Elektronik Belge Yönetimi
ve
A i leme Si emi
Ge i S eci e U g lama Y ne imi
Do . D . Fah e in ZDEM RC Doç. Dr. Özlem Gökkurt BAYRAM
Mehmet TORUNLAR Selvet SARAÇ Bahattin YALÇINKAYA
Ankara - 2013
D e e e a a aYazarların onayı ile .pdf formatında e-Kitap olarak yayımlanması kararlaştırılmıştır.
e-Kitap olarak Ankara Üniversitesi BİL-BEM (Bilgi Yönetim Sistemleri Belgelendirme ve Bilgi Güvenliği Merkezi Web Sitesi'nden 06.04.2020
tarihinde erişime açılmıştır. http://bilbem.ankara.edu.tr/yayinlar/
ii
ELEKTRON K BELGE Y NET M VE AR VLEME S STEM : GE S REC VE UYGULAMA Y NET M
Telif hakk Fahrettin Özdemirci ve Özlem Gökkurt Bayram Ankara-Temmuz 2013
Ka nak g e ilmek i in k men e a amamen al n ap lama , hi bi n emle kop a edileme , o al lama e a nlanama .
110K592 n ma al T B TAK-SOBAG 1001 P oje i kap am nda Türkiye Bilimsel e Teknolojik A a ma K m (T B TAK) de e i e Anka a ni e i e i ile Ba bakanl k De le A i le i Genel M d l ka k la la ha lanm .
Kapak: U E o
ISBN: 978-605-61009-1-8
demi ci, Fah e in ( e di e le i)
Elek onik belge ne imi e a i leme i emi: Ge i eci e uygulama yönetimi / Fahrettin Özdemirci, Özlem Gökkurt Bayram, Mehmet To nla , Sel e Sa a e Baha in Yal nka a.- Ankara: 2013.
xvi, 186 s. ; 24 sm. Kaynakça: 181-186.ss ISBN: 978-605-61009-1-8
1. Elek onik belge ne imi 2. Elek onik a i ne imi 3. Elek onik belge ne imi e a i leme i emi 4. Kam ne imi, a i le 5. Elek onik a ma ne imi 5. P ojelendi me eci. I. Ba am, Gökkurt Özlem. II. Torunlar, Mehmet. III. Sara , Sel e . III. Yal nka a, Baha in. IV. E e ad .
Ba m e Cil : Bo Tan m Ma baac l k U a a Cad. 1250 k. No: 24 O im/ANKARA Tel: (0312) 385 72 12
iii
Bu kitap, T ki e Bilim el e Teknolojik A a ma K m (T B TAK) a af ndan de eklenen, Anka a ni e i e i e Ba bakanl k De le A i le i Genel M d l 'n n ka k la ile Do . D . Fah e in demi ci c l nde Anka a ni e i e i nde g lamal ola ak ge ekle i ilen T B TAK-SOBAG 110K592 n ma al " ni e i ele de Elektronik Belge Y ne imi e A i leme Sistemine Ge i S eci Modelleme i Projesi al mala e e e inde kam k m e k l la nda Elektronik Belge Y ne imi e A i leme Sistemi (e-BEYAS)" g lamala i in ha lanm .
B kitab n t m k llan c lar ard ma ihti a d d klar nda, kitab n n
her hangi bir b l m n anla amad klar nda a da hatalar n old n fark
ettiklerinde Ki ab a a a ile ileti im k rabilirler.
S re netimi gerektiren Elektronik Belge Yönetimi ve Ar i leme Sistemi , netimde kar l kl etkile imi, k r msalla ma e s reklili i sa la an netim hi metidir. e-Kurum n om rgas n ol t ran elektronik belge netimi e ar i leme sistemi g lamalar nda ba ar , üst yönetimin deste iyle, t m al anlar n katk s yla, özverisiyle e g sterdi i enle sa lanabilir.
Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci
iv
e B e
Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci
Anka a ni e i e i Bilgi e Belge Y ne imi B l m e im e i & Anka a ni e i e i Belge Y ne imi e A i Si emi (BEYAS) Koordinatörü Anka a ni e i e i Belge Y ne imi e A i Si emi (BEYAS)
Koordina l Anka a ni e i e i G lba 50. Y l Ye le ke i 06830 G lba /ANKARA ozdemirci@ankara.edu.tr fozdemirci@gmail.com Telefonlar: Koord. Ofisi :(+90 312) 484 55 78 Fakülte: (+90 312) 310 32 81 /1688 Web: http://beyas.ankara.edu.tr Web: http://80.251.40.59/humanity.ankara.edu.tr/odemirci
Doç. Dr. Özlem Bayram
P oje A a mac
Anka a ni e i e i Bilgi e Belge Y ne imi B l m e im e i
ozlembayr@gmail.com Tlf: (+90 312) 310 32 81 /1330 Web: http://80.251.40.59/humanity.ankara.edu.tr/obayram Mehmet Torunlar P oje A a mac Devlet A i le i Genel M d l mehmettorunlar@mynet.com Tel: (+90 312) 307 91 47 Selvet Saraç P oje A a mac De le A i le i Genel M d l selvetsarac@gmail.com Tel: (+90 312) 307 90 24 Baha in Yal nka a
Proje Bursiyeri
Marmara Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Dok o a enci i
S
Belgenin e imi le ba la an be e e e a e e
e e ; a ma eknikle i le, do alama i emi le, aklama
planla la, de e lendi me-a klama-imha, dosya düzenleme ve
e i im/k llan m gibi bi bi i le ba lan l e le inci inden ol an
bi i emle b n nden ol . B b n el ap n n elek onik
sistem ola ak an mlanma , i le hale ge i ilme i e d lebili bi
ap a ka labilme i i in bi k la a ih i a old kl kla
g ndeme ge i ilen kon la a a nda e almak ad .
K mla n kimlikle ini a ihle b nle i ebilmele i e gelece e
ta abilmele i, belge e a i i lemle ini a da ne im akla m
i e i inde ebilmele i ile ge ekle ebili . B al ma, k mla da
elek onik belge ne imi e a i leme i eminin ol lma nda
izlenmesi gereken yol, yöntem ve usulleri gösteren, k mla n elek onik belge ne imi e a i leme i emine ge i le i i in ge ek
d lan al ap n n ol lma n a lamak amac a an emel
ka nak ni eli indedi .
G n m de hi k k ki, e-de le al mala n n k mla
a a ndaki emelini, kurumla n e-belge ne imi e a i leme
sistemleri ol mak ad . Ancak k m e k l la e-belge
ne imi e a i leme i emle ini ol d kla nda, e-devlet
g lamala na am anlam la ge ilebilecek i . Ki ap, e-belge ne imi e a i leme i emle ini ol mak ve e-devlete entegre olmak i e en k m e k l la i in a l mla o a a ko ma ,
e-belge ne im i emi (EBYS) ne ge i e e d lebili li i
a lamada a a lan lacak bilgile nma bak m ndan dikka e
vi
Kitap, k m e k l la da e-belge ne imi e a i leme
sisteminin kap am n , bile enle ini, süreçlerini ve bu süreçlerde ap lma ge ekenle i alan al ma ndan edinilen dene imlere ve bilgi birikimine dayanarak vermektedir.
ni e i ele ba a olmak e e, m k m e k l la a
nelik Elektronik Belge Y ne imi e A i leme Sistemine Ge i Süreci ve Yönetim Modelinin" ol lma i in Do . D . Fah e in demi ci a af ndan geli i ilen e T B TAK a af ndan de eklenen
proje , Ankara Üniversite i nde alan al ma ap la ak
ge ekle i ilmi i . Proje kap am nda len alan al mala ndan
edinilen bilgi bi ikimi e dene ime da an la ak ha lanan b ki ap,
kurumlarda elektronik belge ne imi e a i leme sisteminin
k lma e sistemin b n el bi ap i e i inde yönetilebilmesi için ol ha i a nmak ad .
Kitap, elektronik belge ne imi e a i leme i lemle i ile ilgili
yeni kav amla n anla lma n , an mlanma n , e le in e
g lamala n beli lenme ini, i lemle in kola la lma n ,
elektronik belge ne imi e a i k l n n k m e k l la da
e le i ile ek onla a bi ol ha i a n lma n hedeflemektedir.
Bu ki ap k m e k l la a, e-belge ne imi e a i leme
i emi al mala n e imli e e kin bi bi imde ebilmele i i in (1) hedef belirleme (2) bilgilendirme (3) bilinçlendirme (4) ge ekle i me e le ini e mek edi . Kurumlar bu sürecin ba a i in ge eken e be inci ad m ol an (5) d llendirmeyi de dikkate almal d .
al mala e ince de ek olan he ke e e ekk le imi i
na ken ka k la n anmadan ge eme ece imi k m e ki ile i de
b ada beli mek bi im i in a ca nem a mak ad . B ba lamda; fa kl amanla da alan al mala nda görev alan Ankara Üniversitesi
ni e i ele de Elek onik Belge Y ne imi e A i leme Si emine Ge i S eci Modellemesi (e-BEYAS-M) P oje i T B TAK-SOBAG- Proje No:110K592. Proje Y c : Do . D . Fah e in demi ci, P oje A a mac la : Do . D . lem Ba am, Mehmet Torunlar ve Selvet Saraç. (01 Nisan 2011-01 Ekim 2012).
vii So al Bilimle En i Bilgi e Belge Y ne imi Anabilim Dal k ek li an encile i B. Em e elik e Ze nep en ile Anka a
ni e i e i So al Bilimle En i So oloji Anabilim Dal
k ek li an encile i N en G lp na e Baha Ka aka a
e ekk ede im.
al mala n ni e i ede lme inde e g lanma nda he
aman an m da olan e bi imle bi lik e al an U man Ze nep en Akado an a e ef Gonca S en e ellikle e ekk ede im.
