İşletme Kaynak Planlaması (ERP)

Büyüme ve gelişme çabaları sonucu giderek karmaşıklaşan bilgi akışlarının yönetilmesinin güçleşmesi, rekabetin artması, teknolojinin giderek sınırlarına dayanması gibi olgular, iş dünyasını zorunlu olarak farklı çözüm arayışlarına yöneltmiştir. Teknoloji boyutundaki otomasyon çalışmalarının üretim tezgahlarından taşarak, masa üstü ofis otomasyonuna kadar her alana girmesi, yönetim boyutunda ise yeni stratejiler, kalite ve verimlilik çalışmalarının giderek yoğunlaşması bu çözüm arayışlarına örnek olarak verilebilir. İşletme Kaynak Planlaması (ERP) sistemi de bu çözüm arayışları içerisinde, ancak çok daha geniş boyutlu bir çerçeveden ele alınmalıdır. Kalite yönetimi, lojistik yönetimi, mali işler yönetimi, insan kaynakları yönetimi, proje yönetimi, otomasyon yönetimi, bilgi kaynakları yönetimi, karar destek

zorunda olan ERP sistemleri, oldukça iddialı hedeflerin temsilcisidirler. (http://www.danismend.com, Eylül 2004)

Son yıllardaki teknolojik gelişmeler, firmaların pazarda tutunabilmelerini zorlaştırmış, klasik yaklaşımların yetersizliğinin açığa çıkması ile beraber, yöneticiler, kullandıkları üretim teknolojilerini ve yönetimsel yaklaşımlarını tekrar gözden geçirmek zorunda kalmışlardır. Öte yandan gümrük duvarlarının yıkılması neticesinde, küresel ekonomi ve küresel rekabet kavramlarının ortaya çıkması, tedarikçiden başlayarak, tüm üretim sürecini ve müşteriyi de içine alan Tedarik Zinciri Yönetimi kavramını ön plana çıkarmıştır. Pazardaki güçlü değişimlere ve teknolojik gelişmelere, şirketlerin organizasyonel yapılarındaki kurumsallaşmaya yönelim de eklenince de, yeni bir kavram olan ERP kavramını ortaya çıkmıştır. (http://www.ifs.com.tr/faq/default.asp, Eylül 2004) ERP, işletmenin coğrafi olarak farklı bölgelerde (yurt içi ve yurt dışı) bulunan fabrikalarının, bunların tedarikçi firmalarının ve dağıtım merkezlerinin (depo ve diğer) kaynaklarını eşgüdümlü olarak planlamasıdır. Ulusal veya uluslararası düzeyde birden fazla fabrikası, tesisi ve depoları bulunan bir şirketin tüm kaynaklarını etkin ve verimli bir şekilde planlayabilmesi ERP sistemiyle mümkün olmaktadır. (Hacırüstemoğlu, Şakrak,2002:108-109) İşletmeler, zamanla gelişen donanım ve iletişim teknolojilerinin de yardımlarıyla ile firma genelinde tam entegrasyonu hedef haline getirmişlerdir. Bunun sonucu olarak MRP II, mühendislik, insan kaynakları ve proje yönetimi gibi bir işletmedeki tüm faaliyetleri içine alacak şekilde genişletilmiştir. Bu sonuç, da ERP teriminin doğmasına yol açmıştır. (Düzakın,Sevinç,2002:191)

Aslında tüm üretim planlaması ve kontrol sistemlerinin hedefi, finansal açıdan başarılı sonuçlar elde etmektir. İlk bakışta lojistik yönetimi ağırlıklı görünse bile, ERP sistemleri de bu amaçtan soyutlanamamaktadır. ERP sistemlerindeki kompleks yapının temel hedefi aslında ürün maliyetinin azaltılması, kârlılığın artırılmasıdır. ERP sistemlerinin, dört ana modülü Şekil 2.2’de görülmektedir: (http://www.danismend.com,Eylül 2004)

Şekil 2.2 : ERP Sistemlerinin Modülleri

Stok yönetimi ve üretim modülü Satın alma modülü

Stok yönetimi ve üretim modülü, işletme için satın alınan malzemelerin depolara girmesinden, müşteriye ürün olarak satılmasına kadar olan, stok ile ilgili süreçleri kapsar.

Satın alma modülü, işletmeye departmanlardan ya da malzeme gereksinim planlamasından otomasyona dahil olarak gelen taleplerin saptanıp, satıcı firmaya bildirilmesi, takip edilmesi ve teslim alınması sürecini kapsar.

Satış-dağıtım modülü Malzeme gereksinim planlaması modülü

Satış-dağıtım modülü, müşterinin işletmeye olan ürün siparişlerinin alınıp, üretimden sonra teslimine kadar olan süreci kapsar.

