Kurumsallaştırma Süreci
3.1. Belge Yönetimi
Belge e im i lemle i, belge ablonla belge hi e a i i,
do alama, belge i lem e le i (k m i i e k m d g enli
belge g nde imi e al m , belge a ama, belge ni eleme e di inleme,
ba kod k llan m , belge/do a an fe i lemle i, belge/do a
de e lendi me-a klama-imha i lemle i b.) nin di e bile enle le
en eg e ola ak ld ana bile endi . B kap amda a a da
e ilen i lemle ap labilmelidi :§
a) Belgeler için Üst Veri
(1) Belge ol ma a ama nda belge e ai e ile inin
an mlanabildi i a a olmal d . Belgenin a am
d ng ne g e ona ak e e-BEYAS a af ndan
bi im/b l m ba nda o oma ik ola ak ida i bi im kimlik kod , a ih/n ma a/hangi k llan c a af ndan a a ld gibi belgele in a n l ni elenme ine i in e ecek e i alanla n n an mlanma na olanak a lanmal d .
(2) e ile de o nl alanla i em ne ici i a af ndan beli lenebilmelidi . B n n i in a l m n kodla nda de i iklik ap lma ge ekmemelidi .
§ Elek onik Belge Y ne imi e A i leme Si emi al ma apacak bi k m i in ha lanacak eknik a namede olma ge eken emel h la a 3 e 4. b l mle de e e ilmi i . B h a T.C. Anka a ni e i e i Elek onik Belge Y ne imi e A i leme Sistemi (e-BEYAS) P oje i Teknik a name i . Ha l. Fah e in demi ci e lem Ba am. Anka a: Anka a ni e i e i, 2012. 38 . ( a namenin eknik k mla i in Anka a ni e i e i Bilgi lem Dai e Ba kanl a af ndan eknik de ek e ilmi e eknik a dan ona al nm ) adl al ma e a al nm . K m al bi dok man old i in a nen
85
(3) e im ecinde an mlanan ni eleme alanla belge/e ak
ile ili kilendi ile ek daha on a b alanla erinden o g lama ap labilmelidi .
(4) He hangi bi elek onik belge e ai e i alanla nda
g ncelleme i lemi e ki e belge ak na g nl k
e e e inde ap labilmelidi .
(5) Belge ve eklerinin e-BEYAS a ka i lemine ai a ih e zaman bilgileri üst veride lmal d .
(6) e ile in o nl alanla ka e na nda gi ilmeli, daha on adan di e alanla amamlanabilmelidi .
(7) Belge ol lma nda belge ile ili kili olan di e
belgeler sistem içinden arama suretiyle
an mlanabilmelidi .
(8) Belge üzerinden o belge ile ili kili di e belgele e de la labilmelidi .
(9) Ve i gi i alanla nda gi i fo ma k alla anda la a (n me ik, alfan me ik .) g n bi imde olmal d . B k alla a g n olma an gi i le ha al kab l edilmeli e engellenmelidir.
b) Metin Edit e Be ge O a
(1) Si em i e i inde elek onik belge e mek amac la
me in edi (kelime i lem edi ) b l nmal d .
(2) Me in edi n n o oma ik ka de me elli i
b l nmal d . Si em Y ne ici inin beli ledi i e
dahilinde o oma ik ka de me i lemi apmal d .
(3) Elek onik belgele e k belgele e-BEYAS a kab l
edilebilmelidir.
(4) Si em i e i inde e ilen e i lemi amamlanan he belgenin o oma ik ola ak, a d k ekilde e ilen ek bi n ma a olmal d .
86
(5) K mda ana bi imle e a al na ak fa kl n ma a le an mlanabilmelidi .
(6) Bi k llan c a af ndan he hangi bi belge e inde
al ma e an mlama ap l ken, belge e inde bi
ba ka ki i a af ndan i lem ap lma na i in
verilmemelidir.
