Strateji Yönetim Bilgi Sistemi (SYBS)

Yasa düzenlemeler ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu kapsamında kamu idarelerinin beĢ yıllık amaç ve hedeflerinin ve bu hedeflere ulaĢabilmek için belirlenen kaynak ve stratejilerin belirlendiği stratejik planların hazırlanması gerektiğini bir önceki baĢlıklarda açıklanmıĢtır. Böylelikle Stratejik

planların yıllık dilimlerini oluĢturan, cari yılı ilgilendiren performans hedeflerine ulaĢmak için yıllık performans programlarının hazırlanması süreci baĢlamıĢtır. Performans programları kurumun bütçesi ile stratejik planı arasındaki bağı kurmaktadır. Yıllık hazırlanan performans programlarında, taahhüt de bulunulan iĢlerin ne oranda gerçekleĢtirildiği, bu iĢler için ne kadar kaynak harcandığını ölçmek için kurum faaliyet raporu hazırlanmaktadır.

Yönetim ve bütçe anlamında kamu kurumlarını ayırdığımızda ve bunlar içinde mahalli idareleri baz aldığımızda Stratejik Plan, Performans Programı, Faaliyet Raporlarının hazırlandığı otomasyon sistemlerinin mevcut olmadığını, çalıĢmaların manuel yapıldığını görmekteyiz. Bu doğrultuda hizmet etmesi için strateji yönetim bilgi sistemi geliĢtirilmiĢtir.

Bu sitemin geliĢtirilmesine yönelik çalıĢmalar 01.01.2016 tarihinde baĢlamıĢ olup 31.12.2018 tarihinde %100 oranında tamamlanması planlanmaktadır. Projenin bütçesi kurumun öz kaynakları kullanılarak karĢılanmaktadır, projenin yaklaĢık bütçesi 200.000,00 TL tutarındadır. 2017 yılsonu itibari ile projenin tamamlanma oranı %85 tir.

Strateji Yönetim Bilgi Sistemi ile, kurumun beĢ yıllık stratejik planı doğrultusunda amaç ve hedefleri belirlemek, belirlenen amaç ve hedeflere ulaĢmak için yıllık hazırlanan performans programlarında performans hedefleri, faaliyet projeler ve göstergeler belirlemek 3 aylık periyotlar ile gösterge gerçekleĢmelerini izleyerek faaliyet raporu oluĢturulmaktadır.

Faaliyet raporlarında yıl içinde gerçekleĢtirilen hedeflerin performans baĢarı düzeyleri ve hedef kontrol durumlarının ölçümü yapılmaktadır, baĢarısız çıkan hedefler üst yönetime bildirilmektedir, bu Ģekilde bir sonraki yılda baĢarısızlığın nedenleri araĢtırılmakta ve gerekli tedbirler alınmaktadır.

Bunun yanında; Yapılan çalıĢmalarla ilgili istatistiki raporlamalar otomatik ve hatasız bir Ģekilde çekilebilmektedir. Geriye dönük veri arĢivinin oluĢması sağlanarak bilgi kayıplarının önüne geçilmektedir,

Kamu kaynaklarının daha etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde elde edilmesi ve kullanılmasının sağlanması,

Karar alma süreçlerinde istatistiksel analiz yöntemlerinin daha yaygın kullanılmasını sağlamak,

Elektronik belge kullanımının artmasına bağlı olarak kâğıt kullanımının ve ortaya çıkan maliyetlerin azaltılması,

Süreçlere iliĢkin otomasyon düzeyinin artması ve buna bağlı olarak mevcut insan kaynağının daha verimli alanlarda değerlendirilmesinin sağlanması,

Ġç ve dıĢ denetim faaliyetlerinde bilgisayar destekli denetim teknikleri kullanımının arttırılması sağlanmaktadır.

Sistem ile kurumsal baĢarı karnesi değerlendirmesi yapılmaktadır, böylece kurum kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde elde edilmesi ve kullanılması ile kurumsal geliĢimin önü açılmaktadır.

6.7.1 Projenin katkısı

Strateji Yönetim Bilgi Sistemi ile ilgili mevzuatlar doğrultusunda kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde elde edilmesi ve kullanılması, üst yönetici tarafından ilgili organlara sunulan raporların Ģeffaf ve hesap verilebilirliğe uygun olması, kurumun mali ve mali olmayan iĢlemlerinin iç denetime ve dıĢ denetime uygun olacak Ģekilde hazırlanmaktadır.

Bu anlamda kurumsal geliĢim kültürüne katkı sağlaması, belediyeciliğin yeni kamu mali yönetim anlayıĢına uyumu yönünde önemli aĢamalar kat etmesi hedeflenmektedir.

Belediye tarafından vatandaĢa sunulan hizmetlerin yıllık bazda ölçme ve değerlendirmesinin yapılması, ilçeye yapılan hizmetlerin istatistik ve gerçekleĢme düzeylerinin program üzerinden ölçülmesi hizmet kalitesini arttırmaktadır ve belediye bütçesinin daha etkin kullanılarak vatandaĢa ve ilçeye daha iyi ve kaliteli hizmet sunulmasını sağlamaktadır.

Strateji Yönetim Bilgi Sistemi mevzuatlar çerçevesinde yapılacak olan denetimlere uygun sonuçlar verecek rapor formatları esas alınarak tasarlanmıĢtır.

Bu anlamda tüm belediyelerin ihtiyacına cevap verecek bir program olma özelliği taĢımaktadır. Bu otomasyon yönetim sisteminin Küçükçekmece Belediyesine kazandırdıkları;

Zaman yönetimi, maliyet yönetimi, insan kaynakları yönetimi, sağlıklı veri arĢivi yönetimi, Ģeffaflık ve hesap verilebilirlik, süreç yönetimi, etkin performans yönetimi, teknolojiye uyumluluk, koordinasyon, denetlenebilirlik, mevzuata uyumluluk, anlık raporlama, istatistiksel veriler, geri bildirim, güvenli bilgi.

