Sistemleri doğru uygulayabilmek bir yönetim yeteneğidir. Yöneticiler kurumlar karmaşıklaştıkça bu yeteneğe fazlası ile ihtiyaç duyarlar. Kurumun sistemini anlamak çalışanlara kuruma yaptıkları katkının ne olduğunu bilme imkânı tanıyacaktır141.
Kurum sistemini tüm çalışanların anlaması bütüne bakmayı sağlayacaktır. Bunu eski bir Hint hikâyesi ile anlatabiliriz. Hintler karanlık bir ahıra bir fil getirip, halka göstermek istemişler. Fili merak edenler ahıra girmiş ve birisi hortumundan tutarak “ fil bir oluğa benzer” demiş; başka birisi kulağını tutarak “fil bir yelpazeye benziyor” demiş; bir başkası ayağını tutmuş ve “fil bir direğe benziyor” diye bağırmış, diğeri sırtına dokunmuş ve “fil bir taht gibi” diye seslenmiştir142. Dolayısı ile her üçü de filin farklı bölümlerine dokundukları için dokundukları kısma bağlı olarak fili farklı algıladı. Hiçbiri fili algılayamadı diyebiliriz. Üçü de kendince doğru söylüyordu fakat dokundukları şey tamamen farklı bir şeydi ve aynıydı. Bütün parçalardan farklıdır diyoruz ya fonksiyonel bakış açısını da bu şekilde ifade edebiliriz. Yöneticiler ve çalışanlar tüm kurum sistemini görmekte zorlanırlar ve çoğunlukla kurumlarına kendi çalıştıkları bölümden bakarlar. Kurumlar büyüdükçe küreselleşir uzmanlaşma artar. Uzmanlaşma düzeyi yükseldikçe çalışanlar kendi faaliyetlerinin çevrelediği iş ortamını işin merkezi olarak görürler ve tüm sistemi yani “fili” görmek zorlaşır143.
Sistemin temel özellikleri ile organizasyon birimleri arasında ilişki kurulabilir. Sistemin tanımını birbirlerine bağımlı iki veya daha çok parça veya alt sistemden oluşma şekli ile işletmenin satın alma, finansman, üretim, pazarlama gibi fonksiyonel birimlerine benzetebiliriz. Her işletmenin belirli faaliyet sınırları vardır ve bir şekilde dış çevre ile etkileşim durumundadır.
140“Yönetim Sistemlerinin Gelişimi” , (Ders notları)
http://www.ozyazilim.com/ozgur/marmara/orgut/sistem.htm(Erişim: 03.02.2008)
141 Mehmet Emin Atalar, “İşletmeleri Amaçlarına Ulaştırmada İş Süreçleri Sisteminin Oluşturulması ve
Geliştirme Önerisi”, Doktora Tezi, Uludağ Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, İşletme Ana bilim dalı, Bursa, 2006, s.9
142 Mesut Doğan, “Lieberg Fıcı Deneyi ve Süreç Yönetimi”, Önce Kalite Dergisi, Kalder Yayınları,
İstanbul, sayı: 124, 2008, s.74
Yönetimde sistem yaklaşımından, tüm yönetsel faaliyetleri ve bu faaliyetlerin gerçekleştirildiği ortamı bir bütün olarak inceleyen yaklaşım anlaşılmaktadır144.
James A. Sonn, sistem kavramını belirlenmiş bir amacı gerçekleştirmek için etkileşimli parçaların ortak faaliyeti olarak tanımlamıştır145. Kurumlarda iş olarak tarif ettiğimiz her şey bir sistemin parçasıdır. Sistem parçalarına; satış, pazarlama, insan kaynakları, lojistik, sevkiyatı örnek verebiliriz. Bahsettiğimiz bu parçaların birbirleri ile etkileşimsiz olarak faaliyet göstermesi imkânsız iken, en az etkileşim gösterdikleri faaliyete fonksiyonel yönetim denilmektedir. Kurumlarda parçaları bir araya getiren; gruplar arası etkileşimler, takım çalışmaları, sistemin prosedürleri, kurum politikaları ve tüm bunların birlikte hareket etmesidir. Kurumların amacı değer yaramaktır. Değeri tüm paydaşlarına yaratmaktır. Kurum çalışanlarına maaş, sahip ve ortaklarına kar, müşterilerine ise memnun etmiş ürün ve hizmet146.
Departmanlar arasında kritik ilişkiler ve bağımlılıklar yer almaktadır. Firmada, üretim ve insan kaynakları departmanlarının işletmenin üretim için gerekli özelliklere sahip yeterli sayıda çalışanının olması konusunda birlikte çalışmaları gerekmektedir. Satınalma ve üretim departmanları ise, üretim için gerekli olan hammaddenin akışını birlikte planlamalıdır. Hammaddenin fazla olması, maliyetli olacak, nakit bağlanmasına neden olacak ve stoklar oluşacaktır. Tam zamanında üretim ( Just- In- Time ) gibi yeni sistemler, üretim ve satın almanın karşılıklı bağımlılığının yapısını değiştirmiş ve koordinasyon çok daha kritik olmuştur. Koordinasyon eksikliği, fazla mesai yapan işçilere, malzemenin tükenmesine, hatalı ürünlerin üretimine, siparişlerin zamanında yetiştirilememesine, müşterinin memnuniyetsizliğine ve kazanç kaybına neden olmaktadır147.