Malzeme gereksinim planlaması modülü, diğer tüm modüllerden gelen malzeme, firma, müşteri, ürün ağacı, operasyonlar, iş merkezleri, satın alma- müşteri-üretim siparişleri, stoklar vb. çok sayıda, kompleks ancak birbirleriyle ilişkili (organize) bilgilerden faydalanarak genel anlamda malzeme, miktar ve tarih bazlı gereksinim sonuçlarına ulaşır.

Kaynak: (http://www.danismend.com, Eylül 2004)

Yukarıda verilen ERP modüllerinde, süreç sahibi olarak kabul edilen her departmanın, süreç içerisinde uygulamak zorunda oldukları kalite prosedür ve talimatları, doldurdukları formları ve hatta iş süreci içerisinde geliştirdikleri alt süreçleri ve alışkanlıkları kısaca kültürleri olduğunu da göz ardı etmemek gerekmektedir. Tüm bunların, ERP sistemi içerisinde kesintisiz ve standart bir şekilde akışı sağlanmalı, gereksiz olanlar saptanarak tasfiye edilmelidir. Ortak amaçlar ve ortak yaklaşım dahilinde ortaya çıkan küçük fireler, sistem üzerinde zincirleme olarak, ciddi zaman ve maliyet kaybına yol açacak şekilde, hata ya da geri dönüşlere yol açabilir.

Diğer bir deyişle; ERP sisteminin amacı; finans, lojistik, üretim planlama, stok yönetimi, satın alma, üretim, pazarlama, kalite yönetimi, bakım/onarım, insan kaynakları, müşteri ilişkileri yönetimi gibi çok geniş planlama, işleyiş ve muhasebe fonksiyonları arasındaki işbirliğini ve etkileşimini geliştirmektir. Ayrıca ERP sistemi,

bölgelerde bulunan birimlerinin eş zamanlı planlanmasına da imkan vermektedir. (Düzakın,Sevinç,2002:190) ERP sistemlerinden sorgulanan sonuçların doğruluğu ise aşağıdaki gelişmelerin gerçekleşmesine bağlıdır:

- Ana veri girişlerinin en az uygulamayla en doğru şekilde girilip güncelliklerinin korunmasına,

- Süreklilik arz eden operasyonel girişlerin sürekli olarak kontrol edilmesine, - Bilgi sistemi hiyerarşisinin (malzeme, depo, satın alma ve satış organizasyonu tanımları gibi) ise geleceği görerek, gerçekçi ve esnek yapıda, minimum düzeltme gerektirecek bir yapıda kurulmasına.

Bunların gerçekleşmesi halinde, işin en başında analizin en doğru şekilde yapılması gerekmektedir. Aksi halde, uygulama esnasında fark edilen bilgi hiyerarşisindeki hata, ana verilerin ve hatta operasyonel verilerin tekrardan sisteme tanıtılması gibi önemli maliyet kayıplarına yol açabilmektedir. Kısacası ERP’ nin kurulacağı sistemin iyi tanınması gerekmektedir. (http://www.danismend.com, Eylül 2004)

ERP sistemi, muhasebe, finans, lojistik, üretim planlama, stok yönetimi, satınalma, üretim, pazarlama, kalite yönetimi, bakım/onarım, insan kaynakları, müşteri ilişkileri yönetimi gibi çok geniş planlama, işleyiş ve muhasebe fonksiyonlarını bütünleşik bir tarzda ele almaktadır. Diğer bir deyişle; ERP sistemiyle üretim fonksiyonu diğer işletme fonksiyonları ile entegre edilmiş ve şirketin tüm finans, üretim, satın alma, satış, dağıtım, kalite yönetimi, müşteri ve tedarikçi sistemleri, ERP sisteminin kapsamına alınmıştır. ERP sisteminin mevcut felsefesi, bilgi sistemine bir bütün olarak bakılmasını, ürün tasarım aşamasından yan sanayi ilişkilerine ve ürünün müşteriye teslimatına kadar tüm aşamaların irdelenmesini getirmiştir. (Düzakın,Sevinç,2002:190-191)

ERP sisteminin sağladığı en fonksiyonel özellik, iş süreçleri uygulamaları yazılımının kullanılmasıdır. Yazılım dahilindeki temel modüller yüklendikten sonra gerek duyulduğu sürece başka modüllerin yüklenmesine de olanak tanınmaktadır. Her

uygulama modülü otomatik olarak güncelleştiren fonksiyonel alanlara bağlıdır ve standart bir veri işleme tabanında uygulanmaktadır. Ayrıca çok sayıda iş süreçleri modülleri içermektedir. Söz konusu iş süreçleri modülleri, hem mal hem de hizmet üreten işletmeler tarafından kullanılabilmektedir. ERP yazılımı belli bir işletme veya sektör için yazılmadığı için ERP sistemini kullanacak işletmelerin ERP sisteminin parametrelerini kendi ihtiyaçları doğrultusunda sisteme tanıtmaları gerekmektedir. Büyük ölçekli otel işletmesine yapılacak uyarlama, işletmede kullanılan ERP sistemi modüllerinde, kendi bünyesinde geçerli olacak aktivitelerin gerçekleştirilmesi için geçerli tanımlamaların yapılabilmesini sağlamaktadır. Ayrıca ERP sisteminin uygulanmasında ve uygulama alanlarının genişletilmesinde kullanılmaktadır. Son olarak; gerekli dokümantasyonun oluşturulabilmesini ve işletme içi sistemin yapılmasını sağlamaktadır. (http://www.sap.com.tr, Eylül 2002)