Bilgi ve Belge Yöne imi B l m Ba kan P of. D . Fa o S ba o l na al mala m a e dikle i de ek en dola e ekk ederim.
al mala e ince T B TAK ile olan ili kile imi de bi e
a d mc olan e o la m b k bi ne ake e i i likle
cevaplayan Uzm. Arzu Kepo l na a ca e ekk ede im.
Alan al ma nda a lad kla ka k e de ekle den dola
Anka a ni e i e i ne icile i ba a olmak e e, m ni e i e
al anla na e ekk ede im.
K m e k l la n elek onik belge ne imi e a i leme
i emle ine ge i e le inde e g lamala nda k la l k edecek
b a n n o a a ka lma nda e dikle i maddi e mane i de ek i in T B TAK a ellikle e ekk e mek i e im.
Y ka da belirtilen k m e ki ile in de ek e ka k la la
ha lanan ki ab n, k m e k l la n elek onik belge yönetimi ve
a i lemeye ge i e ne im e le inde k llanacakla emel
ka nak olma dile i le Sa g la mla,
Do . Dr. Fahrettin ZDEM RC Ankara Üniversitesi
Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü retim esi &
S n ... v
K al mala Li e i ... xiv
ekille -Tablolar Listesi ... xvi
G R ... 1
* al man n Amac ... 4
* al man n Kap am e S n m ... 5
* Sa la aca Ya a la ... 8
1. BÖLÜM ... 13
ELEKTRON K BELGELER VE ELEKTRON K BELGE Y NET M ... 13
1.1. Belge, Dok man e Elek onik Belge Tan mla ... 13
1.2. Elektronik Belge ve Doküman Yönetim Sistemleri ... 13
1.3. Belge Y ne iminde Pa adigma De i imi: Elektronik Belge Yönetimi ... 17
1.4. Elek onik Belge Y ne iminin Ya a la ... 19
1.5. EBYS Mevzuat ve Standartlar ... 25
xi
2. BÖLÜM ... 29
ELEKTRON K BELGE Y NET M e AR VLEME S STEM PROJELEND RME S REC e UYGULAMA Y NET M ... 29
2.1. Projelendirme Gerekçeleri ... 30
2.2. al mala Ba la l ken Dikka Edilecek H la ... 31
2.3. Y ne im Bilgilendi me e De ek S n mla ... 33
2.4. Proje Ekibi ve Projelendirme ... 34
2.5. Proje Yönetimi ... 35
2.6. Proje Sorumlu Birimleri ve Proje Koordinasyonu ... 37
2.7. P oje Y ne im Plan n n Ha lanma ... 38
2.8. K m O gani a on e Y ne im Yap n n De e lendi ilme i ... 39
2.9. P oje Ye kili e So ml la n n Belirlenmesi ... 43
2.10. Anketler... 46
2.11. K m al Anali al mala ... 49
2.11.1. Belge Ak e lem S e le i Anali Fo mla n n Geli i ilme i ... 51
2.11.2. Geli i ilen Fo mla n Bi imle de Te Edilme i ... 53
2.11.3. Anali al ma Bilgilendi me Toplan la ... 53
2.11.4. Bi imle de U g lanma ... 54
2.11.5. Anali Ve ile inin De e lendi ilme i ... 55
2.12. Bi imle de nceleme e G mele ... 56
2.13. Anali Son la n n Rapo lanma ... 57
xii
2.15. P oje Mali Ka nakla n n Beli lenme i ... 65
2.16. K m al Ge ek inimle i Ka la acak Ya l m n Sa lanma / Geli i ilme i/ K m alla lma ... 66
2.17. P oje Tan m e Bilgilendi me E kinlikle i ... 73
2.17.1. e-BEYAS Proje Web Sitesi ... 73
2.17.2. a Me ke i, Ya d m e De ek Ma a ... 74 2.17.3. Y ne im m al Ya la la U g lama ... 74 2.17.4. E i im al mala ... 75 2.17.5. al ma Rapo la ... 76 2.17.6. Y ne gele , E a la , P o ed le e K la la n Ha lanma ... 77
2.17.7. P oje al mala nda Ka la lacak So nla ... 78
3. BÖLÜM ... 81
ELEKTRON K BELGE Y NET M VE AR VLEME S STEM (e-BEYAS):YAZILIM ve UYGULAMA B LE ENLER ... 81
3.1. Belge Yönetimi ... 84
3.2. Ak /Belge Ak S e le i (Si em) Y ne imi ... 92
3.3. Rapor Yönetimi... 100 3.4. Doküman Yönetimi ... 101 3.5. Form Yönetimi ... 102 3.6. Talimat Yönetimi ... 102 3.7. A i Y ne imi... 102 3.8. Duyuru ve Mesajlar ... 104
xiii
3.9.1. Bilgi Sistemleri Entegrasyonu ... 105
3.9.2. e- m a e m- m a En eg a on ... 106
3.9.3. Ta a c e e-Posta Entegrasyonu ... 107
3.10. E i im ... 108
4. BÖLÜM ... 111
TEKNOLOJ K ALTYAPI OLU TURMA S REC ... 111
4.1. Teknik, le im e Fonk i on ellikle i ... 111
4.2. Si em Mima i i, Mobil En eg a on e Donan m... 114
4.2.1. Sunucular ve Veri Depolama Sistemi ... 118
4.2.2. Te e E i im S n c la ... 120
4.2.3. Ta a c la ... 121
5. BÖLÜM ... 125
KURUM/KURULU LARAVEEBYSSEKTÖRÜNE NER LER ... 125
EKLER ... 137
xiv
K al mala Li e i
BBMA Birim Belge Merkezi ve A i i
BEYAS Belge Y ne imi e A i Si emi
BYS Belge Yönetim Sistemi
DAGM De le A i le i Genel M d l
DA De e lendi me-A klama- mha
e-BEYAS Elek onik Belge Y ne imi e A i leme Si emi
EBY Elektronik Belge Yönetimi
EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemi
EDY Elektronik Doküman Yönetimi
EDYS Elektronik Doküman Yönetim Sistemi
FKM Felaket Kurtarma Merkezi
BKK da i Bi im Kimlik Kod
ISO International Organization for Standardization
KBMA K m Belge Me ke i e A i i
OCR Optical Character Recognition
SOBAG So al e Be e i Bilimle A a ma G b
T B TAK T ki e Bilim el e Teknolojik A a ma K m
No: Ad Sayfa
ekil-1 Belgenin S eklili i Di ag am 18
ekil-2 Bilgi Sistemi Olarak e-Belge Yönetimi 25
ekil-3 P oje Y ne im O gani a on ema 36
ekil-4 Ve i Taban Ek an G n 61
ekil-5 Ve i Taban Ek an G n 62
ekil-6 K m alla ma S eci 69
ekil-7 K m alla ma S eci 69
ekil-8 e-BEYAS n K m alla lma S eci 72
ekil-9 Proje Web Sitesi 74
ekil-10 e-BEYAS Bile enle i 83
ekil-11 e-BEYAS Sistem Mimarisi 115
G R
Belge ne imi, 1934 l ndan be i bi di iplin ola ak a l ndan edilme e; 1990 la da i e l la a a ni elik ka anma a a da l la a a d e de a lma a ba lanan, k m e k l la da e imlili i a ma a, k m al belge e bilgile i ne meye yönelik bi akla m ola ak geli mele g e mek edi . 2000 l la bi lik e elek onik belge ne imi g lamala k mla n ilgi alanla na gi me e ba lam , geldi imi a amada bilgi e ile i im eknolojile i k llan la ak i e le inde elek onik belge/bilgilerin üretilmesi, ile ilme i, a i lenme i, g enli e e kili e i imin a lanma k m al ap la n a l kla n d ebilme i i in ne imle in
a ge ilme n haline gelmi i .
K mla da bilgi i eminin ana om ga n e-belge yönetimi ve a i leme i emi ap e b ap a ili kin a l m/la ol mak ad . K m al bilgi i eminin di e pa ala b ap e inden di e al i emle le bilgi/belge pa la m n melidi . B lece m bi imle in i e i lem ak la i lenebilecek e i lemle e ili kin bilgi/belgele a i lenebilecek i . e-Belge Yönetimi ve A i leme Si emi nin hem k m i i ile i imi, hem de k mla a a belge/bilgi pa la m n e a i lenme ini g enili bi o amda ge ekle i ebilecek bi ap da ol lma , o a e n adede e-de le kap kanalla nda k mla a a belge/bilgi pa la m na
nelik p ojele de k mla n e alma n a la acak .
Bi k mda elek onik belge ne imi e a i leme i eminin ka ak e i i ini beli lemede; k m n , netim ve yasal sistemi, ne im g lamala n n ap (do a ), ida i i em, lkenin ne im e ka ma gelenekle i, l al belge ne im al ap e
2
lkede belge ne im e kinlikle inin geli mi lik e i e i gibi e i li de i kenle ol o namak ad r.
