Kurumsal Uygulama Yazılımı Seçiminin Önemi

Bir kurumsal uygulama yazılımının seçim yoluyla edinilmesi, geliştirme yoluyla edinilmesine göre farklılıklar göstermektedir. Yazılım geliştirme yaklaşımı, ihtiyaçların belirlenmesi, altyapı, tasarım ve gerçekleştirme faaliyetlerinin sıralı bir şekilde yapılmasını gerektirirken, yazılım seçiminde bu faaliyetler eşzamanlı olarak yerine getirilmektedir. Kurumsal uygulama yazılımı seçiminde, seçim yapan firma ürün performanslarını ve benzerliklerini dikkate almak durumundadır ki, bu yazılım geliştirme yaklaşımında söz konusu değildir. Yazılım seçiminin doğal yapısı, özel bilgi ve tecrübe gerektirmesi gibi özellikleri, genellikle dışarıdan teknik danışmanların, süreç ve proje yönetimi danışmanlarının, sektör analistlerinin kullanılmasını

gerektirmektedir. Bu durum da yazılım seçimini, yazılım geliştirmeden ayıran bir diğer faktördür (Wybo vd., 2005).

Kurumsal satınalma üzerinde yapılan araştırmalar satınalma problemlerini ve karar yaklaşımlarını tedarikçilerin seçimi ve ürünlerin seçimi şeklinde iki büyük sınıfa ayırmaktadır. Faris vd. (1967) tarafından yapılan sınıflandırmada, satınalma durumları yeni ürün/yeni tedarikçi durumu, modifiye edilmiş tekrarlı satın almalar ve periyodik alımlar şeklinde üç duruma ayrılmaktadır. Bu sınıflandırmada yeni ürün/tedarikçi durumu, üzerinde tecrübeye sahip olunmayan, tamamen yeni bir ürün veya hizmet alımı olarak tanımlanmaktadır. Bu satınalma durumunda, diğer satınalma durumlarına oranla yüksek seviyede belirsizlik bulunmaktadır ve kapsamlı problem çözümü ve grup halinde karar verme gerekmektedir. Bu yapıda, kurumsal uygulama yazılımı seçimi en çok bu sınıfa benzemektedir.

Endüstriyel satın almalarla ilgili iki önemli risk faktörü tanımlanmaktadır: (1) Yanlış seçimin yapılması durumunda oluşacak negatif sonuçların büyüklüğü, (2) Seçim kararının belirsizlik altında verilmesi. Yanlış seçimin yapılması durumunda oluşacak negatif sonuçlar genellikle finansal terimlerle ifade edilmektedir. Teknik belirsizlik konusu ise, ürünün beklentilere göre performans göstermeme ihtimali olarak tanımlanmaktadır. Ürün performansı, ürünün firmanın belirli uygulamalarına uygunluğu ile test edilmekte ve sonuçta ürünün tam anlamıyla kullanılması sırasında oluşacak durumlar tahmin edilememektedir (Wybo vd., 2005).

Literatürde birçok çalışma, yazılım satınalma ve diğer endüstriyel alımlar arasındaki farklılıklar üzerinde durmaktadır. Yüksek teknoloji pazarı, tipik olarak baskın bir teknolojik tasarımdan söz edilemeyen birçok alternatif içermektedir. Fonksiyonellik, veri tanımları ve yapıları, kullanıcı arayüzü gibi konularda az miktarda standart bulunması, bu durumu kurumsal uygulama yazılımı için de geçerli kılmaktadır. Örneğin, ürün ağaçlarının oluşturulması gibi genel bir konuda bile, farklı uygulamalarda farklı yaklaşımlar kullanılmaktadır.

Kurumsal uygulama yazılımlarının bir firmada gerçekleştirilmesi, operasyonel değişimleri kapsamakta ve genellikle satın alıcı firma için stratejik sonuçlar içermektedir. Diğer endüstriyel ürünlerin alımından farklı olarak, yazılım diğer organizasyonel karakteristikler ve süreçler ile beklenmedik etkileşimler yaratma potansiyeline sahiptir.

