SAĞLIK ENFORMASYON SİSTEMİ

(Hastalık Olgu ve Sağlık Olaylarının Kayıtları/ Sayımları)

Sağlık hizmetinin etkili ve yararlı bir biçimde yürütülebilmesi, sektörün tüm kademelerinin, birbirinden ve toplumdan haberdar olmasına bağlıdır. Toplumunu tanımayan, sürekli bir biçimde, ondan haberdar olmayan, tüm birimlerini izleyemeyen bir sektörün başarılı olması, onun da ötesinde, başarılı olup olmadığını bilmesi bile olanaklı değildir. Tüm bunlardan haberdar olabilmek için, sürekli olarak, veri toplanması gerekir. Bu ise, iyi bir sağlık enformasyon sisteminin (SES) varlığına bağlıdır. Özet bir anlatımla, bir ülkede iyi bir sağlık sektörünün varlığı, iyi bir SES’in varlığı ile olanaklıdır.

SES ile, hizmet verilen ülkede, sosyo-kültürel özellikler, nüfus yapısı, sektörün yapısı, doğumlar, ölümler, hastalıklar gibi toplumun sağlığı ile doğrudan veya dolaylı ilişkisi olan tüm verilerin toplanması, bilgiye dönüştürülmesi ve yayılması işleri ile bu işleri yapan sistemin tümü kastedilir. Kısaca, sağlığa ilişkin tüm bilgilerin elde edildiği ve yayıldığı sisteme, sağlık enformasyon sistem denir.

Sağlık enformasyon sistemi, başlıca; planlama, kayıtlama/ toplama, değerlendirme, yayma/ geri bildirim, kullanma ve arşivleme/ saklama süreçlerinden oluşan bir bütündür.

9.1. Planlama

Merkezi yönetimin, hangi verileri, nerede, ne zaman ve nasıl toplayacağını ve bunları nasıl değerlendirerek kullanıma sokacağını önceden kararlaştırması ve planlaması işidir. Sağlık hizmetlerinin planlanması ile birlikte düşünülmesi, yapılması gerekir.

Bu planda, sektörün en ucundan tepesine dek, kimin nerede, hangi verileri ve nasıl (defter, form, bilgisayar vb.) toplayacağı ayrıntılı bir biçimde belirlenir. Toplanan verilerin ne kadarının/ hangilerinin, toplanan birimde kalacağı ve hangilerinin hangi kanalla üst kademelere gönderileceği saptanır. Daha sonra, bu sistemin işlemesi için gerekli olan alt yapı (personel, araç gereç ve materyal) tüm birimlerde kurulur.

SES, merkezi ve standart veri/ bilgi akışı esasına dayanır. Bu nedenle, SES’nin planlanması ve kurulması, tamamen merkezi yönetimin sorumluluğudur. Elbette, SES dışında, birimler ya da yerel düzeyde diğer bazı veriler de toplanabilir. Bu tür çalışmalardan da çok yararlı bilgiler elde edilebilir, hatta bu bilgilerin merkeze akışı da olabilir. Ancak, bunlar küçük hacimli araştırmalar, bilgi toplamalar kapsamında olup, genel sistemin rutin işleyişi ile ilgisi yoktur. Ne merkezi yönetim ne de yerel yönetimler bu tür çalışmaları gerekçe göstererek SES’ni aksatmamalıdır.

Merkezi yönetimlerce veri toplanması planlanırken, bu verilerin; a. Gerekli,

b. Değerlendirilmesi/ bilgiye dönüştürülmesi olanaklı ve yapılan, c. Kişi ve birimlerce toplanması ve doğru olarak toplanması olanaklı

veriler olmasına özen gösterilmesi gerekir.

Bu koşullardan birine uymayan bir biçimde veri toplanması halinde, bunlar bilgiye dönüştürülemez, dönüştürülse bile geçerli ve güvenilir olmaz. Bilgiye dönüştürülemeyen, dönüştürülmeyen verilerin toplanması ise boşa emek, boşa masraf olması yanında, toplanması, değerlendirilmesi gerekli ve olanaklı verilerin toplanmasını da aksatır. Özet bir anlatımla, SES’de az, öz ve bilgiye dönüştürülen veri toplanması temel ilke olmalıdır.

