Kurumsallaştırma Süreci
KURUM/KURULU LARA VE EBYS SEKTÖRÜNE NER LER
1. Birim Yönetimi: Kurumun tüm birimlerinin sistemde
an mlanma ge ekmek edi . e-BEYAS g lama k mda k mi
olarak yürütülemez. Kurum yönetimi bir bütündür ve tüm birimleri ile birlikte e-BEYAS g lama na ge ilmelidir. Bu nedenle sistemde
bi im ne imi en nemli nok a ol mak ad e ekli g ncel
lma ge eken bi aland .
2. a Ka a a Y e i i: Si emi k llanacak ki ile in
ekli g ncel lma ge ekmek edi . Pe onel e e g e
de i ikliklerinin an nda i eme i lenme i ge ekmek edi .
3. Sa a a S e i K a D a P a Y e i i: K m n i
e le inde e ilen e ol an belge/do ala n k m al ap a e
ni e i ele in Belge Y ne imi e A i Si emi Geli i me P oje i (BEYAS) P oje Yürütücüsü: Fahrettin Özdemi ci. T B TAK-SOBAG (Proje No: 107K195), 2007-2009.
127
fonk i onla a g n ola ak lma e aklanabilme i i in do a
plan ne imi e-BEYAS g lamala n n emel a n
ol mak ad e eklilik ge ek i en bi fonk i ond .
4. E i i e Ye i Y e i i: Sistemde kimin hangi
belge/do ala a e i ece i e e kile i k m al bilgile in g enli i i in nemli nok ala dan bi i ini ol mak ad . Yanl e ilecek e i im e ki i k mda k i e ebep olabili .
B ada beli lenen 4 emel nok a, k mla n elek onik belge
ne imi g lamala n n emelini ol mak ad . B d fonk i on
e b na ba l e le in ne imi e kon ol man belge
ne icile i e a i cile a af ndan lmelidi .
K e K a a e e :
1) Elek onik belge ne imi he kademedeki al an n i
e me e me bi im, n em e i le i ini do dan e kiledi i
i in di e ne im e kinlikle inden a lama acak kada ida i bi
de e e ahip i . ellikle k m al faali e le in e kinli ini e kaynak k llan m n i leme, dene leme gibi i kon ol e lemle ini akip e mek i in geli i ilen a eji e e lem planla nda bilgi ne imi, ile i im e belge ne imi e kinlikle i bi a ada ele al nma ge eken ba l kla d . Bu nedenle kurum, belge yönetimi g lamala n elek onik o ama
a madan e el k m al d e de e kinlik e e imlili inin
i lenme i, dene lenme i e e le in an mlana ak i le hale
getirilmesini öncelikli olarak hedeflemelidir.
2) Kam k mla n n nemli bi b l m bilgi i elektronik ola ak i le ecek eknolojik ap a ahip olm la d . Ancak b
k mla , elek onik o amda i lenen bilginin ne imi kon nda
ap lma ge eken al mala hen amamla amam la d
(Özdemirci ve Bayram, 2009). Kam k mla a a nda ellikle
üniversiteler, e-devlet por al nda e alacak d e de bi i me
ka dedememi i . B d m b k l de ni e i ele in i
süreçlerinde üretilen belgelerin sistematik olarak yönetilmesini
a la acak e b eci elek onik o ama a acak bi al ap
ol amam olmala na ba lanmak ad .
3) Son lla da T ki e de e-d n m e lem planla
128
a mala n e-ortamda yürütülmesi için ICT temelli uygulamalar geli i ilmek edi . B nla a a nda elektronik belge yönetimi ve a i leme i emle i de e almak ad . e- m a k llan m n en ok
ge ekli k lan i em elek onik belge ne imi e a i i emi
g lamala d . e- m an n kam ke iminde k llan m na bak ld nda ni e i ele in o an old k a d k kalmak ad . Kam -SM 2011 raporuna göre toplam üretilen e-im a e ifika 251.160 ade i e b n n i inde aln ca 2.711 adedi ni e i ele i in e ilmi i (Kamu-SM, 2012). Bu da üniversitelerin EBYS kullanma konusunda
old k a ge ide kald kla n g e mek edi . EBYS g lamala
k m al belgele e, i e d a mala a g enli bi o amda anl k
e i im a lanma a e inde ne im d e inde ka a e ona
e le ine h ka and n i emle di . B geli mele e k m al e ida i i le i in he ad m nda mobil g lamala n da eklendi i görülmektedir.
