1.5. KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASININ BAŞARISINI ETKİLEYEN
1.5.3. Kurumsal Kaynak Planlamasının Başarısını Etkileyen Örgütsel Faktörler
gelişimi, CEO-BT arasındaki mesafe, üst yönetim desteği ve KKP uygulanmasının başarısı şeklinde ayrı ayrı başlıklar altında incelenecektir.
1.5.3.1. Stratejik Niyet
İşletmelerin bütün stratejik uygulamaları stratejik niyetini ortaya koyar. Stratejik maksat, belirlenen yıllık ve uzun vadeli hedefler işletmelerin ulaşmak istedikleri yere dayanmakta bununla birlikte bazen vizyon da stratejik maksat olarak tanımlanır. Stratejik niyet, işletmedeki tüm çalışanların inancı, adanmışlığı ve desteği söz konusu olduğu zaman var olabilir. İşletmenin hedeflerine nasıl ulaşabileceğini belirleyen, rakiplerin yaptığı faaliyetlerin takibini içeren, sonuç odaklı, uzun vadeli
99 Yalçınkaya, a.g.e., s. 37.
47
gözlem anlayışına dayalı, devrimsel kararlar birleşimi olarak ifade edilebilir. Stratejinin amacı genel olarak işletmenin yönünü kontrol altında tutmaktır. İşletmenin üzerinde uzun vadede refah düzeyini etkilediği bilinmektedir. Strateji, işletmelerin ön gördüğü ufuk çizgisine oranla daha uzun zaman dilimini kapsamaktadır. Bu zaman hafta veya ay diliminden daha çok, genelde yıllar olarak değerlendirilir ve işletmenin tamamını kuşatan etkiye sahiptir. Strateji, işletmede var olan kaynaklar ve yetenekler ile bağlantılı olacak şekilde oluşturulur ve bunları tüm kapasitesiyle değerlendirir. Strateji, hem işletmenin çevresi ve işletme içinde, hem de işletme misyonu ve işletme arasında olabilecek en kaliteli uyumu oluşturmayı amaçlamaktadır101.
KKP başarısını sağlayabilmek adına tanımlanmış hedef ve amaçların KKP başarısında katkısı olduğu belirtilmiştir. Kurumsal kaynak planlamasıyla ilgili etkenlerden biri olan stratejik niyette özellikle hizmet kalitesinin yükseltilmesi, maliyetin düşürülmesi ve satışta artışın olması gereklidir. Küreselleşme ile, yapılan işlemlerin tesirli olması, karar kalitesinde gelişme sağlanması, şirket imajının korunması ve tedarikçilerle oluşturulan iş birliğinin geliştirilmesi gibi hedeflerin belirlenmesi KKP başarısını elde etmede katkıda bulunacaktır. Bununla beraber işletmeler, teknoloji faktörünü işletme için belirlenen stratejileri uygulanır duruma getiren araç olarak değerlendirmelidir. Bu durum işletmelerde maliyetleri düşürecek yatırımların daha hızlı gerçekleşerek işletmenin amaçlarına daha hızlı biçimde ulaşmasını sağlayacaktır. Geliştirilmiş analiz ve rapor araçları, karar destekleme sistemleri ve süreçlere has uygulamaların nitelikleri daha fazla geliştikçe, hedefe ulaşmakta kolay olmaktadır. KKP sistemlerinde en mühim avantaj, bilgiye erişim imkanını kolaylaştırmasıdır. Rekabette başarılı olmanın öncelikli kuralı mümkün olduğu ölçüde kaynakların en verimli şekilde kullanılmasıdır102.
1.5.3.2. İş Süreçlerinin İyileştirilmesi
Dünyanın farklı yerlerinde sektör farkı gözetmeksizin bir işletmenin süreklilik ilkesini uygulayabilmesi için üst seviyede piyasa araştırmaları yapması gerekmektedir. İşletmenin sağlıklı ve hızlı biçimde kararlar alarak, rekabet ortamında avantajını kendi lehine çevirmesi zorunluluk arz etmektedir. Böylelikle sanayileşme döneminin başlamasıyla birlikte ortaya çıkan ve uygulanmaya başlanan yönetim metotlarının bilgi ve teknoloji devrinde geçerliliğini yitirmeye başladığı gözlenmektedir. İşletmeler doğal olarak işlemlerin çok daha hızlı, her türden iş
101 Nuray Tokgöz vd., Stratejik Yönetim-I, 1. Baskı, Editör: Deniz Taşcı ve Cemil Ulukan, Anadolu Üniversitesi Yayınları, Eskişehir, 2012, s. 5.
