YERLEŞTİRİLMESİ
4. İŞLETMELERDE ÖRGÜTSEL YAPI VE ETİK UYGULAMALAR
Etik kurallara uygun işletme stratejileri geliştirmek ve uygulamak için en yaygın örgütsel yapı, çok bölümlü yapılardır. Çok bölümlü örgüt yapılarına sahip aile işletmelerinde çalışanların her birinin rollerini ve sorumluluklarını belirten bir yıllık stratejik plan yayınlanmaktadır (Gallo, 2004).
Çok bölümlü örgütsel yapıda, aile işletmesinin yürüttüğü işletme faaliyetleri ve örgütsel faaliyetler bir ya da birkaç bölüm tarafından yönetilmektedir (Leaptrott, 2005). Bu bölümler ise stratejik iş planlama birimleri ve işe yönelik oluşturulan geçici takımlar gibi alt birimleri yönetmektedirler. Çok bölümlü örgütsel yapılardaki bu bölüm ve alt birimler ise aile işletmelerinde gerçek kar ve zarar merkezleridir (Leaptrott, 2005).
Yani işletme kar ve zararı bu alt birimlerde doğmakta ve bölüm düzeyinde hesaplandıktan sonra toplamı işletmenin karlılık durumu hakkında tüm paydaşlara öngörüler sunmaktadır.
Bununla birlikte, çok bölümlü örgütsel yapılara sahip aile işletmelerinde tanımlanabilir ölçütlere sahip işletme ve örgüt faaliyetlerini her bir bölümün genel yöneticisi etkili ve etik kurallara uygun şekilde yönetme becerisine sahiptir (Tanewski vd., 2003). Aslında, çok bölümlü örgütsel yapıya sahip işletmedeki her bölüm üstten alta bilginin transfer edilip alttan üstte geri bildirimin rahatça sağlanabildiği bir iletişim ve koordinasyon mekanizmasına sahiptir (Palmer vd., 1987). Bu yüzden çok bölümlü örgütsel yapıya özel bu hızlı iletişim kanalları sayesinde bölümdeki etik uygulamalar rahatlıkla kontrol edilebilir ve yönetilebilir (Palmer vd., 1987). Etik olmayan bir durumla karşılaşıldığında ve çalışanlar hakkında etiğe aykırı bir bilgi ediniminde çok bölümlü örgütsel yapılar oluşan etik sorununa hemen müdahale edebilme imkanı tanımaktadır (Leaptrott, 2005).
Öyle ki bölüm müdürü bu olumsuzluk genel müdürün kulağına gitmeden pratik çözümler geliştirerek sorun büyümeden hızla çözebilmektedir.
Çok bölümlü örgütsel yapıda yer alan kademelerden her biri, dış paydaşların, yöneticilerin, işletme sahip ve çalışanlarının hepsinin karar alma süreçlerinin şeffaf biçimde gözlemlenmesine olanak tanımaktadır (Leaptrott, 2005). Böylece örgüt içinde karar mekanizmaları ve gerçekleştirilen tüm faaliyetler açıkça izlene bilmekte ve olumsuzlukların hızla giderilmesi kolaylaşmaktadır. Şeffaf izleme sistemleri çalışanların ve yöneticilerin kendi çıkarları doğrultusunda hareket etme alanlarını kısıtlamaktadır ve böylelikle etik dışı uygulamaların sayısı kolayca azalmaktadır.
Örgütsel yapı bileşenleri; yönetim kurulu, üst düzey yöneticiler, orta düzey yöneticiler, strateji planlama ve strateji uygulama ile etik uygulamaların ilişkisi devam eden bölümlerde detaylıca incelenecektir (Palmer vd., 1987).
4.1. Aile İşletmelerinde Yönetim Kurulu ve Etik Uygulamalar
Bir aile işletmesinde çalışan ve yönetici davranışlarını izleme mekanizmasının en başında yönetim kurulu gelmektedir. Bir örgütsel yapıda o işletmeye bağlı tüm üst düzey yöneticiler yönetim kuruluna ve tüm orta düzey yöneticiler ise üst düzey yöneticilere rapor vermek durumundadır (Palmer vd., 1987). Yönetim kurulunun en temel görevi ise işletme dışı paydaşların işletme menfaatlerini gözetmek için işletme içi geliştirilen karar alma mekanizmasını yakından izlemektir.