4) T ki e de 2001 l ndan be i k m al bili im poli ikala na
nelik al mala de e lendi ildi inde, k mla a a bilgi
pa la m n n elek onik o amda olmama kl kla ele al nan o nla a a nda ifade edilmek edi (Bilgi Topl m S a eji i , 2006; Bilgi
Topl m S a eji i E lem , 2006; e-D n m T ki e P oje i 2005
E lem Plan Son , 2006; e-D n m T ki e P oje i 2005 E lem
Plan , 2005; e-D n m T ki e P oje i K a , 2003). A n lla da
h ka anan e-de le ap lanma nda kam ne imi e i le i inde i süreçlerinin elektronik ortamda yürütülmesi ile birlikte süreçlere ili kin he l bilgi e belgenin elek onik o amda ka al na
al nma e pa la labilme i b k nem a ma a ba lam . Son
lla da e i ne i iminin e-ortamda üretilip denetlenebilecek a a la n k llan m la belge e i imi de bilgi e i iminin bi pa a ola ak daha nce olmad kada ne kmak ad . Ge ek en de Uwaifo (2004), üniversite yöneticilerinin karar verme sürecinde kolay e h l bilgi e i iminin nemini g la a ak, e kili bilgi a m (effective dissemination of information) için belge yönetiminin ge eklili ini g lamak ad . B n nla be abe eo ik ola ak b le bi gerçeklik tüm kesimlerce onaylanmak a; ancak k mla n ge ek i e d a mala nda e ge ek e i e le ine nelik bilgi e belge
129
pa la m nda i le ecekle i k alla , b n le l al bi anda da e
me a a g n ola ak ge ekle ememek edi .
5) T ki e de e-de le al mala kap am nda m k mla n
i e d hi me le ine ili kin bilgi e belgele inin dijital ortama
a na ak elek onik o amda e i pa la m , e- a ma gibi
i lemle inin in e ak if lme ine nelik gi i imle a al e le
de eklenmek edi . B ama la ap lan h k ki d enlemele k mla
elek onik belge ne imi (EBY) e a i i emini ol ma a
nlendi mek edi . Elek onik m a Kan n (Elek onik m a Kan n , 2004), Bilgi Edinme Hakk Kan n (Bilgi Edinme Hakk Kan n ,2003), S anda Do a Plan (S anda Do a Plan Ba bakanl k Genelge i 2005) ile k m kimlik kodla n n e ilme i i in k llan lan De le Te kila Ve i Taban (De le Te kila Ve i Taban Ba bakanl k Genelge i 2011) gibi d enlemele , k mla da len bilgi e belge e da al i lemlerin ülke düzeyinde standart
k alla a g e ne ilme ine a d mc olmak ad . B do l da
elek onik belgele in ka al na al nma , k llan lma e
a i lenme i kon la nda al ma apma g e i e-D n m c a
K l n n 2004 a ihli ka a ile De le A i le i Genel
M d l ne e ilmi e 2007 a ihinde TSE 13298 n ma al
anda a nlanm (TS 13298 Elek onik Belge Y ne imi
S anda d , 2007). B anda , k mla da e ilen e/ e a e ilme i
m h emel elek onik dok manla n belge ni eli inin korunabilmesi i in ge ekli anda k alla n beli lenme ini ama lamak ad .