Bu kitapta, k m e k l la da elek onik belge ne imi e a i leme i eminin ol lma nda i lenme i ge eken ol, n em e lle e ilmi ; elek onik belge ne imi e a i leme i emine ge i eci modeli beli lene ek, elektronik belge ne imi e a i i emine emel ol acak ap an mlanm . B an mlamada, Anka a ni e i e i nde len g lamal al mala dan
a a lan lm . Ki ap;
(1) elek onik belge ne imi e a i leme i lemle inin nele i i e di ini,
(2) elek onik belge ne imi e a i leme i emi ap n n na l ol lma ge ek i ini,
(3) ap lma ge eken al mala e mek edi .
Bu kapsamda k m e k l la da elek onik belge yönetimi ve a i leme i eminin geli i ilme ine nelik poli ikala , e le e uygulamalar öngörülmekte, k m e k l la i in de b den kon olle i ol abilecekle i old k a geni bi e e e i ilerek a lma ge eken ad mla verilmektedir.
K m alla ma e kal c olma elli i ge mi en gelece e bi de aml l k a lamakla ge ekle i ilebili . B de aml l k i e ancak i e fi ik el o amda, i e e elek onik o amda ol n ka l bilgile in d enli, i emli, e i ilebili olma la olanakl d . K mla n e kinlikle ini ken e g e le ini e ine ge i i ken e mi old kla elek onik belgele e b belgele in e ald e i abanla , hem ge mi en gelece e de aml l a la an, hem de k mla n e i li o nla na m olla n a acak olan bilgi bi ikimini ba nd an o amla d .
Bi k mda o nla ki ile in e ine i emle in d bi ap ol labili e k m alla ma ge ekle i ilebili . Elek onik belge ne imi e a i leme i emle inin b ap i e i inde yer alma , elek onik belge e a i i lemle inin bi i em e e e inde lme i, k m alla man n a lanma nda g a d edilmeme i
3
ge eken bi kon d . nk bi k m n bilgi bi ikimi, bi ba ka de i le k m n belle i, o k m n a n amanda ge mi en gelece e a nan g c n beli le en e kon m n imgele en emel n d . Teknolojinin in anla n e ne imle in a lma pa a haline geldi i g n m de m k mla n kimlikle ini a ihle b nle i ebilmele i e gelece e a abilmele i elek onik belge ve a i i lemle ini a da ne im akla m i e i inde ebilmele i ile ge ekle ebili .
K mla i in a am al neme ahip bilginin nemli bi bölümünün, kurumun etkinliklerini yürütürken ve yasal yükümlülüklerini yerine getirirken e i i belgele ile ili kide b l nd k mla dan gelen belgele de b l nd g lmek edi . G n m de k mla a k i e le inde e ikle i belgele i elek onik o amla da e mek e ne mek i emek edi . a da kurumlar için vazgeçilmez entelektüel e ma e ka nakla olan i e le inde e ilen e al nan belgele , elektronik sistemlerde e ilmek e e ne ilmek edi . K m al ne imin gelece e nelik ka a e me ecini e kile en a ejik e ile i a la an, e ilmi e depolanm bi inci el bilgi ka nakla olan belgele a k k m n
e i aban nda e alma a ba lam .
B ba lamda k m e k l la , e kin e e imli bi ne im ge ekle i menin nemli bi a a n ol an belge e a i i lemle ine ili kin al mala yürütürken teknolojinin a lad olanakla k llanmala gerekmektedir.
lkemi k m e k l la n n, elek onik belge ne imi e a i leme kon nda e-de le ne iminin ge ek i di i g lamala e ine ge i me k ml l a d . B e e ede ih i a d lan, kur m e k l la n ge ek inimle ini ka la acak e ne ime e i li a a la a la acak e kin bi elek onik belge ne imi e a i leme i emi k lma ka n lma d . B le bi i em, belgele in e imi, al nma , do alanma , de e lendi ilme i, a al ve idari düzenlemelerde öngörülen hükümler çerçevesinde ilgili yerlere an fe ini d enle e ek, ne el e a ihi de e e ahip belgele in ko nma n a la a ak, ne imin e imlili ine ka k da b l nacak .
4
B ba lamda T B TAK-SOBAG-110K592 n ma al projenin g lama ecinin ge ekle i ildi i Anka a ni e i e i nde elek onik belge e a i leme i lemle ine ili kin anali al mala ap lm , elde edilen e ile e da an la ak Anka a ni e i e i i in bi elek onik belge ne imi e a i leme i emi ap ol lm ; elek onik belge ne imi e a i leme i lemle ine ili kin e le belirlenerek uygulama al mala ba la lm . U g lamal alan al mala ndan edinilen bilgi bi ikimi e dene imin k m e k l la la pa la lma n n a a l olaca ng lm .
K m e k l la i in e-belge ne imi e a i leme i emine ge i ecinde e d lebili li i a lamada a a lanabilecekle i bi k la a olan ih i a kl kla g ndeme gelmek edi . lkemi de k m e k l la i in elektronik belge ne imi e a i leme i emi a da i lemle i e ine alan al ma na da al do dan ap lm bi al ma b l nmamak ad . B kon da T B TAK de e i e De le A i le i Genel M d l i bi li i ile Anka a ni e i e i nde g lamal alan al ma ap la ak bi ilk ge ekle i ilmi i .
a a A ac
Kurumlarda elektronik belge ne imi e a i leme i emi, aln ca donan m e a l m n a lanma ndan iba e de ildi . Elek onik belge ne imi e a i leme sistemi, belgenin elektronik o amda e imi le ba la an, a ma eknikle i le, do alama i emi le, aklama planla la, de e lendi me-a klama-imha ve a i leme i lemle ini i e en bi b n ol an ecin ne imidi . B ba lamda k m e k l la n ge ek inimle ini ka la acak elek onik belge ne imi e a i leme i eminin ap n e bile enle ini belirleyerek k m e k l la n a a lanaca bi model ortaya koymak ncelikle a a nda e almak ad .
ni e i ele de Elek onik Belge Y ne imi e A i leme Si emine Ge i S eci Modellemesi (e-BEYAS-M) P oje i T B TAK-SOBAG- Proje No:110K592. Proje Y c : Do . D . Fah e in demi ci, P oje A a mac la : Do . D . lem Ba am, Mehmet Torunlar ve Selvet Saraç. (01 Nisan 2011-01 Ekim 2012).
5
K m e k l la a k la olacak elektronik belge yönetimi e a i leme süreçlerinin, belge ne imi e a i cilik ilke e n emle ine g e lebilme ini a layacak bi Elek onik Belge Y ne imi e A i leme Si emi Ge i S eci e U g lama Y ne imi Modeli o a a ko mak b ki ab n ana amac n ol mak ad .
B ba lamda, i e le inde e ilen belgele in e a mala n a n ge ek i di i nitelikte ve etkin bir biçimde elektronik sistemlerde ge ekle i ilme i, b n el bi do alaman n elektronik sistemde ol lma , e-belge saklama planla n n ha lanma , e i abanla n n ap land la ak, belge de e lendi me-a klama-imha i lemle inin me a a g n ola ak elek onik o amda lme i e a i lenme i amac la k m e k l la da bir sistem ol lma için temel gereklilikleri ve yol ha i a n o a a ko mak .
a a Ka a e S
al ma, k m e k l la da elek onik belge ne imi e a i leme i lemle inin an mlanma n , de e lendi ilebilme ini e bi sistem ol lma n a lamak i in emel n la , e le i, ol e n emle i beli leme i kap amak ad . B al ma, elek onik belge ne imi e a i leme i eminin ge ek i di i a ga i g lamala i e mek edi . K m e k l la daha ile i d e de al malar ge ekle i ebili e di e k mla la pa la abili le . K m e k l la da elek onik belge ne imi e a i leme i emi, o gani a on ap la n n pe ifik ellikle i ba lam nda
o mlanmal e g lama a kon lmal d .
al man n on e k la n n a k a, k m e k l la da elek onik belge ne imi e a i leme i emi i in anda la a nelik ehbe li i kap ad n beli mek ge eki . B ki ap a e ilen bilgile k m e k l la da elek onik belge ne imi e a i leme sisteminin geli i ilme ine nelik poli ikala , e le e g lamala ng mek an nda, k m e k l la i inde b den kon olle i ol abilecekle i old k a geni bi e e e i e ek a lma ge eken ad mla e g lamala e mek i .
6
Teknolojik geli mele , k mla n i e le inde e i i belgele de e he l a mala da elek onik bo g ndeme ge i mi i . B e e ede k m e k l la da gelecek, e-belgelerde kendini g e ecek i . Gelenek el anlamda e i i belgele ini yönetemeyen bir kurumun, e-belge ne imini ge ekle i me i i e m mk n de ildi . K mla b ba lamda ncelikle klasik belge yönetimi e a i g lamala n g den ge i mek ve sistematize e mek o ndad . Ancak b a amadan on a bir kurumda e-belge yöne imi e a i leme i emine ge i ecinin a l kl ge ilebili .
Bu çerçevede al man n kon n , k m e k l la da elek onik belge ne imi e a i leme i emine ge i eci i em a a m mima i inin k g lana ak modellenme i e ak emala n n ka la ak ge ekli i lem p o ed le inin ha lanma ol mak ad . Ki ab n kap am n i e;
1- Kon a ili kin k m al anali al mala n n nele i kap ama ge ek i i,
2- K m n ge ek inimle ini ka la acak i em a a m mima i inin k g lana ak a a lanma i in kurumda alan
al ma n n na l ap laca ,
3- Ve ile in na l de lenece i e derlenen verilerin na l de e lendi ilece i kon la nda ol ha i a e ilmesi,
4- Kuruma uygun modelin belirlenmesinde yol gösterilmesi, 5- Çal mala e e e inde kurumda bilgilendi me n mla e e i imle in kapsam ve boyutunun çizilmesi,
6- Elek onik belge ne imi e a i leme i eminin bo la e uygulama süreçleri konusunda kurumsal kültür yarat lma ol mak ad .
