Performans Esasl Bütçede Sistem Yakla

Mal ve hizmetlerin üretimi için firma bölümlerine aktar lan fonlar n nas l harcand n ya da mevcut usullere göre harcan p harcanmad n tespiti firmalar için önemli bir sorundur. Kaynaklar n istenilen amaçlar için etkin ekilde kullan p kullan lmad n tespiti, ç kt lar veya sonuçlar ölçen bir parametreyi gerektirir. Ba ka bir deyi le, ç kt lar ile girdiler aras ndaki verimlilik ili kisi önemli bir sorundur (Çevik vd., 2008: 49). Bu sorunun ortadan kald lmas için, girdi ve ç kt aras ndaki ba lant bütçesel bir aç yla kuran ve firma performans ölçebilen PEB kullan lmaktad r.

PEB ile faaliyet ve projeler önceden belirlenmekte ve böylece belirsizli in ortaya ç karabilece i olumsuzluklar önceden giderilmektedir. PEB, etkin ve rasyonel bütçe olu umunu sa lamaktad r. Tüm bu süreçlerde s rlar n belirlenmesi ve firma niteliklerine uygun tasar mlar n yap lmas gerekmektedir.

ngiltere’de yap lan dünya çap ndaki bir ara rmada; firmalar n sadece küçük bir k sm n performans de erlendirme süreçlerinin i leyi inden memnun oldu u görülmü tür. Süreçten memnun olmayan ço unlu un temel sorunlar n en ba nda ise; sistem tasar n zay fl ve süreç tasarlan rken organizasyonel kültürün hesaba kat lmay bulunmaktad r (Yal m, 2005: 61). Bu kapsamda PEB’in tüm firmalar için kullan labilecek temel düzeyde sistem zeminine oturtulmas , firman n rasyonel bütçe ve performans de erlendirme süreci olu turabilmesi aç ndan büyük önem ta maktad r.

Performans Esasl Bütçe, Bir Sistemdir.

Sistem, belirli bir i i ya da amac gerçekle tirmek için gerekli unsurlar bir araya getirip bir bütün olarak birbirine ba ve uyumluluk içinde çal malar sa layan düzenektir (Demir ve Acar, 2005: 365). Ba ka bir deyi le sistem, belirli girdileri olan ve bunlar i leyerek ç kt veren, birbirleriyle ili kili parçalar n olu turdu u bütündür (Ersöz ve Ban, 2003: 12; Afacan, 2007: 2). Sistem olgusunun sahip oldu u anlam aç ndan girdiler, süreçten geçerek ç kt lara dönü ür ve geri bildirime (dönüte) sahiptir. PEB sistemi, bir tak m girdileri ölçülebilecek de erler vas tas yla birtak m ç kt lara dönü türmekte ve sürekli geli imi esas almaktad r. PEB’de sistem yakla , ekil-2.3’te gösterilmi tir.

ekil-2.3: Performans Esasl Bütçede Girdi- lem-Ç kt -Geri Bildirim (Dönüt) li kisi

PEB, performans de erlendirme sürecinin ihtiyaç duydu u girdileri sa layarak (PEB tasar ) e itim ve geli im planlamas , kâriyer ve ücret yönetim sistemlerinin olu turulmas için temel bir zemin haz rlar. Yine elde edilen sonuçlar stratejik plan n revizyonu aç ndan önemli bilgiler içerir. Firma i geli tirme, zenginle tirme, basitle tirme ya da i ten uzakla rma kararlar bütçenin performans de erlendirme

RD LER LEMLER ÇIKTILAR

Vizyon Misyon Temel lkeler Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler Performans Hedefleri Performans Göstergeleri Faaliyet / Projeler Maliyet Bilgileri PERFORMANS ESASLI BÜTÇELEME SÜREC

Kaynaklar n etkin kullan Bütçe Harcama disiplini Mali saydaml k effafl k Hesap verebilirlik Performans de erlendirme girdileri

Stratejik plan revizyonu itim ve geli im planlamas Kariyer yönetimi

Ücret yönetimi

geli tirme, zenginle tirme, basitle tirme

ten uzakla rma, vb.

GER B LD M (DÖNÜT) ETK NL KLER Stratejik Planlama Performans Programlama Bütçeleme Performans De erlendirme Performans Geli tirme (Geri Bildirim)

STRATEJ VE YÖNTEM Tam kat mc bir

yönetim yakla

TEKN KLER

Stratejik plana dayal modeller Performans sözle mesine dayal modeller Bütçe format na dönü türülmü modeller (Kristensen vd., 2002: 25-27) Toplumsal Yap ktisadi Yap Uluslararas li kiler Teknoloji Düzeyi ç Payda lar Payda lar

Yasal Düzenlemeler PEB SÜREC ETK LEYEN UNSURLAR

özelli iyle elde eder. Böylece daha verimli, etkili, hesap verebilir, effaf, saydam ve harcama disiplinini ön plana alan bir yönetimden söz edebiliriz.