6) Hükümetlerin e-de le p og am e a ejile ine bak ld
aman a anda , kam e el ek k m e k l la ile i il
opl m g le inin he bi ini ka l kl i g meye yönlendiren bilgi e belgele in elek onik o amda pa la m n ng en poli ikala n
planland g l (e-Governmen a eg , 2002; T.C. Kalk nma
Bakanl Bilgi Topl m Dai e i, 2010; Uni ed Na ion e-Government Survey, 2012 ). Bu durumda öncelikle kurum ve k l la dan kendi i bilgi e belge ha eke lili ini di e k m e bi e le le pa la abilecek al ap ol mala beklenmek edi .
Kon belge ne imi ile n land ld nda ellikle gelenek el
130
i in b le i bi de i im adece eknolojik ola ak de il, kültürel bir d n m de be abe inde ge i mek edi .
7) Belge e dok manla n elek onik o amda ne ilme i
i indeki ba a fak k mla n, ope a onel ve yasal
d enlemele e i i na m ile b k l de ili kilidi . B
nedenle Philip JONES in ifade e i i gibi k mla da al an
bi e le in i ekli olmala b ndeki gi i imle in ba a la
on lanma nda ol o namak a e eknolojik de i im kada kurumsal
k l de i imi de nem ka anmak ad (2008). nk e-devlete
ge i e k m al i le i e nelik eni ap lanmada iyi belge yönetim
g lamala belgele in elek onik o amda ne iminden nce
gelmektedir. Bu nedenle kurumlarda elektronik ortama geçilmeden nce belgele in e ilip aklanma e e i imle inin a lanma nda g lanan n em e i le i le le ilgili ko l e d mla n a n l ola ak o a a kon lma ge ekmek edi . Ak i ak i de, b belgele in
ne ileme en nla a d n n o a a ko an al mala a
(Külcü, 2008) li e a de a lama a de am edece i . B al man n
on la a n amanda k mdaki belgele in p ofe onel anlamda
ne imi i i i in bilgi e belge ne ici i e a i manla n n ol n e ida i o ml l kla n da o a a ko mak ad . Di e ne im
kademele inde old gibi belge ne ici i e manla n n da belge
e a i g lamala i in k mla nda diji al eknolojik d n m ge ekle i me i on a d .
8) Elek onik belge ne iminin k m n g el da an la
a a nda benim e ilme i i in en d e de ne el de e in e
i adenin a lanma ka n lma d . B de e in g e gele inden bi i ola ak belge ne imini ilgilendi en ile i e nelik ka a la n a ejik planla da e alma (Hase & Galt, 2011; Wilkins, Swatman & Holt 2009; Ngoepe & Van Der Walt, 2009) hususuna literatürde de dikkat çekilmektedir. Projelendirilen EBY (Elektronik Belge Yönetimi)
g lamala n n a amala e e on a nda ka an lan dene imle e
ili kin alan al ma na (Chinyemba & Ngulube, 2005; Gilani, Ahmed & Abbas, 2009; Hase, S. & Galt, 2011; Hsu & Chen & Wang, 2009; Johnston & Bowen, 2005; Kemoni & Wamukoya, 2000; Maguire, 2005; Williams, 2005) bak ld nda b kon daki ba a fak n e kile en bi di e kon n n da e i im, emine e al a
131
gibi e kinlikle d enlemek old anla lmak ad . B
faaliyetlerle kurum d e inde m al anla n beli li bi bilin e fa k ndal k d e inde g lama a dahil olma beklenmek edi .
9) Ancak lke d e inde ap lan me a düzenlemelerine
a men, kam k mla b n e inde len e-de le kap am ndaki
g lamala a bak ld nda ellikle de üniversitelerde kurumsal ih i a la ka lama a nelik bi elek onik belge ne im modelinin
i le lik ka anamad g lenmek edi . B d m n ba l ca ge ek ele i
a a nda o ak m a a la n n, elek onik belge ne iminin m
ad mla n kap a acak bi ap lanma a d n lememe i nemli ol
o namak ad . H k ki ap lanmada eniden g den ge i ilme i, güncellenmesi ya da mevzuata eklenme i ge eken h la olabilece i gibi kon n n ida i, bilim el e a l m geli i me nle i le e afl ola ak ele al nma n n ge eklili i g a d edilmemelidi . fade edilen b o nla n a lma i in kurumlarda konuyla ilgili yetki ve
o ml l olan pa da la n a l m ek n n de o ak ka l m ile
al mala me i ge ekmek edi . B ndeki ehbe al mala
genelde k m al haf an n gelece e a nma na, elde i e kam da
g enli e ona l bilgi e belge pa la m n n ge ekle me ine de tek e ecek poli ika e a ejile in geli i ilme ine ka k a la acak .