Aile işletmelerinde eğer özel hazırlanmış bir şirket anayasası yoksa, yönetim kurulu genelde üst yöneticilerden ve dış paydaş temsilcilerinden olmak üzere en az 10 en fazla 15 kişiyi kapsamaktadır. Kurumsal bir kimliğe sahip bir aile işletmesinde en üst düzey yönetici CEO olarak adlandırılmaktadır. Yönetim kurulunda başkan CEO olmak üzere, üst düzey finans yöneticisi (CFO) ve başka üst düzey yöneticiler bulunmaktadır.
Yönetim kurulundaki işletme yöneticileri ise sayıca dış paydaş temsilci sayısından fazla olmaktadır.
Yönetim kurulu üyelerinin görevi ise diğer yönetim kurulu üyelerine, aile işletmesindeki kritik kararlar hakkında bilgi sağlamak ve bu kararların etkisi ve etik kurallara uygunluğu hakkında kurul üyelerinin ikna etmektir.
Yönetim kurulu üyeleri ise eğer mevcut durum ve gelecek işletme performansını değerlendirdiklerinde, işletme yöneticilerinin aldıkları kararlardan memnun değillerse bunu belirtmekle ve ortak çıkarlara uygun karar önerileri sunmakla sorumludurlar (Miller ve Le Breton-Miller, 2006).
Yönetim kurulu genellikle alt komitelere sahiptir. Örneğin; finansal ve mali verilerin doğruluğunu ve aile işletmesi ile sermaye piyasaları arasında gerçekleşen finansal işlemleri kontrol eden bir denetim alt komitesi mutlaka bulunmaktadır (Filbeck ve Lee, 2000). Yeni yönetim kurulu üyeleri belirlenirken yeni aday öneren bir aday alt komitesi ve çalışan ücret alt komitesi gibi komitelerde bulunabilmektedir. Genellikle bu alt komitelerde bulunan kişiler yönetim kurulunda bulunmayan kişilerden seçilmektedir.
Geçmişte, kurumsal aile işletmeleri yönetim kurulları pasif görevler üstlenmekteydi. Bir aile işletmesinin performansı uzun bir süre hedeflenen
performansın altında olduğunda o işletmenin üst düzey yöneticisi sorgusuzca işten çıkarılırdı (Morck ve Yeung, 2003). 2000li yıllarda bu durum değişmeye başlamış ve aile işletmeleri yönetim kurulları aktifleşmeye başlamıştır. Yönetim kurulları pay sahiplerinin menfaatlerini gözeterek, onların çıkarlarını daha aktif biçimde korumaya başlamışlardır (Rashid ve Ibrahim, 2008). Örneğin, Dünya’nın en büyük aile işletmesi Walmart gibi büyük işletmelerin üst düzey yöneticileri emekli olmaya zorlanmakta, işletme performansında bir kayıp yaşandığında yönetimdeki aktif kurul ve komiteler tarafından hızla kararlar alınarak başarısız yöneticilerin yönetim yetkileri ellerinden alınmaktadır (Ramadani vd., 2020). Çünkü aile işletmelerinin başarısı büyük ölçüde yönetim kurullarının aktiflik derecesine bağlıdır. Yönetim kurulu, işletme performansını izlemede aktif ve istekli olmadığında, işler kontrolden çıkmakta ve etik dışı uygulamalar ve stratejilerle işletmenin ve paydaşlarının menfaatlerine aykırı kararlar alınmaktadır (Kidwell vd., 2020). Dolayısıyla etik uygulamalara önem veren bir örgütsel kültür oluşturmak isteyen aile işletmesi sahipleri yönetim kurulunun, işletmelerinin ve öz sermaye sahiplerinin çıkarlarını temsil etmede daha aktif, kontrollü ve etkin hale gelmesini sağlamak zorundadırlar (Rubino vd., 2017).
Ancak yönetim kurulu üyelerini aktifleştirmek yerine aşırı yetki devri gibi yanlış uygulamalarda bulunmaktan aile işletmeleri sahiplerinin kaçınması gerekmektedir. Yönetim kurulu bir aile işletmesinin günlük faaliyetlerine müdahale edebildiğinde, mülkiyet ve kontrol ayrılığı yeterince gözetilememekte ve işletme faaliyetlerinin verimliliği düşmektedir. Mülkiyet ve kontrol dengesini iyi sağlayabilmek için yönetim kurulu üyelerinin yetkilerinde çeşitlendirme stratejinden faydalanmak gerekmektedir. Yani yönetim kurulunu doğru belirlemiş bir aile işletmesinde dış yatırımcılar çıkarlarını korumak adına yönetim kurulu üyelerini etik dışı uygulamalara ikna ederek kendi menfaatleri doğrultusunda davranmalarını sağlayabilme potansiyeline sahiptirler (Rashid ve Ibrahim, 2008). Bu ise aile işletme sahipleri için risk faktörüdür.
