Projelendirme Gerekçeleri

Özellikle e-de le g lamala nda; elek onik belge ne imi e a i leme i lemle i nemli al ma alan olmakla bi lik e, nemli old n n lenme inin e inde e e ince ciddi g lamala a kon

ni e i ele de Elek onik Belge Y ne imi e A i leme Si emine Ge i S eci Modellemesi (e-BEYAS-M) P oje i T B TAK-SOBAG- Proje No:110K592. Proje Y c : Do . D . Fah e in demi ci, P oje A a mac la : Do . D . lem Ba am, Mehmet Torunlar ve Selvet Saraç. (01 Nisan 2011-01 Ekim 2012).

31

olamamak ad . O a m ne im e dene im ecinin delilleri belgelerdir.

Bili im eknolojile indeki geli mele , k m e k l la n i süreçlerinde ürettikleri belge ve a mala n elek onik bo a a nma n ka n lma k lmak ad . B e e ede k m e k l la da m a mala elek onik sistemlerde üretilecek, a i lenecek e e i ilecek i . Yak n gelecek e ise elektronik belge ne im i emle inde mobil g lamala n plana kacak . K mla n mobil g lamala a ml al ap ol ma g a d etmemesi gerekmektedir. Kurumlar n bu sebeplerle yeni bir ap lanma a gi me i ka n lma g nmek edi . Yeni ap lanma ve uygulamalar ise, p ojelendi ile ek planlanan al mala ge ek i i .

Elektronik belge yöne imi e a i leme g lamala , tüm kurumu içeren ve fa kl disiplinlerden uzmanla n e ald ekip al ma n ge ek i en kap aml de i im e d n m p ojele idi . Projelendirilmeden, kurumsal gereksinimler belirlenmeden rastgele a lanacak bi a l m ile bi k mda elek onik belge ne imi ve a i leme i emine ge me e kalmak, kam ka nakla n ok e e ha camak an e e ge me en bi gi i im ola ak kalacak . Kurum ve k l la n, b kon la da bilgili olma e bilin li da anma gerekmektedir. P ojelendi ilme en e a i leme bo dikka e al nma an e-belge g lamala n n ba a an b l nmamak ad . K m e k l la da ap lacak al mala da, projelendirme gerekçeleri a k ola ak a lmal d .

2.2. a a a Ba a e D a Ed ece H a

K mda al mala a ne eden ve na l ba lanaca en nemli

nok a ol mak ad . B ba lamda:

1) ne imin bilgilendi ilme i e de e inin a lanma ndan

on a p ojelendi me al mala ba la lmal d .

2) Bi k mda Elek onik Belge Y ne imi e A i leme

Si emi Ge i S eci al mala ba la lmadan nce, kurumun belge

ne imi e a i g lamala i ema i e edilmeli e m e le

32

3) Belge ne imi e a i g lamala an mlanmam bi

kurumda, elek onik belge ne imi e a i leme i emine ge ilme i ciddi o nla be abe inde ge i ecek i . Fiili ola ak klasik ortamda

g lanma an a da g lanama an belge ne imi e a i

süreçlerinin, e-o ama a nma e e-ortamda yönetilmesi mümkün de ildi . Elek onik o am ihi li de nek de ildi , m ci ele

a a ama . Tan mlanm , i ema i e edilmi e le ancak

elek onik o amda i i ba a a g ecek i . Bu nedenle kurumlar öncelikle bu hususla dikka e almal , k mla nda belge ne imi e

ar i g lamala n n i ema ik bi ap a ahip ol p olmad n

dikka e ala ak p oje geli i melidi .

4) B ada e ilen bilgile belge ne imi e a i e le i

an mlanm e i ema i e edilmi k mla n, e-belge yönetimi ve a i leme i emine ge i i in apacakla al mala i e mek edi .

a e k mla , belge ne imi e a i g lamala nda an mlanm

e i ema i e edilmi bi ap a ahip de il i e ncelik, bu konuda

al ma apmala ge ekmek edi . K mla , belge ne imi e a i

g lamala n ol mala e i ema i e e mele i i in BEYAS El Ki ab ndan yararlanabilirler. B an mlama k mla n gelenek el ap da belge ne imi e a i i emle ini g den ge i mele ini e

eniden ap lanmala n a lama kon nda nemli bi ad m

olacak .