10) T ki e nin geldi i e-de le olg nla ma e e inde, b eci tamamlayabilmesi, e-belge ne im akla mla n da i e en bilgi
ne im i emle ini ol mala la ge ekle ecek ir. Bu nedenle,
he k m n edilen l al kap dan hi me le ini nabilme i,
kurumsal e-belge ne im eci a amala n amamlama ile
ge ekle ecek i (Özdemirci & Bayram, 2009). EBYS g lamala
e-De le ecinde i emin om ga n ol an emel a l m ola ak
de e lendi ilmeli e EBYS nin bi e ne imini ge ek i di i, ek ba na bi bilgi hi me i nmak olmad ncelikle ne im de ek
i emi old n lmamal d .
11) Kurumlar faaliyetlerinin yönetiminde verimlik ve rekabet
güçlerini artt mak i in EBYS a l mla na a m apmal d .
Ancak k m n ida i e i le i ap n a l ma g e ap land mak
de il; a l m n k m al ap a hi me e me i a lanmal d . B da
132
ol ma n e be abe inde k m al ellikle den ka naklanan
fa kl l kla da dikka e ala ak eci i i ne me ini ge ek i mek edi (Bayram & Özdemirci, 2011).
12) lkemi de k m al bilgi e belge ak n n ne imi e
dene iminin a lanma di e pek ok kam k m n n old gibi ni e i ele in de emel ida i o nla a a nda e almak ad . B nedenle ni e i ele de belge ne imi e a i i lemle inin he bi im
d e inde l al e k m al anda la a ba l bi e ne imi ile
idaresi temin edildik en on a EBYS e ge ilme i en do m
olmak ad . B nde bi gi i imin k m n e lem e kon ol planla
gibi i leme e dene leme a a la ile ne el hedefle a a nda
an mlanma a lanmal d . B ndan on aki ad m i e, k m n g n
ihtiyaçla do l nda kademeli ola ak diji al eknoloji de e inin na l e hangi a a la la a lanaca na ka a e me e g lama eci ol acak . Bilindi i gibi eknoloji ba ml p ojele ok h l bi bi imde eknolojik d n m n ge i inde kalabilmek edir. Bu nedenle e ilen eknoloji g lama n n e nek, dinamik e d lebili bi
mima i ap la a a lanma i emin n m l olma n
etkileyecektir.
13) K m al fa kl l kla EBYS g lamala na ili kin
a l mla n b fa kl l kla n kola ca adap e edilece i e nek bi pla fo mda geli i ilme ini o nl k lmak ad . Ak i akdi de EBYS
a l m geli i en fi mala he k m i in k m alla ma
al mala na daha fa la aman e in an g c ha camak o nda kalacak e mali e le a acak . Mali e le in a ma i e k mla n
EBYS g lamala n k llanma kon ndaki e cihle ini ol m
yönde etkileyecektir.
