Kurumsal Kaynak Planlaması Sistem Mimarisi

KKP uygulamaları için sistemin ihtiyaçlarına yönelik, iş akışlarına uyum sağlayan ve destekleyen bir alt yapının seçilmesi gerekmektedir. Bu tür seçimler KKP’ lerin başarılı olmasında çok etkili olmaktadır. KKP kurulmadan önce kullanılacak ve onu destekleyecek yardımcı sistemlerin neler olduğuna karar verilmeli, ayrıca KKP ile uyumlu olup olmayacağına bakılması gerekmektedir. Çünkü KKP' nin kurulum planlaması onu kullanacaklara doğrudan verilemeyecek kadar önemlidir79_{. KKP sistemlerinin gereksinimlerine göre işlerin aksamadan devam}

etmesi için sistemi desteleyen bir alt yapının planlanması çok önemli görülmektedir.

Kurumsal kaynak planlamasının kurulumu ve süreci karışık olduğundan dolayı KKP uygulamalarına yönelik veri tabanlarının oluşturulması da büyük bir önem taşımaktadır. Veri tabanlarında pek çok tablo bulunmaktadır. Tablolara yönelik

77 _{Korkusuz vd., s. 5.} 78 _{Ay, a.g.e., s. 8.}

38

programcılarla birlikte kullanıcılar iş fonksiyonlarını belirlerken bu tablolara göre işlev yüklemek ve iş fonksiyonlarını da tutarlı bir duruma getirmek zorundadır. Başka bir ifadeyle her bir tablonun belli bir işi yapması, söz konusu işleri yapabilmek için iş fonksiyonlarının daha küçük görevlere ayrılması ve her bir görevin de yalnızca bir iş yapması gerekmektedir. Bunun sonucunda KKP sistemlerinde bulunan her görevin kendi alanlarına girmekte olan tabloların tasarımıyla tutarlı olması işletme başarısını daha da arttırmaktadır. Ancak belirli bir tabloya aynı bilgilerin farklı görevlerden girilmesi, tutarlılığın bozulmasına neden olmaktadır. Eksik ya da hatalı tasarımlar, söz konusu sistemlerin ömrünü tüketmektedir. KKP sistemlerinin mantığına uygun bir şekilde görevler ve fonksiyonların düzenlenmesi ve buna yönelik tabloların oluşturulması gerekmektedir. Dolayısıyla oluşturulan bu tablolarla mevcut sistemlerin işlevleri ve KKP sistem mantığının karıştırılmaması önemlidir80_{. KKP}

sistemlerinin düzenli işlemesi için veri tabanlarında bulunan her tablonun bir işi gerçekleştirmesi gerekmektedir. KKP sistem mimarisi; denetim, veri tabanı-veri ambarları, sistem entegrasyonu ve özelleştirme şeklinde dört başlık altında açıklanmaktadır.

1.4.4.1. Denetim

Teknolojik alandaki gelişmelere yönelik olarak işletmenin yapmış olduğu finansal işlem hacimlerinin arttırılması denetime tabi tutulması ve kayıt altına alınması gerekmektedir. İç kontrol sisteminin etkinlik düzeyinin arttırılması, hilelerin önlenmesi ve bilgi teknolojilerinin daha da yoğun kullanılması açısından denetim işlemleri önem kazanmaktadır. KKP sistemlerinin devamlı olarak denetlenmesinin mümkün hale gelmesi, işletme içindeki bilgi sistemlerinde bulunan bilgi ve veri akışının doğru bir şekilde işleyerek güvenilirliğinin artırılması ile sağlanmaktadır. Gün geçtikçe teknolojinin gelişmesiyle bütün finansal verilerin denetlenmesinin kolaylaştırılması ve bunun yanında iç kontrol sistemlerinin yönelik uygulama kontrollerinin yapılmasını gerektirmektedir. Bu yöntem sürekli denetim olarak ifade edilmektedir. Sürekli denetim sisteminde, riski kontrol analizleri bilgi sistemleri üzerinde yapılmakla birlikte bütün işlemler aynı zamanda denetlenebilmektedir. Belgelerin ve bilginin standartlaşmasına da katkıda bulunan sürekli denetim sistemi, raporlama kalitelisini de arttırmakta ve finansal bilgilerin kullanıcılara istenilen zamanda ulaşmasını sağlamaktadır. Kurumsal kaynak planlaması sistemlerinde denetim sisteminin uygulanması ve projelerin kurallara uygun bir şekilde yapılması

