Üretim Kontrolü

Büyük ölçekli otel işletmelerinde yiyecek maliyet kontrolü genel anlamda iki aşamada incelenmektedir. Birinci aşamada, yiyeceklerin soyulması, ayıklanması, parçalara ayrılması ya da gerekiyorsa haşlanması gibi işlemler söz konusudur. Bu aşama, üretime hazırlık (ön hazırlık) aşaması olarak adlandırılır. İkinci aşamada ise; yiyecek malzemeleri pişirme işlemine tabi tutularak servise hazır hale getirilmektedir. Bu aşama ise üretim aşamasıdır. (Çetiner,1995:53)

Üretime hazırlık (ön hazırlık) aşamasında genelde şu işlemler yapılmaktadır: (Türksoy,1997:88)

- Sebzeler ayıklanıp doğranır, - Etler kemiklerden ayrılıp kıyılır,

- Meyveler kasalarından çıkarılıp, yıkanarak hazır hale getirilir, - Teneke ambalajlı yiyecekler (peynir,yağ,konserve vb) açılır.

Üretime hazırlık (ön hazırlık) aşamasında, uygulanacak olan servis hizmetinin tipi, uygun menü kalemlerinin seçilmesinde etkili olmaktadır. Servis hizmetine doğrudan etkide bulunabilecek olan menü kalemlerinin türleri arasında sunulan ürünler veya bunların üretildikleri mutfak, gereçler, personel, kalite standartları ve bütçe diğerlerine nazaran daha fazla önem kazanmaktadır. (Ninemeier,2000:116)

Ayrıca, bu aşamada personel niteliklerinin neden olduğu maliyet değişmeleri standartlara uyulamamasından da kaynaklanabilmektedir. Bu yüzden, standart yiyecek

nasıl karşılanması gerektiğinin belirlenmesinin takibini sağlayan bir sistem kurulması zorunlu hal almaktadır. Eğer yiyecek maliyetinin ne kadar olabileceği bilinemeyecek olursa, yiyeceklerin bozulabilirliği nedeniyle olması gerekenden daha az gerçekleşen kârın nedeni saptanamayacaktır. Bir standart yiyecek maliyetinin geliştirilmesinin aşamaları şu şekilde gerçekleşmektedir: (Coltman,1991:81)

ı) Standart reçetelerin ve porsiyon ölçülerinin oluşturulması, ıı) Menü kalem maliyetlerinin hesaplanması,

ııı) Satış fiyatının oluşturulması,

ıv) Standart yiyecek maliyeti ve standartlara uygun yiyecek maliyetinin kıyaslanmasının hesaplanması.

Özellikle, en büyük maliyet nedeni aynı zamanda maliyetlerin en büyük bölümünü oluşturan, standart parçalama ve porsiyon büyüklüklerinin belirlenmemesidir. Bunu önleyebilmek için, özellikle et gibi bazı yiyecek kalemlerinin parçalanmış şekilde satın alınması gerekmektedir. Bunun yanında ön hazırlığın farklı bir yerde yapılıp pişirme ve servise hazır hale getirilmesi için başka bir yere taşınması da maliyetleri arttırmaktadır. Personel verimliliğinin de sağlanmasıyla, ön hazırlık aşamasında maliyet kontrolü kısmen gerçekleştirilmiş olmaktadır. Üretim aşamasına geçmeden önce yapılan uygulamalardan birisi de standart reçete oluşturulmasıdır. Bir standart reçete, üretimi yapılacak yiyecek ya da içecek kalemi için bir formül niteliği taşımaktadır. Diğer bir tanımla standart reçete; yemeklerin hazırlanmasında kullanılan malzemelerin ve hazırlama yöntemlerinin ayrıntılı şekilde düzenlenmiş olduğu kartlardır. Bunlar; porsiyon kontrolünü sağlamak amacıyla bir yemeğin hazırlanmasında kullanılan çizelgeler şeklinde de tanımlanabilmektedir. (Türksoy,1997: 89-94)