Sistemin iki karakteristik özelliği vardır. Bütünlük, sistemin işleyen bir bütün olarak düşünülmesidir. Sistemin herhangi bir yerinde gerçekleşen bir değişiklik, sistemin tümünün etkilenmesine neden olur. Değişimlerin herhangi bir birimi etkilemesi durumunda, organizasyonun her bir biriminin performansı dikkate
144 Akat, İtler; Budak ve diğerleri, s.87
145 James A. Sonn, Information Technology in Business- Principles, Practices and Opportunities, Printice Hall International Edition, 1995, s.19
146 Smith W. August, Management Systems: Analyses and Applications, CBS College Publishing,
New York, 1982, s.44
147 “Yönetim Sistemlerinin Gelişimi” , (Ders notları)
alınmalıdır. Sinerji, sistemde çalışan parçaların karşılıklı etkileşimi anlamına gelmektedir. Bir organizasyonda birbirini etkileyen parçaların toplamı, bunların ayrı ayrı çalışması durumunda oluşacak etkiden daha büyük bir etki yaratır. Genel bir tanımlama ile 2+2= 5 şeklinde ifade edilebilir. Sistemin her bir parçası görevini gerçekleştirirken diğer parçaların da performanslarını arttırmaktadır148.
Sistemin en önemli özelliği parçaları arasındaki etkileşimdir. Tüm sistemlerin aşağıdaki ortak özelliklere sahip olması gereklidir149:
- Bir sistem pek çok farklı öğenin birleşmesinden oluşur.
- Sistemin öğeleri birbirleri ile ilişkili, etkileşimli ve birbirlerine bağlıdır.
- Tüm parçaların ortak bir amacı vardır. Bu amaca ulaşmak için birlikte çalışırlar.
- Sistem düzenli ve uyumlu bir şekilde çalışır. Kendi içinde çelişmez.
- Sistemin öğeleri sistemin parçalarıdır. Sistemin öğeleri, bağımsız olarak, sistemin amacı için bir şey ifade etmezler.
Sistem teorisine göre, işletme dinamik, açık, karmaşık ve amaç odaklı bir sosyo- teknik sistem olarak tanımlanmıştır. İşletmenin fonksiyon alanları da sistemin alt sistemlerini oluşturmaktadır. Fakat bu departmanların karşılıklı koordinasyonu sonucunda organizasyonlar amaçlarını gerçekleştirebilirler. Sistem yaklaşımı ile olaya bir bütün olarak bakma amaçlanmıştır. Böylece, birimler arasındaki ilişkiler görülecek ve gereksiz işlemler ortadan kaldırılabilecektir. Sonuçta, birimlerin tek tek iyi bir şekilde çalışıyor olması, bir bütün olarak ele alındığında sorun olmayacağı anlamına gelmez150.
Yönetim Sistem Yaklaşımı, yönetim problemlerinin ele alınmasında kullanılan önemli yollardan birisidir. Organizasyonu tek bir amaca sahip birbirleri ile ilişkili bir grup olarak ele alır. Bir kısımdaki bir faaliyet diğerlerini de etkilemektedir ve yöneticiler parçalar ile tek tek ilgilenemezler. Bunu şöyle anlatabiliriz, üretimde bir sorun ortaya çıktığı zaman bunun çözülmesinin satış faaliyetini etkilemeyeceğini düşünmek yanlış olur. Sistem yaklaşımını kullanarak, problem çözmede
148Yönetim Sistemlerinin Gelişimi” , (Ders notları)
http://www.ozyazilim.com/ozgur/marmara/orgut/sistem.htm (Erişim: 03.02.2008)
149 Paul P. Siegert, Systems and General Management, American Management Assosiation,
Amerika, 1972, s.1
150“Yönetim Sistemlerinin Gelişimi” , (Ders notları)
yöneticiler, organizasyonu dinamik bir bütün olarak incelemeli ve kararlarının etkilerini öngörmeye çalışmalıdırlar. Yöneticiler sistem yaklaşımını kullanarak kendine özgü problemleri çözmezler. Bunun yerine, yönetim fonksiyonlarını ( planlama, organize etme kontrol ) kullanarak birbirleri ile ilişkili parçalardan oluşan sistemin bütününe müdahale ederler. Bireysel olarak yöneticiler, işlerine geniş bir bakış açısından bakmayı benimsemelidirler. Sistem bakış açısı yardımıyla çeşitli kısımların amaçları ve organizasyonun amaçları arasında çok basit bir şekilde koordinasyon sağlamayı başarabilirler. Yöneticiler, sistem yaklaşımının etkisi ile olayları, eskisinden farklı olarak, bir bütün çerçevesinde görmeyi başarmışlardır. Açık sistem düşüncesi, yöneticilerin diğer içsel ve dışsal gerçekleri göz önünde tutmaksızın, sadece örgüt yönetiminin tek yönü ile yetinerek karar vermelerini engellemektedir. Örneğin, bir yönetici mal veya hizmet üretir veya satarken mevcut kaynak durumunu, teknolojik gelişmeleri ve pazarın trendlerini de değerlendirmek zorundadır151.