39

büyük bir önem taşımaktadır81_{. İşletmelere yönelik bilgilerin ve verilerin düzenli}

şekilde kontrol edilmesi, KKP sistemlerinin raporlama kalitesini artıran güvenilir denetiminden geçmektedir.

Denetim ile birlikte yürütülen projenin, olması gereken kurallara uyumu kontrol edilmektedir. Böylece müşteriden gelen geri dönüşümler bir araya getirilmekte ve müşterinin tatmini için kalite arttırılabilmektedir82_.

İşletmelerin uygulanan kurumsal kaynak planlamasından tatmin olabilmeleri için kurumsal yönetimdeki değişiklikler ve yaşanmakta olan yoğun rekabetle teknolojik gelişmelerin bütünleşmesini gerektirmektedir. Bu da kurumsal kaynak planlaması içindeki denetim sistemlerinde verimliliği ve kurumsal faaliyetlerin de etkinliğini arttırmaktadır. Dolayısıyla karar verme mekanizmalarının ve işletmelerin önemli kararlar almasının desteklenmesi gerekmektedir. Bundan dolayı kurumsal kaynak planlaması, üretilmekte olan finansal bilgilerin güvenilirliği ve doğruluğu ile yakından ilişkili olmaktadır. Dünyada yaşanmakta olan muhasebe alanındaki skandallar bunlara yönelik olarak yasal alanda pek çok düzenleme yapılması gerekmektedir. E-devlet, e ticaret, KKP, işletme ve kurumsal yönetim anlayışı gibi pek çok bilgi teknolojileri üzerindeki değişimler kullanıcıların bilgileri anlık olarak doğrulanmasını da gerektirmektedir. Bundan dolayı kişilerin özel bilgilerinin dijital platformlarda doğrulanması ve saklanması, bilgi sistemlerinin de sürekli bir şekilde denetlenmesini gerektirmektedir. Veri tabanlarında bilgilerin bir arada toplanarak elektronik ortamlarda devamlı olarak işlendiği bu bütünleşik sistemler ile KKP sistemleri meydana gelmektedir. Dolayısıyla KKP sistemlerinin sürekli olarak denetlenmesi de hem dijital araçların hem de iç kontrol sistemlerinin etkinliği ile gerçekleştirilebilmektedir83_{. Rekabetin hızla arttığı modern çağda, işletme}

yöneticilerinin daha sağlıklı kararlar almasında işe yarayan verilerin denetimini güvenilir KKP sistemleri sağlamaktadır.

1.4.4.2. Veri Tabanı ve Veri Ambarları

Veri tabanları bir sistemde işlenen tüm verileri içinde toplayıp, saklamaktadır. Veri ambarları ise işlenmiş ve özel olarak saklanması gereken verileri tutmaktadır. İkisi arasındaki farklardan en belirgin olanı ikisinin de farklı kaynaklardan faydalanması olmaktadır. Örneğin bir markette yazar kasalardan elde edilen veriler,

81 _{Adnan Sevim ve Samet Bülbül, “Kurumsal Kaynak Planlaması (Enterprise Resource Planning} ERP) Sistemlerinin Sürekli Denetiminde Yapay Zeka Kullanımı”, Aksaray Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, 2017, Cilt: 9, Sayı: 1, 1-12, s. 10.