(7) Belgeye daha önce kim/kimler a af ndan i lem ap ld görülebilmelidir.
(8) Si em d nda bilgi a a o am nda e ilmi a la
i eme ak a labilmelidi .
c) Be ge ab a
(1) Si em i inde dinamik ola ak i enildi i kada belge ablon e kili k llan c la a af ndan e ebilmelidi .
(2) Sistem i inde belge ablon ol mak i in
g lamadaki me in edi k llan labilmelidi .
(3) Bilgi a a o am nda ol lan belge ablonla
i eme ak a labilmelidi .
(4) Ol lan ablonla k llan la ak e ilen belgele ona ak la na dahil edilebilmelidi .
(5) ablonla bi im e k llan c ba l e ilebilmelidi .
e ilen ablon aklanabilmeli; i enildi i anda
düzeltilebilmelidir.
(6) ablonla n g ncellenmele i ile ilgili logla akip edilebilmelidir.
d) Belge Düzenleme
(1) e-BEYAS a kurumun mevcutta k lland güncel
Saklama S eli K m al S anda Do a Plan yer
almal e k m al ola ak k llan lan ZEL e DI
Kodla n bi im ba l eklenmesine ve k llan lma na imkan vermelidir.
87
(2) e-BEYAS i e i inde Do a Plan ol labilmeli,
ekleme e ka ma ap labilmeli e k llan labilmelidi .
Do a plan ol ma e ki i e-BEYAS Y ne ici i nde
olmal d .
(3) K m al Do a Plan e a al na ak bi im d e inde
do a/kla a labilmelidi . Bi imle den K m al
Do a Plan na ekleme e ka ma ap lamamal d . (4) Belgeler e-BEYAS i inde bi di inden ba ka bi di ine
a nabilmelidir.
(5) Belgelerin birden fazla sürümü olabilmelidir. Versiyon n ma ala a an bi ekilde olmal d .
(6) Belgele in m e i onla akip edilebilmeli e ap lan de i iklikle ka al na al na ak izlenebilmelidir.
(7) e i inde an mlama e g ncelleme ap lan belge e eni e i on n ma a a ama i lemine ge ek kalmadan
e i on ol labilmelidi .
(8) T m e i onla n i e i i e e i bilgile i
görüntülenebilmelidir.
e) Belge Yükleme
(1) K llan c bilgi a a nda b l nan, elek onik o amdaki belgeleri ve eklerini sistem içerisine yükleyebilmelidir. (2) Belgeler ve ekleri sisteme dahil edilirken Türkçe ve
ngili ce ka ak e e bo l kla o n ka mamal d . (3) A n ada ahip do ala n bi bi le inin e ine a lma
engellenmelidir.
(4) Dahil edilen do a iple inde e bo la nda n lama ap labilmelidi .
f) Belge Görüntüleme
(1) Metin ve resim olarak kaydedilen elektronik belgeler o ijinal e ildikle i g lama p og amla ndaki g el sunum özelliklerini koruyarak görüntülenebilmelidir.
88
(2) Elektronik belgelerin özellik ve ekleri tek bir ünite olarak görüntülenebilmelidir.
(3) Elek onik belgele i bi den fa la k llan c a af ndan a n anda g n lenebilmelidir.
(4) Elektronik belge ile birlikte o belgeye ait üst verileri de, alep edildi i akdi de, a n anda g n le ebilmelidi . (5) Her birimce istenirse kendisince üretilen belgeler/evrak
yetkisi dâhilinde listelenip görüntülenebilmelidir.
(6) Belgele /e ak da m ap lan, i lemde olan,
paraflanan/imzalanan, taslak olarak kaydedilen, kontrol edilen, ed edilen, ce ap a lan gibi d mla na g e a di inle al nda g n lenebilmelidi .