9.2. Toplama/ Kayıtlama

Merkezi yönetimce belirlenen, planlanan verilerin, kişi ve birimlerce kayıtlanması işidir. Tüm birim ve kişilerce yerine getirilmesi gereken bir sorumluluktur. Çünkü; bir kısmının özen gösterdiği, topladığı, diğer bir kısmının ise özen göstermediği, toplamadığı veriler bir işe yaramaz. Bunlardan elde edilecek sonuçlar eksik ve yanlış olur. Dolayısı ile SES’in tüm masraf ve çabaları boşa gider.

Veri toplamaya herkesin katılımının sağlanması yanında, doğru ve standart bir biçimde toplamayı sağlamak da çok önemlidir. Her şeyden önce, veri kayıtlama araçlarının (defter, form, bilgisayar vb.) kişiler arası ve birimler arası birörnekliği, doğruluğu sağlayacak nitelikte olması gerekir. Bütün sağlık personeli, bu amaçla, eğitilmeli, veri toplamanın önemi, biçimi ve standartları konusunda bilgilendirilmiş olmalıdır. Herkesin farklı tanı ölçüleri ve anlayışı ile bunun da ötesinde keyfi bir biçimde kayıtladığı verilerin bir anlamı olmaz.

9.3. Değerlendirme/ Bilgiye Dönüştürme

Toplanan verileri (ham veri), epidemiyolojik ve istatistiki yöntemlerle analiz ederek, epidemiyolojik ölçütlere çevirme, bunlardan hareketle sonuçlar çıkarma, yorum yapma ve bilgiye dönüştürme işidir. Epidemiyolojik ölçütler elde edildikten sonra, bunlar, eski yılların, diğer birim, bölge ve ülkelerin ölçütleri ile kıyaslanarak bir sonuca, bilgiye ulaşılır. Böylece, her birim, geçmişi ile şimdiki zamanı, kendisi ile diğer birimlerin durumu hakkında bilgi edinir. Daha da önemlisi; hastalıkların neden-sonuç ilişkileri konusunda, hipotezler, bilgiler üretebilir.

Bu bilgilerden de anlaşılacağı üzere, SES’in en önemli işlevi verilerin bilgiye dönüştürülmesidir. Çünkü; planlama kısmında da sözü edildiği gibi, değerlendirilmeyen, bilgiye dönüştürülmeyen verinin toplanmasının hiç bir

anlamı yoktur. Diğer bir anlatımla, bilgiye dönüştürülmeyen veri toplayan SES’in varlığı ile yokluğu arasında bir fark yoktur. Genellikle, kayıtlarda bulunsun belki bir gün değerlendirilir düşüncesinden hareketle, fazla miktarda veri toplanır. Oysa, bunlar zamanında değerlendirilmiyor ise, gelecekte de değerlendirilmesi çok güç, gücün de ötesinde olanaksızdır. Bu durum bilgisayarlı sistemler için bile geçerlidir. Kısaca, toplanan veri değerlendirilmeli, değerlendirilmeyen veri ise hiç toplanmamalıdır.

Toplanan verilerin değerlendirilmesi ve bilgiye dönüştürülmesi tüm birim ve kademelerin sorumluluğudur. Her birimin kendi topladığı veriyi değerlendirmesi gerekir. Yalnızca toplayıp, üst kademelere gönderme mantık ve alışkanlığı yanlıştır.

9.4. Yayma ve Geri Bildirim

Sistemden elde edilen bilgilerin hem aşağıdan yukarıya hem de yukardan aşağıya doğru yayılması gerekir. Özellikle üst birimlerden, alt birimlere gönderme/ yayma mutlaka yapılmalı, sektördeki tüm birimlere, personele bilgiler ulaşmalıdır. Böylece, sürekli ve yoğun bir biçimde, sektör içi eğitim sağlanmış olur. Personel, kendi hizmetlerini diğer personelinki ile, birimler birbiri ile kıyaslama olanağına kavuşur. Sonuçta, kişiler ve birimler ne kadar iyi ya da geri olduğunu fark eder. Her iki halde de uyarılmış/ özendirilmiş olur. Ayrıca, topladığı verilerin bir işe yaradığını görerek, kayıtlama işini daha bir ciddiye alır. Biriminin, ülkesinin durumundan kıvanç ya da üzüntü duyar. Hastalıkların neden-sonuç ilişkileri konusunda bilgilenir ve kendisi de bu yönde düşünür.