14) EBYS a l mla n n k m al fa kl l kla a l ma
an mada kola g lanabili mle i e me i, a l mda eni
kodla a ma ge ek i meme i nem a mak ad . B nedenle
e-k m ol ma eci pla fo m na g n EBYS a l mla n
geli i ilme i EBYS g lama geli i en fi mala n ncelikle i
133 15) EBY p ojele inde, a l mla k m d hi me al mla la
ya da kurum i inde me c olanakla k llan la ak
geli i ilebilmek edi . He iki d mda da bi k m i in geli i ilen
EBY a l m bi ba ka k m i in b n le anah a e lim
mle ge i memek edi . EBY g lamala n e kile ecek eni bi
mevzuat ve standart n a nlanma d m da eni bi e i on
e imi i in e e li bi neden olmak ad . EBY a l mla n n
geli i ilme inde he k m n ge ek inim e ap na g n bi
i emin d lebili li inin a lanma i in k mla la ilgili
fa kl l k anali le inin ap lma ge ekmek edi . Fa kl l k anali le i he
k m n kendi i e i inde EBY i eminin a a lanma e g lama
a ejile inin beli lenme i a ndan a a l d . Ancak a l mla n b fa kl l kla ne l de an abilece inin nceden ke i ilme i ordur.
B nedenle al mada, EBY a l m n geli i mede k m al
fa kl l kla beli le ken özgün e men pa ame ele in nele old n n o a a kon lma ncelikle a a nda e almak ad .
16) lkemi de kam k mla a ndan elek onik belge
yönetim uygulamala nda en b k bo l k, ba k mla n me a
e anda la la ml belge ne im i emle i ol mala ndaki
bilgi e bilin ek ikli idi . B kon da k m al k l n
e le i ilme i ncelikli ad m ola ak ele al nmal d . Kon n n adece teknolojik bi ge ek inimin e inde bilim el e ida i akla m gerektiren ortak politika ve uygulamalara yönelik bir süreç old n n ne icile e benim e ilme i b k nem a mak ad . B lelikle
e-belge ne imi g lamala n n l al d e de a g nla ma
a lanabilecek i . B poli ikala e e e inde a ala da ap lan
de i iklikle , ol lan anda la la belge ne iminin e-devlet
g lamala la b nle i ilme i olanakl olacak (Özdemirci & Bayram, 2009).
17) e-D n m ecinde ni e i ele de di e kam k mla
gibi, k m al e ap land lmam bilgile in belge e imine emel
ol a ak elek onik o amda a l kl e g enli bi bi imde
depolan p, pa la lma na hi me edecek bi ap lanma a ge ek inim d mak ad . G ncel e ge i e d n k i süreçle inin, ai old kla bilgi e belge b nl ile a n i emde i lenip aklanabilme i i in
134
ni e i ele in ge ek inimle ine g n bi model d nce i
geli i melidi . ni e i ele g el ap , mi on, i on e ida i i lemle a ndan bi bi ine benzedikleri için, bu kurumlarda uygulanmak üzere e-belge ne im i emle inin i le ilme inde de ben e n em e a a la geli i ilebili . B nedenle bi ni e i e i in
ap lan al man n on la di e ni e i ele i in de
k llan labilecek i . Geli i ilen model e an mlanan g lamala a n ap daki di e k mla da da g lama po an i eline ahip olacak . 18) Bilginin e i im ama l ka al na al nma belge ne iminde de a n de ecede nem a mak ad . B nedenle e-belge ne imi a l mla belgele in e imi kada ek a e i ilebili li i e pa la labili li ini ne ka acak bi mima i ap a ahip olmal d .
e-Belge ne im i emle ini ol mada, anda la e k alla , e i im
ama l bi akla m ng mekle bi lik e, b anla n, EBYS
a l mla na an lma nda k m al ih i a la g a d
edilmek edi . B nedenle EBYS a l mla n n geli i ilme inde belge ne icile i le a l mc la o ak ha eke e melidi . e le inde
e ilen k m al bilginin ka al na al nma n a la an EBY
i emle i, bilgi e i iminde de k m al ge ek inimle in dikka e
al nma n ge ek i mek edi . K m al ge ek inimle kap am nda
ellikle ne icile in aman, mekan e makamdan ba m i g me ve karar vermeyi ge ek i en ida i e le i ba la ma, i leme ve pa la ma fonk i onla , g n m n e-devlet entegrasyonunun en
emel ad mla ndan bi ini ol mak ad . B d m a l nda, a n i
g me bi iminin mobil eknolojile deki geli mele iyle e amanl ge ekle mek edi . K m al i le i in he ad m nda mobil servis ve ope a le in ba ol o na aca b hi me le i geli i en a la c la a af ndan da fa k edilmi i . B geli mele a an ken belge
ne im i emle inin de k mla n al ma k l nde ol an i on
de i im e a a la na ce ap e ecek ap lanma a h la adap e
olmala ge ekmek edi .