PEB’in tasar sürecinde, stratejik plan unsurlar ndan geni ölçüde yararlan r. Bu ekilde sistemin girdilerini olu turan unsurlar, bir tak m stratejik öncelikler kapsam nda firman n gelecekteki 3-5 y ll k uygulamalar na yön verir. PEB’in uygulanmas sürecinde gerçekle tirilen faaliyetlerden elde edilen sonuçlar, performans n geli tirilmesi (geri bildirim) için al nmas gereken kararlara yön verir. Süreçte uygulanabilecek alternatif teknikler ise genel olarak stratejik plana dayal , performans sözle mesine dayal ve bütçe format na dönü türülmü modellerdir.

PEB’in haz rlanmas sürecini; firman n içinde bulundu u toplumun yap , ekonominin içerisinde bulundu u durum, di er devletler ile mevcut ili kilerin niteli i ve yönü, devletin yapm oldu u yasal düzenlemeler, teknoloji düzeyi, iç ve d payda lar n görü leri önemli ölçüde etkilemektedir. Bu ve benzeri unsurlar dikkate al nmadan yap lacak olan bütçeler, firman n performans de erlendirmesine olanak sa lamayacakt r.

Performans esasl bütçe; çok girdi ve ç kt , aç k, somut, dinamik ve uyum gösteren bir sistemdir.

Genel sistem modelleri, basit sistem modeli ve çok girdi ve ç kt sistem modeli olmak üzere ikiye ayr r (Ersöz ve Ban, 2003: 13). Basit sistem modeli, bir tek girdi ve bir tek ç kt aras ndaki süreç ili kisini ele al r. Çok girdi ve ç kt sistem modeli ise, birden fazla girdi ve birden fazla ç kt içeren bir süreci içerir. PEB, birden fazla girdi ve birden fazla ç kt içermekte olup çok girdi ve ç kt sistem modeline örnek te kil eder.

Literatürde s kça kullan lan farkl bir sistem s fland rmas ise; aç k sistem, kapal sistem ve yar aç k sistem eklindedir. Aç k sistem, çevrelerinden olumlu ya da olumsuz olarak etkilenme özelli i ta yan sistemdir. Kapal sistem, çevresiyle etkile im içerisinde olmayan ya da girdi-ç kt al veri i olmayan sistemlerdir ( ahin, 2004: 59). Yar aç k sistem ise, çevresiyle s rl ve yetersiz ölçüde etkile im içerisinde olan sistemdir. Dolay yla aç k sistemlerde yeterli ve yar aç k sistemlerde yetersiz ölçüde geri bildirim mevcutken, kapal sistemlerde geri bildirim bulunmamaktad r. PEB, aç k sistemlere bir örnektir. Çünkü PEB sisteminin

içerisinde, uygulama sonuçlar na göre yeterli düzeyde geri bildirim yapabilen bir yap mevcuttur. Bu sayede gerek kaynaklar n etkili ve verimli ekilde tahsisini, gerekse firma performans art rmaya yarayan ve kaynaklar n kullan aç ndan bütünün görülmesini sa layan bir yap olu maktad r. Böylece firma, dinamik bir yap ya kavu maktad r. ekil-2.3’te olu turulan PEB’in sistem yakla nda girdiler, lemler (süreç) ve ç kt lar aras ndaki geri bildirimin varl , PEB’in aç k bir sistem oldu unu göstermektedir.

Sistemler üzerinde yap lan di er s fland rmalar, soyut-somut, dinamik-statik ve uyum gösteren-uyum göstermeyen eklinde yap lmaktad r (Esen, 1998: 16-18). En az iki eleman nesnelerden olu an sistemler somut sistemlerdir. PEB, insan olgusunu içinde bar nd rd ve temel amac çal anlar n performanslar art rmak oldu u için somut sistemlere örnektir. Dinamik sistemler, sürekli de kenlik gösteren sistemlerdir. PEB, esnek bir yap da tasarlanmak zorunda oldu undan dinamik sistemlere örnek olarak gösterilebilir. Ayr ca PEB, çevresiyle etkile im içinde oldu undan çevredeki de imlere uyabilme özelli i vard r. Bu aç dan PEB, uyum gösteren bir sistemdir.