9.1:Özel Kalem Müdürü
9.1.1:Müdürlüğün çalışma ve stratejik planlarının, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulması; süreç analizleri, uygulamaya ilişkin değerlendirme ve sonuçlar üreterek uygulamaya geçilmesi çalışmalarını yürütmek,
9.1.2:Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere müdürlük görüşü hazırlamak,
9.1.3:Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlamak
9.1.4:Harcama yetkilisi olarak, 5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemleri gerçekleştirmek,
9.1.5:İhale yetkilisi olarak, ilgili yasada belirlenen iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak,Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca ya da mevzuatla verilen diğer görevleri yapmak.
9.1.6:Birim personelinin görev ve sorumluluklarını belirlemek ve iş bölümü yapmak.
9.1.7:Bağlı bulunulan üst makamlara sunulmak üzere hazırlanan yazıları kendisine verilen yetki sınırları içinde incelemek, parafe veya imza etmek, Müdürlük faaliyetleri ile ilgili faaliyet raporları hazırlamak ve üst makama sunmak.Müdürlük faaliyetleri ile ilgili belirlenen hedeflerin gerçekleşme durumlarını izlemek ve üst makama raporlamak.
9.1.8:Birim kalite hedeflerini belirlemek, revize etmek ve üst makama onaylatmak.
9.1.9:Birim kalite geliştirme ekip üyelerini belirlemek ve ekip üyelerinin kalite geliştirme çalışmaları ile ilgili iş bölümünü yapmak. Müdürlük faaliyetleri ile ilgili kalite yönetim sistemini oluşturmak, uygulanmasını sağlamak ve etkinliğini sürekli iyileştirmek
9.1.10:Bu Yönetmelikte belirtilen Müdürlük hizmetlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak,
9.1.11:Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip etmek, personelini bilgilendirmek ve eğitmek,
9.1.12:Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapmak.
9.1.13:Personelinin tüm özlük işlemlerinin yürütümünü sağlamak,
9.1.14:Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirlemek; taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ,
9.1.15:Başkanlık Makamının protokol iş ve işlemlerini düzenlemek ve yürütmek, 9.1.16:Temsil ağırlama tören iş ve işlemlerini planlamak, koordine etmek ve yapmak, Belediye Başkanı ile görüşme talebinde bulunanların görüşmelerini planlamak, Yardım talebi ile gelen vatandaşları dinlemek çözüm yolları aramak ve ilgili makam ya da müdürlükle iletişim kurmak ya da kurmasını sağlamak ,
9.1.17:Başkanlık Makamının resmi ve özel haberleşmelerini yürütmek,
9.1.18:Başkanlığın emirleri üzerine ilgili müdürlükler, kurum ve kuruluşlarla ilişki kurmak ve işbirliği yapmak, Başkanlıkça istenilen belge ve bilgileri birimlerden temin ederek sunmak,
9.1.19:Belediye başkanının dış ülkelere yaptığı seyahatlerle ilgili iş ve işlemleri ve yazışmaları yapmak, Resmi ve özel tebrik, teşekkür, gibi konularda mektup ve telgrafların hazırlanması,
9.1.20:Basın özetlerinin ilgili birimlere ve makamlara duyurulmasını sağlamak ve sonuçlarını takip etmek, Başkanlık Makamının medya ile olan ilişkilerinin protokol işlerini yürütmek,
9.1.21:Anma ve tören gerektiren özel günlere ilişkin Kültür işlerinin yürütülecek faaliyetlerin protokol işlerinin yürütülmesini sağlamak,
9.2:Kültür Servis Sorumlusu
9.2.1:5393 Belediye kanunu, 5216 Sayılı Büyükşehir belediye kanunu ve bu talimatla kendisine verilen görevlerin Anayasa, kanun, karar ve bu gibi mevzuata uygun olarak yerine getirilmemesinden, yetkilerinin zamanında kullanılmamasından Özel Kalem Müdürüne karşı sorumludur.
9.2.2:Göreviyle ilgili evrakları ve dokümanları korumak ve saklamak, 9.2.3:Kalite sisteminin uygulanmasını ve devam ettirilmesini sağlamak.
9.2.4:Sorumlu olduğu amirlerce verilen diğer görevleri yerine getirmek.
9.2.5:Birim personelinin görev ve sorumluluklarını belirlemek ve iş bölümü yapmak.
9.2.6:Gerekli kurum içi ve kurum dışı yazışmaları parafe etmek.
9.2.7:Bağlı bulunulan üst makamlara sunulmak üzere hazırlanan yazıları kendisine verilen yetki sınırları içinde incelemek, parafe veya imza etmek.