Tüm bu faktörler bir araya geldiğinde, kurumsal yazılımların seçiminin zor, zaman alıcı ve pahalı bir süreç olduğu ve satın alıcı firma için birçok önemli sonuçlar doğurduğu

görülmektedir. Bu yüzden yazılım seçimini, yazılım geliştirmeden ve diğer endüstriyel alımlardan ayrı tutmak gerekmektedir (Wybo vd., 2005).

Kurumsal uygulama yazılımı seçiminin bu stratejik öneminden olsa gerek, literatürde de çok sayıda yazılım seçimi yaklaşımı bulunmaktadır. Yazılım seçimi için geliştirilmiş tekniklerin çoğu, çok sayıdaki uygulamayı çok sayıda ihtiyaca karşılık olarak değerlendirmek için gereken karşılaştırmaların sayısını azaltmayı amaçlamaktadır. Bu amaç, ya potansiyel yazılım alternatiflerinin elenmesi için birtakım süreçler önererek (Kontio vd., 1995; Tran ve Lui, 1997; Lawlis vd., 2001; Ochs vd., 2000) ya da uygun fonksiyonel ihtiyaçların belirlenmesine yardımcı olarak (Maiden ve Ncube, 1998) gerçekleştirilmektedir. Yazılım seçimi üzerine diğer çalışmalar, uygulama yazılımı seçiminde kullanılabilecek farklı karar verme teknikleri (Lai vd., 1999; Lai vd., 2002; Wei vd., 2005; Ayağ ve Özdemir, 2006) ve seçim sürecindeki risklerin yönetilmesi (Sherer, 1993) üzerine odaklanmaktadır. Bu farklı bakış açılarından oluşturulabilecek genel kanılar, (1) yazılım seçiminin firmalar açısından zor ve pahalı bir süreç olduğu, (2) yanlış seçim yapmanın negatif sonuçlarının kayda değer ölçüde olabileceği ve (3) seçim yapan organizasyon dışında bu sürecin gerçekleştirilmesini ve nihai sonuçlarını etkileyen birçok aktörün bulunduğudur (Wybo vd., 2005).

Özet olarak, literatür yazılım seçiminin yazılım geliştirme yaklaşımından ve diğer endüstriyel alımlardan farklı olduğunu, seçim sürecinin yüksek maliyetler içerdiğini ve bu maliyetlerin yönetiminde alternatifler üzerinde toplanan başlangıç verileri ile kısa bir alternatif listesinin oluşturulması gerektiğini onaylamaktadır. Yanlış seçimin yapılmasının potansiyel negatif etkileri, yazılım seçiminde önemli bir faktör olarak tanımlanmaktadır ve bu tip ileri teknoloji alımları, seçilen ürünün nihai performansı ile ilgili yüksek seviyeli belirsizliklere göre karakterize edilmektedir.

Kurumsal uygulama yazılım paketi seçimi, çok kriterli bir ortamda alınan bir grup kararı problemidir. Fonksiyonel ve fonksiyonel olmayan kriterler olmak üzere çok sayıda kriterin ve çok sayıda karar vericinin katılımı sebebiyle alınacak karar çok boyutlu olmakta ve çözüm sürecinin karmaşıklığı artmaktadır. Çeşitli uygulamalar için mevcut olan yazılım paketi alternatiflerinin çokluğu, yazılım paketlerinin değerlendirilmesi için endüstriyel standartların bulunmaması, yazılım paketlerinin performanslarındaki farklılıklar, doğru seçimi yapmak için gerekli olan bilgi birikimi ve tecrübenin eksikliği, müşteri ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayacak yazılım paketinin değerlendirilmesi ve seçimini önemli kılmakta ve bu probleme sistematik bir yaklaşım ihtiyacını doğurmaktadır. Bir sonraki bölümde kurumsal uygulama yazılım paketi seçim projelerinin temel adımları detaylandırılmaktadır.