Standart reçeteler, her malzemenin üretimi için gerekli olan miktarın, hazırlanma süreçlerinin, porsiyon ölçüsünün ve porsiyonlama araçlarının, garnitürlerin ve üretilecek kalemlerin belirlenmesinde gerekli bilgileri belirlemektedir. Hazırlanan standart reçeteler, muhasebecinin ya da görevli personelin maliyetleri hesaplamada yararlanacakları en önemli kaynaklardan birisi olmaktadır. Standart reçeteleri kullanmanın en önemli nedeni tutarlılıktır. Standart reçeteler doğru bir şekilde

uygulandığında, menüdeki kalemlerin müşterilere servisinde ve kalite, lezzet ve porsiyon büyüklüklerinde tutarlılık sağlanmış olacaktır. Söz konusu tutarlılık, tatmin olmuş müşterilere ve yiyecek servis operasyonunda yinelenen problemleri çözebilecek kesin bir çözüme olanak sağlayacaktır. Aynı zamanda, yiyecek servis operasyonlarında tutarlı ürünler üretilecek ve yöneticiler kesin standart maliyetler oluşturabileceklerdir. Yöneticiler, finansal hedeflere ulaşılmasında bu bilgiye ihtiyaç duymaktadırlar. (Ninemeier,2000:135)

Standart reçetelerin yanında, işletmelerin maliyet değişmelerini önlemek için üretim aşamasından önce veya üretim aşamasında kullandıkları başka yöntemler de bulunmaktadır. Söz konusu yöntemlerden birisi, her müşteriye servis edilecek yiyecek ve içeceğin miktarının eşit olmasını sağlayan yöntem olan standart porsiyonlama yöntemidir. Diğer bir kontrol yöntemi olan devirli menüler ise, işletme tarafından belirli zaman aralıklarıyla tekrarlanan menüler grubu veya serileri olarak tanımlanmaktadır. Yemeklerin standart yöntemlerle hazırlanıp pişirilmesi ve porsiyonlanması sonucunda elde edilen verim olarak adlandırılan standart verim kavramı ise işletmeler tarafından tercih edilen yöntemlerden birisidir. (Türksoy,1997:98)

Bunların yanında, yiyeceklerin üretimleri aşamasında; mikrobiyolojik ve biyolojik aktivitelere karşı duyarlı olup olmadıklarının kontrolünü de göz ardı etmemek gerekmektedir. Çünkü üretilen yiyecekler, kimyasal etmenler ile biyolojik ve fiziksel nesneler tarafından çapraz bozulmaya maruz kalabilmektedirler. Yiyeceklerin yanlış yöntemlerle işlenip üretilmeleri sonucunda hastalıklar ve hatta ölümler meydana gelmektedir. Söz konusu durumu önleyebilmek için; büyük ölçekli otel işletmelerinin yiyecek-içecek departmanlarında, diğer tüm yiyecek üreten birim ve işletmelerde gerektiği gibi bir takım tedbirler alınması gerekmektedir. Bu tedbirlerin başında, HACCP (Hazard’s Analysis and Critical Control Points) uygulaması gelmektedir. HACCP, 1960’lı yılların başında yiyeceklerin üretilip işlenmelerinde risk yönetimi amacıyla tasarlanmıştır. HACCP, özellikle tehlikelerin ortaya çıkması ve üretim süresince yiyeceklerin bozulması gibi potansiyel yiyecek güvenliği ile ilgili problemlerin oluşmasını engellemek amacıyla tasarlanmıştır. Böylece, güvenli ve