82 _{Demirci ve Uluköy, a.g.e., s. 990.} 83 _{Sevim ve Bülbül, a.g.e., s. 1.}

40

müşteriyle alakalı veriler, stok adetleri hakkında bilgiler veri tabanlarında tutulmakta ve gruplar halinde saklanmaktadır. Bu veri kaynaklarının bir amaca hizmet etmesine ve işletmenin daha verimli çalışabilmesine yönelik saklanma işlemi ise veri ambarlarında yapılmaktadır. Özelleştirilmiş veriler burada saklanmakta ve birtakım raporlar hazırlanmaktadır. Veri ambarları herhangi bir konu için çalıştırılıp hazırlanabilmektedir. Ayrıca trendleri ve yenilikleri takip ederek kendini güncelleyebilmektedir. Bu yeni güncellemeler hakkında sürekli bilgi alabilmek için bazı algoritmalar kullanılmaktadır. Normalde veri ambarları direk güncelleme şeklinde çalıştırılmamakta ama veri tabanları sayesinde bu işlem yapılabilmektedir. Yani veri tabanlarından bilgi transferleri yapılmaktadır. Veri ambarları üst yönetim ve yöneticiler tarafından kullanılmakta ve karar verme sürecinde olumlu etkiler yapmaktadır84_{. KKP sistemlerinde farklı kaynaklardan beslenen veri tabanı ve veri}

ambarları, yeni gelişmeler takip edilerek geliştirilmektedir.

Üst yönetimde bulunan yöneticiler tarafından kullanılan veri tabanları sayesinde bütün departmanlar eş zamanlı olarak aynı bilgiye güvenli olarak ulaşabilmektedir. İşletmede bulunan bölümlerin bilgiye eş zamanlı ulaşmasını sağlamak, işletmelerin kârlılıklarını ve verimliliklerini arttırmaktadır. KKP sistemlerinin başarılı olarak uygulanması ile bu sistemler işletmeye fayda sağlamaktadır. KKP sistemlerinin başarılı bir biçimde uygulanabilmesi için de önemli ve kritik olan başarı şartlarının dikkatlice araştırılması gerekmektedir. Bunun yanında kurumsal kaynak planlaması açısından veri ambarları, gelişimi ve entegrasyonu garantilemektedir. Ancak veri tabanları her bilginin herkes tarafından kullanılmasını sağladığından dolayı önemli sıkıntılara da neden olabilmektedir85_.

1.4.4.3. Sistem Entegrasyonu

Kurumsal entegrasyon KKP sistemlerinin daha iyi işlemesi için en belirgin temel hedef olarak görülmektedir. Daha önce KKP sistemleri ile ilgili tüm işletme fonksiyonlarını bir arada çalıştıran ve tüm bölümleri entegre eden bir sistem olmasından bahsedilmiştir. Bunlar modüler bir yapıyı barındırmaktadır. Bu modüllerin her birinin özünde ayrıntılı işlemler menüsü bulunmaktadır. Hazırlanan raporlar, genel kayıtlar, işlemler bunlara örnek olarak verilebilir. Bu modüllerin birbiri ile entegre çalışmasını sağlayan sistem KKP sistemi olmaktadır. Böylelikle

84 _{Sadi Evren Şeker, “Veri Ambarı (Data Warehouse)”, YBS Ansiklopedi, 2015, Cilt: 2, Sayı: 4,} 6-13, s. 6.

85 _{Arzu Aypar Tekbaş ve Mine Ömürgönülşen, “Otelcilik Sektöründe Kurumsal Kaynak} Planlaması (KKP) Uygulamalarındaki Algılanan Kritik Başarı Faktörlerinin KKP Sisteminin Algılanan Başarısı Üzerindeki Etkileri: Ankara’daki İş Otellerinde Bir Araştırma”, AİBÜ-İİBF Ekonomik ve Sosyal Araştırmalar Dergisi, 2014, Cilt: 10, Sayı: 1, 207-237, s. 208.

