Kalite Maliyet Sistemi Oluşturulma Aşamaları

Kalite Maliyet Sistemi Kurma adımlarını aşağıdaki gibi sayabiliriz401_:

- Yönetimin Katılımı ve Desteğinin Alınması: Kalite Maliyetleri Sistemini

kurma çalışmalarının başlangıcında çeşitli direnç ve zorluklar ile karşılaşılabilir. Bu zorlukların üstesinden gelinebilmesi için üst yönetimin desteğinin alınması çok önemlidir. Bu nedenle kalite maliyetleri sistemi çalışmalarının başlangıcında ilk adım olarak böyle bir programın gerekliliği, yönetime; harcanacak emeğin karşılığının alınacağı, kendilerinin katılımını ilgilendirecek şekilde anlatılmalıdır.

- Kalite Maliyetleri Sistemi Ekibinin Oluşturulması: Organizasyonun çeşitli

faaliyetlerinden, kalite maliyetleri kalemlerini belirleyicilerin katılımının sağlanması ile bir ekip oluşturulmalıdır. Kalite maliyetleri sistemi ekibi olarak adlandırılabilecek bu ekibin içinde kalite yönetim bölümünden, muhasebe bölümünden ve üretim ile ilgisi olan en aza bir kişi bulunmalıdır. Muhasebe bölümü, kalite yönetim bölümü ile ortak çalışsa da ayrı görevleri vardır. Bu bölümün görev ve sorumlulukları şöyledir:

Muhasebe bölümünün görev ve sorumlulukları,

- Kalite Maliyet verilerini toplanması,

- Kalite maliyetlerini oluşturan faaliyetlere ait maliyetlerin ilgili maliyet kalemlerine ayrıştırılması,

- Kalite maliyeti değerlendirmesi için karşılaştırmalı esasların tedarik edilmesi,

Kalite departmanı yetkililerinin görev ve sorumlulukları,

- Kalite maliyetlerinin amaçlarının oluşturulması, - Hesaplamaya dahil olacak maliyetlerin tanımlanması, - Ölçüm metotlarını önermek,

- Tüm kalite maliyet verilerinin toplanması ve analizi, - Kalite Maliyetlerini özetlemek ve analiz etmek, - Başarısızlık maliyetleri için sorumlulukların tahsisi,

- Hedeflere ulaşılabilmesi için bölümler arası koordinasyonu sağlamak, - İlgili personeli eğitmek,

- İlk Çalışma için Pilot Bölge\Ürün\Bölüm\Süreç Seçilmesi: Sistemin tüm

kuruma yaygınlaştırılmasından önce pilot bölge, bölüm, süreç belirlenir.

- Programın Çalışanlara Tanıtılması: Seçilen alanda eğitim verilerek program

çalışanlara tanıtılır. Böyle bir çalışma ile çalışanların katılımı sağlanır ve sağlıklı sonuçlar elde edilmesi güvence altına alınır.

- Kalite Maliyet Kalemlerinin Belirlenmesi ve Sınıflandırılması: Kalite

maliyet verileri ve kalemleri sektörden sektöre, kurumdan kuruma değişiklik gösterir. Çalışmalara başlanmadan önce literatür gözden geçirilmeli, kuruluşa uygulanacak maliyet kalemleri seçilmelidir. Maliyet kalemlerinin başlıkları literatürden değil, kurumun terminolojisinden alınmalıdır.

- Belirlenen Maliyet Sınıflarının ve Kalemlerinin Tanımlanması: Kalite

maliyet kalemleri belirlendikten sonra işletme yapısına uygun olarak bu kalemlerin tanımlanması yapılmalıdır. Her bir tanım organizasyonun gereksinimlerine dayanılarak verilmelidir.

- Kalite Maliyet Verilerinin Kaynaklarının Belirlenmesi: Herhangi bir şirketin maliyet veri kaynakları o kadar geniş ölçüde dağıtılmıştır ki, her bir veriyi aramak için belli bir kural yoktur. Maliyetleri kullanılan kaynaklar için değerlidir, gerçek veya planlanmış masraf değildir402_{. Her işletme kalite maliyet verileni kendisi belirler.} Kalite Maliyet raporlarının sağlanmasında gerekli maliyet verilerinin çoğu mevcut

402 _{Madlax N.Sinha, Waiter W.O. Willborn,“Quality Cost Accounting and Performance Conrol,} The Mangement Of Quality Assurance”, John Wiley&Sons Inc. USA, 1998, s. 512

kurum muhasebe sisteminden sağlanabilir. Çünkü bu maliyet kalemleri mevcut muhasebe sisteminden ayrı değildir. Üretim maliyet hesapları içinde gizli olarak görülecektir. Maliyet kategorilerini kodlamak daha kolay ayrılmasına ve sıralanmasına neden olur. Toplanan veriler, iş yükü dağıtımı, harcanan saati gösteren zaman kartları ile birlikte tutulmalıdır403_.