Bu alanda bi k mda ap lma ge eken al mala e en emel kaynak olmak ki ab n kap am e hedefle i a a nda e almak ad .
Bkz. Özdemirci, F., Torunlar, M. ve Saraç, S. Ü i e i ele içi belge e i i e a i sistemi-i le le i BEYAS el ki abı.- (Ankara: 2009).
7 B el ki ab 01.04.2011 a ihinde ba la lan e 01.10.2012
a ihinde amamlanan T B TAK de ekli ni e i ele de Elektronik
Belge Y ne imi e A i leme Sistemine Ge i S eci Modelleme i
(e-BEYAS-M) P oje i kap am nda Anka a ni e i e i nde
g lamal ola ak ap lan al mala dan ola k l p bi imlendi ile ek
ha lanm .
Kitap, kurumlarda elektronik belgelerinin yönetimi için uygulama yöntemlerini ap ama a a d mc olmak, elektronik belge yönetimi ve
a i leme sistemi al mala i in rehberlik a lamak e e
a lm .
Kitapta sunulan model, ap land ma ne ile i e e le , en iyi g lama beli lemek amac la a mlanm anda la , poli ikala
ve konuyla ilgili mevzuat dikka e al na ak ol lm .
K llan c la b ki apta, fa kl b l mle in i inde di e b l mle de e alan bi ak m h la n ek a ile ka la abili le . B he bölümün kendi içeri inde anla l olma n a lamak i in ap lm .
Ki ab n on nda, Ekle k m nda elektronik belge yönetimi ve
a i leme i lemle ine ili kin k m al al mala n lme inde
yararlan lacak formlara e e ilmi i .
Ki ab n ha lanma nda, g lamal ola ak Anka a ni e i e i nde ge ekle i ilen p oje al mala ndan büyük ölçüde a a lan ld i in k m al al mala da k llan lacak fo mla b. dokümanlarda ve örneklerde Ankara Üniversitesi ismine ve Ankara ni e i e i nde len p ojenin k a ad olan e-BEYAS k al ma na, anla lma kola la mak i in e e ilmi i . Kurumlar bu dokümanlar , kaynak göstererek asli ap la n e
fonk i onla n bozmadan k mla na a la a ak k llanabilirler.
K llan m e an mlama kola la mak amac la al mala
a nda e ilen e b Ki ap ekinde de verilen dokümanlar Ankara ni e i e inde kodland bi imi le e almak ad . Kodlamada
8
Sa a aca Ya a a
K m e k l la da e-belge ne imi e a i leme
i lemle inin, ne imin e kinlikle inin n ola ak o a a kan
belgele le ilgili olmala nedeni le, k ma g bi ap da
ol lma e lme i ge ekmek edi . Ancak g el ap ,
ama , hedef e i lemle a ndan bi bi ine ben e en k m e
k l la da e-belge e a i leme i lemle inin yürütülmesi benzer olla n e n emle in i lenme ini ge ek i i . Böylece geli i ilen
model e an mlanan g lamala a n ap daki di e k mla da da
g lama po an i eline ahip olacak .
B al ma, i e ik e kap am ola ak k m e k l la da
e-belge ne imi e a i leme i emine ge i ecinin e kin
yönetilmesine ve sürdürülebilir e-belge i emle inin geli i ilme ine öncülük edecektir.
al ma, kurumlarda e-belge ne imi e a i leme i emine
ge i ecinin e g lama n n e kin e d lebili bi ekilde
ne ilebili li ini a lamak i in a lma ge eken ad mla e me i hedeflemektedir. Bu çerçevede ki ab n hedefle i;
e-Belge ne imi e a i leme i emine ge i ecinde
dikka e al nma ge eken a al e ida i d enlemele ile standartlar
kon nda k mla a b n el bi akla m a lamak; kon a ili kin
a olan a al e ida i mekani mala e inde e kili olman n olla n belirlemek,
K m e k l la da e-belge ne imi e a i leme
i emine ge i ecinde k m al bilgi i eminin bi pa a ola ak;
g lanabili poli ikala , a ejile , p o ed le e e lem planla geli i mek,
e-Belge ne imi e a i leme i emine ge i eci
modellemesi ve yönetimi için izlenmesi gereken politika, stratejiler ve olma ge eken p o ed le ile geli i ilme i ge eken e lem planla n belirlemek,
e-Belge yönetimi ve ar i leme i emine ge i eci modelini geli i mek e geli i ilen modelin g lanabili li ini an mlamak,
9 e-Belge ne imi e a i leme i emine ge me i planla an a
da ge ecek k mla n, b ge i ecini e kin ne mele ini
a la acak l e n emle i i e en ol ha i a n beli lemek,
K m e k l la n e-belge ne imi e a i leme i emi
i in na l ha lanmala ge ek i i kon nda ehbe lik e mek,
e-Belge ne imi e a i leme i eminde lenilme i ge eken
o ml l k d e le inin nele old n o a a ko mak,
Elek onik belge ne imi e a i leme i emi i in k mla n
ap na e i le i ine g n a l m n geli i ilme inde ya da
e iminin a lanma nda k llan lacak emel ka na ol mak,
B modelleme ile an mlanan e-belge ne imi e a i leme
sitemi ge i ecinin k mla a k la olma n a lamak,
e-Belge ne imi e a i leme i emine ge i kon nda
k mla n ne o nla la ka la kla , ak n gelecek e ne
o nla la ka la labilece i e al nma ge eken edbi le in nele olabilece ini belirlemek,
Elek onik belge ne imi e a i leme i emine ge i eci
e de am nda me a e anda la a lma n a lamak,
Kurumlara, e-belge ne imi e a i leme i emine ge i
ecinde a anacak o nla n a lma kon nda a d mc olmak,
e-Belge ne imi e a i leme i emine ge i eci i in
ge ekli olan e enek e bilgi bi ikimi d e ini a acak ka nakla
ol mak,
He kademede al anla n e-belge ne imi e a i leme
i lemle ine ge i e de am nda e-belgelerin yönetebilmesi konusunda a a lanaca ka nakla e mek,
e-Belge ne imi e a i leme ecinde g e alacak in an g c n n e i i ilme inde a d mc olacak ka nakla geli i mek,
K m al anla n n e-belge ne imi e a i leme i eminin
10
K m al anla n n e-belge e a i leme g lamala nda ol
e o ml l kla n n fa k nda olmala n a lamak,
e-Belge ne imi e a i leme i emi e g lama bo la
konusunda kurumsal kültür yaratmak,
S ekli geli en e-belge yönetimi ve a i leme i emine ili kin belge ne ici i e a i cile in kon a ili kin bilgi bi ikimle inin
g ncel lma n a lamak,
Elek onik belge ne imi e a i leme i emine ge i eci
ne iminde k mla n a arlanaca Elek onik Belge Y ne imi e
A i leme Si emi Ge i S eci e U g lama Y ne imi i in emel
ka nak ol mak,
Elek onik belge ne im i emle inde i e le inde e ilen belgelerin; saklanma n ga an i al na almak, belgele in ka bolma ya da zarar görmesi riskini azaltmak, bilgi i daha la labili k lmak, kurum genelinde daha az tekrarlanan bilgi üretmektir.
B ki ap ama la la k llan l ;
Elektronik belge yönetim sistemlerinde belgelerinin
e ilme inde/ol lma nda e aklanma nda e imlili i
a lamak,
Üre ilen/ol lan belgele in ko nma na ili kin ih i a la n
ka lanma i in e kili n emle g lamak,
K m n ka a la e b ka a la do l ndaki ha eke le i i in g n belgelendi me i lemle inin elektronik sistemde ap lma n
a lamak,
Belgele in ol lma e ko nma i in g n
eknolojile in k llan lma n a lamak,
Kurum al anla n n e-belge e me/ol turma, an mlama
kon la nda e i ilme ini a lamak,
e-Belge ne imi e a i leme i lemle inin nemi hakk nda fa k ndal k ol ma n a lamak,
11
Kurumlarda e-belge ne imi e a i leme k l ol mak.
Ki ap, k m e k l la n ne imle i a af ndan k mla n n
e-belge e a i leme i lemle ini e kin bi bi imde mele i
e na nda bi nek, hem de dene ile a af ndan i e i lemle i de e lendi me bak m ndan bi ge e ola ak k llan labili . Temelde
ki ap, k mla n e-belge ne imi e a i leme i emle ini
k mala n a lamak e d mele ini de eklemek amac la
ha lanm .