yiyeceklerin güvenliklerini garantilemek için kontrol edilmesi zorunlu kritik kontrol noktalarını belirlemektedir. Bu duruma ek olarak; mikrobik, kimyasal, ve fiziksel tehlikelerin oluştuğu kritik limitleri de saptamaktadır. Bunlar, her bir kritik kontrol noktasında karşılanması gereken şartlar olarak ortaya çıkmaktadır. Kritik kontrol noktaları, tehlikelerin gerçekten kontrol edildiklerini garantilemek amacıyla sonraki aşamalarda görüntülenmekte ve kanıtlanmaktadır. Diğer yiyecek servisi işlemlerinde olduğu gibi, yiyecek üretiminde de risk azaltma tekniklerini uygulamak pazarlama açısından oldukça önem kazanmaktadır. Örneğin, ürün tutarlılığı garanti altına alınmakta ve iş kaybı sonucunda işletmenin kötü tanınmasıyla sonuçlanabilecek problemler önlenmiş olacaktır.(Cohen, Cukierman, Schwartz,2000:74)

Genel olarak; yiyecek-içecek endüstrisinin hızlı bir şekilde büyümesi ve endüstrinin kârlılığının yüksek olması, bu alana yatırım yapan kişi ve kuruluşların artmasına neden olmuştur. Bu durum da dolayısıyla rekabet koşullarının yoğunlaşmasına etki etmektedir. Yoğunlaşan rekabet şartları hata esnekliğini düşürmüş, endüstriye yatırım yapacak olan kişilerin ve endüstride görev alacak yöneticilerin kuruluş ve işletme aşamalarında menü kavramına ve planlamasına gereken önemi vermelerini zorunlu hale getirmiştir. (Özgen,2000:71) Yiyecek-içecek departmanlarında hazırlanan ürünlerin mümkün olan en geniş müşteri kitlesine ulaştırılıp satışlarının veya servislerinin gerçekleştirilmesi birincil amaç olarak ortaya çıkmaktadır. Söz konusu amaca ulaşılmasında da en büyük yardımcı araç menülerdir. Menüler, yiyecek-içecek hizmeti üretilen departmanlarda sunulan yiyecek ve içeceklerin fiyatlarıyla birlikte gösterildikleri çizelgelerdir. Diğer bir deyişle; bir restoranda satışa hazır ve hazırlanabilecek olan yiyecek ve içeceklerin tümünü gösteren liste menü olarak adlandırılmaktadır. (Yörükoğlu,1998:97)

Ayrıca, menünün bir işletme açısından; departmanın veya işletmenin satması gereken bir ürün özelliği taşıması ve restoranın ürününün içinde bulunduğu piyasaya duyurmaya yarayan temel araç olması gibi iki önemli anlam taşımaktadır. Bir yiyecek- içecek servis operasyonunun başarısı, büyük oranda menü planlamacılarına bağlı bulunmaktadır. Menünün doğru bir şekilde planlanması halinde, operasyon daha verimli

bir şekilde işlenmiş olacak, müşterilere daha etkili servis yapılacak ve finansal hedeflere daha kolay ulaşılmış olacaktır. (Ninemeier,2000:105)

Bunun yanında menüler, pazarlama, finansman ve işletme politikalarının da belirleyicisi ve tamamlayıcısı konumundadırlar. (Türksoy,1997:32) Genel anlamda yiyecek servisinde anlayış olarak menü, ana pazarlama araçlarından birisi olarak kabul edilmektedir. İşletmenin ürününü sunacağı sahanın saptanması, sunulan ürünün fiyat özellikleri, etkili yapılan promosyonun sağladığı fırsatlar ve etkili bir dağıtım kanalının uygulanmasının neticesinde sağlanan faydalar, bu saptamanın doğruluğunu göstermektedir. Pazarlama karmasının 4 P’ sinin ürün ve satışlar üzerindeki etkilerinin saptanıp düzenlenmesinde etkili bir uygulama yoluna gidilmesi işlemi menü oluşturmada kullanılmaktadır. 4 P uygulamasında olduğu gibi; belirli bir süreç içerisinde yapılan analizlerin sonuçlarının da göz önüne alınmasıyla menüde aşağıdaki şekilde değişiklikler yapılabilmektedir: (Atkinson, Jones,1994:40)

- Ürün(Product): Satışa hazırlanmış olan tabağı oluşturan malzemelere ekleme yapılabilir, malzemelerin yerleri değiştirilebilir ya da malzemelerde azaltma yoluna gidilebilir.