41

modüllerin her biri birbirine kolayca ulaşabilmektedir. İşletmenin içinde yer alan tüm birimleri muhasebe, satın alma, üretim, pazarlama, planlama vs. gibi birbirine bağlamakta ve verilerin kaybolmasına izin vermemektedir86_{. İşletmeler için KKP}

sistemleri, modüller yapı barındırmakta ve bu modüler yapılar tüm bölümler içerisinde sistem entegrasyonunu kolaylaştırmaktadır.

1.4.4.4. Özelleştirme

KKP sistemleri önceleri sadece imalat sanayi için kullanılırken inşaat sektörü için pek fazla tercih edilmemekteydi. Çünkü bu sektör için özelleştirilememişti, bunu kullanmak isteyen inşaat işletmeleri sistemin kurulumunun zor olması sebebiyle önceleri tercih etmemişlerdi. Fakat sistemin diğer sektörlerdeki başarısını fark eden inşaat işletmeleri de yıllar itibariyle KKP’yi uygulamaya başlamışlardır. Hızlı bir artış gösteren bu sektör için özel yazılımlar geliştirilmiş ve sistem inşaat sektörü için özelleştirilmiştir87_{. KKP sisteminin işletmeler için birçok yararı olduğu fark edildikten}

sonra inşaat firmalarının da bu sistemi özelleştirmesiyle uygulamaktadır.

İnşaat sektöründeki özelleştirmeler için kullanılan KKP sistemleri, alt yapı olarak hat üretim sanayileri için geliştirilen ve tasarlanan sistemler olmaktadır. KKP sistemleri ilk başta inşaat sektöründeki işletmeler için özelleştirilmediğinden dolayı inşaat alanına gelişme göstermemiştir. İnşaat sektöründe uygulanan KKP sistemlerinin başarılarına şahit olarak KKP sistemi uygulamak isteyen işletmelerin birçoğu için uygulama süreçleri ve zorlu kurulum aşamaları ortaya çıkmaktadır. KKP sistemlerini uygulamak isteyen işletmelerin sayısının yıllar içinde artması ile birlikte KKP sistem yazılımcılarının da sayısı giderek artmış ve inşaat sektörü analiz edilmeye başlanmıştır. Sonuç olarak inşaat sektöründe KKP sistemlerinin uygulanması ile özel uygulamalar geliştirilerek yazılımlar inşaat sektörüne göre özelleştirmektedir88_{. KKP sistemlerinin yaygınlaşıp, yazılımcılarının diğer işletme}

sektörlerine uygun olarak sistemi özelleştirmesi ile KKP yaygınlık kazanmıştır.

KKP uygulamak isteyen sektörlerde işletmelerin özelleştirilebilmeleri için gerekli ihtiyaçların rekabet açısından ya da stratejik olarak sınırlanması gerekmektedir. KKP sistemleri için istenilen bütün ek fonksiyonlar işletmeler için ek maliyet ve zaman anlamına gelmektedir. Bununla birlikte KKP'yi özelleştirmek isteyen işletmelerde çok fazla özelleştirme yapmak, pek çok projeyi yörüngeden de çıkarabilmekte, yapılan özelleştirmeler ve iyileştirmeler daha da sorunlara neden

86 _{Uluköy, a.g.e., s. 20.}

87 _{Açıkalın, Kuruoğlu ve Işıkdağ, a.g.e., s. 28.} 88 _{Açıkalın, Kuruoğlu ve Işıkdağ, a.g.e., s. 29.}

42

olabilmektedir. KKP yazılımlarının en iyi pratik uygulamaları, iş sürecinin yeniden yapılandırılmasında işletmelere imkan sağlamaktadır. Çok fazla yapılan özelleştirmeler KKP sistemlerinin stabilitesini bozmakta ve maliyetlerin artmasına neden olmaktadır89_.

1.5. KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASININ BAŞARISINI ETKİLEYEN