Milne, örgütlerin iki özelliğini şu şekilde açıklamaktadır

— Hiyerarşi: Değişik biçimlerde de olsa örgütlerde bir

hiyerarşik yapı bulunmaktadır. Astlar, orta kademedekiler, üstler şeklinde sınıflandırılırlar.

— Resmi İletişim: Hareket işbirliğinin kişisel temas,

alışkanlık veya sosyal duyarlılıkla sağlanamayacağı sıradan insanlar arası işbirliği üzerine kurulmuş, belirli bir amacı olan sistemlerde resmi iletişim kurulur.

Biçimsel örgütlerin en bilinen, özellikleri, önceden belirlenmiş amaçlara ulaşmak için bilinçli bir biçimde kurulmuş olmalarıdır. Başka bir deyişle örgütler, önceden belirlenmiş amaçlara ulaşmak için tasarlanan, bilinçli bir şekilde kurulmuş ve bir işleyiş düzeni çerçevesinde faaliyette bulunan toplumsal birimlerdir. Önceden belirlenmiş amaçların ne olduğu, örgütün

kuruluş amacına göre değişebilir; ancak burada önemli olan amaca ulaşmanın, tüm örgütlerde belli bir amacın sürekli var olmasıdır. Kısaca amaç, örgütlerin ortak özelliğidir.160

Biçimsel örgütlerin en belirgin özelliklerinden biri de, örgüt üyeleri arasındaki “ilişkilerin yapılandırılmış olması”dır. Örgütler özel amaçların başarılması için kurulmuşlardır ve amaçlarına örgüt üyelerinin eşgüdümlenmiş zihinsel ya da fiziksel çabalarıyla ulaşırlar. Bir grup insan, ortak bir amacı gerçekleştirmek için bir araya getirildiğinde, bireylerin zihinsel ve fiziksel güçlerinin eşgüdümlenmesi gerekir. Örgütsel amaçlar doğrultusunda eşgüdümleme, örgütlerin diğer bir özelliğidir. Örgüt çalışanları arasında ilişkiler ağı kurmadan ve onların etkinliklerini örgütsel amaçlar doğrultusunda planlamadan, ortak amacı başarmak olanaklı değildir. Örgüt unsurlarını örgütsel amaçlar doğrultusunda düzenlemek, örgütlerin bir diğer özelliğidir.161

160 Tutar, a.g.e. s. 21 161 Tutar, a.g.e. s. 21

Örgütler sosyal ve teknik sistemlerdir. Her sistemin işleyişinde bir düzen ve uyum söz konusudur. Örgütsel işleyiş düzeni örgütlerin bir diğer ortak özelliğidir. Biçimsel örgütlerin bir başka ortak özelliği ise, bu örgüt üyelerinin bireysel amaçlarını yerine getirmek için kurulmuş olmasalar da, onların niteliklerine göre oluşmalarıdır. Örgütlerin bir başka özelliği de resmi örgütlerin asıl kuruluş amacı örgütsel amaçlar olduğu halde, doğal örgütlerde öncelikli olan, bireysel amaçlardır. Biçimsel örgütlerde, örgütlerin önceden belirlenmiş amaçları ve bu amaçların başarılması çeşitli etkinlikleri gerektirdiğine göre, fiziksel ve zihinsel çabaları ile katkıda bulunacak örgüt üyelerinin amacın başarılması için, gerekli yeteneklerine göre seçilmesi gerekir. Buna göre örgütlerin diğer bir özelliği de, belli niteliklere sahip insanlardan oluşmasıdır.162

Örgütlerin amaçlara ulaşmak için fiziksel, beşeri ve mali kaynaklarını kullanmak durumundadırlar. Örgütsel kaynakları kullanmak, örgütlerin bir başka özelliğidir. Biçimsel örgütlerin bir diğer özelliği de örgüt

ile çevresi arasındaki etkileşimin düzeyinin örgütsel amaçların niteliğine uygun olmasıdır. Bazı örgütler amaçların niteliğine uygun olarak çevreleri ile yoğun bir etkileşime girerken, bazı örgütler, yoğun bir etkileşime ihtiyaç duymazlar.163