9.2.8:Birim görev ve sorumluluk alanında yer alan iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi sürecinde belirlenen uygunsuzlukların tekrarının önlenmesi amacı ile gerekli olan düzeltici faaliyetleri başlatmak.
9.2.9:Birim faaliyetlerine ilişkin bilgi ve kaynakların kullanım noktasında bulundurulması için gerekli olan düzenlemeleri yapmak.
9.2.10:Birim faaliyetleri ile ilgili faaliyet raporları hazırlamak ve üst makama sunmak. Birim faaliyetleri ile ilgili belirlenen hedeflerin gerçekleşme durumlarını izlemek ve üst makama raporlamak.
9.2.11:Birim faaliyetleri ile ilgili izleme ve ölçme faaliyetlerini, gerçekleştirmek ve üst makama raporlamak.
9.2.12:Kültürel faaliyetlerin düzenlenmesini sağlamak 9.2.13:Kültürel faaliyetlerin yıllık programını yapmak
9.2.14:Birim personelinin, birim iş ve işlemlerini etkin ve verimli bir şekilde gerçekleştirebilmesi için ihtiyaç duydukları hizmet içi eğitimlerin belirlenmesi ve üst makama bildirilmesini sağlamak..
9.2.15:Üst makamlar tarafından bildirilen istek ve önerilerin zamanında gerçekleştirilmesini sağlamak.
9.2.16:Birim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi sırasında ihtiyaç duyulan kaynakların zamanında tedarik edilmesini sağlamak.Birim içinde etkin bir kayıt ve dosya sistemi kurmak, yürütmek ve geliştirmek.
9.2.1:Kültür Servis Görevlisi
9.2.1.1:5393 Belediye kanunu, 5216 Sayılı Büyükşehir belediye kanunu ve bu talimatla kendisine verilen görevlerin Anayasa, kanun, karar ve bu gibi mevzuata uygun olarak yerine getirilmemesinden, yetkilerinin zamanında kullanılmamasından Özel Kalem Müdürüne karşı sorumludur.
9.2.1.2:Göreviyle ilgili evrakları ve dokümanları korumak ve saklamak, Sorumlu olduğu amirlerce verilen diğer görevleri yerine getirmek.
9.2.1.3:Birim personelinin görev ve sorumluluklarını belirlemek ve iş bölümü yapmak.
9.2.1.4:Gerekli kurum içi ve kurum dışı yazışmaları parafe etmek.
9.2.1.5:Bağlı bulunulan üst makamlara sunulmak üzere hazırlanan yazıları kendisine verilen yetki sınırları içinde incelemek, parafe veya imza etmek.Birim görev ve sorumluluk alanında yer alan iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi sürecinde belirlenen uygunsuzlukların tekrarının önlenmesi amacı ile gerekli olan düzeltici faaliyetleri başlatmak
9.2.1.6:Belediyemizin her türlü tören, açılış programlarının ve sosyal etkinliklerin düzenlenmesi sağlamak.
9.2.1.7:Belediyemiz ve Halk Eğitim Merkezi İşbirliği ile açılan habi ve El sanatları kurslarının kayıtlarının alınması ve kurs merkezlerinin ihtiyaçlarının giderilmesi.
9.2.1.8:Kültürel faaliyetlerin yıllık programını yapmak,
9.2.1.9:Belediyemize ait konferans ve sergi salonlarının okul, dernek ve sivil toplum kuruluşlarına tahsisinin gerçekleştirilmesi.
9.2.2:Evrak Kayıt Görevlisi
9.2.2.1:Gelen ve giden evrak işlemlerinin bütün aşamalarını yapmak.
9.2.2.2:Gelen ve giden yazışmalarla ilgili etkin bir kayıt ve dosya sistemi oluşturup yürütmek.
9.2.2.3:Yazışmaları belli aralıklarla izleyerek işlerin zamanında , mevzuata ve amirlerinin talimatına uygun olarak sonuçlanmasını sağlamak.
9.2.2.4:Süreklilik arz eden yazışmaların zamanında yanıtlanmasını yetkili personele hatırlatmak.
9.2.2.5:Müdürlüğün telefon trafiğini yönlendirmek , telefon fihristi oluşturmak , yetkililerin olmadığı zamanlarda gelen telefonları not alarak bilgi aktarmak.
9.2.2.6:Misafirleri karşılayıp ikram hizmetlerini organize etmek.
9.2.2.7:Kullandığı demirbaş eşyaların iyi bir biçimde kullanılıp korunmasını sağlamak.