- Fiyat(Price): Fiyatlar indirilebilir veya maliyetler değiştirilebilir.

- Tutundurma (Promotion): Satışa hazırlanmış tabağa, satıcılar tarafından promosyon uygulanabilir, promosyon kampanyaları düzenlenebilir, reklam yapılabilir.

- Yer(Place): Satışa hazırlanmış tabaklar, büfe veya servis arabası kullanılması gibi alternatif servis-dağıtım yöntemleriyle dağıtılabilir.

Üretimden pazarlamaya dek geçen süreç içerisinde etkili olan menüyü geliştirme modeli Şekil 1.7’de gösterilmektedir.

Şekil 1.7: Menü Geliştirme Modeli

Pazarlama Hedefleri Çevresel Analiz

İç Kaynaklar Dergiler, Rakipler v.s.

Bütçe Geliştirme

Tabak Maliyeti Geliştirme Pazar Değerlendirme

Ürün Test Etme Tüketici İhtiyaç Panelleri

Operasyona Uygun Personel

Finansal Analist Tüketiciler Tüketiciler

Kaynak: Sean Monney, (1994), “ Planning and Designing Menu”, The Management of Foodservice Operations, s.50

Büyük ölçekli otel işletmelerinde süreç dahilinde oluşturulan yiyecek maliyetlerinin kontrolü, menü kalemleri için standart yiyecek maliyetlerinin belirlenmesi ile başlamaktadır. Söz konusu süreç dahilinde, standart reçete ve standart porsiyon ölçülerinin oluşturulmasından sonra, tek tek porsiyon veya bütün operasyonlar

Servis Hedefleri ve Strateji

Üretim ve Görüntüleme Düşüncesi

Menü Yapısı Geliştirme

Menü Kalemi Görüntüleme

Menü Kalemi Dizayn etme ve Test Etme

Operasyonu Test Etme

Pazarı Test Etme

Yeni Menü Başlatma

Menü Etkiniğini Gözden Geçirme

için standart yiyecek maliyetleri hesaplanabilmektedir. Yiyecek maliyetlerinin belirlenmesinde yöneticilere yardımcı olan menü kalemleri için standart yiyecek maliyetine, standart reçetenin hazırlanmasında gerekli olacak olan her bir kaleme ihtiyaç duyulacaktır. Bu durum, bütçeye ek maliyetler yüklenmesini önlemek için yöneticiler tarafından bilinmek zorundadır. Belirlenmiş olan basit bir menüdeki satışı yapılan her bir kalemin porsiyon maliyetleri belirlenmelidir. Bir porsiyonun maliyeti, standart reçete uygulaması anlayışına göre; bir menü kaleminin bir porsiyon hazırlanmasında karşısına çıkan yiyecek maliyet ile eş olarak kabul edilmektedir. (Ninemeier,2000:143) İşletmelerin veya departmanların, menülerden azami şekilde fayda sağlayabilmeleri için, menü içeriklerinde doğruluk, fiyat, müşteri tatmini gibi konulara da yer vermeleri zorunlu hal almaktadır. (Türksoy,1997:33-35)

İşletmelerin veya departmanların mevcut kapasiteleri ve beklentileri, menü türünün belirlenmesi gibi konular karmaşık ve karar verilmesi kolay olmayan konulardır. İşletmede menü planlaması yapan kişi, henüz üretim aşamasının başındayken ve üretimi planlarken bir takım öncelikleri dikkate almak zorunda kalmaktadır. Bu doğrultuda menü planlaması yapılırken öncelikle dikkate alması gereken hususlar Şekil 1.8’de gösterilmektedir:

Şekil 1.8: Menü Planlamacısının Planlama Yaparken Öncelikle Dikkate Aldığı

Hususlar

Kaynak: Jack D. Ninemeier, (2000), Food and Beverage Management, (Michigan:

Educational Instıtute of the American Hotel&Motel Association)