Bir örgütün varlık nedeni, belirli amaçların ancak birden fazla kişi ile ve bir grup olarak gerçekleştirilebilmesidir. Ancak bir örgütü anlamanın ilk yolu, onun yerini ve tanımını belirlemektir. Bir örgüt karşısında olduğumuzu nereden anlayacağız? Örgütün sınırları nelerdir? Örgütler amaca yönelik davranışlarıyla tanımlanabileceğine göre, hangi davranışlar örgüte aittir ve hangileri örgüt dışında kalmaktadır? İşte bu sorulara cevap verecek çeşitli başlangıç noktalarımız olabilir. Ama bunların çoğu bizi sonuçta eksik bir takım tanımlamalara götürebilir. Onun için örgütleri anlamada başlangıç noktası olarak, onları birer açık sistem olarak görmek ve “ elde edilen çıktıyı, sistemi yeniden harekete geçirecek bir girdi olarak kullanan enerjisel girdi dönüşüm - çıktı sistemi” olarak tanımlamak yararlı

olacaktır. Yani bir başka deyişle örgütler, çevreden bir takım girdileri alarak işleyen ve enerjiye dönüştüren ve sonuçta bunları çıktılar biçiminde yine çevreye veren açık sistemler olarak tanımlanabilirler.164

Örgütlerin açık bir sistem olarak özellikleri ise şu şekildedir:165

a) Enerji Alma: Açık sistemler, dış çevreden girdi

adını verdiğimiz enerji alırlar. Hücre kandan oksijen alır, insan ise havadan oksijen, dış dünyadan besin alır. Örgütlerde varlıklarını sürdürmek için diğer kurumlardan, bireylerden ya da fiziksel çevreden yeni enerjiler almak zorundadır.

b) Enerjiyi İşleme (dönüşüm): Alınan bu enerji

sistem içinde işlenir. Vücut aldığı nişasta ve şekeri ısı ve eyleme dönüştürür. Örgütlerde yeni ürünler yaratır, maddeleri işler, hizmet görür ya da insanları eğitirler.

c) Çıktı: Bu enerji dönüşümünün sonucu, bir ürünün

yaratılmasıdır. Bir bina yapma, bir buluş ya da, bir sağlık hizmeti, enerjisel dönüşüm sonucu elde edilen birer çıktı

164 Can, a.g.e. s. 4 165 Can, a.g.e. s.s. 5, 6

olarak nitelenir. Vücut bile aldığı oksijeni, karbondioksite dönüştürerek fizyolojik bir ürün çıkarmaktadır.

d) Döngüsel Özellik: Yukarıda belirtilen enerji alış

verişi faaliyetleri döngüsel bir özellik gösterir. Çevreye verilen ürün, faaliyet çevresini tekrarlamak için gerekli enerji kaynağını sağlar. Faaliyet devresini destekleyen enerji, ya elde edilen ürünü satılarak yeni hammadde ve emek için kullanılmasıyla, ya da gönüllü örgütlerde çalışanları teşvik yoluyla elde edilebilir.

e) Olumsuz Entropi: Entropi, örgütlerin dağılmaya

ve ölüme gideceği biçimindeki bir doğa yasasıdır. İşte örgütler entropiyi önlemek ve durdurmaya yönelmek zorundadırlar. Biyolojik sistemlerde er ya da geç entropi kaçınılmazdır. Ama açık sistemler olarak örgütler, çevreden tükettiklerinden daha çok enerji alıp bunları depolayarak olumsuz entropi kazanabilirler. Böylelikle bunalımlı zamanlarda örgütler depoladıkları bu enerjiyi kullanarak yıkılmaktan korunurlar.