Genel olarak bu kitap, k mla n e-belge ne imi e a i leme
i emine m a lama na e kal c de e e ahip e-belgelerinin
e ilme i/ol lma , m hafa a , k llan lma e elden
1. BÖLÜM
ELEKTRON K BELGELER VE ELEKTRON K BELGE Y NET M
1.1. Belge, D a e E e Be e Ta a
ISO a af ndan belge, k mla n e a bi e le in i ili kile ini yürütebilmek veya yasal yükümlülüklerini yerine getirebilmek için e ikle i, ald kla e delil ola ak ko d kla ka l bilgi ola ak an mlanmak ad (ISO 15489, 2001). Hem ida i e hem de h k ki ola ak delil e kil e me elli i ile e mi a la , di e bi de i le
belgeler, dok manla dan a lmak ad . Dok man, ba k ol la
ka dedilmi me in, e , e im, ha eke li e im gibi bilgi i e i ; ancak elektronik doküman kelime-i lemcile le e ilen bilgi fo mla ndan fa la n i e ebili . ne in, e-posta iletileri, çizelgeler, grafik ve g n do ala , html/xml do ala , okl o am e di e ofi g lamala na nelik i e ikle gibi. Elek onik belge, bi a l m a af ndan diji al o amda e ilen a da bi belgeden OCR a ama ile
kaydedilen e a mik ofo mdan d n len, diji alle i ile ek
e ilen i e ik fo mla nda olabili (MoReq, 2001, 7. ) EBY sistemleri, emelde elek onik belge g lamala i in ap land lm olmakla beraber fiziksel belgelerin yönetilmesi için de k llan labilmek edir (62.s).
1.2. Elektronik Belge ve Doküman Yönetim Sistemleri
Dok manla n belgele den a e ilip ka dedildi i i emle
olabilece i gibi, belgele le bi lik e ol l p ka dedilebildi i i emle de b l nmak ad . Bi belgenin dok man i e ebilece i dur mla olabili . B nedenle o nl kla EBY i emle inin EDY
14
i emle i le b nle ik al ma bekleni . Ancak ne im
fonk i onla bak m ndan EBY ile EDY i emle i bi bi inden fa kl d .
Belge ne imi, belgele in e imli e i ema ik bi ekilde üre ilme i, al nma , ko nma , k llan m e a fi e i ile k m al ak i i ele e ai bilgi e delille in belgele le ka al na al nma ndan
o ml ne im di iplini ola ak an mlanmak ad (ISO 15489,
2001). EBY i emi, b amaca hi me eden bi a a . EDY sistemi
i e, ka de i i i e i i delil ola ak aklama fonk i on n e ine ge i e bile, bunu yasal bir zorunluluk olarak yerine getirememektedir.
A al a Ul al A i i ne (NAA) g e EDYS:
Bir organi as on n i ak n geli tirmek amac la elektronik olarak arat lm dok manlar n k llan m e m hafa a edilmesini desteklemek i in k llan lan otomatikle tirilmi bir sistemdir. B sistemler ar i cilik i le selli ini b n esinde bar nd rma abilir ve dok manlar kan tsal olmaktan ok, bilgilendirici nitelikte olabilirler (örn. Dokümanlar belge olmayabilirler) (National Archives of Australia, 2005).
B na ka n, EBYS:
etkinliklerini kan tlama amac g den elektronik olarak arat lm belgelerin arat lmas , k llan m , de aml l e imhas n neten otomatikle tirilmi bir sistemdir. B sistemler g n ba lamsal bilgi i ( st eri) e belgeler aras ndaki, onlar n kan t niteliklerini sa la an ba lant lar m hafa a ederler (National Archives of Australia, 2005).
Mo eq, he iki i em a a ndaki emel fa kl l kla a a daki
15
EDYS EBYS
Dok manla n e inde de i iklik apma a e / e a
fa kl bi bi ime d n me e
izin verir.
De i iklik ap lma na i in vermez
Dok man n ahiple i a af ndan silinmesine izin verebilir
Dene im al ndaki ko lla d nda belgele in ilinme ine izin vermez
He hangi bi aklama plan
içerebilir Ke inlikle aklama plan içermelidir.
Dok man n d enlenme i i in k llan c kon oll bi n flama sistemi içerebilir.
Mutlaka belge yöneticisi
a af ndan g lanacak bi belge düzenleme sistemi ( n flama sistemi)ni içermelidir. Temel ola ak g nl k ida i i le le
ilgili dok manla n k llan m n de ekleme i ama lamak ad .
G nl k i le i de eklemekle be abe , g enili bi a l m
ka na depo na d lan
ih i ac ka lama ama lamak ad .
K m e k l la ida i g e le ini e ine ge i i ken
b l nd kla faali e le i e i li ama la la ka al nda mak ad la .
B d m o aman a al bi o nl l k ola ak ge ekle i ken,
kimi zaman da üretilen bilgi ve belgeleri tek a k llanmak amac la
aklama ge ek inimini do mak ad .
o k m e i i belge i elinde i in k n
a amak ad . 15489 anda d , bilgi k llan labili li i, g enli i e kal c l gibi anah a kon la an mlamak ad . ISO 15489 anda d bilgi i k llan labili e g enili bi ekilde al ko mak kada , g n amanda g enli bi ekilde na l a fi e edile ek e ilebilece i gibi
belge ne iminin anah a e le ini an mlamak ad . Bi k m n
ka ma e kinlikle ini na l geli i ebilece ini e b n i emli bi
ekilde na l apabilece ini a k a g e mek edi . ISO 15489,
organizasyon içinde enformasyon yönetiminden sorumlu olan belge ne icile i, a i i le , k phanecile , bilgi ne icile i, e i aban
16
o ml la , i ida ecile i e o gani a on i inde ka ma
g lama ndan o ml olan ki ile e k la l k e mek e e anda
poli ikala ol mala i in ki i el o ml l k klemek edi
(Özdemirci, 2003, 235.s.).
Belge Yöne imi, belgele in e imli e i ema ik bi ekilde e ilme i, al nma , ko nma , k llan m e a fi e i ile k m al ak i i ele e ai bilgi e delille in belgele le ka al na al nma ndan o ml ne im alan d (ISO-15489). Yani kurumlarda belgelerin a am d ng le ini a la an bi ecin ne imidi . B kap amda, belgele in e kin ne imi i in e i li p og amla n geli i ilme i, b
p og amla n g lanma e eklili in a lanma k mla i in
a ge ilme g lamala d .
Günümüzde kurumlar, e-belge g lamala na ge mek e e-belge ne imi e a i leme i emi k mak i emek e, ancak b ge i
ecini na l planla aca e ne ece i kon nda k n la
a amak ad . o aman ne im g lamala nda nemli
de i iklikle i ge ek i en b ecin aln ca bi a l mla
ap labilece i d nce i ile ha eke edildi i dikka i ekmek edi .
Al nan a l ma g e k m n ne im e le i ap land lma a
al lmak a e e-belge ne imi e a i leme i emi ge i eci
ciddi mali ka pla la bi lik e ba a l kla on lanmak ad . E-belge
ne imi e a i leme i emine ge i e k m n ap na g n
modellemenin ap lma , ecin planlanma e b na g n a l m
e donan m n a lanma ol na gidilmeli, k aca b ge i eci profesyonelce yönetilmelidir. Elektronik belge yönetim sistemlerinin
belgele in e inde de i iklik ap lma na olanak a lamama
dok man ne im i emle i ile a a ndaki en emel fa kl l k .
B ba lamda e-belge ne imi e a i leme i eminin bo la
e bile enle inin an mlanma , ge i ecinin e i emin
d lebili li inin a lanma na nelik nele in ap laca n
an mla an poli ikala n geli i ilme i e b poli ikala n na l g lama a kon laca n o a a ko an p o ed le in d enlenme i
ile g lamala n na l dene lenece i e de e lendi ilece inin
ap anma ge ekmek edi . Belge ne imi ile ilgili emel anda la , b ndeki emel ge ek inimle i ka la abilmek edi .
17
1.3. Be e Y e de Pa ad a De : E e Be e Yönetimi
Belgelerin diji al o amda e ile ek aklanma , belge
ne iminde kab l edilen ba de e le in fa kl akla mla la o g lanma na neden olmak ad . Elek onik belge ne imine ge i , belge yönetimi prosedürlerinin teknolojik ortamda ve dijital araçlarla yürütülmesini amaçlarken, metodolojide ve bilinen kavramsal de e le de de fa kl bi anla ha eke e ge i mi i . Belge ne imi ile ilgili emel k am al anla a g e belgele in bi a am d ng
b l nmak ad . B akla mda, belgele in d enlenme eci he
belgenin g ncellik de e ine ba l ola ak e ele e a lmak ad . G ncel e ak if olanla , g ncelli ini ko an e g ncelli ini i i en, di e bi de i le a i lik belge e d n en ge i e d n k belgele halinde fa kl ne im e le i e i lemle ini ge ek i en bir yetki da l m na ba l ola ak ne ilmek edi . Belgenin eklili i modeli,
belgele i nce i e le i ve on a nda a i lenme e le ini
ilgilendi en m a amala da bi a ada a ak i leme e ne me
ilke ine da anmak ad . Yeni A al a belge ne imi anda d
(AS 4390, 1996), F ank Up a d a af ndan geli i ilen belgenin eklili i modelini (bk . ekil-1) benimsemektedir (1996). Standartta,
belgenin eklili i ka am ile belgenin m a am eci, e im,
saklama, koruma ve a i lenme fonk i onla n n m n kap a an a ol eci ifade edilmek edi . Elek onik belge ne imi kla ik
belge ne iminin emel fel efe ini ol an a am d ng
akla m ile belgele in a i lendi i e de fi ik el aklama e ko ma fonk i onla n n e ine ge irilmesi ya da salt bu fonksiyonun yerine ge i ilmek e e fi ik el ola ak a i lenme i ilke i n de i i mi i . Elek onik belge ne iminde, belgele in e i imle inin a lanma n e b ama la ne ilmele ini, fi ik el ola ak aklan p ko nma ndan
daha ncelikli hale ge i mi i . B eni ne im akla m nda,
belgele in b nl n n a lanma i in, belgele in e imi e
a i lenme i k ml l aman e mekandan ba m ola ak
e i ilebilmele i emel ko l kab l edilmektedir. B nedenle, a am
döngüsünün i lenme i b n le belgenin e ildi i k m ya da
18
ekil-1: Belgenin S reklili i Di agram (Up ard, F., 1996)
Terry Cook (1994), Sue McKemmish (1997) ve Frank Upward
(1996) n a g n ola ak li e a de a nd kla e A al a n n
l la a a anda d la g lama olana b lan b akla m* ngili a i cile i a af ndan benim enmemi i . L ciana D an i, Te
Eastwood ve Heather MacNeil a af ndan len B i i h Col mbia
ni e i e i p oje i b lg la na g e, elek onik belgele in b nl n n a lanma i in belgele i e en bi im a af ndan ih i a d ld ece (ak if e a -aktif süreçler ifade edilmektedir) bu
belgele in d enlenme i, n fland lma , e i imi e le inin m
ai old k l n o ml l nda ne ili e ak i i e ini i i en
belgele ko ma ama l ola ak a i lenme ecine gi e .
