Seçim Sürecinde Yapılabilecek Hatalar ve Kritik Başarı Faktörleri

Bir insanın mesleki kariyerinde, katılma olasılığı en düşük projelerden biri, yeni bir sistem seçimi projesidir. Birçok organizasyonda, büyük azim ve gayret isteyen bu projeler, 7 veya 10 yılda bir ortaya çıkmaktadır. Bu projelerin nadir olarak gerçekleşmesi de, bu projeler üzerinde tecrübe kazanmış uzman sayısının az olması sonucunu doğurmaktadır. Dolayısıyla bu tip projelerde birçok hatalar yapılmakta ve başarısız uygulamalarla karşılaşılmaktadır.

Kontio vd. (1995) kurumsal uygulama yazılım paketi seçimindeki ana problemleri aşağıdaki gibi tanımlamaktadır:

• İyi tanımlanmış, sistematik ve tekrarlanabilir bir sürecin eksikliği, • Uygulama ihtiyaçlarının göz önünde bulundurulmaması,

• Karar verme aşamasında yanlış karar metotlarının kullanılması.

Fewell ve Wald (2001) ise, gerçekleştirdikleri yazılım seçimi projelerinden edindikleri tecrübelerin sonucunda, hemen hemen tüm yazılım seçimi projelerinde ortak olarak yapılan hataları aşağıdaki gibi özetlemektedir:

• Satın alınan paketten etkilenen tüm organizasyonel alanların desteğinin alınmaması, • Mevcut durumu iyileştirmeden, etkin olmayan süreçlerin otomatikleştirilmesi,

• Seçim kriterlerinin kurumsal uygulama yazılımının değerlendirilmesi aşamasında geliştirilmesi,

• Satıcı sunumlarına fazlasıyla güvenilmesi, • Seçim projesine yeterli kaynağın atanmaması,

• İş süreçleri üzerindeki değişimlerin olası etkilerinin dikkate alınmaması, • Olması istenen özelliklerle, olması gereken özelliklerin birbirine karıştırılması, • Amaçların net bir şekilde belirlenmemesi,

• Gerçekçi olmayan maliyet tahminlerinin yapılması.

Capterra (2001) de yazılım seçim sürecinde oluşan maliyetli hataları aşağıdaki şekilde tanımlamakta ve bu hataların önlenmesine yönelik önerilerde bulunmaktadır:

• Gereğinden büyük bir paket satın almak: Firmalar genellikle ihtiyaç duyduklarının çok üzerinde fonksiyonelliğe sahip olan yazılım paketlerini satın almaktadır. Bu sebeple de hem para hem de zaman kaybına uğramaktadırlar. Bazen de, fonksiyonelliği yüksek yazılımı satın alarak, yazılımla birlikte gelişmeyi ve büyümeyi düşünmektedirler. Bazı durumlarda da seçim yapan firmalar küçük ve daha uygun sistemlerden haberdar olmamaktadır. Yazılım seçimi sürecinin amacı, firmaya en uygun paketi satın almaktır. • Proje takımını doğru belirleyememek: Bilgi sistemleri departmanları genellikle, yazılım

paketinin teknik konuları üzerine çok fazla odaklanarak, son kullanıcıların ihtiyaçlarını göz ardı edebilmektedir. Dolayısıyla hem fonksiyonel hem de teknik kişiler, proje takımına dahil edilmelidir.

• Proje takımının problemleri yönetememesi: Firmalar bazen paket seçimi ve yürütülmesi ile ilgili gerçekçi olmayan beklentiler içine girebilmektedir. Bu durumlarda, proje takımı, yazılımın gerçekleştirilmesi sırasında oluşacak kaçınılmaz problemlere karşı yöneticileri ve son kullanıcıları hazırlamakta başarısız olmaktadır. Proje takımının bu konuları yönetim şekli ve tepkileri çok kritiktir.

• Proje takımının kaynakları yönetememesi: Proje takımı üzerindeki projeyi çabuk ve bütçe kısıtı altında tamamlama baskısı, proje yöneticilerinin ihtiyaç duyulan zaman ve kaynakları doğru tahmin edememelerine sebep olmaktadır. Donanım, danışman desteği, bakım, eğitim veya ek geliştirmeler için yapılan tahminlerin sapması sık görülen bir durumdur.

• Sadece en önemli görünen ihtiyaçlara odaklanılması: En yüksek derecede önemli olan ihtiyaçlara odaklanan firmalar, daha az önem taşıyan ihtiyaçları ihmal edebilmektedir. Böylece gözden kaçırılmış, fakat gerekli olan daha az önemli ihtiyaçları sisteme sonradan eklemek için daha fazla maliyete katlanmak durumunda kalabilmektedirler.

