Elektronik Belge ve Doküman Yönetim Sistemleri

Dok manla n belgele den a e ilip ka dedildi i i emle

olabilece i gibi, belgele le bi lik e ol l p ka dedilebildi i i emle de b l nmak ad . Bi belgenin dok man i e ebilece i dur mla olabili . B nedenle o nl kla EBY i emle inin EDY

14

i emle i le b nle ik al ma bekleni . Ancak ne im

fonk i onla bak m ndan EBY ile EDY i emle i bi bi inden fa kl d .

Belge ne imi, belgele in e imli e i ema ik bi ekilde üre ilme i, al nma , ko nma , k llan m e a fi e i ile k m al ak i i ele e ai bilgi e delille in belgele le ka al na al nma ndan

o ml ne im di iplini ola ak an mlanmak ad (ISO 15489,

2001). EBY i emi, b amaca hi me eden bi a a . EDY sistemi

i e, ka de i i i e i i delil ola ak aklama fonk i on n e ine ge i e bile, bunu yasal bir zorunluluk olarak yerine getirememektedir.

A al a Ul al A i i ne (NAA) g e EDYS:

Bir organi as on n i ak n geli tirmek amac la elektronik olarak arat lm dok manlar n k llan m e m hafa a edilmesini desteklemek i in k llan lan otomatikle tirilmi bir sistemdir. B sistemler ar i cilik i le selli ini b n esinde bar nd rma abilir ve dok manlar kan tsal olmaktan ok, bilgilendirici nitelikte olabilirler (örn. Dokümanlar belge olmayabilirler) (National Archives of Australia, 2005).

B na ka n, EBYS:

etkinliklerini kan tlama amac g den elektronik olarak arat lm belgelerin arat lmas , k llan m , de aml l e imhas n neten otomatikle tirilmi bir sistemdir. B sistemler g n ba lamsal bilgi i ( st eri) e belgeler aras ndaki, onlar n kan t niteliklerini sa la an ba lant lar m hafa a ederler (National Archives of Australia, 2005).

Mo eq, he iki i em a a ndaki emel fa kl l kla a a daki

15

EDYS EBYS

Dok manla n e inde de i iklik apma a e / e a

fa kl bi bi ime d n me e

izin verir.

De i iklik ap lma na i in vermez

Dok man n ahiple i a af ndan silinmesine izin verebilir

Dene im al ndaki ko lla d nda belgele in ilinme ine izin vermez

He hangi bi aklama plan

içerebilir ^{Ke inlikle aklama plan} içermelidir.

Dok man n d enlenme i i in k llan c kon oll bi n flama sistemi içerebilir.

Mutlaka belge yöneticisi

a af ndan g lanacak bi belge düzenleme sistemi ( n flama sistemi)ni içermelidir. Temel ola ak g nl k ida i i le le

ilgili dok manla n k llan m n de ekleme i ama lamak ad .

G nl k i le i de eklemekle be abe , g enili bi a l m

ka na depo na d lan

ih i ac ka lama ama lamak ad .

K m e k l la ida i g e le ini e ine ge i i ken

b l nd kla faali e le i e i li ama la la ka al nda mak ad la .

B d m o aman a al bi o nl l k ola ak ge ekle i ken,

kimi zaman da üretilen bilgi ve belgeleri tek a k llanmak amac la

aklama ge ek inimini do mak ad .

o k m e i i belge i elinde i in k n

a amak ad . 15489 anda d , bilgi k llan labili li i, g enli i e kal c l gibi anah a kon la an mlamak ad . ISO 15489 anda d bilgi i k llan labili e g enili bi ekilde al ko mak kada , g n amanda g enli bi ekilde na l a fi e edile ek e ilebilece i gibi

belge ne iminin anah a e le ini an mlamak ad . Bi k m n

ka ma e kinlikle ini na l geli i ebilece ini e b n i emli bi

ekilde na l apabilece ini a k a g e mek edi . ISO 15489,

organizasyon içinde enformasyon yönetiminden sorumlu olan belge ne icile i, a i i le , k phanecile , bilgi ne icile i, e i aban

16

o ml la , i ida ecile i e o gani a on i inde ka ma

g lama ndan o ml olan ki ile e k la l k e mek e e anda

poli ikala ol mala i in ki i el o ml l k klemek edi

(Özdemirci, 2003, 235.s.).

Belge Yöne imi, belgele in e imli e i ema ik bi ekilde e ilme i, al nma , ko nma , k llan m e a fi e i ile k m al ak i i ele e ai bilgi e delille in belgele le ka al na al nma ndan o ml ne im alan d (ISO-15489). Yani kurumlarda belgelerin a am d ng le ini a la an bi ecin ne imidi . B kap amda, belgele in e kin ne imi i in e i li p og amla n geli i ilme i, b

p og amla n g lanma e eklili in a lanma k mla i in

a ge ilme g lamala d .

