Performans yönetimi sisteminde, yönetime önemli sorumluluklar düşmekte olup, şu üç önemli amacı yönetimin yerine getirmesi gerekmektedir (Bilgin, 2006: 9):
Tüm örgütün, kuruluşu oluşturan en alt sistemlere kadar, kuruluşun ortak amacını ve görevini, sistemin özel amaçlarını da kapsayacak şekilde benimsemesini sağlamak;
Üstten alta, alttan üste doğru bilgi akışını kuruluş birimleri ve insan kaynakları arasında hızlı ve etkili bir şekilde sağlayacak bir iletişim altyapısı kurmak;
Kuruluşun tamamı ya da ihtiyaç duyulan bazı birimlerini içine alan ve özellikle de çalışanlar için bireysel performans ölçme ve denetim sistemi oluşturmak ve uygulanmasını sağlamak suretiyle çalışanların ve kuruluş
21
birimlerinin performansını devamlı surette geliştirmek için gerekli önlemleri almak.
Performans yönetiminde bir taraftan kurumun vizyonu istikametinde hedeflerin belirlenmesi ve bu hedeflerin çalışanların katkılarıyla gerçekleşmesinin sağlanması, diğer taraftan da hedeflere doğru yol alırken çalışanların katılımlarının adil, sistemli ve ölçülebilir bir metodla değerlendirilmesi ve motive edici bir çalışma ortamı hazırlanarak çalışanların kişisel gelişimin desteklenmesi amaçtır (Akçakaya, 2012: 184).
Performans yönetiminde kurumun stratejisinin belirlenmesi ve bu stratejiye uygun olarak kurumun yönetilip yönetilmediğinin tespiti için oldukça önemlidir. Kurumun sonuçları analiz edebilmesi için performans yönetimi ile durum kontrolü yapması gerekmektedir. Gerek kurum personeline amaç ve hedefleri duyurabilmek gerekse de dış paydaşlarla çalışan iletişimini kolaylaştırabilmek için ihtiyaç duyulan açık iletişim, performans yönetimi ile sağlanır. Diğer yandan kurumsal esnekliğin sağlanması, değişimlere uyum sağlayabilme, personel motivasyonu, gelişimi, eğitimi, katılımcı yönetim, şeffaf ve açık kurum kültürü, mevcut durum analizi, ulaşılabilecek ideal seviye, kaynak kullanımının boyutu ve ideal örgüt kültürü oluşturabilmek performans yönetiminin amaçları arasında sayılabilir (Eroğlu, 2011: 27-28).
Bu kapsamda kuruluşun şimdiki görevi anlamında misyonu ve gelecekteki durumuna ilişkin vizyonu oluşturularak, geleceğe yönelik bir strateji geliştirilmesi önemlidir. Performans gelişimine yönelik girişimler planlanarak, geliştirilmeli ve uygulanmalıdır. Hedeflere yönelik olarak bir sapma olup olmadığını tespit etmek ve hedeflere nasıl gidileceğini göstermek amacıyla bir ölçüm ve değerlendirme sistemi tasarlanarak, hayata geçirilmelidir. Ödül ve özendirme sistemleri ile performans düzeyinin devamlı iyileştirilmesi temin edilmelidir. Bütün bu amaçlara ulaşmak için performans yönetiminin; kuruluş amaç ve hedeflerinin belirlenmesine, üretim için gerekli kaynakların sağlanmasına ve kuruluşun insan kaynağının işe özendirilmesine bir ölçüde enerji sağlanması söz konusudur. Bu yüzden de, kuruluşların örgüt yapısının performans yönetimi anlayışına göre gözden geçirilerek yeniden yapılandırılması gerekmektedir (Bilgin, 2006: 10-11).
22
Bingöl (2013: 370-372) ’e göre ise performans yönetiminin başlıca amaçları; örgütsel etkinliği daha iyi hale getirmek, çalışanlara pozitif motivasyon ile eğitim ve gelişimi mükemmel düzeye çıkarmaktır. Bununla birlikte performans yönetimi, ortak bir amaç oluşturarak, performans değerlendirme ve çalışanları geliştirip ödüllendirme konularını da kapsar. Bunun için de stratejik iş amaçları, bireysel performans, geliştirme, ödüller ve örgütsel sonuçlar arasında bir ilişki geliştirir. Performans yönetimi ile çalışanlar arasında adam kayırma kararlarda adaletten uzak öznellik yargısı azaltılır. Bu durum, kamuda ve özel sektörde sadık ve etkili bir personel grubu oluşturulmasını sağlar.