Tablo7: Kalite Maliyetleri Üç Kategorili Veri Kaynakları

Kategori Bölüm\ Süreç Tanımlama Data Kaynağı

Önleme Kalite Kontrol Tekrarlayan hataları önlemek için Ücret Analizleri

mühendislik, teknik ve denetçi maliyetleri

Araştırma, analiz ve hataların sebeplerinin Mühendislik harcamalarının

düzeltilmesi yüzdesi alınarak tahminlenir.

Değerlendirme Tasarım Mühendiliği Kalite değerlendirme maliyetleri, Materyal gözden geçirme kayıtları,

kalite kontrol- satın alma uygun olmayan parçaların tanımlanması ve tamir raporları, döküntü raporları ayrılması

Satın alınan ürün\parçaların sınıflandırılması İlgili departmanın işçilik

ve örnekleme çalışması maliyet kayıtları

Hatalı parçaların hatasızlardan ayrılması için %100 muayene ve test için direkt işçilik Hatalı üretimi önlemek için yapılan kontrol muayenesine harcanan indirekt işçilik maliyetleri Sevk edilecek bitmiş üründe yapılan örnekleme, test, derecelendirme için direkt ve indirekt işçilik maliyetleri

Başarısızlık Kalite Kontrol, servis

Hatalı ürün alan müşteriye servis yapan yönetimsel maliyetler

Üretim harcama raporları, ürün maliyet bilgileri

ve tamir

Hatalı parçaların materyal, işçilik ve sevkıyat

Tamir, yerine koyma ve garanti maliyet raporları

maliyetleri

Hatalı parçaların tamiri için materyal ve işçilik maliyeti

Kaynak: Özdil, 1999, s.68

Kalite maliyetleri verileri oldukça geniş farklı kaynaklardan toplanabilir. Bunlar404_:

- Varolan Hesaplar: Kalite Kontrol bölümünün gerçekleştirdiği değerlendirme

çalışmaları ve müşteri şikâyetleri üzerine yapılan garanti kapsamındaki harcamalar, tamir raporları, muayene raporları, taşıma ve harcama belgeleri, şikâyet raporları, bozuk mal raporları vb. örnek olarak verilebilir.

- Var olan hesapları oluşturan bileşenlerin analizi: Örnek vermek gerekirse

muhasebenin iadelere ait çıkardığı hesap, tüm geri dönen ürünleri kapsayabilir. Fakat iadenin nedenleri hatalı ürünler olabileceği gibi depo stoklarının indirilmesi de olabilir. Bu yüzden kalite maliyetlerini ayrıt etmek için bazı kayıtlara geri dönmek gerekebilir.

- Temel Muhasebe Belgeleri: Kimi ürün kontrolleri üretim bölümü çalışanları

tarafından yapılabilir. Örneğin üretim departmanı elemanları tüm gün ürün kontrolü ile meşgulseler maaş bordrolarını kullanarak kalite maliyetleri hesaplanabilir.

- Tahminler: Tahminler için birkaç yaklaşım gerekebilir.

- Geçici Kayıtlar: Üretimde çalışan işçiler zamanlarının bir bölümünü hatalı ürünleri düzenlemekte harcarlar. Kontrol yapan kişilerin düzeltme zamanına ilişkin tuttukları kayıtlar düzeltme maliyeti çıkarılmasında oldukça uygundur. - İş Örneklemesi: Aktiviteler rastgele gözlenir ve harcanan zaman yüzdesi

tahmin edilir.

- Tahsisler: Bazen bazı çalışanların, ürünlerin hata analizlerini yaparken harcadıkları zamanı kayıt ettikleri veya bu harcamaları yükleyecekleri bir muhasebe aracı yoktur. Böyle durumlarda kişinin ürün hata analizi için harcadığı zamanı tahmin etmesi istenebilir.

- Standart Maliyet Verileri: Hurda, yeniden işleme vb. verilere ait maliyetlerdir.

- Konuyu bilen kişilerin düşünceleri