Dış Kaynak Kullanım Anlaşmasının Yapılması

Dış kaynak kullanımı uygulamalarının temeli bazı işleri işletme içinde ve işletmenin kendi kontrolü altında yapmak yerine, dışarıda yaptırmaya dayanmaktadır. “Bu noktada, ilişkilerin şekli ve dayanağı ne olmalıdır, diğer bir ifade ile bu ilişkiler hukuki nitelikte ve çeşitli yaptırımlar öngören kontratlara mı yoksa kişiler arası güven bazında resmi nitelik taşımayan ilişkiler olarak mı yönetilmelidir? (Krell, 2006, 19)” Yukarıda belirtilen sorunun

cevabı işletmenin başarılı bir dış kaynak kullanımı uygulamasında kilit rol oynamaktadır.

İşletmeler bu amaçla uygun dış kaynağın seçiminden sonra faaliyetin resmi bir nitelik kazanması ve karşılıklı sorumlulukların güvence altına alınması için seçilen tedarikçi ile dış kaynak kullanımı anlaşması yapılması, başka bir deyişle temin edilecek faaliyetler için sözleşme imzalama gereği duymaktadırlar. Bu noktada, tedarikçi ile sözleşme konusunda, nasıl görüşme yapılacağı önemlidir. Bu konuda yapılacaklar, tedarikçiden çok müşterinin lehine gibi görünmesine rağmen, en doğru olanı her iki tarafında yararına olacak bir güç dengesi kurmaktır (Karacaoğlu, 2001, 56). Dış kaynak kullanımı anlaşmalarında temel belge (Service Level Aggrements– SLA) hizmet seviyesi anlaşmalarıdır. Hizmet seviyesi anlaşmaları işletme ile tedarikçi arasında iş sürecinin değişiminde temel rol oynayan sorumlulukların tanımlanmasını sağlayarak işletmeler arası ilişkilerin yönetilmesine yardım eder (Griffiths, 2007).

Hizmet seviyesi anlaşmasından sonra, sözleşme, imzalanmadan önce öncelikli olarak iki taraf tarafından da açıkça anlaşılmalı, iki tarafın da oluşturacağı sözleşme hazırlama ve yürütme konusunda uzman komisyonlar vasıtası ile tüm anlaşma yeniden gözden geçirilmelidir (Zhu, Hsu ve Lillie, 2001, 374). İşletmeler, sözleşmelerden başarılı sonuç alabilmek için üst yönetime bağlı olan, teknik ve hukuk danışmanlarının işletme adına belirledikleri görüşme stratejileri doğrultusunda hareket etmek durumundadırlar (Çetinkaya, 2005, 44). Sözleşme görüşmeleri için işletmelere tavsiye edilen çeşitli hususlar bulunmaktadır (Karacaoğlu, 2001, 57). Bunlar;

· Tedarikçinin teklif edeceği standart sözleşmenin olduğu gibi kabul edilmemesi,

· Eksik düzenlenmiş sözleşmelerin imzalanmaması,

· Dış kaynak hizmeti almak için görüşülen işletmenin alanında uzman olması,

· Hizmet düzeyi ile ilgili kıstasların belirlenmesi,

· Hizmet düzeyi sonuçlarını içeren raporların geliştirilmesi,

· Yerine getirilmeyen hizmetler için para cezalarının sözleşmeye dâhil edilmesi,

· İşteki değişmeye paralel ücret ayarlamalarının yapılması, · Finans yöneticisinin seçilmesi,

· Sözleşmenin geçerlilik süresinin belirlenmesi,

· İş karakterinin değişimi maddesinin dikkatle izlenmesi,

· Firmanın kendi istihdam ettiği iş gücünün moral motivasyon yönünden desteklenmesi.

Tedarikçi firma ile yapılacak sözleşme günün koşullarını karşılayacak bir esnekliğe sahip olmalı, tedarikçi firmanın da bu değişimlere hızlıca ayak uydurup uyduramayacağı iyi araştırılmalıdır. Eğer bu konu iyi araştırılmazsa, işletme tedarikçi firmayı değiştirmek zorunda kalacak bu da zor rekabet koşullarında işletmenin rekabet gücünü (yeni bir tedarikçi seçme sürecini tekrar yaşayarak zaman, maliyet vb. kaybı yaşamak gibi) zayıflatacaktır (Yazıcı, 2003, 32). Dış kaynak kullanımı anlaşması tedarikçi tarafından sunulacak hizmetleri, işletmenin özelliklerini, tedarikçi ücretini, ödeme koşullarını, iki taraf içinde fesih şartlarını ve sözleşmede değişiklik yapma yöntemlerini net olarak tanımlamalıdır. Ayrıca, vergilerin faaliyetler üzerindeki etkileri, kaparo istekleri, denetim anlaşmaları, teminatlar, garantiler, potansiyel tahsisler ve alt anlaşmalar göz önüne alınmalıdır. Tam ve doğru bir sözleşemeye bağlı olarak, olağanüstü durumların telafisi, istenmeyen durumlar, patent hakları ve tanıtım hususları da dikkate alınmalıdır (Zhu, Hsu ve Lillie, 2001, 375). Sözleşmeler iki tarafın da sözleşme koşulları çerçevesinde faaliyetlerini rahatça sürdürebileceği kadar esnek olmalıdır. Anlaşmalar sağlıklı teşvik edici ve caydırıcı önlemler içermeli, fakat herhangi bir tarafı kırmamalı veya zor duruma düşürmemelidir. Sözleşmeler ayrıca sahiplik durumunun değişmesi durumunda devir imkânı sağlayacak maddeler içermelidir (Gamble, 2006).

