Belgelendirme, işletmenin kendisinin bir kalite sistemini kurmaya karar vermesiyle başlamaktadır81. Eğer işletme; çalışanlarının kendi başlarına yetersiz
olduğunu düşünürse bir danışman firmadan yardım almalıdır. Karar üst yönetimindir. 1996 yılında Belçika’da ISO standartlarını uygulayan şirketler üzerine yapılan araştırma sonucunda işletmelerin büyük bölümünün belge edinimi sırasında dış danışmanlara başvurduğunu belirtmiştir82. Danışman firma seçimi hazırlık aşamasında karşılaşılan en zor kararlardan biridir. ISO çalışmaları esnasında Danışman ve Belgelendirme Kuruluşlarına oldukça iyi paralar ödenmektedir. Sonuçta bu paralar müşterilerden çıkmaktadır. Söz konusu kalite çalışmalarından en fazla faydalanan taraf ise yine müşterilerdir. Çünkü müşteriler bir anlamda belgelendirme kuruluşunu, işletmenin aktivitelerindeki minimum kalite sisteminin varlığını bilmek için kullanmaktadırlar.
Eğer dış danışman firmalar tarafından destek alınması gerekli görülür ise bu konuda benzer sektörlerde çalışmış olanları tercih edilmelidir. Belgelendirme kuruluşlarının seçimi yapılırken tecrübeleri, referansları, baş tetkikçilerinin referansları, “surveillance audit” sıklığı, en önemlisi maliyetleri göz önünde tutulmalıdır. İki firma
81
Boje LARSEN, Tord HAVERSJÖ, “The Year 2000 Problem of ISO 9000: Will the Quality Standarts Survive the Proposed Year 2000 Revison”, The TQM Magazine, Vol:12, No:4, 226-237
82 İbrahim KAVRAKOĞLU, Melike BALKIR, ISO 9000 Deneyimi Türkiye, Belçika, İsrail, Kal-Der
arasındaki etkileşimin kimyası kalite sisteminin kurulmasında ve etkinliğinde çok önemlidir83.
Çalışanların eğitimi, daha işin başında projenin en önemli kısımlarından biridir. Çalışanlara kalite ve ISO 9001 normunun temel düşüncesini kapsayan bilgilerin verilmesinden başlanarak; tüm çalışanların, organizasyon içinde kendi konumlarının tartışılması ve süreçteki akışların aktif olarak belirlenmesine kadar küçük gruplar halinde düzenli bir eğitimden geçirilmesi şarttır. İşletmedeki uygulamanın yeterli yada yetersiz bulunması özellikle personelin sistemi biliyor, benimsiyor ve tam anlamıyla uyguluyor olması ile yakından ilgilidir. Örneğin, herhangi bir elemanın kendi işi ile ilgili dokümanları el altında bulundurması gerekmektedir. Hatta iş görenlerden rutin olarak uygulanan bir iş talimatını yazılı olarak bulundurmakla birlikte ezbere bilmesinin de beklenilmesi gerektiği söylenmektedir84. Eğitimsiz personel proseslerinizi dökümante edememekte, dökümante edilmiş prosedürü ise gereği gibi işletememektedir. Hayal kırıklığına uğramamak, ancak iş organizasyonu ile birlikte tüm çalışanların işin içine çekilmesi ile mümkün olmaktadır. Bu konuda aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi önemlidir85:
- Eğitimlerin hafta sonu aralıksız yapılması yerine küçük gruplar halinde ve kısa periyot aralıkları içerisinde yapılması daha yararlı olacaktır.
- Eğitimler teorik ağırlıklı kalmamalı ve pratik ağırlığı artırılmalıdır. - Üst yönetimin tam katılımı gereklidir.
- ISO eğitimlerine gerekli ilgi sağlanılmalı, çalışmalar bir bütün halinde incelenmelidir.
İşletmenin mevcut prosesleri incelenmeli, sonrasında standarda uygun bir yapıda olmaları sağlanmalıdır. Standardın gerektirdiği şartlara uygun olan işletme içi prosesler şekilde dökümante edilmektedir. Standartların kullanımını kırtasiyecilik olarak gören akademisyenler dahi işletmenin kendi proseslerini gözden geçirmesini ve sonrasında yaptıkları iyileştirmelerin katma değerlerini kabul etmektedirler.