(7) lence (Men ) e a fil e a d m la k llan c belgele e d mla na g e h l bi ekilde la labilmelidi .
g) Be ge Da /N E e e
(1) Da m planla ol labilmeli,
kurum/birim/grup/liste/ki i ba nda da m için
k llan labilmelidi . Bunun için kurum i i e d da m
g pla /li ele i ol labilmeli; b g p/li ele
g lama k llanan m bi im d e le inde
ol labilmelidi . B g pla a/li ele e da m
ap labilmelidi .
(2) K llan c la da m/ha ale ad mla na no
ekleyebilmelidir. Eklenen no la di e k llan c la a af ndan g n lenebilmelidi .
(3) Belgele ellikle i dikka e al na ak fa kl ami le e ha ale ona na g nde ilebilmelidi .
(4) Ha ale ona i in yetkili ami , ge ek olma d m nda
kendinden eki e kili e ha ale ona na
sunabilmelidir.
89
(1) Belgenin , ip, d m, a , a ih a al , kime,
kimden, ilgi, do a no, ol lma a ih a al , mia a ih a al , belge tipi, gelen/giden belge no, birim, ek, pa af, im a e ben e i alanla dan a ama ap labilmelidi . (2) e i bilgile i e kon alanla n n m n n e inden
a ama ap labilmelidir.
(3) ndek lenen belge/e ak n i e i i e inden, OCR ile taranan dosyalar üzerinden ve elektronik ortamda üretilen metin abanl do ala e inden tam metin a ama (f ll e ea ch) ap labilmelidi .
(4) K llan c la n ol d kla a amala ka de mele ine
e ile ide ek a k llanmala na olanak an mal d . (5) T k e de ekli man k al a ama apabilmelidi . Joke
karakter ile k mi e le mele gibi fonk i onla k llan labilmelidi .
(6) A ama on c k llan c a li e ola ak n lmal d . Li e a ih e di e e i im la na g e alanabilmelidi .
(7) A ama on la n a fa n ma a na g e g n leme,
ilk e on ka g n leme gibi fonk i onla olmal d .
(8) A ama on c li elenen do ala a e i im hakk
gözetilerek filtrelenmelidir.
(9) Arama sonucunda listelenen klasör ve belge içeriklerine e i im hakk g e ile ek e i im a la abilmelidi .
i) Ge e Be ge/E a e e i
(1) Kur m d ndan gelen belgele /e ak, Genel E ak
biriminde taranarak e-BEYAS sistemine
ak a labilmelidi (gi li belgele /e ak ilgili bi imle a af ndan i eme ak a lacak ).
(2) Kurumda tüm belgeler için tek numeratörden numara al nma gibi a da emel birimler için kendi içinde n ma a alma g lama na izin vermelidir. Kurumsal anali on a nda kurumun ka a e a olmal d .
90
(3) Sisteme al nan e ha ale i lemi ap lan belgele in a lla ile ilgili i lemle k m n beli le ece i n eme g e a i lenmelidir. U g n olan n em i lem i in ha ale edile ek i lem ap lan bi im a af ndan aklanma d . Belgele i lem g d kle i e a e ildikleri birimler esas al na ak aklanmal d , belgele in h k ki ge e lilikle ini,
delil olma a fla n d ebilmele i i in i lem
gördükleri veya üretildikleri birimler itibariyle aklanmal d . B nedenle de belge/do ala n an mlama ve düzenlenmesinde ilk unsur belgenin üretim yeridir. Bu gereklilik, belge me ke i e a i le ini di e bilgi
me ke le inden a an emel ellikle inden bi i ini
ol mak ad .
j) Gide Be ge/E a e e i
(1) Giden belge/e ak i in da m ap lan k m e a ki i
isimlerini, irtibat bilgilerini içeren bir etiket modülü e-BEYAS i inde b l nmal d .
(2) E ike mod l n n ba kod e me e ok ma elli i
olmal d . Po a e a ka go fi mala n n belgeye e di i
barkod, irsaliye no gibi bilgiler belgelerle
ili kilendi ilebilmelidir.