48
kayıtlarının daha kolay ve verimli tutulabildiği platformda çalışmayı tercih etmektedir. Farklı pek çok sektör ile etkileşim içerisinde ve dünyanın devasa sektörlerinden olan inşaat sektöründe, de karmaşık yapıda iş süreçlerinin oluştuğu bilinmektedir. Bilgi sistemleri birçok parçadan oluşan yapısı sebebiyle yavaş ilerleme göstermiştir. Bu sistemler, günümüzde diğer hizmet ve üretim sektörlerinde örnekleri bulunan ve iş sürecini desteklemekte olan vazgeçilmesi imkansız ihtiyaç durumuna dönüşmüştür. Var olan talep bilgi yöntemi üreticilerini de farklı sektörler üzerine olan eğilimi gibi birçok sektöre eğilmelerine, dolayısıyla emeklerinin de ivmelenmesine neden olmuştur103.
1.5.3.3. CEO-BT Arasındaki Mesafe
Üst düzeyde görevli yönetim kadrosunun stratejik yönetim aşamasında işletmenin en önemli kaynağı olduğunu ortaya koyar. İşletmede yönetimle ilgili genel müdür (CEO-Chief Executive Officer) işletme için alınacak kararlar da en üst pozisyonda yer almakta ve işletmenin geleceği bakımından tüm sorumluğu taşımaktadır. CEO, işletme çalışanlarını organize eden, onlara ilham veren, işletmeye kendi vizyonunu kazandıran, gerektiğinde işletmenin amaçlarına ulaşabilmesi adına bazı fedakârlıklardan kaçınmayacak kişidir. CEO ile BT (Bilgi Teknolojileri) arasındaki mesafe, CEO’yla oluşturulan yakınlık ölçüsünde değerlendirilir. CEO ve CIO (Bilgi sistemleri grubu başkanı) ilişkisinde oluşabilecek olumsuz durumların performansı negatif yönde etkilediği sonucuna ulaşılmıştır. CEO ve CIO yöneticileri arasındaki ilişki durumunun işletmenin bilgi teknolojilerinde kullanımında ciddi oranda etkilediği belirtilmiştir. Bu durum CIO ile bölüm yöneticilerinin arasında işletmelerin bilgi teknolojilerini benimseme oranını pozitif yönde etkilediğine ilişkin deneysel kanıtlar ile tespit edilmiştir CEO-BT ilişkisinde mesafenin artması KKP başarısının üzerinde olumsuz etkiye yol açmaktadır104.
1.5.3.4. Üst Yönetim Desteği
İşletmelerde üst yönetimin desteği önem arz etmektedir. Örgüt bireylerinin üst yönetimin desteğini almaları sonucunda örgüte olan bağlılıkları artmaktadır. Bu duygusal bağlılık onları daha motive ederek daha fazla ve etkin çalışmalarına yardımcı olmaktadır. Bu şekilde çalışan personel müşteriler ile daha iyi ilişkiler kurarak hizmet kalitesini artırmaktadır. Ayrıca çalışanlara verilen üst yönetim desteği
103 Açıkalın, Kuruoğlu ve Işıkdağ, a.g.e., s. 27. 104 Erdoğan vd., a.g.e., s. 7.
49
ile beraber örgütsel destek sağlandığında personel ve firma için olumlu sonuçlar ortaya çıkarmaktadır105.
