İçecek Maliyet Kontrolü

Özellikle alkollü içeceklerin kontrol prosedürleri de, yiyeceklerinkine benzerlik göstermekle birlikte, kendi yapısına özgü bir takım farklılıklar da içermektedir. Büyük ölçekli otel işletmeleri için, gerek yiyeceklerle birlikte gerekse bağımsız olarak servis edilebilen alkollü veya alkolsüz içeceklerden elde edilen gelir oldukça önemli kabul edilmektedir. Bu nedenle içeceklerin de yiyeceklerde olduğu gibi belli bir maliyet kontrol süreci dahilinde, kontrollerinin düzenli olarak yapılması gerekmektedir.

İçecek maliyet kontrolünde de, süreç dahilinde standart içecek maliyetlerinin belirlenmesi önem kazanmaktadır. Bir içecek kalemi için standart bir içecek maliyeti oluşturulması işlemi, genellikle sadece birkaç malzeme içermesi nedeniyle diğer maliyet belirleme süreçlerine nazaran daha basit bir şekilde ortaya çıkmaktadır. (Ninemeier,2000:148)

1.4.2.1 Satınalma Kontrolü

Yiyeceklerin satın alınmasında satın alma ayrıntıları önem taşımaktayken, özellikle alkollü içeceklerde markaya göre satın alma ön plana çıktığı için, içeceklerin satın alınmasında ayrıntılara daha az ihtiyaç duyulmaktadır. Büyük ölçekli otel işletmelerinde içecek satın alırken işletmenin kuruluş yeri, içeceğin servis şekli ve işletmenin müşteri tipi gibi faktörler de etkili olmaktadır. (Çetiner,1995:66)

Diğer yandan, yiyecek-içecek departmanlarının çoğu için, alkollü içecek satın alınmasında karşılaşılan problemler de yiyecek satın almaya göre nispeten daha az miktarda ortaya çıkmaktadır. İçecek satın alma ve bunların kontrolünün basit olması aşağıdaki nedenlerden kaynaklanmaktadır: (Coltman,1991:97)

- İçeceklerin genelde kontrol edilmesi kolay olan şişelerle veya onaylı kutularda satın alınması,

- Her farklı satın alma işleminde belirli tip veya markada ürün kalitesi açısından tutarlılık ve standart olması,

- İçeceklerin çoğunda (fıçı bira hariç), periyodik bir süreç içinde içeceğin yapılması anlamına gelen uzun raf ömrünün olması,

- Daha önce depoya gelmiş olan içeceklerin depodan çıkışlarının kontrol edilebilmesi,

- Tüm içecekler için sabit satın alma oluşturulabilmesi.

İçeceklerin tümü için sabit satın alma konusu, yiyecekler için söz konusu değildir. Çünkü, direkt satın almaların kontrolü içeceklerde yiyeceklere göre çok daha kolaydır.

1.4.2.2 Tesellüm Kontrolü

İçeceklerde üretim miktar ve dengesini bozan faktörlerle daha fazla oranda karşılaşılmaktadır. O yüzden, içeceklerin teslim alınmasında bir takım prensipler geliştirilmektedir: (Ninemeier,2000:167)

- İçeceklerin getirildiği kutular açılabilir. Çünkü, teslim alınan içecek sayısı ile teslim faturasında belirtilen miktar arasında farklılıklar olabilmektedir.

- Satın alma ve teslim alma görevleri, küçük işletmelerde işletme sahibi veya yöneticisi tarafından yapılmaktadır. Büyük işletmelerde ise söz konusu görevlere ilişkin hedeflerin her biri için ayrı personel görevlendirilmektedir. Bu yüzden satın alma ve teslim alma personellerinin görevlerinde meydana gelebilecek olası görev çatışmalarına karşı önlem alınmalıdır.

- İçecekler teslim alındıktan hemen sonra, güvenli stoklama bölgesine alınmalıdır. Çünkü, teslim alma bölgelerinde uzun süre kalan içeceklerin üretim miktar

