Planlama Sürecinin Takibi

Okul müdürlerine yöneltilen “planları uygulama süreci nasıl takip edilmektedir” sorusuna verilen cevaplar alınmıştır. Bu bağlamda planların takibini büyük ölçüde okul yönetiminin sağladığı söylenmiştir. Okul yönetiminin planları takip etme noktasında çalışma takvimi ve kontrol çizelgesi hazırladığı ve periyodik toplantılarla süreci takip ettiği ifade edilmiştir. Bunun yanı sıra 16 okul müdürü farklı komisyonlar veya ekipler kurarak öğretmenleri de sürece kattıklarını belirtmişlerdir. Planların uygulama sürecinin takip edilmesi açısından özel okullar devlet okulları ile

benzerlik göstermekle beraber, özel okullarda yönetim kurulunun da sürece dâhil olduğu ifade edilmiştir. Aşağıda katılımcı görüşlerine yer verilmiştir.

(Y1, D, O): “Planı zaten kurgularken sezon başında eylül ayında, zaten eğitim öğretim sürecinin içinde neyle karşılaşacağımızı az çok tecrübemizden dolayı biliyoruz. Bildiğimiz için baksak da bakmasak da otomatik, bisiklet sürme gibi diyelim otomatiğe bağlanmış gibi oluyor. Eğer ekstra çalışmamız var ise yıl içinde planlamışsak onu özenle takip ediyoruz. O takvim yaklaştığında neredeyiz? Nasılız? O çalışmayı hangi şekilde yapacak isek, hangi ekiple yapacak isek o çalışmayı, o ekiple tekrar ara ara toplantılar yapıyoruz.”

(Y3, D, İ): “Eğer kısa vadeli bir planlamaysa sonucunu mutlaka araştırırım. Neticeye vardık mı, uygulama ne düzeyde, bu planlamanın ne gibi sakıncaları var, bize olumlu- olumsuz katkılarını değerlendiririm. Kendim takip edemediğim konularda da müdür yardımcılarımla istişare ederek planlamaların ne düzeyde yürüdüğünü konuşuruz.” (Y4, D, A): “Çetele tutuyoruz. O çetelelerde nereleri yaptık, nereleri yapamadık, toplantıda bir araya gelince eksi-artı taraflarını değerlendiriyoruz. Herkes fikrini söylüyor. Bir sonraki yıl daha iyi yapmak için veya bir sonraki etkinlikte daha iyi olmak için onları not alıyoruz. Toplantılar yoluyla yapıyoruz, benim gözümden kaçan bir şey, arkadaşımın gözünden kaçmıyor.”

(Y8, D, İ): “Biz bir proje dosyası oluşturduk. Okullarda okul yönetim geliştirme ekibi vardır. Her yıl mart ayında bunlar bir yıllık planlar yaparlar. Biz böyle bir proje takvimi oluşturduk, hedefler belirledik. Bu hedefleri de kontrol listeleriyle tik atarak kontrol ediyoruz. Ayrıyeten stratejik planlar var. Oradan da takibini yapıyoruz.” (Y9, D, O): “Oluşturduğum ekiple takip ediyorum. Okullarda okul iyileştirme ekipleri, stratejik planlama ekipleri, toplam kalite ekipleri var. Okulun bünyesine göre değişiyor isimleri ama sonuçta okulu iyileştirme adına oluşturduğumuz bir ekip var. O ekiple beraber takip ediyoruz bunu. İdare grubum var, öğretmen arkadaş kitlem var, okul aile birliğim var. Bunlarla beraber takip ediyorum.”

(Y11, D, A): “Planlama yaparken onun dönütlerini nasıl istediğimi belirtiyorum. Örneğin 1. ayın sonunda bir tane rapor istiyorum. 2. ayın sonunda yapılan etkinliklerin resimlerini istiyorum. Web sitesinde ilan ediyorum. Veli toplantılarında bu çalışmalardan bahsediyoruz. Öğretmen idarenin bunu aktif takip ettiğini biliyor. Ben yılsonunda tüm çalışmaların raporlarını mutlaka alıyorum.”

(Y14, Ö, AİO): “Küçük bir okul olduğumuz için planların takip edilmesi çok zor değil. Çok fazla sayıda bir öğretmenimizde yok, öğrenci sayımız da çok fazla değil. Dolayısıyla bizim takip sürecimiz bir görev verildiğinde ya da bir planlama yapıldığında bunu benim takip etmem çok zor değil. Sürekli biz işin başında olduğumuz için. Sabahları en erken gelen akşamları da en son çıkan bizizdir. İnsanlar bizde uzun süreli çalıştıkları için belli bir kurum kültürü oluşuyor zaten. Biz bir iş yapılsın dediysek onu yapıyor insanlar. Bir de özel sektörün bir avantajı var.