• Doğru bir proje liderine sahip olunmaması: Zamanının çoğunu, projenin yürütülmesi yerine organizasyonel politikalarla uğraşarak geçiren bir proje lideri doğru bir lider olmamaktadır. Bu tip yöneticiler, yazılım seçimi projelerinin yönetiminde yetki ve sorumluluk verilecek kişiler değildir. Firma yöneticileri proje liderini desteklemeli ve müdahale etmeden projeyi yürütmesine izin vermelidir.

• Esnek olunmaması: Birçok firma, mevcut iş süreçlerine yeni teknolojiyi ve yeni paketleri adapte etmeye çalışmaktadır. Mevcut süreçlerin analiz edilmeden ve iyileştirilmeden, yeni teknolojinin çarpıcı değişiklikler yaratmasını beklemek büyük bir hatadır. Firmaların eğer

gerekiyorsa mevcut politikalarını ve prosedürlerini gönüllü olarak değiştirmeleri gerekmektedir.

• Veri yapılarının dikkate alınmaması: Yazılım seçimi aşamasında, veri yapısı, veri dönüştürme, veri entegrasyonu detaylarının ihmal edilmesi, yazılımın gerçekleştirilmesi sırasında büyük maliyetlere sebep olmaktadır. Bu maliyetler, çok sayıda özelleştirme ve ek geliştirme sebebiyle oluşmaktadır.

• Satıcının değerlendirilmemesi: Yazılım seçimi, sadece bir yazılım paketi seçmek demek değildir. Bir kurumsal uygulama yazılımı satın alınması, yazılımın uygulanması ve yazılımın satıcısı ile sürekli ilişkilerin kurulması anlamına da gelmektedir. Dolayısıyla, uygun satıcının değerlendirilip seçilmesi, neredeyse ürünün kendisi kadar önemlidir. Satıcı firmanın finansal yapısının sağlam olduğundan ve seçim yapan firmanın sistemini destekleyebileceğinden emin olunmalıdır.

• Kısa bir satıcı listesi ile başlanması: Yazılım seçim sürecine kısa bir satıcı listesi ile ve değerlendirme sürecine de önyargılı bir şekilde başlayan firmaların seçeceği paketler genellikle yapılarına uygun olmamaktadır. Firmalar, yeni-eski, büyük-küçük tüm satıcıları dikkate almaya çalışmalı ve bunlar arasından ihtiyaçlarına en uygun olanları ile kısa bir liste oluşturmalıdır.

• Diğer departmanların göz önünde bulundurulmaması: Yazılım seçimi projeleri, bir firmada neredeyse bütün departmanları ilgilendirmektedir. Proje planı ve gidişatı ile ilgili olarak diğer departmanları bilgilendirmemek ve bu departmanlarla iletişim kurmamak onları büyük ölçüde olumsuz yönde etkileyebilmektedir.

Capterra (2001), yazılım seçimi ve gerçekleştirme projelerinde başarılı olmak için dikkate alınması gereken konuları aşağıdaki gibi listelemekte ve bu konuların sürecin başlangıcından sonuna kadar göz önünde bulundurulmasını önermektedir:

• Seçim yapan firmanın bir kurumsal yazılıma neden ihtiyaç duyduğunu belirlemesi önemli bir konudur. Bu bağlamda “Firmayı yeni yazılıma yatırım yapmaya götüren sebepler nelerdir?”, “Operasyonel maliyetler düşürülmeye ve etkinlikler arttırılmaya mı, yoksa rekabet avantajı elde edilmeye mi çalışılmaktadır?” gibi soruların cevaplanması gerekmektedir. Bu noktada, üst yönetimin amaçları açık bir şekilde anladığından ve karşılanması beklenen ihtiyaçları doğru bir şekilde tanımladığından emin olunmalıdır. Bu amaçlar daha sonra seçim kriterlerine dönüştürülmektedir.

• Yazılım seçim sürecinin, bütünün içerisinde sadece bir adım olarak görülmesi gerekmektedir. Seçilen yazılım, firmanın amaçlarının karşılanmasında tek başına yeterli olmayacaktır. İnsanlar, politikalar ve prosedürler, seçilen yazılımın başarısı üzerinde etkili

olmaktadır. Seçilen bir yazılımın gerçekleştirilmesi projesinde, mevcut iş süreçlerinin detaylı bir şekilde analiz edilmesi ve gereken noktaların iyileştirilmesi gerekmektedir. Aynı zamanda amaçların yeterli derecede iletilmesi ve kullanıcıların bu amaçlar doğrultusunda eğitilmesi önemlidir. Seçilen yazılım, sadece tüm bunların yapılmasında kullanılacak bir araçtır.