(3) E ike mod l fa kl eba la daki a fla a g nde i bilgilerini basabilmelidir.
(4) e-BEYAS n gelen e giden belgele in ka bilgile ini i e en ba kod e me e ok ma elli i olmal d . (5) Belge/E ak Bi imle i, k m d na a f ile g nde ilen
evrak i in, ad e bilgile i gi e ek a fa a d abilecek e a fa konacak e ak i em e inden e ebilecek i .
Za fla n fi ik el a l k e g nde i bedelle i
girilebilecektir. Bu sebeple bi im e k m ba nda a f li ele i al nabilmeli e a d labilmelidi .
(6) Ha lanan a fla e inden g nde i ne g e
91 ol labilmelidi . Posta gönderim listesi üzerine de a f a l k e g nde i bedelle i gi ilebilmeli, li enin
toplam gönderim bedeli otomatik olarak
he aplanmal d .
(7) Posta gönderim listesi üzerine, kime zimmet ile teslim edildi i bilgi i beli ilebilmeli e po a g nde ile i
a d labilmelidi .
k) Be ge e D a Ya d a
(1) Belge ve dokümanlar, orijinal sunum özellikleri ko na ak a d labilmelidir.
(2) No mal a d ma ini d nda bi i leme ge ek
olmamal d .
(3) endi inde e ile in a d lma na olanak
a lanmal d .
(4) e-im al belgele in a d lma nda belgenin e-im al
old me a a g n ekilde g e ilmelidi .
l) Sa a a P a a e Ta fi e e e i
(1) Saklama Süreli Kurumsal S anda Do a Plan nda
e ilen aklama ele i e a ca kurum a af ndan
beli lenmi aklama planla , e-BEYAS içinde TS 13298
S anda d na g n ola ak an mlanmal d . e-BEYAS,
fi ik el a i i emle i ile en eg e al abilmelidi . (2) e-BEYAS b n e inde an mlanan aklama planla ,
sistem içerisinde yer alan belge/dosya/klasör/seri vb. saklama sürelerine ait raporlama ve saklama süresi dolan belge/dosya/klasör/seri vb. sistemden tasfiyesini
ge ekle i ecek fonk i onla e e kilendi mele i
en eg e ola ak b n e inde ba nd mal d . Sistem o oma ik ola ak hi bi belge i e ka d ilmemelidi .
(3) A i leme, a fi e (de e lendi me-a klama-imha)
e le i beli lenen ona ak na en eg e edilebilmelidi . (4) e-BEYAS, saklama süresi dolan belge/dosya/klasör/seri
92
ve p o ed ad mla yetki dahilinde izlenmeli ve 3473 a l Kan n e De le A i Hi me le i Hakk nda
Y ne melik ge e ince e a a b me a e e e inde
ha lanm K m n Belge/Do a De e lendi
me-A klama- mha Komi onla e al ma E a la nda
an mlanan ap a g n ola ak e kilile e
iletebilmelidir.
(5) e-BEYAS, aklama planla n n eniden an mlanabilme i i in planla e inde ap labilecek de i iklikle e g ncelleme i lemle ine elek onik e-BEYAS belge
ne ici inin kon ol e o ml l nda olma ka d ile
izin vermelidir.
(6) Saklama planla , eri, klasör, dosya ve belgelerle
ili kilendi ilebilmelidir. A ca b nla
(belge/do a/kla / e i b.) a a , dike ili kile
ba lam nda aklama planla ile ili kilendi ilebilmelidi . (7) e-BEYAS içerisindeki her belge/dosya/klasör/seri vb. en
az bir saklama plan ile ili kilendi ilebilmelidi .
(8) e-BEYAS, i emde an ml he bi
belge/do a/kla / e i b. ai aklama plan n o oma ik ola ak akip e meli e aklama e i dolanla n a fi e
i lemle inin ap labilme i i in e-BEYAS belge
ne ici ini a mal d .