Planladığınız bir işi birine sevk ettiyseniz ve o iş defaatle olmuyorsa o kişi o işi sürdüremez, çalışamaz. Çalışmıyorsa da zaten kendine başka bir kurum bakar.” (Y17, D, İ): “Bizim her planımızla ilgili ayrıntılı bir etkinlik şeması, görev dağılımı olur. Hangi etkinliklerin ne zaman yapılacağı, hangi göstergelerin takip edileceği hepsi yazar. Bunların yapılıp yapılmadığını da kontrol ediyoruz yıl içerisinde. Her süreçte etkili bir denetim var.”

(Y20, Ö, O): “Bizim bir denetim mekanizmamız var yukarıdan aşağıya. Genel merkeze bağlı olduğumuz için, genel merkez tarafından denetleniriz. Burada işlerin yapılıp yapılmadığı bizim tarafımızdan değerlendirilir. Burada genel koordinatörümüz var. Tepeden aşağı doğru bu denetim sağlanır. Öğretmenlerimizden yaptıkları işlerle ilgili geri dönütler mutlaka istenir.”

(Y22, Ö, İO): “İdarecilerin de içinde bulunduğu çalışma grubu ve iyileştirme ekiplerimiz bulunur. Bu ekibin vermiş olduğu kararla planlarda kontrol noktaları belirlenir. Bunlar aylık, iki aylık ve dönemlik periyotlar olabilir. Öğretmenlerden bir ekip lideri, çalışmaları yürüttükten sonra faaliyet raporu sunar. Bu şekilde takibi yapılır.”

(Y25, D, İ): “Kâğıda döktüğümüz planlarımız var. Onlar yapılmış mı, yapılmamış mı ona bakarız. Kurulları aktif çalıştırırız. Sosyal etkinlikler kurulumuz bunun planlamasını, takibini yapar. Bunun başında da bir müdür yardımcısı vardır. Her hafta pazartesi günü idareciler olarak toplantı yaparız, o haftayı planlarız. Cuma günüde onun kontrolünü yaparız. Öğretmenlerle her ay öğretmenler kurulu yaparım. Herkesin görüşlerini alırım. Okul aile birliğini aktif olarak çalıştırırım. Her ay onlarla toplantı yaparız. Sınıf anneleriyle her 2 ayda bir toplantı yaparız.”

(Y27, Ö, İO): “Eylül ayında okul açıldığında bir yıllık planlama bitmiş oluyor. Daha sonra onu her hafta, her ay düzenli bir şekilde kontrol ediyoruz. Her hafta sonrasında bir hafta içinde aldığımız kararları ne kadar uyguladık idarecilerle toplantı yapıp her hafta herkes raporunu genel müdürlüğe sunuyor.”

(Y28, Ö, O): “Planları hazırlayanlar da, uygulayanlar da öğretmenler. Onlarsız hiçbir şey yapamayız. Bu okulda normal okuldakinden 3 kat fazla öğretmen var. Bizim öğretmenlerimizin iş yoğunluğu vardır ama sorumlu oldukları çalışmaları muhakkak sonuçlandırırlar. Öğretmen arkadaşlar ve biz yöneticiler planlamaların takipçisiyiz. Üst yöneticiler zaten takipçisi. Yapan kişi kendisi kontrol ederse, öz denetim dediğimiz, zaten iş yürür. Veli ve öğrencilerden aldığımız dönütler de var. Bir çalışma planlıyoruz, tabi veli de biliyor bunu. O çalışma yapılmazsa veli olumsuz dönüt veriyor. Şu çalışmada şöyle eksikler vardı gibi dönüyor. Bunlar da yaptığımız planlamaları revize etmemize neden oluyor. Veli de takibini yapıyor.”

(Y29, D, İ): “Planların uygulama aşamaları netleştirildikten sonra ekipler kuruyorum. Ekiplere yetkiler dağıtıyorum. Sürecin aksayan yönü olursa ben takip ediyorum. Bir yerde tıkanma varsa yetki verdiğim arkadaşa da soruyorum. Süreçleri takip ederken zaman zaman değerlendirmeye tabi tutuyorum.”

(Y30, D, O): “Görev paylaşımı yapıyoruz. Görevler paylaşıldıktan sonra onun takibi. Aksaklıklar olduğu zaman müdahale ediyorum. Takibi kendimi yaparım. Planladığınız şeyin takibini başkasına yaptırdığınızda, olmaz. Kendiniz yapmak zorundasınız. Faaliyet takvimi var. Hangi ayda neler yapılacaksa o takvime göre görev dağılımını yaparım. Bireysel görevlerde zaten sorumlu bellidir. Grup çalışmalarını da kendim takip ederim.”