Potansiyel Dış Kaynakların Belirlenmesi

Dış kaynak kullanımı, tedarikçi ve işletmenin yakın çalışmasını gerektiren uzun süreli bir ilişkidir. Dış kaynak kullanımı genellikle ilave hizmetler, iki taraf arasında bir sözleşme gerektirir ve dış kaynak kullanılan hizmet başka bir yerde kurulu olmadığı sürece işletme tedarikçinin işbirliğini ister. Bu yüzden ilk başta doğru tedarikçinin seçimi için zaman ve para harcanması yerindedir (Embleton ve Wright, 1998, 101).

İşletmeler dış kaynak kullanımı uygulamasıyla ilgili teklif formunu hazırladıktan sonra sıra, tedarikçi seçimiyle ilgili kararın verilmesine gelir. Bu nokta, işletmedeki dış kaynak kullanımı sorumluları ve yetkililerinin kabiliyet ve birikimlerini maksimum şekilde kullanacakları bir durumdur (Çetinkaya, 2005, 38). Embleton ve Wright (1998), dış kaynak kullanımı için tedarikçi firma seçimindeki süreci aşağıdaki şekilde açıklamıştır.

· Tedarikçi profilini belirleme; İşletme ihtiyaçlarını karşılayabilecek nitelikteki tedarikçiler için havuz oluşturmak amacı ile pazarın araştırılması gerekir. Bu aşamada işletmeler arasındaki ortak kültür önem taşır. Örneğin, iki işletmeninde aynı stratejik amaç doğrultusunda hareket etmesi faydalıdır.

· Bilgi talebini yönetme; İşletme bilgilerinin talebi, potansiyel tedarikçi işletmeler arasında ilgi seviyesini, yetenekleri, ortak kültür ve stratejiyi belirleyecektir.

· Teklif talebinin yönetimi; Teklif hazırlanması işletmede dış kaynak kullanımı gerekliliklerini detaylı olarak açıklayacaktır. Teklif formunun hazır olması dış kaynak kullanımı gerçekleştirecek işletme kakında genel bilgiler ve dış kaynak kullanımının amaç ve kapsamını belirlemektedir.

· Web sitelerinin ziyaret edilmesi; Elektronik ortamda tedarikçi firma sitelerinin ziyareti kâğıt üzerinde iyi görünen bir organizasyonun gerçekte de aynı oranda iyi olduğundan emin olmak için yapılır. Bu aşamada, kişiler, kültürel uyum ve işbirliği süreçleri üzerinde yoğunlaşılır. Eğer yeni fikir ve görüşler ortaya çıkarsa, bunların en iyisi seçilir ve tedarikçi firmanın bunları sağlayıp sağlayamadığı kontrol edilir.

İşletmeler açısından doğru tedarikçinin bulunması dış kaynak kullanımında temel unsurdur. İşletme seçim sürecince yeteri kadar gayretli çalışmaz ve dikkatli olmazsa, dış kaynak kullanımında tedarikçinin taahhüt ettiği hizmetleri sağlamaması, faaliyetler üzerinde yeterince zaman harcamaması, kaliteli hizmeti garantilemek amacıyla etkin denetimleri yapmaması gibi istenilmeyen sürprizlerin yaşanılması kaçınılmazdır (http://www.outsourcingprofessional.org/firmbuilder/articles/34/177/533/ Erişim: 13.01.2008).

Bu bağlamda tedarikçi seçimi işletmede teklifleri değerlendirme aşamasından önce başlayan çok aşamalı iyi koordine edilmesi gereken bir süreçtir (http://www.outsourcingprofessional.org/firmbuilder/articles/34/177/ 533/ Erişim: 13.01.2008). Pazarda birçok tedarikçinin bulunduğu ve sözleşmenin onların ilgisini çekeceği düşünülürse bu tedarikçiler arasında karar vermek için birtakım kriterler olması gerekir. Bu kriterlerin başlıcaları, müşteri ihtiyaçlarını kabul edilebilir bir fiyata karşılayabilme, benzer sözleşmelerin yapılması için tedarikçinin pazardaki itibar durumu, karşılaşılabilecek zorluklar durumunda göstereceği esneklik, kredi koşulları ve finansal sağlamlığı olarak sıralanabilir (May, 1998, 138).

Tedarikçi tekliflerinin eksiksiz olarak tamamlanmasından sonra, tekliflerin yoğunluğuna göre sürecin hızı belirlenir. Alınan tekliflerin sayısı çok fazla ise, zaman kaybedilmeden tekliflerin değerlendirilmesine başlanır. Değerlendirmede işletme beklentilerinin ne derece anlaşıldığı, tedarikçi firmanın beklentiyi karşılayıp karşılayamayacağı üzerinde yoğunlaşılır. Öncelikle beklentilerden uzak kalan tedarikçi firmalar ilk aşamada elenir (Yazıcı, 2003, 30). Uluslararası Outsourcing (Dış Kaynak Kullanımı) Tedarikçileri Birliği dış kaynak kullanımında tedarikçilerin belirlenmesi aşamalarını aşağıdaki şekilde belirlemiş ve başarılı bir tedarik uygulaması gerçekleştirmek isteyen her işletmenin bu süreci uygulaması gerektiğini belirtmiştir (http://www.outsourcingprofessional.org/firmbuilder/articles/34/ 177/533/ Erişim: 13.01.2008).