KKP uygulamasının tamamlanması için üst düzey yönetimin sürekli ve güçlü biçimde sorumluluğunu yerine getirmesi gerekir. Enformasyon sisteminde üst düzey yönetimin desteği; üst yönetimin enformasyon sistemi işlevinin önemini kavraması ve enformasyon sistemindeki uygulamalara katılım oranıdır. Üst yönetimin KKP kurulumu çabalarında aktif olarak rol alması gerekmektedir. KKP sistemlerinin işletmede tüm birimlerde uygulanabilmesi adına proje mesuliyetinin gerektiğinde üst düzey yönetim tarafından yazılı biçimde üstlenilmeli ve durum işletmenin bütün paydaşlarına bildirilmelidir. Sistemin uygulanmasında etkili olan yeterli miktarda organizasyonel kaynakların yani finans kaynağı, teknik yardımcı ekipmanlar, çalışanlar ve süre dağılımını yapabilmektedir. Yeterli organizasyonel kaynakların olması işletmede başarılı bir bilgilendirme sisteminin uygulamasını sağlayacaktır. Yöneticiler üst düzey yönetimin taşıdığı liderlik konumu sayesinde; personeli motive ederek, destekleyerek, ikna ederek, emir vererek, toplantılarda bulunup karşılıklı fikir alışverişinde bulunmak suretiyle sistemin yürütülmesi çabalarına katkı sağlayarak, sorunların çözülmesine zaman ayırarak çalışanlarla yakın işbirliği içinde bulunabilirler. Personellerin sistemi etkili biçimde kullanmalarında üst düzey yönetimin güdüleme etkisi bulunmaktadır. Üst yönetim sorumluları, KKP sistemi yazılımı ile işletmenin belirlediği stratejik hedefleri birbirine uyumlu hale getirmeli, projeyi takip ederek ilerlemeleri gözlemlemelidir. Üst düzey yönetimin katılımları, özellikle işletmedeki belirsizlikler içinde yükselen çatışma ve kriz sorunlarını çözmede son derece önemlidir106.
Kurumsal kaynak planlaması sistemlerinin yalnızca bilgi teknoloji yazılımları olarak düşünülmemesi gerekmektedir. KKP sistemleri aslında birçok yeniliği içinde bulunduran bir yönetim yaklaşımı olmaktadır. Yazılımlar, bu yönetim için kullanılabilecek aracı sistemler olmaktadır. Uygulama aşamalarında yöneticilerin ve çalışanların buna uyum göstermesi gerekmektedir. Uyum süreci, gereksinim analizi ile başlamakta, daha sonra hangi sistemin kullanılacağının seçilmesi ve bu sistemin kurulmasına kadar devam etmektedir107. KKP sistemlerinin kaynak ve uyum
105 Mehmet Ferhat Özbek ve Gözde Kosa, “Duygusal Bağlılık, Örgütsel Destek, Üst Yönetim Desteği ve Personel Güçlendirmenin Hizmet Kalitesi Üzerindeki Etkisi: Kırgızistan’da Banka İşgörenleri Üzerinde Bir Uygulama”, Erciyes Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, 2009, Sayı: 34, 189-212, s. 191.
106 Akça Yaşar ve Özer Gökhan, “Organizasyonel Özelliklerin Kurumsal Kaynak Planlaması Uygulama Başarısına ve Algılanan Organizasyonel Performansa Etkisi”, Gaziantep University Journal of Social Sciences, 2013, Cilt: 13, Sayı: 1, 1-23, s. 5.
50
planlamasının işletmelerde sağlıklı yapılandırılması ile birçok yenilik hız kazanmaktadır.
1.5.3.5. Kurumsal Kaynak Planlaması Uygulama Başarısı
KKP uygulamalarının başarısı işletme içinde meydana gelen birtakım olumlu sonuçlar neticesinde anlaşılmaktadır. Bunlar; iş süreçlerinin zamanında ve belirlenen kaynakla tamamlanmış olması, mal ve hizmetlerin stoklarında azalma, organizasyonların becerilerinin iyileştirilmesi, karar mekanizmasının daha iyi işlemesi gibi faaliyetler başarı olarak nitelendirilmektedir. Tam tersi durumda ise yani işletmenin hedefleri gerçekleşemediği taktirde KKP başarısız olmuş sayılmaktadır. KKP uygulamasının başarısı işletme performansını olumlu olarak etkilediği varsayılmaktadır108.
