Dış Kaynak Kullanımının Personele Duyurulması ve Etkileri

işletmeye karşı tutumlarında etkin rol oynamaktadır. Dış kaynak kullanımı faaliyeti başlangıç aşamasında, çalışanlar tarafından işlerini kaybedecekleri endişesi ile olumsuz değerlendirilmektedir. Özellikle uygulamanın proje aşamasında ve başlangıcında, çalışanlar arasında işletmeye karşı bir güvensizlik ve endişe ortaya çıkabilmektedir.

Burada kaos ortamı yaratmak istemeyen akıllı yöneticiler, çalışanlara şeffaf bir yaklaşım sergilemeli ve bütün boyutlarıyla projeyi açıklamalıdırlar. Çalışanların tepkisini azaltmak için yöneticiler, dünyanın geldiği noktada bunun zorunluluk olduğuna ve işletmenin pazar payını koruyabilmesi ve karlılığını sürdürebilmesi için atılması gereken gerekli bir adım olduğuna çalışanları inandırmalıdır (Solak, 2002, 94). Bunu sağlamak için ise dış kaynak kullanım kararının işletme içindeki personele uygun bir şekilde duyurulması için ilişki yöntemleri geliştirilmelidir. Dış kaynak kullanım kararını, işletme içerisindeki personele duyurmada kullanılacak iletişim yöntemleri; dış kaynaktan yararlanılacak fonksiyonu şirket içinde yerine getirmekle görevli olan grubun büyüklüğüne göre farklılık gösterecektir (Özbay, 2004, 34). Bu süreçte kullanılacak olan iletişim yöntemleri aşağıdaki şekillerde farklılık gösterebilir:

· Her bir çalışanla kişisel görüşmeler yapılması,

· Büyük bir grubun çalıştığı bir fonksiyonun dış kaynaklardan sağlanması durumunda grup toplantıları kullanılması,

· Dış kaynak kullanım planları geliştirildikçe sık sık bültenler yayınlanması,

· Çeşitli yerleşim alanlarındaki çalışanların dış kaynak kullanımından etkileneceği durumlarda internet yoluyla bilgilendirilmesi,

· Çalışanların lojistik ve değişimin zamanlaması hakkında mevcut bilgiyi elde etmesi için kısa vadeli bir içeriğin hazırlanması,

· Değişiklik gerçekleşmeden önce, çalışanlara tamamlanması gereken görevlerin elektronik posta yoluyla gönderilmesi

· Aniden gerçekleşebilecek değişiklikleri çalışanlara bildirmek için günlük sesli mesajlar kullanılması yöntemleri kullanılabilir.

İşletme tarafından uygulanacak ilişki yöntemleri dış kaynak kullanımını personele kabul ettirmede yegâne yol olmayacaktır. İşletme personelin desteğini sağlamak amacı ile aşağıda belirtilen süreçleri de izlemelidir.

· İletişim sürecinin dış kaynak kullanım komitesi tarafından bu sürecin gözden geçirilmesi,

· Hangi fonksiyonların dış kaynaklardan sağlanıp, hangilerinin sağlanmayacağı konusunda açık olunması

· Çalışanların aklındaki soruların göz ardı edilmemesi,

· Her bir işgören grubunun bakış açısına göre iletişim sürecinin incelenmesi

· En düşük seviyedeki personelden tepe yöneticilere kadar işletmenin tüm düzeylerindeki çalışanlarla dikkatli bir şekilde iletişim kurulması gerekmektedir.

Tablo 4: Dış Kaynak Kullanımında Çalışanlar Üzerindeki Etkileri Yönetme

MÜŞTERİ

TEDARİKÇİ

Organizasyonu Grubu değişim Çalışanların geçiş Çalışanları Çalışan değişim için için süreci yeni işletmeye sayısının hazırlama hazırlama adapte etme artması ve

gelişimi I. EVRE: Planlama II. EVRE: Geçiş süreci III. EVRE: Uyum Sağlama - Faydalar, politikalar - Duyuru yapılması - Destek

- İletişim - İstihdam kararı - Katılım

- İş yasası - Zamanlama - Birlik oluşturma

- Geçiş planı - Değerlendirme

- İlişkiyi kesme planı - Çalışma

Kaynak: Davenport, Tom, (2007) The Process of Outsourcing Process: Putting the “P” into BPO, The Outsourcing World Summit 2006, Web: http://www.outsourcingprofessional.org/firmbuilder/articles/34/ 177/932/ Erişim: 13.01.2008.

