Sözlü İletişim Araçları: Konuşurken, dinlerken,

düşünürken, yazarken, görsel iletileri anlamlandırırken sürekli dili, çoğunlukla da anadilimizi kullanıyoruz. Düşlerimiz bile dil’ siz değildir. Kültür ve dünya görüşü ile ilişkileri bağlamında dil, yalnızca belli dilbilgisi kurallarına göre düzenlenmiş sözcük dağarcık ile istek, duygu ve düşünceleri aktaran bir kod, bir araç değil, aynı

zamanda bireyin duygu ve düşüncelerini birleşime ulaştıran bir program ve rehber sağlar.214

Sözlü iletişim herhangi bir konuda işgörenleri aydınlatmak ve bilgi akışını sağlamak amacıyla sözlü bilgi akışını sağlayan iletişim aracıdır. 215

Sözlü iletişim araçları aşağıdakiler gibi sıralanabilir;216 - Konferans: Konferans tek yönlü bir iletişim aracıdır. Eğer çok geniş bir dinleyici topluluğuna hitap ediyorsanız en etkili iletişim aracı konferanstır. - Toplantı: Bir amaç doğrultusunda insanların bir araya gelerek iletişim kurmalarıdır. Toplantının başlama ve bitiş saati önceden belirlenmeli, gündem açıklanmalı, toplantı yeri düzenli olmalı ve diğer iletişim araçlarıyla desteklenmeli ve konuşmalar özgür bir ortam içinde demokratik biçimde yönetilmelidir.

- Seminer: Seminerlerin en büyük özelliği uzun sürmeleridir. Aralarda kahve molaları vardır. Eğer bir gün sürüyorsa genellikle 09.00-17.00 saatleri arasında

214 Zıllıoğlu, a.g.e., s. 122

215 Bilal İsmail Yalınbaş, Örgütlerde İletişim Biçimleri,

http://www.sitetky.com/frameset/ot/otmak06.html, Erişim Tarihi: 02.02.2006 216 Dalkılıç, a.g.e., s. 56

olur. Bazı seminerlerde semineri yöneten bir kişi vardı, konuşmacılara söz verir, takdimler yapar ve arada yorumlu açıklamalarıyla toparlayıcı ve idareci görevi görür. Seminerlerde genellikle çift yönlü iletişim vardır. Son saatlerde veya günlerde katılımcılar soru cevap şeklinde iletişimlerde bulunabilirler.

- Telefonla Görüşme: Telefonla yapılan sözlü iletişimdir. - Yüz Yüze Görüşme: çift yönlü iletişimde yüz yüze görüşmelerin vazgeçilmezidir. En önemli unsurlar; ses tonu, konuşma tarzı, diksiyon, artikülasyon, postür dahil olma üzere beden duruşu’ dur.

Bazı insanların topluluk önünde konuşmaya doğal yetenekleri vardır. Bu bir kuruntudur. Ayağa kalkıp kalabalık bir topluluk önünde konuşmak doğal bir yetenek değildir; bu kazanılan bir beceridir ve herkes bu beceriyi elde edebilir, hatta utanç ve içe kapanık olanlar bile. Bu beceriye sahip olmasanız da kıdemli yönetici konumuna gelebilirsiniz, bazı yöneticiler de bunun

yürüyen kanıtıdır ama bu durum bazen onlara bir engel teşkil edebilir.217

Konuşma yapmaya çıktığınızda, ilgi odağı olursunuz. Bu, insanları etkilemek için bir fırsattır. Kötü bir iletişim tarzı en iyi materyali bile boğabilir, bu yüzden iletişim biçiminiz, neyi ilettiğinizden daha önemlidir.218

Konuşma sırasında en sık yapılan hatalardan kaçınmak için bazı basit öğütler şu şekilde sıralanabilir;219

· Başlamadan önce bütün malzemeyi kontrol ediniz.

· Görebileceğiniz bir yerde saat bulundurun. Dinleyicileri uzun bir konuşmayla sıkmamak için. · İlk izlenimler önemlidir. Konuşmanıza uygun

şekilde giyinin ve net, kendine güvenli bir başlangıç yapın. Asla konuşmanıza özür dileyerek başlamayın. Seyirci sizin başarmanızı ister, bunu unutmak lazım.

217 Scoot, a.g.e. s. 100 218 Scoot, a.g.e. s. 100 219 Scoot, a.g.e. s. 101

· İnsanlar genellikle ilk ve son dakikaları hatırlar. Net ve güvenli bir başlangıç, sonra da temiz ve keskin bir kapanış yapmak için ikisini de yazıya dökmeniz yerinde olur.