(9) Elek onik belgele in ai old kla kla le in e a
e ile in de i i ilme i d m nda, e-BEYAS yeni
klasöre veya seriye ait saklama süreleri konusunda
e-BEYAS belge ne ici ini a mal e ge ekli
de i iklikle i man el e o oma ik ola ak apabilmelidir.
3.2. A /Be e A S e e (Sistem) Yönetimi
Belgele in im a, pa af e kon ol ak la n n ne ildi i
bile endi . B ba lamda dinamik e a anda ona ak la
an mlama, k llan c e i im e kilendi mele i, ol an mlamala ,
93 saklama plan an mlamala , da m plan an mlama i lemle i gibi ne el i lemle i i e i . B kap amda a a da e ilen i lemle ap labilmelidi :
a) Ye i e R Ya a d a
(1) Si emde b l nan ak i onla n me a a g n, e kile e e e inde an mlanan olle e e ile ek k llan lma
ge ekmek edi . Ak i onla n e kile e e e inde
k llan lma n n a lanabilme i, i emde b l nan
(240-260 aksiyon gibi) ak i onla n k m n ap e
ih i a la na g n ola ak beli lenecek Rolle al nda g pland lma n ge ek i i . S anda K llan c Rol , Ami Rol , Belge Ka Rol , Po ac Rol gibi.
(2) Si em k m ih i a la na g e Rol an mlama a,
an mlanan olle e ak i onla e me e e k llan c la a b
olle i a ama a g n olmal d e olle a a nda
aksiyonla de i i ilebili olmal d .
b) A /Be ge A S e e i Y e i i
(1) Belge ol an k llan c a af ndan belgenin ona
ecini i e en i lem/ona ak la an mlanabilmelidi . (2) Belgele i lem/ona ak la na e da m li ele ine g e
k m i e i inde dola mal d .
(3) Dinamik e anda i lem/ona ak la e da m
planla ile belgele k m al e le i i inde
i lenebilmelidi .
(4) lem/ona ak la a e inde im a, pa af, kon ol ama l
o oma ik belge dola m a lanabilmelidi . nceden
an mlanm ak la a g e ak ba la ma e enekle i b l nmal e anl k ona ak la an mlanabilmelidi .
(5) Bi imle ba nda e nek i lem/ona ak la
an mlanabilmeli, b ak ablonla pa la labilmeli, di e k llan c la a af ndan k llan labilmelidi .
94
(6) lem/ona ak i inde, bi den fa la k llan c a pa af,
kon ol, koo dina on, im a eklinde i a amala
ap labilmelidi .
(7) Kab l e a ona a ama nda kab l edilme en i le , bi on aki a ama a ge memeli, belge ed edildi i e eni
e i on a lmak e e ha la an k llan c a
dönebilmelidir.
(8) lem/ona ak la nda ap lan he i lem a n l ola ak ka al nda lmal e o g lanabilmelidi .
(9) U g lama i e i inde i lem/ona ak an mla abilecek k llan c a n n, bi n olmamal d .
(10) U g lamada an mlanan i lem/ona ak la , ablon ola ak ka edilip, on aki k llan mla i in aklanabilmelidir.
(11) lem/ona ak nda anl k llan c a g nde ilen
belgele /e ak g nde en a af ndan ge i ekilebilmelidi . (12) Belgenin ge i alma i leminde, bi den fa la bi imle e
g nde ildi inde, ge i alma i lemi, a n do l da
g nde ildi i ilk nok a a d nmeli e ge i alma i lemi pa alel gi i i bi im e e le e de an mal d .
(13) lem/ona ak la n n an mlanaca a a m mod l kle b ak n em e ekni ine ahip olmal d . (14) Bi i lem/ona ak n n bi imi ile an mlanm ba ka bi
ak n o oma ik ola ak ba lama a lanabilmelidi .