83 Denise Dumke de MEDEİROS, “Preparing an Enterprise for ISO 9000 Certification”, Work Study,
Volume:49, Number:5, 2000, p, 194-197
84 A. Van der WİELLE, A.R.T. WİLLİAMS, “ISO 9000 Series Registration to Business Excellence: the
Migratory Path”, Business Process Management Journal, Vol:6, No:5, 2000, p, 417-427
Şekil 7. Olması İstenen Dökümantasyon Yapısı
Kaynak: ISO 9000 Fırsatı, www.kaliteofisi.com, E-Kitap, s,31, Erişim Tarihi: 02.08.2006 Üst yönetimin uygun gördüğü aksiyon planı çıkarılmalıdır. Zaman planına uygun, eş zamanlı olarak prosesler dökümante edilmeli ve iyileştirmeler zaman kaybedilmeden uygulamaya konulmalıdır. ISO 9001:2000 Kalite Sistem belgesi almak isteyen bir firma aşağıdaki şekilde verilen aşamaları izlemelidir86.
Bu aşamalar bir metodoloji halinde aşağıdaki şekilde ifade edilmektedir87: Aksiyon Planı : ISO çalışmaları bir projedir ve her proje gibi, dışarıdan sağlanacak kaynakları ve çalışanların katılımı düşünülerek, uygun bir aksiyon planı hazırlanmalıdır. Sorumlular ve zamanlama belirlenmelidir.
86 LARSEN, HAVERSJÖ, a.g.e.,p, 263
Danışman Firma : Projede eğitim ve uygulama aşamasında bir danışman firma desteğinin alınmasının gerekli olup olmadığı açıklığa kavuşur. Yetersiz kalınacağı ve gerekliliği düşünülüyorsa bir danışman firma ile anlaşılmalıdır.
Şekil 8. ISO 9001:2000 Belgelendirme Aşamaları Kaynak: Larsen; 2000’den uyarlanmıştır.
Eğitim: Öncelikle standartlar ve kalite sistemi hakkında beyaz yakalılar sonrasında mavi yakalılar eğitilmelidir.
Dökümantasyon: Firma kendi proseslerini göz önüne alıp, ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi gereksinimlerine uygun olarak, kalite sistemini dökümante etmelidir.
Karar verme; Eğitim vePlanlama Mevcut Proseslerin Belirlenmesi Mevcut Proseslerin Geliştirilip, Standarda Uygun Kalite Sisteminin
Dökümantasyonu
Sistemin İşletilmesi Sonrası Firma İçi Tetkik
Sistemin Gözden Geçirilmesi, Değerlendirilmesi ve Sertifikalandırılması
6 Ayda 1 Sistem Tetkiki, 3 Senede 1 Genel Tetkik
Danışman Şirket Tarafından Gerçekleştirilir.
En zaman alıcı ve zorlanılan bölüm burasıdır. Yoğun bir eğitim, iş akışı çizimleri, sistemin iyileştirilmesi ve standarda uydurulmasını içerir.
Sistemin İşletilmesi: Dökümante edilen sistemin sağlıklı ve etkin işleyip işlemediği kontrol edilir.
İç Tetkik: Kurulan sistem, firmanın yetkin çalışanları tarafından bir iç denetimden geçirilir.
Belgelendirme: Öncelikle belgelendirme kuruluşu seçilir ve anlaşma yapılır. Belgelendirme kuruluşu sistemi gözden geçirir, ön değerlendirmeye sokar, eksikler varsa düzelttirir; yoksa ana tetkik yapılır ve sonrasında kalite sistem sertifikası verilir.
Sertifika Kutlaması ve Duyuru Yapılması: Sertifika kazanımı sonrasında kutlama düzenlenir, firma müşterilerine ve medyaya duyuru yapılır.
Tetkikler: Her altı ayda bir (survelience audit) sistemin işlerliğini görmek için tetkik, üç senede bir de (registration) belgelendirme ana tetkiki yapılır.