Dış kaynak kullanımında temel noktanın işletmeye hizmet sunacak çalışanlar olduğu açıkça anlaşılmıştır. İşletme herhangi bir faaliyet için dış kaynak kullanımına karar verdiğinde hâlihazırda faaliyeti gerçekleştiren çalışanlar için uygun anlaşmaların yapılması gerekmektedir. İşletmede çalışan ve dış kaynak kullanımından etkilenecek personelin tam desteğini almayan hiçbir dış kaynak kullanımı faaliyeti başarılı olamaz. İşletme içinde

dış kaynak kullanımına tabi tutulacak faaliyeti şu an için gerçekleştiren personelin desteğini arttırmanın bir yolu, çalışanlar için kabul edilebilir nitelikte ayırım paketi oluşturulmasıdır. Oluşturulacak ayırım paketi ise açık ve şeffaf olmalıdır. Tedarikçiden kiralanan süreçte işletme tarafından oluşturulan ayırım paketinin anlaşılması için özen gösterilmesi gerekmektedir. Her ne kadar işletme dış kaynak kullanımı gerçekleştirilecek faaliyeti hâlihazırda yürüten personelin tedarikçi işletmeye geçişini umut etse de, tedarikçi tarafından çalışanların kiralanmasının, işletmedeki ayırım paketi ile ilişkisinin olmadığı açık şekilde ortaya koyulmalıdır (Zhu, Hsu ve Lillie, 2001, 375). İşletmede dış kaynak kullanılan fonksiyon yeni bir fonksiyon ise, işletmede çalışan personel üzerinde en az etkiyi yaratacaktır. Ancak, mevcut bir fonksiyonda dış kaynak kullanımı çalışan personeli üç şekilde etkileyecektir. İşletmede çalışan personel, işletmeyi bırakacak veya tedarikçi firma bünyesine dâhil olacak ya da işletme bünyesinde çalışmaya devam edeceklerdir (Embleton ve Wright, 1998, 102). Söz konusu seçenekleri ayrıntılı olarak incelemek dış kaynak kullanımının işletme personeli üzerindeki etkilerini anlamaya ve daha sonraki tedarik uygulamalarında akılcı davranmaya yardımcı olacaktır.

· İşletmeyi bırakma; Dış kaynak kullanımında, bazı işletme personelinde ilk tepki işten çıkma kadar ciddi olabilir. İşletmelerinin bunu kişisel olarak kendilerine nasıl yapabildiği ve hatta işletme içindeki kişilerin görüşü göz önüne alınmadan nasıl bu faaliyete başvurulabildiği konusunda şok ve dehşet duyguları mevcuttur. Kişisel olarak ve işletme içinde bilgi kaynağı olarak bu olayı reddetme duyguları vardır (Griffiths, 2007). Bu gibi durumlarda çalışanlarla kurulacak iletişim, açık ve zamanında olmalıdır. Bu iletişim, insan kaynakları yöneticisi tarafından yüz yüze ve ayrıca yazılı olarak kurulmalıdır. İşten çıkarmayı içeren mektup, çalışanın alacağı tazminat ödemelerini de içermelidir. Ayrıca bu kişilere başka bir iş bulma için gerekli yardım sağlanmalıdır (Özbay, 2004, 36). Eğer işsizlik mevcut ise bu konuda gerçekçi olunmalıdır. Başka bir işe yerleştirme imkânı sağlanmayan işçilere yardım edilmesi gerekmektedir. Bu işlemin mevcut personel arasında en az etkiyi yaratması için tam doğru olarak yapılması hayati önem taşımaktadır.