Dış kaynak kullanımı anlaşmaları işletmelere sadece kısa dönemli çözümler sunmaz, aynı zamanda kısa ve uzun dönemli ilişkilerde ölçülebilir sonuçlar ve gelişmeler sağlarlar. Başarılı dış kaynak kullanımı anlaşmaları bu ilkeyi belirtir ve işletmeleri fiyat artışlarına, tedarikçi ihmallerine ve güvenlik ihlallerine karşı koruyan hükümler ile desteklenirler (Blumberg, 1998, 15). Bu amaçla, görüşmeler sürecinde ortak paylaşılan vizyona sahip bir sözleşme yapabilmek için tedarikçinin hizmet kabiliyeti, organizasyonun kendine has ihtiyaçları karşılayabilir nitelikte olmalıdır (Lankford ve Parsa, 1999, 314). Ayrıca, taraflar arasında yapılan sözleşmenin zamana bağlı olarak değişiklik göstermesi gerekebilir. Teknolojinin gelişmesi, ekonomik koşulların değişmesi ve tehlikeli rakiplerin ortaya çıkması vb. sözleşmede değişiklik yapılmasını kaçınılmaz kılabilir (Yazıcı, 2003, 33).

Dış kaynak kullanımı sözleşmelerinde dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli konu, sözleşmelerin iptal edilmesi konusudur. İşletmeler faaliyetlerinin bir bölümünü devrettikleri tedarikçilerin performanslarını sürekli olarak değerlendirmekte ve yapmış oldukları sözleşmelerin yenilenmesi ya da iptal edilmesi konusunda kararlara varmaktadırlar. Kısa süreli sözleşmeler, işletmelerin dış kaynak sağlayıcılarından memnun olmadıkları takdirde avantajlı gibi görülmektedir. Ancak, sözleşme bitiminde aynı şirketle sözleşme yapılacaksa hizmetin işletmelere maliyeti artmaktadır (Korkmaz, 2006, 21). Nitekim birçok dış kaynak kullanımı anlaşması en az %15 olmakla birlikte genellikle %20–25 maliyet tasarrufu hedefler. Bu gibi amaçlara ulaşmak için uzun dönemli anlaşmalar yapılması önemlidir, böylelikle ölçek ekonomisi ve maliyet azaltmanın faydaları görülebilir (Lankford ve Parsa, 1999, 312). Bunun yanında, uzun süreli sözleşmeler de maliyet avantajı bulunmakla birlikte, verilen hizmetten memnun kalınmaması durumunda sözleşmenin iptal edilmesi gündeme gelmektedir. Sözleşmelerin sorunsuz bir şekilde iptal edilebilmesi için hazırlanması sırasında hangi durumlarda iptalin söz konusu olabileceğinin açık bir şekilde ayrıntılandırılması gerekir (Korkmaz, 2006, 21).

Dış kaynak kullanımı anlaşmaları bütün faaliyetleri kapsayan anlaşmalar olabileceği gibi, özellikli operasyonlarda yoğunlaşan kısmi

(birimsel) anlaşmalar veya özel işler için yapılmış anahtar sunumu anlaşmalar şeklinde de olabilirler (Lankford ve Parsa, 1999, 314). Nitekim Avrupa’daki dış kaynak kullanımı anlaşmaları incelendiğinde IBM, Siemens gibi uluslararası şirketler başta olmak üzere birçok şirket faaliyetlerinde etkinlik sağlamak amacı ile konularında uzman birden fazla tedarikçi ile çalışmaktadırlar. Genellikle büyük ücretler karşılığı yapılan anlaşmalar şirketlerin faaliyetlerini sürdürmesinde hayati önem taşımaktadır.

Tablo 3: Avrupa'daki Dış Kaynak Kullanımı Anlaşmaları (1998) Hizmet

sağlayıcı

Müşteri Ülke Sektör Değer ($)

IBM Cable and

Wireless İngiltere İrlanda Telekom 3 milyar Trans System Consortium London Transport

İngiltere Ulaşım 1,6 milyar Siemens National

Savings

İngiltere Bankacılık 1,5 milyar EDS Banka di Roma İtalya Bankacılık 1,5 milyar Sema Group Departmant of

Social Services

İngiltere Kamu–Yerel 500 milyon

ICL Departmant of

Trade&Industry

İngiltere Kamu 330 milyon FI Group First Banking

System

İngiltere Bankacılık 246 milyon

IBM IS Consortium

Caricentro

İtalya Bankacılık 235 milyon

IBM Equifax İngiltere Ticaret 220 milyon

Siemens Passport Agency

İngiltere Kamu 220 milyon Kaynak: Çoğan Aytaç (2006). Dış Kaynaklardan Yararlanma Stratejisinin Örgütsel Değişime Etkisi. Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Afyonkarahisar Kocatepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Afyonkarahisar.

1.4.9 Dış Kaynak Kullanımının Personele Duyurulması ve Etkileri