5) K mda an mlana ak g lama a kon lan belge ne im e

a i e le i, e-ortama ne in a naca n , a nacak ap n n

bo la n n e e ki alanla n n ne old n n bilinme ini, k m al

ge ek inimle in an mlanma n e k mda b do l da Elek onik

Belge Yönetimi e A i leme Si emine ge i i in al mala a

ba lan labilece i kon nda fa k ndal k ol lma n a la acak .

6) Projelendirilmek istenen al ma a ili kin bi n apo ha lana ak ne ime n lmal , yöneticilerin ve karar vericilerin b al mala a bak a la enilmelidi .

Özdemirci, F., Torunlar, M. ve Saraç, S. ni ersiteler i in belge netimi e ar i sistemi-i lemlersistemi-i (BEYAS) el ksistemi-itab .- (Ankara: 2009).

33

7) K mla n a ejik planla e bu planlar çerçevesinde

ha lanan k mla n Kon ol U m E lem Plan e Yol

Ha i ala nda Elek onik Belge Y ne imi e A i leme Sistemine ge i al mala n n e alma a lanmal d . B lece e-belge ne imi al mala n n p ojelendi ile ek k rumda hayata geçirilmesi i in emel da anakla ha lanm olacak . B kon da Kam Kon ol S anda la (Kam Kon ol S anda la Tebli , 2007)

nemli bi k nok a ol mak ad . nek i in Anka a

ni e i e i Kon ol U m E lem Plan e Yol Ha i a na

bak lmal d . (Anka a ni e i e i , 2010).

8) Kurumun üst yönetiminden p oje e le inde he l de e i

e ece ine ili kin aahh d al nmal d . Y ne im de i iklikle inden etkilenmemek için bu taahhüt, a l hale getirilmeli ve üst yönetimin

ol ile p oje e e mi bo ka and lmal d .

2.3. Y e B e d e e De e S a

1) P oje al mala ile ilgili ne ime n m ap lmal e

so la ce apland lmal d . S n m on a nda ne icinin,

k mda g lamal ola ak lecek b al man n

de eklenece ini e m ne im kademele inin de de e ini

bekledi ini beli me i ba a i in nemli bi ba lang olacak .

2) B de ek, al man n k mda e kin ola ak lme inde e

i enilen bilgile e h l bi ekilde e i ilme inde e kili olacak e

birimlerde yürütülecek bilgilendirme, bilinçlendirme ve

ge ekle i me e i im e g lamala na d e ka l m

a lanabilecektir. Bu kapsamda yönetim kademelerinde bilgilendirme

n mla de am e meli, beli li a al kla la ne im n mla

ap lmal d .

3) P oje al mala la ilgili, kurumun üst ve orta düzey ne icile i ile beli lenen p oje o ml la na bilgilendi me e

fa k ndal k n mla ap lmal d . B kap amda bilgilendi me

n mla p og am ha lanmal , ne imin ona la d lmal

e ne icile in ka l m a lanmal d . B çerçevede sunumlar proje al mala n n kap am n , izlenecek yol ve yöntemleri içermelidir. Bu

34

4) Bilgilendi me e de ek n mla , p oje al mala n n

kurumda engellenmeden olarak yürütülmesinde ve istenilen bilgilere h l bi ekilde e i ilme inde e kili olacak r.

5) K m ne imi ile ekli i iba halinde al mala

lmeli e al mala hakk nda düzenli bilgi n lmal d .

Y ne im de i iklikle inde eni yöneticiler ziyaret edilmeli ve

kendile ine bilgilendi me n mla ap la ak bilgi do ala

n lmal d . P oje al mala nda kan engelle in be a af edile ek,

de e in de am n n a lanma nda ne im bilgilendi ilerek

de ekle inin al nma nemli kon ol mak ad .