ERP sistemlerinin genel olarak işletmelerde tercih edilmesinden hareketle büyük ölçekli otel işletmelerinde aşağıdaki nedenlerden dolayı kullanılabileceği söylenebilir:

- İşletme içindeki prosedür ve işlemler standartlaştırılabilir.

- İşletme içinde özellikle maliyet kontrolüne ilişkin operasyonların takibi kolaylaştırılabilir.

- İşletme içi iletişim etkinleştirilebilir. - Verimlilik artırılabilir.

- İşletme içinde karar verme ve sorun çözme süreci etkinleştirilebilir.

- Elektronik ticaret gibi çağdaş pazarlama sistemlerinin alt yapısı oluşturulabilir. - Rekabette avantaj elde edilebilir.

-Büyük ölçekli otel işletmelerinin tedarikçileriyle iletişimi ve etkileşimi güçlendirilebilir.

ERP sistemi, özellikle zincir otel işletmelerinde daha etkili olarak kullanılabilecektir. Çünkü, ERP sisteminin bir özelliği, coğrafi olarak farklı bölgelerde bulanan zincir işletmelerin, bunların çalıştığı tedarikçi firmaların ve depolarının eşgüdümlü olarak planlanmasıdır. Böylece zincire bağlı otel işletmelerinin malzeme ve

Bunun yanında otel işletmelerinin elinde bulunan makine, malzeme, işgücü, enerji ve bilgi gibi üretim ve dağıtım kaynaklarının eşgüdümlü ve ortaklaşa olarak kullanılabilmesinin yolları da saptanmış olacaktır.

Ayrıca, müşteri talebinin nitelik ve niceliğinin sürekli olarak değiştiği turizm sektöründe ERP sistemi yaklaşımı ile önem kazanmaktadır. Çünkü hem stratejik planlama çalışmaları ile belirlenen amaç ve hedeflere, hem de üretim ve dağıtım kaynakları ile kapasite ve üretim özelliklerine gereken ayrıntıda dikkat edilebilir. Böylece büyük ölçekli otel işletmeleri, ERP yaklaşımı ile faaliyetlerini değişime duyarlı hale getirebileceklerdir. Sonuç olarak; büyük ölçekli otel işletmeleri büyüdükçe departman sayıları artmaktadır. Bu durumda ürettikleri ürün türleri çeşitlenmekte ve artmakta, böylece dolaylı da olsa işletmenin farklı pazarlara girmesinde etkili olmaktadır. Bu şekilde yoğun rekabet altına giren büyük ölçekli otel işletmeleri, karşılarına çıkan fırsatları değerlendirme, kuvvetli yönlerini koruma,zayıf yönlerini geliştirme,olası tehlikeleri görme yoluyla rakiplerine rekabet üstünlüğü sağlama amacını taşımaktadırlar. İşletmelerde bu aşamada uygulanan stratejilerin araçları ise; işletme kaynaklarının kullanım planları şeklinde ortaya çıkacaktır. Büyük ölçekli otel işletmelerinde bu aşamada oluşturulabilecek olan bir ERP sistemi, üretim için gerekli malzemelerin temin sürelerini ve maliyetleri işletme genelindeki bir anlayışla azaltma amacı taşımış olacaktır. ERP sistemi özellikle üretimle ilgili kararların alınması aşamasında meydana gelen sorunları ortadan kaldırmaktadır. Böylece büyük ölçekli otel işletmelerinde ve yiyecek-içecek departmanlarında yönetim kademeleri azaltılarak daha yalın bir yönetim yapısı oluşturulabilecektir. Ayrıca tedarikçi firmalar, büyük ölçekli otel işletmesinin içinde bulunduğu pazardaki soğuk hava depoları gibi büyük depolar, bayi,toptancı ve perakendecilerle büyük ölçekli otel işletmeleri arasında bir bilgi iletişim sistemi kurulabilecektir. Böylece büyük ölçekli otel işletmeleri söz konusu işletmelerin stokları hakkında da bilgi sahibi olabilecek ve buna göre kendi stoklarını ayarlayabileceklerdir.

2.5.2 Üretim Planlama ve Kontrol Sistemlerinin Üretim Sisteminde