· Konuşmanızın genel hatlarını belirterek başlayın konuşmanıza.

· Gündelik basit bir dil kullanın.

· Sesinizin tonunu ana noktalarda değiştirerek konunun değiştiğini belli edebilirsiniz.

· Konuşma süresinin en azından yüzde 80’inde seyirciyle göz temasında bulunun.

· Görsel yardımlar insanların sizi dinlemesine ve baskının konuşmacının üstünden biraz olsun kalmasına yarar ancak bunlar her zaman basit olmalıdır.

· Eğer konuşmanız bölünürse ya da size kritik sorular sorulursa bunları sempatik bir şekilde ele alın.

· İster konuşma sırasında olsun ister sonrasında eğer seyircinizle sözlü iletişim kurmak istiyorsanız bunu onlara önceden bildirin ve işe kolay sorularla başlayın.

· Az tepki verenlere karşı tedbirli olun. Bazı dinleyiciler dinledikleri halde az tepki verebilirler. Böyle durumlara hazırlıklı olun. · Asla sürenizi aşmayın. Daha çok pratik yaparak

hazırlanın.

· İnsanlara konuşmanızın birer kopyasını dağıtırsanız ya da sonunda bir özetini yaparsanız daha etkili olur konuşma amacınız.

· Performansınız hakkında her zaman geribildirim almaya bakın.

Başarılı pazarlama uzmanı, iş damı ve motivatör Bob Conklin “dinlemek için dinlemeyi istemek şarttır” der. Bu ilk bileşendir. Tüm mükemmel yöneticiler, iyi dinleyicilerdir. Alt kadrolarının, yardımcılarının,

müşterilerinin problemlerini dinlemek için zaman ayırırlar.220

Anlaşılmanın en temel gereksinimi söylemeyi amaçladığımız şeyi söylemektir. Bu yüzden basit dil sürçmeleri yanlış anlaşılmaların önemli bir kaynağıdır. Dil sürçmelerinin en popüler açıklamalarından biri birbiriyle çelişen iki amacımız olduğudur. İlk amaç bilinçli olarak söylemek istediğimiz şeyi belirlerken farkında olmayabileceğimiz ikinci amaç birinciyle çakışır ve onun ifadesini saptırır. Sözlü iletişimde dikkat edilmesi gereken bir unsurdur dil sürçmeleri.

Tablo-10: Konuşmak Her Zaman Yardımcı Olur Mu?

YAYGIN KANI STRATEJİK İLETİŞİM

Meseleleri çözmenin püf noktası iletişimdir.

Konuşmak geri tepebilir. Başarının anahtarı stratejidir.

Farklılıkları ortadan kaldırmanın yolu, aklınızdan geçenleri söylemektir.

Bir tartışma sırasında tepki vermeden önce düşünün.

Konuşmak insanların birbirlerini daha iyi anlamalarına yardımcı olur.

İnsanların birbirlerini daha iyi anlamaları, insanları birbirlerinden uzaklaştırabilir. Birbirinizi anlarsanız,

uzlaşabilirsiniz

Birbirinizi anlasanız bile uzlaşmayabilirsiniz.

Hiç kimsenin bir davranışta bulunmadığı zaman, daha çok konuşmak en iyisidir.

Konuşarak, meseleleri büyütmeden önce bir strateji belirleyin

Kaynak: David Stiebel, Çeviren: Deniz Akkuş, Konuştukça Batıyoruz, 2. Baskı, İstanbul, Beyaz Balina Yayınları, 2001,33

Konuşmak her zaman yardımcı olur mu? Bu sorunun cevabını yukarıdaki tablodan alabilmek mümkündür.

Genelde iletişim, eylemin amacının gerçekleşmesi ile başarılı bir şekilde sonuçlandığı varsayılmaktadır. Luhmann ise, başarılı bir iletişim için bunun yeterli olmadığı görüşündedir. İletişim ve özellikle sözel iletişim, öncelikle bir bilginin ulaşmasını, her zaman olduğu gibi çok genel ve yetersiz anlamda anlaşılmasını sağlamaktadır. Ancak burada seçimin, diğer algılama ve eylemlere yol açan öncüler olarak değerlendirilmesi söz konusu olmamaktadır. Dolayısıyla iletişimde, her şeyden önce seçme olasılıklarının aktarılması gerçekleşmektedir. İletişimsel başarının sağlanması, yani seçimlerin algılanan ve eylemlere yol açacak etkin bir biçimde aktarımı, diğer faktörlere bağlıdır.221