* 2002 a ihinde a mlanan AS ISO 15489 anda d , AS 4390-1996 anda d n emel
19
A i leme eci i e, k m n kendi i a af ndan a da a bi
a i k l na de i ile ge ekle i ilebili (D an i e MacNeil 1996). B adan, elek onik belge ne imine ge i ile belgenin a am
döngüsü ilkesi dikkate al na ak ne ilme i akla m nda bi
de i imin olma aca anla lmak ad . B lece; hem dijital ortamda,
hem de gelenek el ola ak e ilen m belgele in belge b nl ine
elek onik o amda a lanmak ko l la, m belgele in iki a amada
yönetilmeleri anla na ba l kal nmak ad . B n eme g e, belge
üst verilerinin yönetimi ile belgelerin aktif olma süreçleri izlenebilecek, amana ba l ola ak k m al ih i a e poli ikala
do l nda belgele in k m a af ndan aklanma a da ba ka bi
oto i e e de edilme ine ka a e ilebilecek i . B anla
benim e en a a c la n ge ek ele ini Ban in, 5 madde al nda özetlemektedir:
1. G e e e e lilik: Ak if olma an a i belgele inin
g enli ini e g nl n ko mak belgele i e en bi imin g revi
de ildi ; k mda b g e i e ine ge i ecek pe onel de e e li olmayabilir.
2. leme e kinli i: K mda b belgele in i leme e
ne me o ml l n alabilecek ni elik e e i im g m a i ci
olmayabilir.
3. lemenin mali e i: Da n k bi imle de a i leme (he
k mda a a a i leme) nin k mla a mali e i hen
bilinmemekle a da e edilmemi olmakla daha mali e li olacak . 4. al ma o am ndaki de i iklikle : Bi imle in ncelikle i e pe onel ko lla de i ebilece i i in belgenin a i lenme i i inin belge i e en bi ime b ak lma i k ol abilecek i .
5. Ye ki hakk e mek: Ak if olma an belgele in ne imi le
ilgili ihmal e di e i enme en d mla ka nda e ki hakk
bi imden de al nabilmelidi (Ban in, 1998, 7. )
1.4. Elektronik Belge Y e Ya a a
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) k m e k l la a af ndan e ilen bilgi e belgele in opl m n o ak haf a na
20
d n me ini de ekle en bi ap d . B lelikle ka al na al nan k m al bilgile in e i imi e delil ni eli inin ko nma ga an i al na al nm ol . EBYSnin emel ge i ile i bi i ecinin daha kola tamamlanma , daha az çaba ge ek i me i, daha h l amamlanma , daha kali eli e daha kola e i ilebili olma d (John on e Bo en, 2005) .
Genel ola ak Belge Y ne im Si emle i le k mla n a a daki
de o nla n n lme i planlanmak ad :
Ka o am nda belgele in aklanma e dola m ndan ka naklanan aman, e e pa a ka pla
e i li i e le inde an e inin belge e i e i ine la amama nedenle i le ama
Yanl do alama i lemle i e belgele in ka bolma Ve im i al ma amanla
Kurumsal bilgi bütünl n n a lanamama
Gi li belgele in e ki i ki ile in eline ge me i i ki (Ba an el ve Tabak, 2006, 93.s).
EBY ge ekle i ildi inde bi e , k m e opl m i in a a
a a l l kla a ahip b l nmak ad . John on e Bo en b
a a l l kla l lebili ge i ile ola ak ni elendi mek e e a a daki gibi alamak ad :
(1) Bi e el k llan c la i in:
h i a d ld nda bilginin la labili olma
e inde daha i i kali e, e imlilik e e kinlik
Ka p bilgile e la ma a al ken daha a lama ve
çeki me ile ka la mak
Kendile inden i enen ile ap kla e le e dai kan la n b l nma .
21 le in daha h l amamlanma
Bi g e in daha a aba ile amamlanma Süreç e on la n kali e inin a ma Pa a ak n n geli me i
Ya a e d enlemele e g nl a e i ilme i e b n n i pa .
(3) Bir bütün olarak toplum için:
K m al e le in a k, anla l e g lenebili olmala
K mla n a a e d enlemele e g n olmala
Ya am kali e inin a ma
Ta ihi ka la n la labili e g enili olmala .
B ge i i g b dok man e belgele in a am k n
i lemek e e b a am k e ince bilginin ne ilme ine
d lan ih i ac g e mek edi . E a ge i i dok manla n ha lanma
ecinde o nl kla bi e le ( e k çük kurumsal alt birimler) için a lanmak ad . kincil ge i ile i e ge ek belge (kan ) ol an
i lemle ola ak, k m n amam na an mak ad . Son a, n
adede m opl m b ndan fa dalanm ol (John on e Bo en,
2005, 134.s.). Böylece Frank Up a d n daha nce e inde d lan
akla m nda da g elle i di i gibi belgele in e imi le ba la an
EBY eci, k m al e bi e el haf a ol an i e
fonk i onla la kan de e i a an belgele in e kile imi on c k m al kimlik e a i cilik ek enle i e inde i le en bi d ng i e i inde opl m n o ak haf a n n ol muna hizmet etmektedir (bk . ekil-1)
Bi k m n ne im fonk i onla a ndan bak ld nda EBY
22
E-de le d n m bile enle i a a nda e alan kam da
elek onik ka ne imi ne ge i hedefine emel ol ma
Kamu ha camala nda a a f a lama
Kurum içi ve k mla a a nda belge üretiminde standart g lamala a lama
Kam k mla nda he ap e ilebili li i a lama Kurum içi ve k mla a a nda h l e e kili ile i im
Belgenin e imi, eniden k llan m , aklama, ko ma e imha i lemle inin en do , a l kl , h l ve kolay yürütülmesini
a lama
e hi me ak n n kon ol n a la a ak ka a e me sürecine destek olma
K m al haf an n ko nma n e gelece e ak a lma n
a lama
BYS ne da al pe fo man k i e le i beli le e ek ölçeklendirebilme
Bir kurumun belge yöne imi fonk i onla a ndan bak ld nda
EBY g lamala n n a a la n le ala abili i :
Ve i e belgele in kon oll gi i k la n n ap lma ile
k m al bilginin ka al na al nma ge ekle i .
Belge ve verilerin format gibi biçim özellikle i an nda a ih, a , e ildi i/g nde ildi i/geldi i bi im, kon gibi genel e
daha a n l i e ik ellikle i le an mlanabilece i
o g lanabilece i e e i ilebilece i bi i emde lmala a lan .
De le Planlama Te kila (DPT) M e a l koo dina on nda ha lanan e e-D n m c a K l a af ndan kab l edilen e-D n m T ki e P oje i 2005 l E lem Plan oplam 50 maddeden ol o .
23 Ka l m bilgile in bi bi i le ili kileri korunarak organize edilmele i a e inde bilgi e i imde kola l k a lan ; aman ka b n n n ne ge ili .
Kurumun idari etkinlikleri sonucu üretilen belgelerin kurumsal haf a ol ma ebebi le ka l bilgile in ne kada e ile aklanma ge ekece i kon nda ka a al nma a lan . Delil ni eli i a an belgele in aklanma ga an i al na
al nm ol .
K m n e al anla n n h k ki, ida i e a al
k ml l kle inin ko nma a lan .
Belgele in aklanma e ko nma ile ka bolmala e zarar görmeleri önlenir.
Ge i e d n k e g ncel a i ne imi e aklama
i lemle inde b nl k a lan
Belgelerin sistematik olarak düzenlenmesi ile denetim, karar e me, i akibi gibi ne el faali e le kon ol al na al nm olur.
Belgele in ol lma , aklanma , da lma e imha ile
ilgili k a i e e b ok a ik i lemle in ge i di i maddi ka pla n, in an g c , emek e e o n n n n ne ge ilmi olur.
Belge yönetimi ve a i i lemle inde a l l k, gi lilik, güvenlik ve do l k gibi e a la a m p en ibi, ortak kurum
k l ne d n le ek k m alla ma a lan .
Belge üretiminde hatalar ve tekrarlar en az düzeyde ge ekle i .
K m n m bi im e fonk i onla nda g el ap e
i le le inin eniden g den ge i ile ek, i e belge ak
a ndan daha e imli e daha h l ap al d n m n
24
EBY i emle i k mla a a lad ka an mla la, daha geni
kap amda kam n n ida i i le i inde a ih el, fonk i onel e h k ki
k ml l kle in e ine ge i ilme ine a d mc olmak ad .