(15) Ya a /dike i lem/ona ak la an mlanabilmeli, pa alel e e i belge da m ap labilmelidi .
(16) Ana i lem/ona ak n n i e i inde al i lem/ona ak la an mlanabilmelidi .
(17) lem/ona e inin a lma durumunda bir üst yönetici
habe da edilmeli e ne icile kendile ine ba l
95 (18) i lem/ona ak la nda i lemin ba lama/bi i a ihi, nceli i, d m , k llan c la , bi imi, g p, i ipi e olle gibi i lem/ona ak elemanla , ak ba la ma a nda e ilebilmelidi . Son i lem a ihi gelmeden ilgili k llan c la a mal d .
(19) lem/ona ak la n n he a ama nda i le in ap lma e i k lanabilmeli, e a mla nda i i apacak olan k llan c la a labilmeli, de i i ilebilmeli, ak eci eniden beli lenebilmeli a da al e na if i lem/ona ak planla an mlanabilmelidi .
(20) in ap lma a amala nda e le e ele le ilgili
apo la al nabilmelidi .
(21) S e inde ap lama an i /i lemle i in k llan c (pe onel) yöneticisinden ek süre isteyebilmeli ve yönetici yetkisi dahilinde ek süre verebilmelidir. Yöneticiler kendilerine ba l pe onelin e inde b l nan i /i lemle den e i geçenler için yeniden süre verme yetkisine sahip
olmal d . Ek e alebi e ona lanan ek ele lmal
ve sorgulanabilmelidir.
(22) el d mla da ol, kad o, g p, ki i im a o a d nda
b ak labilmelidi .
(23) ak la kad o e g e ba l ola ak an mlanabilmelidi .
c) Uygulama Yönetimi
(1) e-BEYAS a k llan lan m kodlamala a ablola da lmal , e ki i d hilinde ki ile in b ablola da g ncelleme apabilme ine olanak a la acak k llan c
a a le i ol lmal d . Ya ma Bi im Kodla , da i
Bi im Kimlik Kodla , D K m Kodla , Do a Plan Kodla , Saklama Plan Kodla , G e Un an Kodla , Rol Kodla b.
(2) e-BEYAS Si em ne imi (k llan c an mlamala , ol i lemle i .) eb a a k llan la ak ap labilmelidi .
96
(3) Denetim (Log) bilgileri uygulama içerisinden hiçbir k llan c a af ndan de i i ileme ecek e ilineme ecek
ekilde lmal d .
(4) Denetim (Log) bilgileri e-BEYAS yöneticisi veya sistem
uygulama ne ici i a af ndan g n lenebilmelidi .
Bunlar; (a) Si em i e i inde ge ekle i ilen e kinlikle (ka ekleme, de i i me, ilme, a ma b.) e b e kinlik a ihi, aa i, k llan c bilgi i, (b) K llan c e i imi ile ilgili i lemle (g ncelleme, ka ), (c) Saklama planla ile ilgili i lemle (g ncelleme, ka ), (d) Gelen Belge ka i lemle i, (e) Belge ili kilendi me, a ma e ilme
i lemle i, k llan c he ap o m a ma e kapa ma
aktiviteleri vb.
(5) Dene imle (Logla ) anl k i lenebilmelidi . K llan c la n m i lemle inin ka al na al nd LOG (g nl k) ap b l nmal d .
d) Uygulamaya Gi i
(1) Yetki e e e inde k m i i e k m d ndan if e e sertifika (e-im a e ifika ) ile gi i ap labilmelidi . (2) lence (Men ) e kilendi mele i i in ol abanl bi
mekani ma k llan lmal d . Bi k llan c bi den fa la ole ahip olabilmelidi . K llan c ahip old olle in bi le imi eklinde e ki e ahip olmal , ancak yetkilerini ilgili olle inde i lem ap nda k llanabilmelidi .