Bilgilerin, diğer sektörlere gönderilmesinin de bir çok yararı vardır. Sektörler birbirinden haberdar olur ve kendisini diğer sektörlerle kıyaslama olanağına kavuşur. Öte yandan, tüm sektörler, sağlığa ilişkin kendine düşen görev, sorumluluk ve eşgüdüm konularında bilgilenerek motive olur. Sektörlerin, kendi önceliklerini belirlerken, sağlık konusundaki bilgileri de göz önünde bulundurması sağlanmış olur. Özetle, sektörler arası işbirliğini sağlamada en kestirme yollardan birisi de onları bilgilendirmektir.

Elde edilen sonuç ve bilgiler, mutlaka topluma yayılmalıdır. Toplumun sektör, sektörün ürettiği hizmetler, başarısı, başarısızlığı ve nedenleri konusunda bilgilendirilmesi sağlanmış olur. Böylece, gerek toplumun, gerekse toplum adına karar vericilerin desteği sağlanabilir. Sağlık hizmetlerinde en önemli konu toplumun katkı ve katılımını sağlamaktır. Bunun yolu ise onu bilgilendirmekten geçer.

9.5. Kullanma/ Yararlanma

Elde edilen bilgilerden, gerekli sonuçlar çıkarılarak, yönetsel ve bilimsel alanda uygulamaya sokulması gerekir. Aksi taktirde, SES’in tüm süreçleri

doğru bir biçimde işlese bile, elde edilen bilgiler bir işe yaramaz. Bilgilerin kullanılması tüm kişi, birim ve kademelerin sorumluluğu ve görevidir.

a. Ülke yönetiminde kullanılması: Bir ülkede belirlenen/ seçilen sağlık

politikası, tamamen SES’’den elde edilen bilgilere dayanmak zorundadır. Aksi, keyfi ve gelişigüzel olur. Kaynaklar, etkili ve yararlı bir biçimde kullanılamaz, toplumun sağlık düzeyine yansımaz.

Sağlık politikasına dayalı olarak plan üretilmesi, bunların yürütülmesi ve değerlendirilmesi SES ve buradan elde edilecek bilgiler ile olanaklıdır. Toplumun sağlık sorunları, öncelikleri, bunlara ilişkin eylemler ve hedeflerin saptanması, bunlara göre kaynakların dağıtımı, SES’e buradan elde edilecek bilgilere dayalı olmak zorundadır. Daha sonra, tüm bunların değerlendirilip, denetlenmesi de yine SES ve buradan elde edilen bilgilerle yapılır.

b. Birim yönetiminde kullanılması: Bir birimin kurumsallaşması,

süreklilik göstermesi, hizmetlerinin standardizasyonu ve diğer birimlerle iletişimi SES ve buradan elde edilen bilgilere bağlıdır.

c. Bilimsel gelişmede kullanım: Hastalıkların tanımlanması ve

etiyolojilerinin aydınlatılması SES’den elde edilen bilgilere bağlıdır. Bu verilere/ bilgilere dayalı olarak hipotez oluşturulması, analitik, deneysel ve metodolojik araştırmalar planlanması gerekir. Bunlardan elde edilen sonuçlarla etiyoloji, tanı, tedavi ve koruyucu hizmetler alanında yeni yöntemler geliştirilerek uygulamaya sokulur. Özetle sağlık hizmetlerinde her türlü bilimsel buluş ve katkı SES’den elde edilen bilgilerin iyi kullanılması ile olanaklıdır.

9.6. Arşivleme/ Saklama

Enformasyon sisteminden elde edilen bilgilerin, iyi bir biçimde arşivlenmesi ve saklanması gerekir. Böylece, sağlık belleği oluşturulur. Hizmetlerin ve bilimin gelişmesinde belleğin önemi yadsınamaz. Bu bellekten yoksun uluslarda bilim ve hizmetlerin gelişmesi çok zordur.

Arşivleme ve saklamadan, genellikle ham verilerin (defter, form, disket) saklanması anlaşılmaktadır. Oysa, bunların saklamasının çok büyük yararı yoktur. Asıl olan bilgilerin/ değerlendirmelerin saklanmasıdır. Değerlendirme kısmında da sözü edildiği gibi, birikmiş milyonlarca hatta milyarlarca defter yaprağı ve formun değerlendirilmesi güç hatta olanaksızdır. Aynı durum binlerce disket için de geçerlidir. Bu nedenle, veriler epidemiyolojik ölçütlere çevrilerek, bilgiye dönüştürülerek saklanmalıdır.