Bu duruma verilebilecek iyi örneklerden birisi Türkiye’de Eczacıbaşı Vitra’da gerçekleştirilmiştir. Vitra’da “Performans Yönetim Sistemi”, 1996 yılında yenilenmiş, 1998 yılında “Yetkinlik Bazlı İnsan Kaynakları Sistemleri”ne dönüştürülen çalışma ile her bir unvan için, iş profillerinden hareketle yetkinlik düzeyleri belirlenmekte ve bu iş için başvuran adayda olması istenilen yetkinlik seviyelerinden, profesyonel gelişmeye, ardışık terfi planlamasına, ücretlendirmeye kadar tüm insan kaynakları sistemlerinde kullanılmaktadır. Mavi yakalı çalışanlar için her yıl sonunda bu çalışanların ilk amiri ile yaptıkları performans değerlendirme görüşmesine göre ortaya çıkan bulgular yıllık eğitim planı ve ödüllendirme sistemini şekillendirmektedir. Vitra’da görevli beyaz yakalı çalışanlar için ise her yıl Temmuz ayında yapılan rehberlik görüşmesi ve Aralık ayındaki değerlendirme, çalışan ve yöneticisi ile yüz yüze gerçekleştirilmektedir. Bu süreç sonunda, çalışanın hedeflerine ulaşıp ulaşmadığına ek olarak, işin gerekleri ve kendisinden beklenen yetkinlik düzeyinde bulunup bulunmadığı da değerlendirilmekte ve profesyonel gelişme ihtiyaçları belirlenmekte ve adaylar performans düzeylerine göre terfi ve rotasyon için kuruluş Kariyer Kurulu’na da önerilebilmektedir (Arpaç, 2010: 7, Aktaran Bingöl, 2013: 372). Performans yönetiminin amaçları, organizasyonların daha etkin çalışması için “yönetsel (idari)”, “geliştirmeye yönelik (iyileştirici)” ve “araştırmaya yönelik (tespit edici)” amaçlar olmak üzere üç ana başlık altında toplanabilir (Barutçugil, 2002: 126- 127; Halis ve Tekinkuş, 2003: 175; Coşkun, 2007: 6-7; Aktaran Eroğlu, 2011: 28-30):
23 1.5.1. Yönetsel (İdari) Amaçlar
- İdarecilerin kurumun çalışmalarını objektif biçimde değerlendirebilmeleri için ölçülebilir amaçlar tespit etmek,
- Değişen ihtiyaçlara göre amaçlar belirlemek,
- Amaçların gerçekleşip gerçekleşemeyeceğine dair bilgiler sunmak,
- Daha iyi bir performans için kurumsal stratejinin ölçülür hedefleri olmasını sağlamak,
- Hedefler için ihtiyaç duyulan performans kriterlerini tespit etmek, - Her çalışan için kurumsal hedeflere paralel bireysel hedefler belirlemek, - Çalışanlar ve yöneticiler arasında açık ve etkili bir iletişim ve anlayış
geliştirmek ve beklentilerin anlaşılmasını sağlamak, - Dengeli bir iş dağılımı yapmak,
- Kurumsal gelişme stratejileri, iş süreçlerini, insan kaynakları ve kurum kaynaklarının gözden geçirilmesini ve sürekliliğini sağlamak,
- Performans sonuçlarını açıklamak.
1.5.2. Geliştirmeye Yönelik (İyileştirici) Amaçlar
- Bireysel ve kurumsal anlamda yeteneklerin tespit edilerek, çalışanları zamanında değerlendirmek, performanslarını karşılaştırmak ve kurum kapasitesini artırmak,
- Eğitim planlaması yapılabilmesi için altyapı hazırlamak,
- Olayların ölçülen istatistiki özelliklerini açık biçimde belirlemek ve ilgililer veya grupların sorumluluklarını belirlemek,
- Çalışanlara yapılacak geribildirimlerle onlara destek sağlayarak motivasyonlarını artırmak ve performans yönetimi sonuçlarına odaklı ödül ve ceza sistemi uygulamak.
1.5.3. Araştırmaya Yönelik (Tespit Edici) Amaçlar
- İç faktörler kadar dış faktörleri de göz önünde bulundurmak,
- Çalışanların bireysel yeteneklerini, kurumun ise güçlü ve zayıf yönlerini ve yeteneklerini tespit etmek,
24
- Kurum ihtiyaçları için yeni kaynak araştırmak,
- Yönetimin ihtiyacı olan eğitim-geliştirme ve kariyer planlama odaklı bilgileri sağlamak,
- Çalışanların motivasyon kaynaklarını, şirket başarısına etkilerini, öğrenmeye kabiliyetlerini tespit etmek.