Büyük ölçekli otel işletmelerinin servis hizmetlerinin çoğunda, ürün teslim edilmek üzerine getirildiğinde işletmenin arkasındaki servis kapısından girişinin yapılması; teslim alma sürecinin temel hedeflerinden birisidir. Bununla birlikte, doğru ve uygun teslim alma işleminde, özel teslim alma prosedürlerini takip edebilecek bilgili bir kişiye de ihtiyaç bulunmaktadır. Nispeten daha küçük kapsamlı servis hizmetlerinde (küçük ve orta ölçekli otel işletmelerinde), aynı kişi (genellikle işletme sahibi veya yöneticisi) satın alma ve teslim almadan sorumlu olabilmektedir. Bu kişi, işletme sahibi olursa çalma ve hırsızlık olayları konusunda endişe ve risk azalmaktadır. Söz konusu hedeflere ulaşılması ile ilgilenen kişinin yönetici olması durumunda ise, çalma ve hırsızlık olaylarında artış olması mümkün olabilecektir. Servis hizmetlerinin kapsamı büyüdükçe (daha büyük ölçekli işletmelerde) satın alma ve teslim alma görevleri de bölünmektedir. Teslim alma ve depolama işlemi, muhasebe departmanının sorumlulukları arasında olurken, satın alma işlemi; özel olarak oluşturulmuş satın alma departmanı tarafından yürütülmektedir. (Ninemeier,2000:167)

Satın alınıp işletmeye getirilen içecekler, sipariş fişleri ile karşılaştırılarak teslim alınır. Teslim alınan içecekler de raporlanarak ilgili departmanlar bilgilendirilir. Eğer raporlama sistemi kullanılmıyorsa, gelen içeceklerin tek tek kontrolünün yapılması zor olacağı için kırık şişe kontrolü veya gelen sandık sayısı gibi genel kontroller yapılır. Kırık şişe veya herhangi bir eksiklik varsa satıcı firmaya bildirilir ve bu faturadan düşürülür. (Çetiner,1995:66) Teslim alma süreci Şekil 1.9’da gösterilmiştir:

Şekil 1.9: Teslim Alma Süreci

Kaynak: Jack D. Ninemeier,. (2000), Food and Beverage Management. Michigan:

Educational Instute of the American Hotel& Motel Association, s.168-171 den uyarlanmıştır.

İçecek maliyet kontrolünde teslim alma sürecini kapsayan Şekil 1.9’daki süreç, şu şekilde gerçekleşmektedir: (Ninemeier,2000:168-171)

1. Adım: Büyük çaplı mal tesliminde kullanılan satın alma siparişi veya küçük çaplı mal tesliminde kullanılan satın alma kaydı incelenmektedir. Satın alma siparişleri; satın alma personeli tarafından yiyecekler ve diğer malzemeler için hazırlanıp tedarikçilere gönderilmektedir. Satın alma kayıtları; genellikle satın alma siparişlerinin kullanılmadığı nispeten küçük çaplı operasyonlarda kullanılmaktadır.

2. Adım: İşletmeye gelen ürünlerin standart kalitesinin saptanmasını sağlayan satın alma şartlarına uygunluğu araştırılmaktadır.

1.ADIM (Ürün inceleme) 2.ADIM

(Ürünlerin şartlara uygunluğu)

3.ADIM

(Faturadaki şartlarla gelen ürünün kıyaslanması)

4.ADIM (Ürün Kabulü) 5.ADIM (Ürünün Depolanması) 6.ADIM (Raporlama)

3.Adım: Teslim faturasındaki ürün veya ürünlerle, kabul edilen ürünler miktar, cins, özellik gibi kriterler baz alınarak kıyaslanmaktadır.

4. Adım: Ürünlerin kabulü yapılmaktadıır.

5. Adım: Standartların korunması ve güvenlik gibi nedenlerden dolayı ürünler depolama amacıyla hazırlanan birimlere taşınmaktadır.

6. Adım: Gerekli olan günlük kabul raporu ve ilgili diğer raporlar tamamlanmaktadır.

İçecek maliyet kontrolünde teslim alma süreci kapsamında ortaya çıkan yukarıdaki altı aşamalı süreç, yiyecek maliyet kontrolündeki teslim alma süreci ile büyük benzerlikler göstermektedir. İşletmeler teslim alma süreçlerinde ayrıca iki özel durumla da ilgilenmek zorunda kalmaktadırlar: (Ninemeier,2000:171)

- Standart Kurma: İşletmeler açısından standartlaştırma, uygun stok devri ve envanter değerlendirme faaliyetlerini kolaylaştırmaktadır.