• İyi bir yazılımın aynı zamanda, bütçe ve zaman gibi proje ihtiyaçlarını da karşılaması gerekmektedir. Seçilen çözüm iyi dokümante edilmiş, güvenilir, esnek ve kullanıcı dostu bir sistem üretecektir. Seçilen yazılımla firmaya değer katılması ve problemlerin çözümlenmesi amaçlandığı unutulmamalıdır.

• Seçilen yazılımın gerçekleştirilmesi, zaman alıcı ve maliyetli bir süreç olsa da, başarısızlıkların çoğunluğu, etkin olmayan seçimlerden kaynaklanmaktadır. Bu durumda, seçim yapan firmanın amaç ve ihtiyaçlarını analiz etmeye yeterli zamanı ayırması gerekmektedir. Bu süreç doğru, fakat hızlı bir biçimde uygulanmalıdır.

• Yazılım seçiminin doğru bir şekilde yapılması için, bir proje planının olması gerekmektedir. İyi düşünülmüş ve organize edilmiş bir plan başarılı seçim için anahtar rol oynamaktadır. Bir proje planı, tüm görevleri, tüm takım elemanlarını kapsamalı ve riskleri ve beklentileri yönetebilmelidir. Proje planının, tüm proje boyunca gerekecek kaynakları planladığından ve amaçların gerçekçi bir şekilde belirlendiğinden emin olunmalıdır. • Proje planı tüm takım elemanları ile paylaşılmalı ve hepsi tarafından anlaşılmalıdır. Büyük

firmalardaki bu tip projeler, tüm firmayı ilgilendirmektedir. Bu sebeple, üst yönetimin planı desteklediğinden, tüm firma çalışanlarına ilettiğinden ve diğer departmanların da proje planından haberdar olduğundan emin olunmalıdır.

• Proje takımı; proje yöneticisi, kullanıcılar, fonksiyonel uzmanlar ve finans temsilcilerinden oluşmalıdır. Burada kullanıcıların göz ardı edilmemesi çok önemlidir. Kullanıcılar başından sonuna kadar projeye dahil edilmelidir.

• Projenin yetki ve sorumluluğunun verildiği kişinin, projenin başından sonuna kadar üst yönetim tarafından desteklenmesi çok önemlidir.

• Seçim yapan firmalar, dışarıdan destek alabileceklerinin farkında olmalıdır. Yazılım seçimi ve gerçekleştirmesi projelerinde, firmalara destek olabilecek birçok danışmanlık firması bulunmaktadır. Çoğu zaman, uzun dönemli danışman desteği almak, firmanın projeyi tek başına götürmeye çalışmasından daha az maliyetli olmaktadır.

Lievertz (2001) ise, bugün içinde bulunulan karmaşık çevre ile geçmişi kıyaslayarak, yazılım seçiminde karşılaşılan güçlükleri aşağıdaki şekilde tanımlamaktadır:

• Sektörel eğitim yetersizliği: Yazılım seçimi takımlarının çoğu, firma içi ihtiyaçları tanımlamakla işe başlamaktadır. Bu aşama, iş süreçlerini destekleyen yeni teknolojiler hakkında çok az bilgi sahibi olarak gerçekleştirilmeye çalışılmaktadır. Genellikle, kullanıcı seçim takımları mevcut sistem üzerinde uzun yıllar boyunca tecrübe edinmiş kişilerden oluşmaktadır. Bu takımlar, mevcut sistemin yeterliliklerini göz önünde bulundurarak ihtiyaçlarını belirleyebilmekte, mevcut iş süreçlerini yeniden yapılandırarak elde edebilecekleri fonksiyonelliği gözden kaçırabilmektedir.

• Firma içinde geliştirilen ve ağırlıklandırılan ihtiyaçlar: İhtiyaç listelerinin, standart sistemlerin özellikleri ve kapasiteleri hakkındaki sektörel bilgiden yoksun olarak hazırlanması, büyük bir zaman ve çaba gerektirmektedir. Elde edilen sonuç ise, gerçekte uygulama sistemleri arasında yaygın olan özelliklerin tümünü kapsamayan uzun ihtiyaç listeleridir.

• Karar faktörlerinin tanımlanması eksikliği: Mevcut sistemler genellikle proje takımına ve üst yönetime kritik karar verme faktörleri hakkında yeterli bilgi sunmamaktadır. Bu durum, seçim takımının kullanıcılar, teknik ve fonksiyonel personel arasında kötü pozisyonlara düşmeleri, fonksiyonellik veya seçim kararını çok az etkileyen diğer faktörler üzerinde çok fazla zaman harcanması, özelliklerin önem derecelerinin satıcıların anlattıkları doğrultusunda sürekli değişmesi gibi problemlere sebep olmaktadır.