19) K mla n belge ne imi e a i leme ile ilgili i lemele i gereken genel kurallar ülke düzeyinde belirlenen mevzuata ve standartlara uyumla bir dereceye kadar kontrollü yürütülebilmektedir.
135 a ma, do alama, n flama gibi emel a i leme i lemle ine a d mc olmakla n l kalmak ad . B n nla be abe lkemi de
e-de le hi me le inin lme ine pa alel ola ak ge ekle i ilen
yasal düzenlemelerle kurumlar n a mala n , ica i demele ini e
di e i e le ini elek onik o amdan mele i e ik
edilmek edi . B do l da k mla n he l belge e a i le ini
diji al eknolojinin olanakla n k llana ak ne mele i i enmek edir. Belgele in na l e ilece i, depolanma e aklama ile e i im e
k llan m ko lla gibi fonk i onla n na l lece ine ili kin
me a a m n a lanma e k m al e a la n an mlanma
elek onik belge ne imi(EBY) ne ge i i in e ine ge irilmesi ge eken bi e i . Ancak, en i i donan m e al ap n la
a lan a bile b e , ek ba na e e li e mle ici
olamamak ad . EBY i emle inin k m alla lma nda k m al
fonk i onla n i eme ak a lma nda eknik ola ak ok da üzerinde durulmayan faktörlerler olarak görülmektedir.
20) Ya l m g lamala belge e a i o ml la n n kendile i i in a a lanm olmakla be abe , bi k mda al an hemen he ke in
ma a nde i le ini ken k k lland kla bi a a ola ak
an mlanmak ad . B d m da, k mda al an he ke in do dan
a da dola l ola ak i e le ine da al belge e en bi ol
old n n g e ge idi .
21) Haritz (2010), belge ne im i emle inin i e le ini de ekle en (p.11) e bi bi ini akip eden i lemle in i lenme inde belgele in e i iminin a lanma i in geli i ilen i emle (p.21) old n ifade e mek edi . B n nla be abe , al anla elek onik ortama ge i e le inde belge e iminde e ki al kanl kla na ba l kalabilmek edi le . G n m de a l m d n a nda e in e ne e i im h e kapa i ele indeki i lenen geli mele e a men, elek onik o amla da belge ne im i emle inin e alma n n ok eni olma
nedeni le e kile i hen bilinmemek e e a g n ola ak
k llan lmamak ad .
22) Elek onik belgenin b ok a ide l e a l ile i imin genel kab l g en ka k llanma al kanl n n e ini alma nda kurumsal kültürün rolü literatürde de vurgulanmak ad . Ha
136
(2010), Hofstede (2001), Bearman (1992) e Ol e (2004), bürokrasi
e k l olg la n n k mla n fonk i onla e i e le i
e indeki e kile inin k mdan k ma fa kl bo la ile ka m a
k n o a a ko mak ad la . Johnson & Bowen (2005) belge
ne im li e a nde de i em g lamala na ili kin ek bi
m n b l nmad n g lamak ad la .
23) B nedenle, fa kl l kla i lemek e EBY g lamala
a ndan a a l olabilecek k m al e fonk i onel e ile i
de e lendi e ek a eji geli i mek ak lc bi akla m olmak ad .
24) EBY a l mla n n k mla da ha a a ge i ilme inde
k l el e menle an nda fonk i onel anali e le ini e kile en
fak le a a nda k m n g el ap , ne im ekille i, i e
belge ak la gibi e menle nemli ol o namak ad . K mla
Elek onik Belge Y ne imi e A i leme Si emi g lamala na