(3) Belge/e ak n i e ik e di e bilgile i e indeki e i im e kilendi me i lemle i kla e gi lilik de ecele i üzerinden ap labilmelidi . Belge/e ak ekleme, ilme i lemle ba nda k llan c olle ine e ki e ilebilmelidi . (4) He k llan c a kla e i im a ama ap labilmelidi .
(5) el d mla da k llan c ge ici ola ak de e d
b ak labilmelidi . Si em uygulama yönetici i a af ndan pa if hale ge i ilen k llan c n n ek a ak if hale ge i ilene kada i eme gi i i engellenmelidi . K llan c d m
97 hakk nda bilgilendi mek amac la i emden e-posta a labilmelidi .
e) K a c e K a c R e i
(1) K llan c n n if e f lama i lemle i e ki dahilinde
sistem uygulama ne ici i a af ndan
ge ekle i ilmelidi .
(2) K llan c la n a n anda bi den fa la o m a ma
engellenebilmelidi . lk a o m kapa labilmeli
(g enli k i lemi ile g lama kapa lmad a), eni
o m ile i lem de am edememelidi . K llan c la
g enli k ap kla akdi de eni o m a abilmeli,
g enli k ap lmad a i em a e melidi .
(3) K llan c la n i lem apmama nedeni le o m n
kapa lma e i e kili i em ne icile i a af ndan
de i i ilebilmelidi .
(4) K m hi e a ik ap na g n ola ak olle e kili
sistem uygulama ne icile i a af ndan
an mlanabilmelidi .
(5) K llan c e ki i d hilinde olma an hi bi fonk i ona,
i lence e a da a a e la amamal d .
(6) K llan c la birden fazla role sahip olabilmelidir. Rollerini i emde a a g ebilmeli e b nla i eme ek a gi i apma ge e i olmadan k llanabilmelidi .
(7) K llan c la a a d mc olmak amac la k o lan o la ve cevaplar izlencesi b l nmal d . B i lence e-BEYAS Y ne ici i a af ndan g ncellenebilmelidi .
(8) A a da i emde b l nma ge ekli ba olle
beli ilmi i :
Üst Yönetici: ne ici b n bi imle in belge/e ak g n leme, belgele in hangi k llan c da old n e üst bilgilerini görebilme yetkisine sahiptir.
98
Sistem Uygulama Yöneticisi: Si emdeki an mlama
i lemle ini apabilecek e kon ol edebilecek k llan c ol .
e-BEYAS Yöneticisi: K llan c , ol, g p e i im e kile i
ekleme/kald ma i lemle ini apabilen; do a plan , do a aklama plan n ne en e he l g ncelleme e ki ine
sahip olan, belge/e ak a i le ebilen, belge/dosya
de e lendi me-a klama-imha e le ini ne en k llan c
ol . Bi im ba nda da e-BEYAS yönetici rolü
an mlanabilmelidi .
Kullan c : K m hi e a i i i inde ida i e akademik bi imle de a da bi imle e ba l al bi imle de elek onik belge/evrak üreticisi.
f) Ve i K a c
(1) K llan c kendi ine gelen belge/e ak i in kendi
bi imindeki k llan c a ek le e mek i in i ek e
b l nabilmeli, ekale i e i ami a af ndan ona lan a ekale i lemi ge ekle melidi .
(2) Vek le e i bi i i aman i le in e belgele in akibi belge ge ek ahibi e inden ap labilmelidi .
(3) Vekil olan pe onel, ek le en i lem ap belgele i rapo a ac l ile o g la abilmelidi .
(4) Vekil a af ndan ap lan i le apo a ac l ile a il a af ndan g lebilmelidi .
(5) Vek le i emi ile belgele in o oma ik ola ak i lem i in ekile nlendi ilme i ap labilmelidi .
(6) Vekâlet veren k llan c n n bi den fa la ol olma d m nda, i edi i olle i e e ek ekale e ebilmelidi .