações Armazenamento em base de dados Necessidades de informações Terceiro Setor População Recursos Atores envolvidos Organizações Militares
Concessionárias Política de seleção
Descarte Uso Disseminação – Plano de Contingências FIM FIM REALIMENTAÇÃO INÍCIO
Figura 10: Fluxo de informações para a preparação da resposta aos desastres naturais
Com base nas etapas pelas quais as informações passam a serem transmitidas por um fluxo de informações, foram identificadas como fundamentais para a finalidade proposta por essa pesquisa as etapas de: (a) identificação das necessidades informacionais; (b) identificação das fontes de informações; (c) tratamento da informação; (d) armazenamento; (e) descarte; (f) disseminação da informação; e (g) uso da informação. Cada uma das etapas presentes no fluxo de informações será descrita a seguir.
Com relação às necessidades de informações, essa pesquisa identificou seis grupos de informações principais, considerando as atividades logísticas que dão suporte
as ações de resposta, e uma adequação dessas aos eixos de atuação da Defesa Civil em nível local, são eles:
Mapeamento: envolve o mapa do município com seus bairros, áreas verdes e rede fluvial e ainda as vias de circulação e acesso;
Infraestrutura: diz respeito a dois tipos de infraestrutura, a identificação da infraestrutura de imóveis do município conforme suas finalidades (residencial, comercial, empresarial, público) e a identificação da infraestrutura de serviços básicos (água potável e esgoto, energia, comunicação);
Instalações: identifica imóveis que podem ser requisitados para a formação de centrais diversas (abrigos provisórios, armazenagem de suprimentos, pontos de distribuição, etc.);
População: envolvem as características das populações instaladas em áreas de risco específicas (sexo, faixa etária, saúde, ocupação, necessidades especiais); Recursos: vão desde recursos financeiros, veículos e equipamentos até
suprimentos diversos (alimento, roupas, produtos de higiene e limpeza entre outros); e
Atores envolvidos: organizações dos diversos setores que atuam em parceria com a Defesa Civil nos diversos eixos de atuação.
A identificação dessas necessidades informacionais inicia ou reinicia o fluxo de informações conforme o momento, de atualização de rotina das informações ou de atualização por relatórios do uso das informações realizado após a ocorrência de desastres naturais.
Cada uma das necessidades informacionais identificadas, além de abranger uma gama de informações relacionadas, envolvem a área de atuação de diversos atores envolvidos na administração de desastres. Todos esses atores se configuram como fontes de informações, a seleção dessas fontes ocorre conforme a identificação das informações necessárias e segundo a área de atuação de cada ator. Para o desenho do fluxo de informações eles foram agrupados em:
Base de dados da própria Defesa Civil;
Secretarias Municipais: Secretaria de Planejamento Urbano, Secretaria de Obras, Secretaria de Serviços, Secretaria de Finanças, Secretaria de Assistência Social, Secretaria de Saúde;
Organizações Militares: Corpo de Bombeiros, Polícia Militar;
Concessionárias: empresas de água e esgoto, empresas de energia elétrica, empresas de telecomunicações;
Setor Privado: empresas da área de alimentos, empresas da área hospitalar e de medicamentos, empresas da área de comunicações em geral, empresas de combustíveis, entre outras; e
Terceiro Setor: Fundos de Solidariedade, Movimentos Religiosos, ONGs, Instituições Filantrópicas, etc.
O tratamento da informação diz respeito a: (a) processos de classificação da informação obtida de forma a estruturá-las e padronizá-las; (b) organização quanto aos eixos de atuação a que serão úteis; e (c) política de seleção, definição da melhor maneira de integrá-las relacionando-as aos eixos de forma sintetizada. A finalidade nessa etapa é adaptar as informações aos usuários de forma padronizada e com nível de detalhamento adequado a sua utilização imediata.
Após o tratamento as informações podem seguir por dois caminhos diferentes. A informação, considerada não útil para a atuação da Defesa Civil ou obsoleta, é descartada visando economizar recursos e melhorar a localização e visibilidade das informações úteis. Esse descarte deve obedecer as normas legais, as políticas operacionais e as exigências internas. Esse processo encerra o fluxo para as informações descartadas.
A informação considerada útil é armazenada em períodos de normalidade, ou seja, quando não há iminência de ocorrência de desastres naturais. O armazenamento deve conservar as informações para usos futuros, preservar cópias e estabelecer planos de continuidade através de atualização. Essas informações deverão compor a base de dados da Defesa Civil local.
A base de dados da Defesa Civil congrega as informações colhidas e tratadas de acordo com as necessidades informacionais diagnosticadas. Constitui uma fonte de informações importante, que realimenta o fluxo de informações na fase de preparação para desastres naturais, é também de onde as informações são disponibilizadas e disseminadas quando requisitadas. Na ocorrência de um desastre natural, o administrador de desastres, pode acessar essa base de dados, e ter disponibilizadas as informações necessárias que o auxiliarão no início das ações de respostas.
Ainda na fase de preparação para os desastres naturais as informações da base de dados devem ser disseminadas através do Plano de Contingências (PC), instrumento que congrega as informações necessárias, para as ações de resposta, aos possíveis desastres relacionados a cada área de risco. Essa disseminação deve alcançar não apenas a Defesa Civil, mas também as instituições parceiras.
A última etapa do fluxo de informações é o uso das informações disponibilizadas. Imediatamente após a ocorrência de um desastre natural, as informações disponíveis e/ou disseminadas através do PC são então utilizadas para o desencadeamento das ações de resposta ao desastre, proporcionando a redução do tempo para o início das ações de resposta ao eliminar a fase de coleta de informações básicas para o início das ações.
Após essa utilização, deverão ser elaborados relatórios, que proporcionaram uma realimentação quanto à atualização das informações necessárias que possam ser diagnosticadas após a ocorrência de um desastre natural, que melhorem o preparo para um possível novo desastre que venha a ocorrer. Dessa forma a etapa de uso da informação representa o final do fluxo informacional e ao mesmo tempo um reinício desse fluxo.