· Dış kaynak işletmesine katılma; İşletmede herhangi bir fonksiyon için dış kaynak kullanıldığında seçeneklerden birisi işletmede çalışan

personelin tedarikçi firma bünyesine katılımının sağlanmasıdır. Bu yaklaşım daha çok dış kaynak kullanılan fonksiyon bağımsız yetenek ve mevcut personelin deneyimini gerektirdiğinde tercih edilmektedir (Griffiths, 2007). Dış kaynak kullanımı yoluyla gerçekleştirilecek faaliyeti yürüten çalışanları tedarikçi firmaya devretmek, çalışanlar için ve işletme için olumlu etkileri olan bir yöntemdir (Solak, 2002, 95). Bu durumda bu çalışanlar belirli bir süre dış kaynağın çalışanı haline gelirler. Bu kişiler, tedarikçi işletmedeki pozisyonları ve elde edecekleri ücretlerdeki değişiklikler konusunda işletme tarafından bilgilendirilmelidir. Ayrıca bu çalışanların bünyesinde çalışacakları dış kaynak firması hakkında bilgilendirilmeleri gerekmektedir. Bazı çalışanların dış kaynağa transfer edilmesinin sakıncalarından biri işletmenin değerli işgörenlerini kaybetmesi (Özbay, 2004, 36), diğeri ise tedarikçi firma daha etkin ve verimli çalıştığı için bir kısım çalışanların işini kaybetmesidir (Solak, 2002, 95).

· İşletme bünyesinde kalma; Dış kaynak kullanımında, işletme bünyesinde bulunan, yani tedarikçi firma tarafından getirilmeyen personel sağ kalanlar olarak adlandırılır. İşletme yönetimi politika ve süreçlerin bu çalışanların verimli olabilmesi için değiştirildiğinden emin olmalıdır. Bu durumda, bu kişiler ya işletme içinde yeni görevler alacak ya da ayırt edici rekabet avantajı elde etmek için dizayn edilen bazı özel projelere geçici olarak tahsis edilecektir (Özbay, 2004, 35–36).

Belirli durumlarda, dış kaynak kullanımı uzman bir organizasyona katılmayı sağlaması nedeni ile personel tarafından kariyer geliştirme için bir fırsat olarak görülmektedir (Kakabadse ve Kakabadse, 2000, 695–696). Değişen çevre koşulları ve çalışma şartlarına paralel olarak işletme bünyesinde çalışan personelin gelecek ile ilgili ve işi ile ilgili beklentileri de değişim süreci içerisindedir. Kakabadse ve Kakabadse (2000) tarafından dış kaynak kullanımı durumunda personelin sergileyeceği tavır ve düşüncelerinin aşağıda belirtildiği şekilde değişim göstereceği belirtilmiştir.

Tablo 5: Dış Kaynak Kullanımının Çalışanlar Üzerindeki Etkilerinde Beklenen Değişimler

Unsurlar Şu anda Gelecekte

Dış kaynak kullanımının çalışanlar üzerindeki etkileri - İstihdam - İş güvenliği

- Ortak kariyer yapısı - Performansa dayalı organizasyon - Eğitim ve gelişme sağlayan organizasyon - Çalıştırabilirlik - Kariyer esnekliği - Kişisel kariyer portföyü - Kişisel esneklik ve kişisel

performans

- Rekabetçi yapılarını korumak için yeteneklerini geliştiren kişiler

Kaynak: Kakabadse N., Kakabadse A. (2000). Outsourcing A Paradigma Shift. Journal of Management Development, 19, (8), 670–728

İşletmenin dış kaynak kullanımı sürecini iyi uygulayarak oluşturacağı sağlıklı tedarik ilişkisi, çalışanlar üzerinde olumlu etkiler yapacaktır. Dış kaynaklardan yararlanmanın sağladığı maliyet düşüşü ve rekabet avantajı, işletmenin karlılığını arttıracaktır. Karlılığı artan işletmenin çalışanlarının ücretlerinde artışlar olması söz konusu olacaktır. Böylece, işletme çalışanları uzun vadede dış kaynaklardan yararlanma uygulamalarından olumlu etkileneceklerdir (Solak, 2002, 95).