Şekil 3: Tedarikçilerin Belirlenmesi Aşamaları

Kaynak: Selecting An Outsourcing Service Provider, (2007) International Association of Outsourcing Providers Web: www.outsourcing professional.org , Erişim: 12.01. 2008

Tedarikçi seçiminde ilk aşamayı potansiyel tedarikçilerin araştırılması oluşturmaktadır. Potansiyel tedarikçilerin araştırılması işletmeye bu konuda pazarın durumunu analiz etme ve anlam fırsatı sunar. İşletmeler bu aşamada potansiyel tedarikçilerin faaliyette bulunduğu diğer işletmeleri ziyaret ederek tedarikçinin faaliyetlerini inceleyebilirler (http://www.outsourcingprofessional .org/firmbuilder/articles/34/177/533/ Erişim: 13.01.2008). Çünkü tedarikçilerin değerlendirilmesinde kâğıt üzerindeki teklif ve bilgiler yeterli olmayabilir. Bu bilgiler tedarikçilerin iş yerlerine yapılan ziyaretler ve referanslarla yapılacak görüşmelerle teyit edilmelidir. Sadece kâğıt üzerinde yapılan değerlendirmeler yanıltıcı olabilir. Tedarikçilerin işi alabilmek için yanıltıcı veya eksik bilgi verebileceği, kendisini olduğundan daha iyi gösterme eğiliminde olabileceği unutulmamalıdır (Solak, 2002, 90).

Tedarikçi seçiminde bir sonraki aşama olan ön koşulların değerlendirilmesi, işletmeye tedarikçilerin toplam kabiliyetleri ve işletmedeki örgüte uygunluğu esasına göre hazırlanmış tedarikçi firmaların isimlerinin bulunduğu listede eleme yapma fırsatı sunar. Bir standart kullanılarak tedarikçilerin elemine edilmesi, teklif formunun sadece gerekli tedarikçilere

Araştırma süreci Ön koşulların değerlendirilmesi Değerlendirme Muhtemel tedarikçilerin seçimi Yeniden Değerlendirme

dağıtımını, böylece işletmenin gereksiz harcamalardan ve zaman kaybından kaçınmasını sağlamaktadır. Tedarikçiler ile ilişkilerin sözleşme imzalanana kadar resmi bir nitelik taşımamasına rağmen başarılı bir yönetimin sağlanmasında, tedarikçiler ile ilk görüşmelerde işletmenin dış kaynak kullanımı amaçlarının karşı tarafa aktarılması sürecin başarısı açısından önem taşımaktadır.

Tedarikçi seçiminde ön koşulların değerlendirilmesinden sonraki aşama değerlendirme sürecini oluşturmaktadır. Değerlendirme aşamasında, firmaların daha önceden ispatlanmış becerileri ve toplam kabiliyetleri, ikili ilişkilerin dinamikleri ve rekabetçi yapıları gibi kriterler bağlamında analizler yapılması muhtemel tedarikçinin belirlenmesinde önemli bir rol oynamaktadır. Bu süreç işletmenin başarılı bir dış kaynak kullanımı sürecinde riski azaltması ve karlılığı arttırmasına yardımcı olacaktır. Tedarikçilerin kriterler ışığında değerlendirilmesi sonrası son bir genel değerlendirme yapılarak muhtemel tedarikçi veya tedarikçiler belirlenmektedir (http://www.outsourcing professional.org/firmbuilder/articles/34/177/533/ Erişim: 13.01.2008).

Değerlendirme sürecinde işletmenin başarılı olabilmesi için izlemesi gereken iki seçenek bulunmaktadır. Bu seçenekler dış kaynaklardan yararlanma yöneticisinin atanması (Pelit, 2007, 34) veya dış kaynaklardan yararlanma komitesinin oluşturulmasıdır (Tanyeri ve Fırat, 2005, 273). İşletme bu iki seçenekten birini seçtikten sonra, sıra tedarikçi firmalardan gelen tekliflerin değerlendirilmesi aşamasına gelir. Gelen bu teklifler arasından işletme için en uygun olanları seçilir ve yeniden değerlendirmeye tabi tutulur. Daha sonra, değerlendirmeye tabi tutulan tedarikçi firmaların referansları kontrol edilir ve yerlerinde ziyaret edilerek çalışmaları gözlemlenir (Yazıcı, 2003, 31).

Potansiyel dış kaynakların belirlenmesinde diğer bir alternatif de işletmenin kendi faaliyet bölümüdür. İşletme içi veriler, faaliyetlerini modernleştiren bir bölümün tedarikçiyi geçebildiğini göstermektedir (Lankford ve Parsa, 1999, 314). Diğer bir ifade ile işletme eğer ilgili bölümün faaliyetlerinde modernleştirme ve süreç iyileştirme faaliyetleri sonucu

istenilen kalite ve hizmet düzeyini yakalamış ise tedarikçiden vazgeçebilir. Bu durumda işletme yine tedarikçiler hakkında gerekli bilgileri toplamaktadır. Buradaki amaç gelecek dönemdeki muhtemel dış kaynak kullanımı faaliyetleri için bilgi havuzu oluşturmaktır.