Kolay kullanıma sahip ara yüzü ile alanında özgün, öncü olan bu bilgi yönetim sisteminin diğer belediyelerde de kullanılması stratejik planlama alanında baĢarılı çalıĢmalar oluĢmasına katkıda bulunacaktır (Küçükçekmece Belediyesi Proje BaĢvuru Kayıtları, 2017).

6.7.2. Projenin ĠĢlevselliği

Bu proje, kamu kurumlarına stratejik planlama, performans esaslı bütçeleme ve üst yöneticilerin hesap verme sorumluluğu gereği, faaliyet raporlarının hazırlanabileceği bilgi yönetim otomasyon sisteminin olmayıĢından dolayı geliĢtirilmiĢtir.

Küçükçekmece Belediyesi Strateji GeliĢtirme Müdürlüğü tarafından yapılan araĢtırmalar neticesinde yerel yönetimler ile özel sektörde bu tarz çalıĢmaların yürütülmediği, gerekli mevzuatların istemiĢ olduğu raporlama ve istatistiki çalıĢmaların hazırlanabildiği bir otomasyon bilgi yönetim sisteminin olmadığı tespit edilmiĢtir.

Küçükçekmece Belediyesi‟nde ilgili birimle yapılan görüĢme sonucunda her yılsonu hazırlamak zorunda oldukları faaliyet raporları ile performans programları çalıĢmalarında yazılım olmadan baĢarıya ulaĢmanın mümkün olmadığı ifade edilmiĢtir. Strateji GeliĢtirme Müdürlüğü tarafından tüm müdürlüklerin koordine edildiği bu süreçte her birimden manuel olarak verilerin alınıp, saklanması ve tasarımının yapılması süreci oldukça sıkıntı yaratmaktadır. Bu tarzdaki sıkıntı ve problemleri sadece stratejik plan hazırlık sürecinde yaĢamadıklarını, her yılsonu faaliyet raporu çalıĢmalarında ve performans programı sürecinde yaĢadıklarını ifade etmiĢlerdir (Küçükçekmece Belediyesi Proje BaĢvuru Kayıtları, 2017).

Projenin aktif ve iĢlevsel olarak kullanıldığı konu baĢlıkları aĢağıda verilmiĢtir:

6.7.2.1 Performans programı

Uzun vadede belirlenen hedeflerin yıllık ölçekte planlanması ya da yeni hedefler eklenmesi ile üst yöneticinin müdürlük bazlı hedeflerin takibini yaparak baĢarısını

ölçerek müdahale edilebilir olması sayesinde hata payının en aza indirgenmesi sağlanmaktadır.

6.7.2.2 Performans izleme

Performans programında belirlenen hedeflerin 3 aylık periyodlarla gerçekleĢen değerleri izlenerek denetimi yapılmaktadır. Gösterge gerçekleĢme oranları sistem tarafından hesaplanarak kurumsal baĢarı karnesi oluĢturulmaktadır. Bu kapsamda oluĢturulan “BaĢkan Ekranları” ile üst yönetime de izleme ve denetleme mekanizması sunulmaktadır.

6.7.2.3 Faaliyet raporu

Müdürlükler tarafından performans programında taahhüt edilen iĢlerin gerçekleĢme oranları izleme verilerinden otomatik hesaplanmaktadır. Yıl boyu gerçekleĢtirilen bu faaliyet ve projelerin performans baĢarı ve anlamlılık düzeyleri, metinsel ve görsel verilerle üst yönetime raporlanmaktadır.

Sistem tarafından çekilen raporlar kitap haline getirilerek üst yönetici tarafından Belediye Meclisine sunulmaktadır.

Strateji yönetim bilgi sistemi, kamu mali yönetim sisteminin iĢleyiĢi aĢamasında yapılacak olan çalıĢmalarla ilgili sağlıklı, doğru bir veri analizi yapılması hususunda iĢlev sağlayan, kurum içi süreçleri hızlandıran, kullanıcıların zamanı kaliteli kullanmalarını sağlayan, mali raporları bütüncül bir Ģekilde otomatik ölçebilen ve bu alanda tek olma özelliği taĢıyan bir programdır.

Programın sağlamıĢ olduğu otokontrol mekanizması sayesinde ilgili harcama birimleri ve harcama yetkilileri hesap verme sorumluluğu çerçevesinde Ģeffaflık sağlayarak kamunun kaynaklarını daha dikkatli ve bütçe ilke esaslarına uygun olarak kullanmaktadır.

Bu da kamusal alandan alınan vergiler ve diğer gelirlerin amacına uygun olarak kullanılmasını sağlamaktadır, böylece hem kurumsal geliĢim sağlanmakta hem de ilçenin kalkınması hızlanmaktadır (Küçükçekmece Belediyesi Proje BaĢvuru Kayıtları, 2017).

ÇalıĢmanın bu kısmına kadar olan baĢlıklarda ele aldığımız ve hazırlık ve uygulama safhalarını detaylı olarak incelediğimiz Küçükçekmece Belediyesi Stratejik Planı‟nın yanı sıra farklı bir stratejik plan deneyimini aktarmak adına Kanada‟nın London ġehri seçilmiĢtir. London ġehri altyapı ve imar-Ģehircilik alanında detaylı bir stratejik plan çalıĢması hazırlamıĢ ayrıca bu planın yanı sıra amaçlar için alt planlar geliĢtirmiĢtir. AĢağıda bu belediyeye ait Stratejik Plan çalıĢması, bu sürecin temel basamaklarına göre değerlendirilmiĢtir.