Stratejik Yaklaşımlar

Stratejik yaklaşımda, geleneksel yöntemlerde olduğu gibi bir hile belirtisi görüldükten sonra harekete geçilmemektedir. Hile varsa, bir an önce ortaya çıkartıp, olası zararı en aza indirme hedeflenmektedir. Bu amaçla hilenin ortaya çıkmasının beklenmesi yerine, belirli bir sistematik yaklaşımla, olası belirtilerin olup olmadığı yönünde aktif bir yol izlenmektedir.

Stratejik yaklaşımla hilelerin ortaya çıkartılması çalışmaları aşağıda sıralanan sekiz aşamadan oluşmaktadır:

- İşletmenin Tanınması,

- İşletmede Var Olabilecek Olası Hilelerin Tanımlanması, - Her Tür Hile İçin Olası Hile Belirtilerinin Dosyalanması, - Belirtiler Hakkında Veri Toplamada Teknolojinin Kullanımı, - Sonuçları Analiz Etme ve Sadeleştirme,

- Belirtileri Araştırma, - Döngüyü İzleme,

- Ortaya Çıkartma Prosedürlerini Otomatikleştirmedir.

213

Türkyener, C. Mustafa, “Benford Yasası ve Mali Denetimde Kullanımı” http://dergi.sayistay.gov.tr/icerik/der64m5.pdf.

4.2.2.1. İşletmenin Tanınması

Stratejik ortaya çıkartma yaklaşımında süreç, işletmenin veya bir biriminin tam olarak tanınması ile başlamaktadır. Her işletme ortamı doğal olarak farklı olduğundan, hilenin ortaya çıkartılmasında farklı ortaya çıkartma prosedürleri uygulanmalıdır. Her işletme veya işletme birimine farklı incelemeler veya soruşturmalar yapılması gerektiğinden, bu birimlerin öncelikle iyi tanınması ve anlaşılması gerekmektedir. İşletmenin tanınması, stratejik ortaya çıkartma sürecinin temelini oluşturmaktadır. Bir işletmenin tanınması için başlıca çalışmalar aşağıdaki gibi sıralanmıştır:214

- Ortaya çıkartma ekibine, işletmeyi iyi tanıyan bir çalışan alınır. - İşletmenin tüm birimleri ayrıntılı bir biçimde gezilir ve tanınır. - Sektördeki rekabet süreci ile ilgili bilgi toplanır. Eğer mümkünse rakiplerin çalışma tarzları hakkında bilgi edinilir.

- Kilit çalışanlarla görüşmeler yapılır.

- Mali tablolar ve diğer önemli belgeler analiz edilir. - Güvenlik personeli ve denetçilerle çalışılır.

4.2.2.2. İşletmede Var Olabilecek Olası Hilelerin Tanımlanması

Hile incelemesi yapan kişi ya da ekip, işletmeyi tam olarak tanıdıktan sonra olası hileleri tanımlamaya başlar. Hile tanımlama süreci, işletmeyi alt işlevlere veya bölümlere ayırma işlemi ile başlar. Bu bölümleme, işletmenin her birimine odaklanmaya yardımcı olur. Örneğin, denetçi doğrudan işletmenin tahsilatlarına veya satın alma işlevine yönelebilir. Bu aşamada ilgili birim araştırılmaya başlanır.

Araştırmalar sırasında aşağıdaki sorulara yer verilir;215

- Çalışanlar kimdir, ne tür satıcı ve müşteri vardır. İşletme içi veya dışı iletişim nasıl olmaktadır?

- Bu bölümde ne tür hile veya hileler yapılabilir?

214

Bozkurt, Necat a.g.e. s.175–176. 215

- Çalışanlar veya yöneticiler hile yapmak için ne şekilde hareket edebilirler?

- Satıcı veya müşteriler işletmeye karşı nasıl hile yapabilirler? - Satıcı veya müşteriler hile yapmak amacıyla çalışanlarla nasıl işbirliğine girebilirler?

Yukarıdaki çalışmalar sonucunda olası hileler ile ilgili bir liste çıkartılır.

4.2.2.3. Her Tür Hile İçin Olası Hile Belirtilerinin Dosyalanması

Bu bölümde öncelikle hile belirtileri gözlenir. Burada her hile belirtisinin kesin bir hile eylemini içermeyeceği de unutulmamalıdır. Örneğin, bir dönemde alacak hesaplarının olağanüstü artış göstermesi, bir hile belirtisi olarak görülmektedir. Ancak bu artış, işletmenin önemli bir müşterisinin ödeme güçlüğüne düşmesinden dolayı olmuş olabileceği de göz ardı edilmeyecektir.