9.2.2.8:Kendisine verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak ; işgücü , zaman , ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek.
9.2.3:Satınalma ve Taşınır Kayıt Kontrol Görevlisi
9.2.3.1:Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak , bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.
9.2.3.2:Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak , tartarak , ölçerek teslim almak , doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki yerlerde muhafaza etmek.
9.2.3.3:Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak , bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek , taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek.
9.2.3.4:Tüketime ve kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek.
9.2.3.5:Taşınırların yangına , ıslanmaya , bozulmaya , çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.
9.2.3.6:Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek
9.2.3.7:Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak , harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek , sayımlarını yapmak ve yaptırmak.
9.2.3.8:Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek , sayımlarını yapmak ve yaptırmak
9.2.3.9:Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak.
9.2.3.10:Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak
9.2.3.11:Belediyemize bağlı müdürlüklerin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunun 22/d maddesi gereği doğrudan temin gerektiren ihtiyaçlarının cins , miktar ve özelliklerine göre öncelikle Kamu Kurum Kuruluşlarından temin etmeye çalışmak , Kamu Kurum ve Kuruluşlarından temin edilmeyen veya üretimi bulunamayan malzemelerin öncelikle mahalli firmalar olmak üzere fiyat araştırmasını yaparak ihtiyaca en uygun , en kaliteli malın teminini sağlamak.
9.2.3.12:Belediyemize ait doğrudan temin ve ihale usulü ile yapılan tüm alımların fatura aşamasında evraklarını düzenlemek ve ödeme emrine bağlı olarak Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne intikal ettirmek.
9.2.3.13:Taşınır Mal Yönetmeliği (T.M.Y.) doğrultusunda alınan demirbaşların listesini , kaydını , devrini veya hurdaya çıkacakların tespitini yapmak.
9.2.3.14:Müdürlük bütçesini hazırlamak.
9.2.3.15:Satınalma işlemleri ile ilgili etkin bir kayıt ve dosya sistemi oluşturmak , yürütmek ve geliştirmek.
9.2.3.16:Yapılan işlemlerde ilgili yasal mevzuatı uygulamak.
9.2.3.17:Kullandığı demirbaş eşyaların iyi bir biçimde kullanılıp korunmasını sağlamak.
9.2.3.18:Kendisine verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak ; işgücü , zaman , ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek.
9.3:Dış İlişkiler Servis Sorumlusu
9.3.1:AB projeleriyle ilgili toplantı ve seminerlere katılarak bilgilerin toplanması.
9.3.2:AB projeleriyle alakalı kişi, kurum ve kuruluşlarla ilişkilerin kurulması ve sürdürülmesi.
9.3.3:AB projeleriyle ve kardeş kent projeleriyle alakalı evrakların Özel Kalem Müdürüne ve Başkana sunulması.
9.3.4:Sorumlu olduğu amirlerce verilen diğer görevleri zamanında yerine getirmek.
9.3.5:Şeflik personelinin görev ve sorumluluklarını belirlemek ve iş bölümü yapmak 9.3.6:Bağlı bulunulan üst makamlara sunulmak üzere hazırlanan yazıları kendisine verilen yetki sınırları içinde incelemek, paraf veya imza atmak.
9.3.7:Şeflik görev ve sorumluluk alanında yer alan iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi sürecinde belirlenen uygunsuzlukların tekrarının önlenmesi amacıyla gerekli olan düzeltici faaliyetleri başlatmak.
9.3.8:Yurtdışı kentleriyle iş birliği ve kardeş kent ilişkilerinin kurulması ve yürütülmesi.
9.3.9:Uluslararası kuruluşlar ile ilişkilerin korunması, üyelik işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve yürütülmesi.
9.3.10:Uluslararası ilişkilerin geliştirilmesi ve devamı için etkinliklerin planlanması, yürütülmesi ve diğer birimlerle organizasyonun sağlanması.
9.3.11:AB projelerinin takibi ve uygun proje yayınlanması durumunda proje işlemlerinin yürütülmesi ve diğer birimlerle organizasyonun sağlanması.
9.3.12:Kurum ve kuruluşların düzenlediği AB toplantılarında belediyemizin temsil edilmesi.
9.3.1:Dış İlişkiler Servis Görevlisi
9.3.1.1:Sorumlu olduğu amirlerce verilen çevirileri ve kaynak araştırmalarını zamanında hazırlamak.
9.3.1.2:AB projeleri ve kardeş şehir projeleriyle alakalı seminerlere ve toplantılara katılmak.