G n m de k l la b k ml l kle i e ine ge i i ken bi
de i im e d n m ecine gi mek edi le . B anlamda EBY
sistemleri, e-de le en eg a on nda k mla n i e i lemle ini
diji al o amda ge ekle i mele ine nelik e-k m d n mle ine
de ek e ebilecek emel bile enle a a nda e almak ad . E-devlet
en eg a on nda belge ne iminin b n fonk i onla n kap a acak
ni elik e bi EBY ap land lmama d m nda k m e k l la
m ok daha k ek mali e le e ebep olabilecek o nla la ka
ka a kalacakla d . Kon ol bi ikimi ile b en belge nla
zaman içinde yönetilemez hale gelmektedir. Giren- kan belgenin
i lenememe i e ne ilememe i on c nda ka bolma , i
e le inde gecikme e ka kl n do ma , depolama e e i im i in
ek maliyet getiren harcamalara neden olmak ad . Hi me e i lemle ini b n le diji al o amda ge ekle i me i hedefle en
k l la i in e-k m ap land ma nda mali e i d me e
e imlili i a ma nemli bi g e gedi . Bir kurumun bilgi
a l kla n n bi bi inden b n le ba m e bi a ada i lem
apma a i in e me en i emle de ne ilme i de pa a, donan m, in an ka nakla ile aman n i i k llan lamama na neden olacak . K m al bilgi i emle inin en eg e bi imde ap land lma eknik
old kada a ejik bi ne im anla n da gerektirmektedir
25
ekil-2: Bilgi Sistemi Olarak e-Belge Yönetimi
K m n m bilgi a l kla i in o ak bi ne im a eji inin
ol lma , ona ba l ola ak i e bilgi ak a ndan kendi i inde
b n ellik a an e i, dok man e belgele in al i emle halinde ne ilme i ge ekmek edi . He al i em di e i le e i pa la m nda b l nabilmelidi . Elek onik belge ne im i emi de b anla la k g land ld ak i de k m n di e bilgi i emle i i in de e a a an bi g lama a d n ecek i . B nedenle kam e el
ek n nemli k l la , e-ku m kon l ihalele inde, ba ka
k m al g lama a l mla n n an nda, b g lamala la
b nle ik ola ak al abilecek belge Y ne im e i ak i emle ini edinmek i emek edi le (Ba an el e Tabak, 2006, 96. ).
1.5. EBYS Mevzuat ve Standartlar
Re mi a ma amac la e ilecek belgele in ol lma l
e e a la Re mi Ya ma Y ne meli i (2004) ile beli lenmi i
(Remi Ya ma , 2004). B ada beli lenen k alla n elek onik
26
Elektronik ortamda üretilen belgelerin standart bir yöntemle do alan p a i lenme i i in 2005/7 a l Ba bakanl k genelgesi ile d enlenen anda do a plan k llan lmal d (S anda Do a , 2005).
Elek onik o amda e ilen belgele in h k ki ge e lili inin a lanma 5070 a l Elek onik m a Kan n ile ge ekle mi i . B kan n ile g enli elek onik im a, elle a lan im a ile h k ki
a dan e de e k l nm (Elek onik m a, 2004).
Kam k m e k l la ol acakla elek onik belge
yönetim sistemlerinde TSE 13298 no l anda da g e i lem apacak,
a ca e mi old kla elek onik belgenin k mla a a
pa la m n www.devletarsivleri.gov.tr internet adresinde belirlenen k mla a a elek onik belge pa la m hi me i kriterlerine göre
ge ekle i ecek i . Genelgenin a m a ihinden nce k lan
i emle i e ilgili kam k m e k l la nca g den ge i ile ek iki l i inde anda da ml hale ge i ilecek i (Elektronik Belge
S anda d , 2008).
lkemi de elek onik belge ne imini k m i i e d
habe le me ili kili ilk d enleme 1991/17 a l Ba bakanl k
Genelge i ile l e gi mi e b genelge e e e inde k m e
k l la dan, me ke , a a e d e kila la nda e alan m
bi imle in e mi a mala da k llan lacak habe le me kodla n n ol lma , e kila ap nda ol acak de i iklikle e g e ge ekli g ncellemele in ap lma e b nla n Ba bakanl a bildi ilme i i enmi , b kodla n bi le i ilme i on c nda De le Te kila Ve i
Taban (DTVT) ol lm . 2011/1 Sa l Ba bakanl k
Genelge i le b e i aban n n g ncelleme e pa la m e a la
an mlanm . Elek onik belge ne im i emle inde e a
geli i ilen di e g lama a l mla nda k mla n
an mlanma nda k m kimlik kodla , hi e a ik ap n n
k llan lma ge eken d mla da da habe le me kodla
k llan lacak . B g lamala i in DTVT de e alan kodla e
k m/bi im adla , ol lacak a ( eb) e i le i a ac l la alep
eden k mla la pa la lacak . B nedenle k mla a ai g lama
27
k llan lma acak e DTVT ben e i ap la ol lma acak .
(Devlet Te kila Ve i , 2011).
Elektronik Belge Yönetimini ilgilendiren temel standart, Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (Kandur, 2006) ad la e T k S anda la En i a af ndan 19 Ha i an 2007 a ihinde TSE 13298 kod la Bilgi e dok man a on
Elek onik belge ne imi anda d ola ak g lama a
ge i ilmi i . S anda d n kap am n a a daki kon la ol mak ad :
Elektronik belge yönetimi sistemi (EBYS) için gerekli sistem gereksinimleri,
EBYS i in ge ekli belge ne im eknikle i e g lamala , Elektronik belgelerin yönetilebilmesi için gerekli
gereksinimler,
Elek onik o amda e ilmemi belgele in ne im
fonk i onla n n elek onik o amda lebilme i i in
gerekli gereksinimler,
Elek onik belgele de b l nma ge eken diploma ik özellikler,
Elek onik belgele in h k ki ge e lilikle inin a lanma i in al nma ge eken nlemle ,
Elek onik im a e m h i emle inin g lanma i in
ge ekli i em al ap n n an mlanma .
lkemi de TSE, b anda d ka la an kam k m e
k l la n n EBY g lamala i in belgelendi me ( e ifika)
hizmeti vermektedir.
TSE Bilgi Teknolojile i Sek Belgelendi me hi me le i a a nda e alan di e anda la a b al ma kap am nda e e ilmemekle bi lik e , EBY g lamala n n eknik ola ak daha e kin e e e li bi d e de i le ilebilme ini a la an k i e le i kap ama bak m ndan he bi i a a nem a mak ad . A n l bilgi i in bk . URL:
28
1.6. e-Ya a P a
Ul al d e de g lanmak e e ha lanan Bilgi Topl m
Stratejisi (2006-2010) e E lem Plan n n 73. E lemi O ak
Hi me le in Ol lma d . B e lem kap am nda me ke i ola ak
ic a edilme i ge eken ba hi me le i in al mala ap lma
planlanm . B kap amda 2010 l nda Kalk nma Bakanl kam
k m e k l la a a ndaki e mi a mala n elek onik
o amda lme ini a la acak al mala ba la m . Temel
ama kam k m e k l la a a nda amamen ka o amda
resmi evrak ile i imini a la abilmek i . B ama la Kalk nma
Bakanl koo dina on nda d len faali e le e-Ya ma P oje i
ad al nda lmek edi . e-Ya ma P oje i kap am nda hem kam
k mla n n ih i a la anali edilmi , hem de bu alanda uygulama
geli i en el ek fi ma g le i al nm . P oje kap am nda
k mla a a nda ile ilme i ng len e mi a e ekle i ile b nla a ili kin e ile i i e en pake in ap beli lenmi e b na ili kin
e-Ya ma Teknik Rehbe i ha lanm . B ehberde, iletilecek
pake e i e ilecek e mi a , e ile e fo ma la n n an a
g enli ile im i in ih i a d lan if eleme e ili kin an mlamala da e almak ad . A ca p oje kap am nda elek onik belge ne im i emle i geli i icile ine e kam k mla na kola l k a lamak
e e Rehbe de an mlanan pake ap na g n m geli i ilmi
e a l m p og amlama a a le i (API Application Programming
In e face) Ja a e .Ne pla fo mla i in k llan ma n lm . B API le i e en he ke a af ndan www.e- a ma.go . adresinden indi ilebilmek edi . Fa kl k mla a af ndan e ilen pake le in
amamen elek onik o amda di e bi k m a af ndan a la ak kendi
EBY Sistemlerine dahil edilmesine nelik e le ba a ile
ELEKTRON K BELGE Y NET M ve AR VLEME S STEM PROJELEND RME S REC ve
UYGULAMA Y NET M
Genel beklen ile , k m al anla n n kam ka i in kam mal olan k m belgele ini d g n bi bi imde ne me i ge ek i i n ndedi . Va anda la n e de le in hakla kam belgele i le a lanmak ad . B nedenle, k mla da belgele effaf ne imin bi nko l olmal , kola e h l e i ili bi bi imde ne ilebilmelidir. K mla a d lan g ende belgele inin ne imi e a i lenme i i i
ne imin kili a n ol mak ad .
K mla n i e le inde e ikle i e ald kla belgelerinin kam mal olma e kam a a na k llan lma n n ge eklili i, onla n ol lma , hi me e n lma e ko nma a amala nda özel itina gerektirmek edi . B ba lamda kurum belgelerinin ko nma e e i ilebili li i, k mla n k ml l kle i a a nda e almak ad .