Bir aile işletmesindeki yönetim kurulu üyelerine, işletmenin çeşitlendirme stratejisine bağlı günlük işletme faaliyetlerini yönetmelerinin sınırlı ve neredeyse imkansız olacağını göstermek bu durumda izlenebilecek en doğru yöntemdir. Bir yönetim kurulu üyesinin günlük çeşitlendirme işletme faaliyeti ile ilgili tecrübe edinmesini sağlayarak; sadece işletmenin günlük faaliyetlerini ve işletme performansını izlemek yerine, günlük operasyonel gerçekleşen ne kadar faaliyet varsa çeşitlendirme stratejisi doğrultusunda o faaliyetlerin işlevselliğini de sağlamasını istemek; etik dışı
davranışların önüne geçebilecek bir beklentidir (Suar ve Khuntia, 2010).
Çünkü yönetim kurulu üyesi aile işletmesinde yönetiminin rolleri ve sorumlulukları yerine işletmenin operasyonel günlük faaliyetlerini de yürütmesi gerektiğini anladığında yetkide sınırsız hakka sahip olmaktan vazgeçecektir (Davis, 1983). Yönetim kurulu dışında günlük tamamlaması gereken rutin sorumluluklar, yetkiyle elde ettiği etik dışı faaliyetler sonucu menfaatlerle kıyaslandığında yönetim kurulu üyesi için çekiciliğini kaybetmektedir (Brockhaus, 2004).
4.2. Aile işletmelerinde Üst ve Orta Düzey Yöneticiler ve Etik Uygulamalar
Kapsam ekonomileri, çok çeşitli ürünleri kendi başlarına üretmek yerine birlikte üretmeyi daha ucuz hale getiren ekonomik faktörlerdir (Loasby, 2015). Dış yatırımcılar tarafından kolayca kopyalanamayacak bir reel kapsam ekonomisinden yararlanan ve geçici ve sürekli rekabet avantajı kaynağı olabileceği düşünülen bu kapsam ekonomisinin değerli, nadir ve taklit edilmesi güç olmasını sağlayan stratejilerin etik olmasına önem veren aile işletmeleri her zaman rakiplerinden bir adım öndedir.
Bir aile işletmesinin en temel faaliyetlerinde nasıl rekabet etmesi gerektiğini belirlemek üst düzey yöneticilerin kritik görevlerinin başında gelmektedir (Colli ve Rose, 2003). Bir organizasyonda strateji planlaması bir işletmenin hangi işletmelerde ve nasıl rekabet etmesi gerektiğine odaklanmaktadır. Bir aile işletmesinde üst düzey yöneticilerin temel strateji planlama görevi, çeşitlendirilmiş işletme çevresinde birlikte işbirliğinde bulunacağı kapsam ekonomilerini belirlemektir (Ratten vd., 2017). Bir aile işletmesinde strateji planlaması, değerli kapsam ekonomilerinden yararlanmak için bölümler arasında geliştirilebilecek uygun işbirliklerini ve koordinasyonu sağlamaya odaklanmaktadır. Aile işletmelerinde üst düzey yöneticiler, bölümlerin işletme faaliyetlerindeki performansını ve faaliyetlerin etiğe uygun olup olmadığını değerlendirmeye odaklanmaktadırlar. Bölümlerdeki faaliyetlerin başarıyla tamamlanması için gereken sermaye tahsisi süreçlerinin planlanması gibi, strateji uygulama aşamasına geçmeye yardımcı olacak çeşitli mekanizmaları geliştirmekte yine üst düzey yöneticilerin sorumlulukları arasındadır.
Bir aile işletmesinde orta düzey yöneticiler ise üst düzey yöneticilerin planladıkları stratejilerin doğru şekilde ve etkin biçimde uygulanmasında sorumludurlar. Özellikle kurumsal bir aile işletmesindeki orta düzey yöneticilerin en temel görevi, maliyetlerini azaltma veya gelirlerini sıra dışı
yöntemlerle artırma potansiyeline sahip kapsam ekonomilerindeki dış yatırımcılara gereken güvenceyi vermektir (Acquaah, 2013). Orta düzey yöneticilerin etik kurallara uygun biçimde strateji uygulama sorumlulukları, aile işletmelerinin rutin operasyonları ve işletme faaliyetlerine de yansıtılmasını da kapsamaktadır.