Günümüzde kurumlar, e-belge g lamala na ge mek e e-belge ne imi e a i leme i emi k mak i emek e, ancak b ge i

ecini na l planla aca e ne ece i kon nda k n la

a amak ad . o aman ne im g lamala nda nemli

de i iklikle i ge ek i en b ecin aln ca bi a l mla

ap labilece i d nce i ile ha eke edildi i dikka i ekmek edi .

Al nan a l ma g e k m n ne im e le i ap land lma a

al lmak a e e-belge ne imi e a i leme i emi ge i eci

ciddi mali ka pla la bi lik e ba a l kla on lanmak ad . E-belge

ne imi e a i leme i emine ge i e k m n ap na g n

modellemenin ap lma , ecin planlanma e b na g n a l m

e donan m n a lanma ol na gidilmeli, k aca b ge i eci profesyonelce yönetilmelidir. Elektronik belge yönetim sistemlerinin

belgele in e inde de i iklik ap lma na olanak a lamama

dok man ne im i emle i ile a a ndaki en emel fa kl l k .

B ba lamda e-belge ne imi e a i leme i eminin bo la

e bile enle inin an mlanma , ge i ecinin e i emin

d lebili li inin a lanma na nelik nele in ap laca n

an mla an poli ikala n geli i ilme i e b poli ikala n na l g lama a kon laca n o a a ko an p o ed le in d enlenme i

ile g lamala n na l dene lenece i e de e lendi ilece inin

ap anma ge ekmek edi . Belge ne imi ile ilgili emel anda la , b ndeki emel ge ek inimle i ka la abilmek edi .

17

1.3. Be e Y e de Pa ad a De : E e Be e Yönetimi

Belgelerin diji al o amda e ile ek aklanma , belge

ne iminde kab l edilen ba de e le in fa kl akla mla la o g lanma na neden olmak ad . Elek onik belge ne imine ge i , belge yönetimi prosedürlerinin teknolojik ortamda ve dijital araçlarla yürütülmesini amaçlarken, metodolojide ve bilinen kavramsal de e le de de fa kl bi anla ha eke e ge i mi i . Belge ne imi ile ilgili emel k am al anla a g e belgele in bi a am d ng

b l nmak ad . B akla mda, belgele in d enlenme eci he

belgenin g ncellik de e ine ba l ola ak e ele e a lmak ad . G ncel e ak if olanla , g ncelli ini ko an e g ncelli ini i i en, di e bi de i le a i lik belge e d n en ge i e d n k belgele halinde fa kl ne im e le i e i lemle ini ge ek i en bir yetki da l m na ba l ola ak ne ilmek edi . Belgenin eklili i modeli,

belgele i nce i e le i ve on a nda a i lenme e le ini

ilgilendi en m a amala da bi a ada a ak i leme e ne me

ilke ine da anmak ad . Yeni A al a belge ne imi anda d

(AS 4390, 1996), F ank Up a d a af ndan geli i ilen belgenin eklili i modelini (bk . ekil-1) benimsemektedir (1996). Standartta,

belgenin eklili i ka am ile belgenin m a am eci, e im,

saklama, koruma ve a i lenme fonk i onla n n m n kap a an a ol eci ifade edilmek edi . Elek onik belge ne imi kla ik

belge ne iminin emel fel efe ini ol an a am d ng

akla m ile belgele in a i lendi i e de fi ik el aklama e ko ma fonk i onla n n e ine ge irilmesi ya da salt bu fonksiyonun yerine ge i ilmek e e fi ik el ola ak a i lenme i ilke i n de i i mi i . Elek onik belge ne iminde, belgele in e i imle inin a lanma n e b ama la ne ilmele ini, fi ik el ola ak aklan p ko nma ndan

daha ncelikli hale ge i mi i . B eni ne im akla m nda,

belgele in b nl n n a lanma i in, belgele in e imi e

a i lenme i k ml l aman e mekandan ba m ola ak

e i ilebilmele i emel ko l kab l edilmektedir. B nedenle, a am

döngüsünün i lenme i b n le belgenin e ildi i k m ya da

18

ekil-1: Belgenin S reklili i Di agram (Up ard, F., 1996)

Terry Cook (1994), Sue McKemmish (1997) ve Frank Upward

(1996) n a g n ola ak li e a de a nd kla e A al a n n

l la a a anda d la g lama olana b lan b akla m* ngili a i cile i a af ndan benim enmemi i . L ciana D an i, Te

Eastwood ve Heather MacNeil a af ndan len B i i h Col mbia

ni e i e i p oje i b lg la na g e, elek onik belgele in b nl n n a lanma i in belgele i e en bi im a af ndan ih i a d ld ece (ak if e a -aktif süreçler ifade edilmektedir) bu

belgele in d enlenme i, n fland lma , e i imi e le inin m

ai old k l n o ml l nda ne ili e ak i i e ini i i en

belgele ko ma ama l ola ak a i lenme ecine gi e .

* 2002 a ihinde a mlanan AS ISO 15489 anda d , AS 4390-1996 anda d n emel alm .