• Satıcı ve yazılım karşılaştırmalarında karar destek araçlarının kullanılmaması: Az sayıdaki seçim sürecinde, ölçülebilir satıcı değerlendirmelerinin karşılaştırılması ve ağırlıklandırılmasında karar verme araçları kullanılmaktadır. Bu durum, genellikle toplanan çok büyük miktarda veri karşısında zorluklar yaratmaktadır.

• Satıcı görüşmelerine ve yazılım ile direk temasa minimum zaman ayrılması: RFP oluşturulması, kısa listenin hazırlanması ve ihtiyaçların analizi aşamasına çok fazla zaman harcanması, karar verilmeden önce satıcılarla birebir çalışmaya az zaman kalmasına sebep olmaktadır. Oysa, bu, satın alıcı firma için değerlendirme sürecindeki en önemli konudur. Satıcılar için ise, sistemlerinin gerçek yeteneklerini sergileyemedikleri sınırlı sistem sunumları ile sonuçlanmaktadır.

• Bakım ve geliştirme maliyetlerinin göz ardı edilmesi: Günümüzde uygulama yazılımlarının ömrü 10 ile 15 yıl arasında değişmektedir. Bu yüzden bu sistemlerin en büyük maliyeti, lisans maliyetinden ziyade bakım ve geliştirme maliyetleri olmaktadır. Seçim sürecinde, kullanıcılar üzerinde operasyonel etkisi olan ve yüksek maliyetler içeren, sistemin uzun dönemli bakım ve geliştirme imkanına yeterli önem verilmeyebilmektedir.

Lievertz (2001), yüksek kaliteli ve hızlı seçim kararlarında kritik olan dört ana başlık tanımlamaktadır. Bunlar; süreç yönetimi, fonksiyonel bilgi, sektör verileri ve karar destek sistemleridir. Süreç yönetiminde, mevcut sistem tümüyle gözden geçirilmeli ve firma içerisindeki tüm çalışanlarla konsensüs sağlanarak iyileştirme kararları verilmelidir. Fonksiyonel bilgi, satıcının ürünlerinin nasıl çalıştığına dair detaylı sektör bilgisini, ihtiyaçları listeleyen firma içi uzmanların bilgisini ve çapraz sektör bilgisini kapsamalıdır. Sektör verileri ile uygulamaların ve sistem özelliklerinin karşılaştırılabilmesi için standart bilgi sağlanmalıdır. Bu veriler, satıcının büyüme ve ürününü geliştirme kapasitesi, ürünün kullanım kolaylığı gibi konuları kapsamalıdır. Son olarak, seçim sürecinde, mümkün olan çözümlerin açık ve görsel olarak temsil edilmesini sağlayan ve dinamik bir şekilde değişen kritik bilgilerin kolaylıkla ölçülmesine izin veren karar destek araçları kullanılmalıdır. Lievertz’e (2001) göre, bu kritik başarı faktörlerinden hareketle seçim sürecindeki kritik adımlar, seçim projesi takımının eğitimi, karar faktörlerinin tanımlanması, araştırma, karşılaştırma, değerlendirme ve seçim adımlarıdır. Çizelge 2.5’teki matris, kritik başarı faktörleri ve yazılım seçiminin kritik adımları arasındaki ilişkiyi özetlemektedir.

Çizelge 2.5 Kritik başarı faktörleri ve kritik adımlar arasındaki ilişki matrisi (Lievertz, 2001) Süreç yönetimi Fonksiyonel bilgi Sektör verileri Karar destek araçları

Seçim takımının eğitimi X

Karar faktörlerinin tanımlanması X X

Araştırma X X

Karşılaştırma X X

Değerlendirme X X X

Seçim X X X X

Birçok kriterin varlığı ve çok sayıda karar vericinin katılımı, yazılım seçimi probleminin çözüm sürecini karmaşıklaştırmaktadır. Bu nedenle bu tarz karmaşık seçim problemlerinde her aşamada karar verme metotlarının kullanımına ihtiyaç duyulmaktadır.Literatürde bu ihtiyaçtan hareketle geliştirilmiş birçok sistematik yaklaşım bulunmaktadır. Bir sonraki bölümde, literatürde en çok rastlanan kurumsal uygulama yazılım paketi değerlendirme ve seçim yaklaşımları ayrıntılarıyla incelenmektedir. Ayrıca tez çalışmasında kurumsal uygulama yazılım paketlerinin seçimine yönelik olarak geliştirilecek modele temel oluşturması düşüncesiyle, bu sistematik yaklaşımların sağladığı fonksiyonlar ve kullandıkları karar verme metotları açısından karşılaştırmalı analizi sunulmaktadır.

3. KURUMSAL UYGULAMA YAZILIM PAKETLERİNİN SEÇİMİNDE