K m e k l la da bilgi e ile i im eknolojile i ile sistemleri o n bi imde k llan lmak ad . B ki ap a a n l ola ak e ilen elek onik belge ne imi e a i leme i emine ge i eci e uygulama yönetimi her geçen gün daha da önemli hale gelmektedir. Bilgi e ile i im eknolojile i, belge ne imi e a i leme i lemle inin bo n de i i mi ; belge e imi, ile imi, do alanma , e i imi, a i lenme i e ko nma gibi faali e le i, bi k m n ne im ecinin he bi n la ba lan l hale gelmi i . al mada n lan bilgile in b bak a la de e lendi ile ek
g lamala da a a lan lma ge ekmek edi .
Sunulan bilgiler, kurumlarda etkili elektronik belge yönetimi ve a i leme i eminin ol lma na e d lme ine ehbe lik
30
edecektir. Tüm kurumlar, b al madan kendi k mla nda elek onik belge ne imi e a i leme i emi geli i me e uygulamaya koyma temelinde yararlanabilir. B ba lamda kam yöneticileri ve denetçiler, b al madan bi ne im e dene im gereci olarak yararlanabilirler.
B al ma, elek onik belge ne imi e a i leme i eminin
bo la n o a a ko mak an nda, k mla a elek onik belge
ne imi e a i leme i emini ol ma kon nda ap lma
ge eken al mala , ka la lacak o nla e m olla n
g e me i ama lamak ad .
Bu bölümde, k m e k l la n elek onik belge ne imi e a i leme al mala n p ojelendi e ek ge ekle i mek i in izleyecekleri yol ve yöntemler, alan al ma ap la ak ka an lan dene imle e da al ola ak e ilmek e e g laman n bo la na dikkat çekilmektedir.
A a da bi k mda Elek onik Belge Y ne imi e A i leme
Si emi ne ge i i in ap lma ge eken al mala e p ojelendi me a amala , beli lenen ba l kla al nda g pland la ak e ilmek edi .
B ada e ilen bilgile Anka a ni e i e i nde alan al ma
ap la ak len T B TAK-SOBAG de ekli 110K592 n ma al
e-BEYAS-M Projesi g lamala ndan elde edilen e ile e e
dene imle e da anmak ad . B ba lamda, bir kurumda projelendirme ecine ili kin genel bilgile ile p ojenin a amala e i ad mla e ilmi i .
2.1. Projelendirme Gerekçeleri
Özellikle e-de le g lamala nda; elek onik belge ne imi e a i leme i lemle i nemli al ma alan olmakla bi lik e, nemli old n n lenme inin e inde e e ince ciddi g lamala a kon
ni e i ele de Elek onik Belge Y ne imi e A i leme Si emine Ge i S eci Modellemesi (e-BEYAS-M) P oje i T B TAK-SOBAG- Proje No:110K592. Proje Y c : Do . D . Fah e in demi ci, P oje A a mac la : Do . D . lem Ba am, Mehmet Torunlar ve Selvet Saraç. (01 Nisan 2011-01 Ekim 2012).
31
olamamak ad . O a m ne im e dene im ecinin delilleri belgelerdir.
Bili im eknolojile indeki geli mele , k m e k l la n i süreçlerinde ürettikleri belge ve a mala n elek onik bo a a nma n ka n lma k lmak ad . B e e ede k m e k l la da m a mala elek onik sistemlerde üretilecek, a i lenecek e e i ilecek i . Yak n gelecek e ise elektronik belge ne im i emle inde mobil g lamala n plana kacak . K mla n mobil g lamala a ml al ap ol ma g a d etmemesi gerekmektedir. Kurumlar n bu sebeplerle yeni bir ap lanma a gi me i ka n lma g nmek edi . Yeni ap lanma ve uygulamalar ise, p ojelendi ile ek planlanan al mala ge ek i i .
Elektronik belge yöne imi e a i leme g lamala , tüm kurumu içeren ve fa kl disiplinlerden uzmanla n e ald ekip al ma n ge ek i en kap aml de i im e d n m p ojele idi . Projelendirilmeden, kurumsal gereksinimler belirlenmeden rastgele a lanacak bi a l m ile bi k mda elek onik belge ne imi ve a i leme i emine ge me e kalmak, kam ka nakla n ok e e ha camak an e e ge me en bi gi i im ola ak kalacak . Kurum ve k l la n, b kon la da bilgili olma e bilin li da anma gerekmektedir. P ojelendi ilme en e a i leme bo dikka e al nma an e-belge g lamala n n ba a an b l nmamak ad . K m e k l la da ap lacak al mala da, projelendirme gerekçeleri a k ola ak a lmal d .
2.2. a a a Ba a e D a Ed ece H a
K mda al mala a ne eden ve na l ba lanaca en nemli
nok a ol mak ad . B ba lamda:
1) ne imin bilgilendi ilme i e de e inin a lanma ndan
on a p ojelendi me al mala ba la lmal d .
2) Bi k mda Elek onik Belge Y ne imi e A i leme
Si emi Ge i S eci al mala ba la lmadan nce, kurumun belge
ne imi e a i g lamala i ema i e edilmeli e m e le
32
3) Belge ne imi e a i g lamala an mlanmam bi
kurumda, elek onik belge ne imi e a i leme i emine ge ilme i ciddi o nla be abe inde ge i ecek i . Fiili ola ak klasik ortamda
g lanma an a da g lanama an belge ne imi e a i
süreçlerinin, e-o ama a nma e e-ortamda yönetilmesi mümkün de ildi . Elek onik o am ihi li de nek de ildi , m ci ele
a a ama . Tan mlanm , i ema i e edilmi e le ancak
elek onik o amda i i ba a a g ecek i . Bu nedenle kurumlar öncelikle bu hususla dikka e almal , k mla nda belge ne imi e
ar i g lamala n n i ema ik bi ap a ahip ol p olmad n
dikka e ala ak p oje geli i melidi .
4) B ada e ilen bilgile belge ne imi e a i e le i
an mlanm e i ema i e edilmi k mla n, e-belge yönetimi ve a i leme i emine ge i i in apacakla al mala i e mek edi .
a e k mla , belge ne imi e a i g lamala nda an mlanm
e i ema i e edilmi bi ap a ahip de il i e ncelik, bu konuda
al ma apmala ge ekmek edi . K mla , belge ne imi e a i
g lamala n ol mala e i ema i e e mele i i in BEYAS El Ki ab ndan yararlanabilirler. B an mlama k mla n gelenek el ap da belge ne imi e a i i emle ini g den ge i mele ini e
eniden ap lanmala n a lama kon nda nemli bi ad m
olacak .
5) K mda an mlana ak g lama a kon lan belge ne im e
a i e le i, e-ortama ne in a naca n , a nacak ap n n
bo la n n e e ki alanla n n ne old n n bilinme ini, k m al
ge ek inimle in an mlanma n e k mda b do l da Elek onik
Belge Yönetimi e A i leme Si emine ge i i in al mala a
ba lan labilece i kon nda fa k ndal k ol lma n a la acak .
6) Projelendirilmek istenen al ma a ili kin bi n apo ha lana ak ne ime n lmal , yöneticilerin ve karar vericilerin b al mala a bak a la enilmelidi .
Özdemirci, F., Torunlar, M. ve Saraç, S. ni ersiteler i in belge netimi e ar i sistemi-i lemlersistemi-i (BEYAS) el ksistemi-itab .- (Ankara: 2009).
33
7) K mla n a ejik planla e bu planlar çerçevesinde
ha lanan k mla n Kon ol U m E lem Plan e Yol
Ha i ala nda Elek onik Belge Y ne imi e A i leme Sistemine ge i al mala n n e alma a lanmal d . B lece e-belge ne imi al mala n n p ojelendi ile ek k rumda hayata geçirilmesi i in emel da anakla ha lanm olacak . B kon da Kam Kon ol S anda la (Kam Kon ol S anda la Tebli , 2007)
nemli bi k nok a ol mak ad . nek i in Anka a
ni e i e i Kon ol U m E lem Plan e Yol Ha i a na
bak lmal d . (Anka a ni e i e i , 2010).
8) Kurumun üst yönetiminden p oje e le inde he l de e i
e ece ine ili kin aahh d al nmal d . Y ne im de i iklikle inden etkilenmemek için bu taahhüt, a l hale getirilmeli ve üst yönetimin
ol ile p oje e e mi bo ka and lmal d .
2.3. Y e B e d e e De e S a
1) P oje al mala ile ilgili ne ime n m ap lmal e
so la ce apland lmal d . S n m on a nda ne icinin,
k mda g lamal ola ak lecek b al man n
de eklenece ini e m ne im kademele inin de de e ini
bekledi ini beli me i ba a i in nemli bi ba lang olacak .
2) B de ek, al man n k mda e kin ola ak lme inde e
i enilen bilgile e h l bi ekilde e i ilme inde e kili olacak e
birimlerde yürütülecek bilgilendirme, bilinçlendirme ve
ge ekle i me e i im e g lamala na d e ka l m
a lanabilecektir. Bu kapsamda yönetim kademelerinde bilgilendirme
n mla de am e meli, beli li a al kla la ne im n mla
ap lmal d .
3) P oje al mala la ilgili, kurumun üst ve orta düzey ne icile i ile beli lenen p oje o ml la na bilgilendi me e
fa k ndal k n mla ap lmal d . B kap amda bilgilendi me
n mla p og am ha lanmal , ne imin ona la d lmal
e ne icile in ka l m a lanmal d . B çerçevede sunumlar proje al mala n n kap am n , izlenecek yol ve yöntemleri içermelidir. Bu