f) Bilgi Girdisi, Olumsuz Geri Bildirim ve

sistemin çıktısını oluşturacak enerjisel maddelerden ibaret değildir. Girdiler bazen bilgi sağlayıcı özellikle olur ve çevre hakkında ya da çevre ile ilişkiler yönünden kendi işleyişi hakkında ipuçları sağlarlar. Örgütlerdeki en basit bilgi girdisi olumsuz geri bildirimdir. Bu tür geribildirim örgütün ana doğrultusundan sapmaların düzeltilmesini sağlar. Sistemin yeniden raya oturtulmasını sağlayan düzenleyici bir aygıt niteliğindedir. Mekanik sistemlerde, oda sıcaklığını düzenleyen termostat buna örnek olarak gösterilebilir. Diğer yandan, sistem her türlü enerjiyi girdi olarak almaz. İşine yarayanları benimser, kendine uymayanları reddeder. İşte enerjiyi alan, reddeden ya da sisteme uyduran düzene kodlama adı verilir.

g) Oturmuş durum ve dinamik denge: Sistemler

entropiyi durdurmak için enerji alımında oturmuş bir durum yaratan durağanlık ortaya koyar. Oturmuşluk hareketsizlik ya da gerçek bir denge demek değildir. Sistem, dışarıdan sürekli olarak enerji alır ve bunları dönüştürerek elde edilen ürünleri çevreye verir. Ama

sistemin kişiliği, enerji alışveriş oranı ve parçalar arasındaki ilişkiler aynı kalır.

h) Farklılaşma: Açık sistemler farklılaşma ve

ayrıntılara gitme yönünde gelişirler. Daha, önce bir araya toplanmış işlevler zamanla ayrılarak uzmanlaşmış birçok işlevler ortaya çıkar anatomik çalışmalar duyu organlarının ve sinir sisteminin uzmanlaşmış yapılar olarak, ilkel dokunun evrimi sonucu ortaya çıktıklarını göstermiştir. Aynı şekilde örgütler de her biri aşırı derecede uzmanlaşmış rol farklılaşması yönünde gelişirler. Örneğin tıpta bir kaç tür uzmanlığın yerini bugün çok sayıda uzmanlıklar almağa başlamıştır.

i) Eşsonuçluluk: Eşsonuçluluk, sistemin değişik

önkoşullardan, değişik yollardan giderek aynı sonuca ulaşması demektir.

Tablo-7:Makine ve Canlı Organizma Olarak Örgütlerin Karşılaştırılması

Makine Örgütler Organizma Örgütler

Başkalarının amaçlarını gerçekleştirmek

Örgütsel ve kişisel amaçların uyumlaştırılması

Dışarıdan dayatılan süreçler İnisiyatifle yaratılan süreçler Kontrolle sağlanan yönetim Etkilemeyle sağlanan yönetim Formal yapının etkinliği Formal ve informal yapının

birlikteliği Etki ile sağlanan örgütsel

değişim

Doğal olarak gerçekleşen örgütsel değişim

Özgün olmayan kimlik Özgün kimlik Yönetim kararlarına itaat

yönünde davranış modelleri

Kendine özgü ve özerk davranış modelleri

Her an kullanıma hazır bir stok olarak insan kaynakları

Sosyal olarak anlamlı bireylerden oluşan çalışma toplulukları olarak insan

Çalışanların tek tek toplamı kadar öğrenme gücü

Çalışanların bütünleşik (sinerjik) toplamı kadar öğrenme gücü

Kaynak: Taner Acuner Değişim Sürecinde Organizasyonel Süreklilik,

http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=24

İçinde bulunduklar çevre ve yönetim biçimlerine göre örgütler makine ve canlı örgütler olarak ayrıma tabi tutulabilir. Canlı örgütlerin yaşam biçimleri makine örgütlerden birçok yönden ayrılmaktadır. Canlı örgütlerde iletişim daha farklı biçimde gerçekleştirilmesi gerekir. Sürekli değişim içinde olan örgütlerde sıradan işlerin dışında yeni konularda bilgi akışı gerekmektedir. Bu bilgi akışı da iletişim sayesinde gerçekleştirilir. Standartların dışında olan işlerin gerçekleştirilmesi için iletişim büyük bir önem arz eder canlı örgütlerde.