1.5.3.6. Finansal Analizlerin Güvenilirliği
İşletmelerin finansal tablolarının güvenilir olması, işletmelerin denetlenebilirliği açısından önemlidir. Bu güvenilirliği sağlamanın tek yolu hukuken öngörülmüş belgelerle kanıtlanabilir olmasıdır. İşletmenin finansal bilgilerini analiz etmenin faydası, gelecekte işletme için alınacak kararlara ilişkin ışık tutmasıdır.109 Muhasebe
kayıtlarının doğru ve güvenilir yapılıyor olması finansal analizlerin güvenilirliği açısından önemlidir.
1.5.3.7. İletişimin Güçlendirilmesi
İletişim çeşitleri formal ve informal olarak değerlendirilmektedir. Formal iletişim kişinin kendisinden çok kurumdaki statüsünden doğan bir ileşitim olurken informal iletişim ise bireyin daha çok doğal olarak sergilediği davranışlarıyla ortaya çıkan bir ileşitim türüdür. İşletmelerde her ikisi de kullanılmakla beraber daha çok örgüt içi iletişimi esas alan formal iletişim kullanılmaktadır. Kurumlarda bu iletişim ağını güçlendirmek için birtakım prosedürler vardır. Bunlar şu şekilde sıralanabilir:110
1. Kurum içinde yaşanan bütün iş, faaliyet ve gelişmelerden çalışanların haberi olması gereklidir.
108 Gökhan Özer ve Yaşar Akça, “Yenilikçi Özelliklerin, Kurumsal Kaynak Planlaması Uygulama Başarısına ve Algılanan Organizasyonel Performans Üzerine Etkisi”, ZKÜ Sosyal Bilimler Dergisi, 2007, Cilt: 3, Sayı: 5, 53–70, s. 58.
109 Keçek ve Yıldırım, a.g.e., s. 248.
110 Hamza Kandemır ve Kürşat Özdağlı, “İnformel İletişimin Personel Güçlendirme Aracılığı İle İş Yeri Mutluluğuna Etkisi: Araştırma Görevlileri Üzerine Bir Araştırma”, Avrasya Uluslararası Araştırmalar Dergisi, 2019, Cilt: 7, Sayı: 18, 242-258, s. 255.
51
2. Çalışanların kurumun hem uzun hem de kısa dönemli planlarından, neler yapmak istediklerinden haberi olması gerekmektedir. Bu sayede daha bilinçli bir şekilde çalışabilmektedirler.
3. Kurumun aylık yayınlanan, gazete, dergi, gibi yayınları varsa çalışanlar buradan bilgilendirilebilir.
4. Kuruma ilişkin olarak yapılan kısa ve uzun dönemli planlar sırasında çalışanların da fikirleri dinlenmelidir. Bu kurum içinde iletişimi ve çalışanlar arasında motivasyonu sağlama açısından önemlidir. Bu sayede çalışanlar işe ve süreçlere daha fazla uyum gösterebilir.
5. İletişim çift taraflı olmalıdır. Yani kurumda çalışan personelin fikirleri önemsenmelidir.
6. Kurumda uygulanabilecek sağlıklı bir iletişim için çalışanların yetenek ve bigilerini arttırmaları açısından gerekli eğitimler verilebilir.
7.Çalışanların fikirlerini sunabileceği ve önemli kararlar alınırken onların da fikirlerini almak amacıyla sık sık toplantılar düzenlenebilir. Böylelikle çalışanlar için söz söyleme fırsatı yaratılabilir.
8.Kurum içinde kendine özgü ve kurallar doğrultusunda bir iletişim sistemi benimsemek ve uygulamak firma içinde iletişimi aksatmadan ve doğru bir biçimde kullanmayı sağlar.
9. Zaman zaman şirket içi bazı etkinliklerin yapılması hem çalışanlar arasında iletişimi güçlendirir hem de çalışanların birbirlerini anlamaları kolaylaşır.
10. Çalışanların istek ve şikayetlerinin dinlenmesi istenilen araçların temin edilmesi hem performansın artmasına hem de çalışanların motivasyonunun artmasına sebep olacaktır.
1.6. KKP UYGULAMALARININ İŞLETME PERFORMANSINA VE REKABET