9.3.1.3:AB projeleri ve kardeş şehir projeleriyle ilgili gelişmeleri takip etmek ve gerekli bilgilendirmeleri sorumlu olduğu amirlere sunmak.
9.3.1.4:Şeflik faaliyetleriyle alakalı kaynak ve dokümanların tedarik edilmesini sağlamak.
Şefliğin temel faaliyetleriyle ilgili yasal mevzuatların uygulanmasını sağlamak.
9.3.1.5:Üst makamlar tarafından bildirilen istek ve önerilerin zamanında gerçekleştirilmesini sağlamak.
9.3.1.6:Sorumlu olduğu amirlerce verilen diğer görevleri zamanında yerine getirmek.
9.4:Basın Servis Sorumlusu
9.4.1:Birim personelinin görev ve sorumluluklarını belirlemek ve iş bölümü yapmak.
9.4.2:Bağlı bulunulan üst makamlara sunulmak üzere hazırlanan yazıları kendisine verilen yetki sınırları içinde incelemek, parafe veya imza etmek.
9.4.3:Birim görev ve sorumluluk alanında yer alan iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi sürecinde belirlenen uygunsuzlukların tekrarının önlenmesi amacı ile gerekli olan düzeltici faaliyetleri başlatmak.
9.4.4:Birim faaliyetlerine ilişkin bilgi ve kaynakların kullanım noktasında bulundurulması için gerekli olan düzenlemeleri yapmak.
9.4.5: Birim faaliyetleri ile ilgili faaliyet raporları hazırlamak ve üst makama sunmak.
9.4.6: Birim faaliyetleri ile ilgili belirlenen hedeflerin gerçekleşme durumlarını izlemek ve üst makama raporlamak.
9.4.7:Birim faaliyetleri ile ilgili izleme ve ölçme faaliyetlerini, gerçekleştirmek ve üst makama raporlamak.
9.4.8:Belediyemiz hizmetlerinin kamuoyuna etkin bir şekilde duyurulması.
9.4.9:Gazete, Dergi ve TV’lere görsel ve metinsel doküman verilmesi.
9.4.10:Basın toplantıları düzenlenmesi.
9.4.11:Diğer Müdürlüklerle bilgi akışının düzenli bir şekilde sağlanması.
9.4.12:Belediye Başkanının kamuoyuna aktaracağı her türlü bilgi ve donelerin temini ve doğru bilgi aktarılmasını sağlamak.
9.4.1:Basın Servis Görevlisi
9.4.1.1:Birim temel faaliyetleri ile ilgili yasal mevzuatların uygulanmasını yerine getirmek, ihtiyaç duydukları hizmet içi eğitimlere katılmak.
9.4.1.2:Üst makamlar tarafından bildirilen istek ve önerilerin zamanında gerçekleştirilmesini sağlamak.
9.4.1.3:Birim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi sırasında ihtiyaç duyulan kaynakların zamanında tedarik edilmesini sağlamak.Birim içinde etkin bir kayıt ve dosya sistemi kurmak, yürütmek ve geliştirmek.
9.4.1.4: 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi, 5393 Sayılı Belediyeler ve bu talimatla kendisine verilen görevlerin, Anayasa, Kanun, Karar, Yönetmelik, talimatlar ve bu gibi mevzuata uygun olarak yerine getirilmesinden, yetkilerinin ve görevlerinin zamanında ve doğru bir şekilde kullanılmasından, Özel Kalem Müdürüne karşı sorumludur.
9.4.1.5:Birim faaliyetlerine ilişkin bilgi ve kaynakların kullanım noktasında bulundurulması için gerekli olan düzenlemeleri yapmak.
9.4.1.6:Birim faaliyetleri ile ilgili faaliyet raporları hazırlamak ve üst makama sunmak.
9.4.1.7: Birim faaliyetleri ile ilgili belirlenen hedeflerin gerçekleşme durumlarını izlemek ve üst makama raporlamak.
9.4.1.8:Birim faaliyetleri ile ilgili izleme ve ölçme faaliyetlerini, gerçekleştirmek ve üst makama raporlamak.
9.4.1.9:Belediyemiz hizmetlerinin kamuoyuna etkin bir şekilde duyurulması.Gazete, Dergi ve TV’lere görsel ve metinsel doküman verilmesi.
9.4.1.10:Basın toplantıları düzenlenmesi.
9.4.1.11:Diğer Müdürlüklerle bilgi akışının düzenli bir şekilde sağlanması.
9.4.1.12:Belediye Başkanının kamuoyuna aktaracağı her türlü bilgi ve donelerin temini ve doğru bilgi aktarılmasını sağlamak.