Stratejik yaklaşımın bu aşamasında, hile belirtileri sınıflandırılarak bir dosya oluşturulur. Örneğin, satıcılardan rüşvet alma hilesi ile ilgili bir sınıflandırma yapılarak dosya oluşturulması gibi.216

4.2.2.4. Belirtiler Hakkında Veri Toplamada Teknolojinin Kullanımı

Bir belirti tanımlandığında ve belirli bir hile ile ilişkisi kurulduktan sonra, destek verinin işletme veritabanından veya diğer kaynaklardan alınması gerekmektedir. Bu nedenle işletmenin veritabanında etkili bir sorgulama yapabilmek için, inceleme ekibinde veritabanı ilkelerinden ve teknolojisinden anlayan ve de hile bilgisi olan bir kişinin bulunması gerekmektedir. Genellikle işletmenin veritabanındaki bilgilere erişmede ve gerekli dönüşümleri yapmada bu teknik eleman önemli bir yer tutmaktadır.217

4.2.2.5. Sonuçları Analiz Etme ve Sadeleştirme

İlgili veriler alındıktan sonra, sıra analiz ve sadeleştirme aşamasına gelmektedir. Programların içinde önceden hazır olan çeşitli model ve

216

Bozkurt, Necat a.g.e. s.176. 217

makrolar ile kayıtlar incelenir ve ortaya çıkan anormallikler ve bilinmeyen değerler araştırmacı tarafından analiz edilir.

İncelemeler sırasında çoğunlukla zaman serisi analizleri kullanılmaktadır. Bunun nedeni, hilenin çoğunlukla ilgili verilerde zaman içerisindeki değişmelere bakılarak ortaya çıkartılmasından dolayıdır. Verilerde zaman içerisinde oluşan keskin ve beklenmeyen artma ve azalmalar çoğunlukla hile habercisi olarak kabul edilmektedir.

Geleneksel yöntemlerde veriyi toplama ve analiz etmede zaman ve maliyet unsuru ön plana çıkarken, teknolojinin etkili bir biçimde kullanımı ile bu sorunlar ortadan kalkmaktadır.218

4.2.2.6. Belirtileri Araştırma

Anormallikler dikkati çekip, hile belirtisi olarak kabul edildikten sonra, geleneksel veya teknoloji temelli yaklaşımlar ile incelenir. Yapılan araştırmalar, teknoloji temelli yaklaşımların, geleneksel yaklaşımlara göre daha anlamlı sonuçlar verdiğini göstermektedir.219

4.2.2.7. Döngüyü İzleme

Hile incelemesi yapan kimse, tanımlanmış tüm belirtileri izlemek durumundadır. Bu süreçte hileyi bulmak birincil amaç iken, bunun yanında iç kontrol zayıflıkları, etkin olmayan sistemler, belgelenmemiş politikalar ve veri hatalarına da dikkat edilmektedir. Karşılaşılan bu anormalliklerin düzeltilmesi veya ortadan kaldırılması, işletmedeki süreçleri daha etkili konuma getirmektedir. Bütün bunlar, gelecekte yapılabilecek hilelerde, hilekarın cesaretinin kırılmasına neden olabilmektedir.

Ayrıca döngü tamamlandığında, ortaya çıkan sonuçlar, denetçilere, yöneticilere ve araştırmacılara işletmenin tanınması ve hile türleri konusunda sağlıklı bilgiler vermektedir. Bu bilgiler sisteme tekrar girmekte ve stratejik

218

Bozkurt, Necat a.g.e. s.177 219

ortaya çıkartma süreci daha güçlü ve etkili olarak yeniden çalışmaya başlamaktadır.220

4.2.2.8. Ortaya Çıkartma Prosedürlerini Otomatikleştirme

Ortaya çıkartma süreci bilgisayar aracılığı ile yürütüldüğünden daha sonra tekrarlanan çalışmalar öncekilere göre daha hızlı olmaktadır. Bunun nedeni analizlerin, algoritmaların ve modellerin programlanmış biçimde hazır olmasındandır.

Tüm bunların yanında, ortaya çıkartma ölçüleri belirli zamanlarda otomatik olarak çalıştırılmakta ve dikkati çeken olumsuzlukların ilgili görevliye gitmesi sağlanmaktadır.

Sonuç olarak, teknoloji destekli ortaya çıkartma yaklaşımlarının, geleneksel yöntemlere göre birçok açıdan üstünlüğü bulunmaktadır. Olumsuzluk açısından iki ana noktada söylenebilecek bir şeyler bulunmaktadır. Bu gibi yaklaşımların başlangıç yatırımları daha fazla olmakta, ancak ilerleyen zamanda bu maliyetin etkisi azalmaktadır. Bu tür yaklaşımlarda kullanılabilecek programların öğrenilmesi ve pratik olarak kullanımı zaman almaktadır. Ancak öğrenme sonrası, sağladığı zaman ve maliyet tasarrufu, başlangıçtaki olumsuzlukları ortadan kaldırmaktadır. 221