- Kabul Edilmeyen Ürünler: Bazen teslim almadan sorumlu personel, malların genel teslim alma ana hatları ve satın alma şartnamelerini kullanarak işletmeye gelen ürünleri kabul etmeyerek teslim alma yolunu seçmeyebilmektedirler. Bazen de ürünler, sipariş edilmeyen ürünlerin işletmeye getirilmesi, ürünlerin zamanında teslim edilmemesi, ürünlerin kalitelerinin yetersizliği veya ürünlerin işletmeye farklı fiyattan getirilmesi gibi nedenlerle teslim alma işlemi gerçekleşmeyebilmektedir.

1.4.2.3 Depolama ve Dağıtım Kontrolü

Yiyeceklerde olduğu gibi içeceklerde de, izinsiz malzeme giriş ve çıkışlarının önlenmesi, etkili kayıt tutulması ile hijyenik ve sağlıklı stok yapılması imkanının oluşturulması ihtiyacı ortaya çıkmaktadır. Büyük ölçekli otel işletmelerinde, özellikle bazı ithal içeceklerin maliyeti göz önüne alındığında depolama sürecinin önemi daha da

artmaktadır. Bu nedenle içeceklerin depolama yerleri havalandırılabilir ve serin yerler tercih edilir. İçeceklerin türlerine ve saklanma koşullarına göre saklanma sıcaklıkları ve saklanma türleri önceden belirlenmelidir. Yiyeceklerin depolanmasında üretim miktar ve dengesini bozabilecek faktörleri önceden önlemeye yönelik alınan tedbirler, içeceklerin depolanmasında da kullanılmalıdır. Buna yönelik en önemli tedbir; içeceklerin depodan çıkarılmalarının düzenlenen talep belgeleri ile gerçekleştirilmesidir. Depolardaki mevcut içecek türlerinin ve miktarlarının kontrolü için stok seviyesini belirleyici stok kartı gibi sistemler oluşturulmalıdır. Belli periyotlarla yapılan stok sayımının sonucunda, mevcut kontrol kartlarında belirtilen miktar ile sayım sonucunda ortaya çıkan miktar karşılaştırılır. Eğer eksiklik söz konusu ise bunun nedenleri araştırılır. Eğer ortaya çıkan eksiklikler kırılma ve bozulma gibi olağandışı sebeplerden kaynaklanıyorsa, bu durum yetkili kişilere bildirilir. Böylece stok kontrolü amacıyla yapılan kayıtlarda gerekli düzenlemeler yapılır.

İçecek servislerinin yapıldığı departmanlardaki mevcut içeceklerin sayımının ise depolardaki sayıma göre daha karmaşık olmasının nedenleri şu şekilde sıralanmaktadır: (Çetiner,1995:67)

- Sayım yapılan departmanlardaki içeceklerin tümü tam dolu olmayabilir. Bu nedenle, her şişedeki miktarın standart ölçüme tabi tutulması güç olabilmektedir.

- Bazı şişelerin içlerinde bulunması gereken içecekler yerine, farklı içecekler de konulabilmektedir.

- Söz konusu departmanlarda çalışanlar, kendi getirdikleri içecekleri satabilirler. Bu nedenle; içeceklerin dağıtımı işleminde, şişelerin etiketlendirilmesi ya da markalandırılması işlemi, aşağıdaki uygulamalar yardımıyla gerçekleştirilebilecektir : (Çetiner,1995:67-68)

- Ana stoktan gelen şişeleri tanımlayarak,

- Dağıtılan bir şişenin ne zaman ve hangi bara dağıtıldığını tanımlayarak

1.4.2.4 Üretim Kontrolü

İçeceklerin üretimlerinin genellikle müşterinin gözleri önünde yapılması ve servis edilmeleri nedeniyle olası bir hatanın telafisi zor olmaktadır. Bu yüzden öncelikle içki üretimiyle ilgili standartizasyona gidilip, personelin de oluşturulan standartlara uyup uymadıklarının kontrolünün yapılması önem kazanmaktadır. İçecek üretim kontrolü kavramı, üretimin ve servisin yapıldığı barların kontrolü anlamını da taşımaktadır.

Genel olarak, içecek üretiminde kullanılan girdiler, çoğunlukla standart ölçülere sahip oldukları için üretim reçetelerine uymak daha kolay olabilecektir. Üretim reçetelerine uyulabilmesi halinde, ürün kalitesi ile porsiyon büyüklüğünde de standart sağlanması mümkün olabilecektir. Ayrıca, üretim miktar ve dengesini bozan faktörlerin ortaya çıkış nedenleri de daha kolay bir şekilde ortaya çıkabilecektir.

İçeceklerde üretim kontrolünün etkinliğinin sağlanabilmesi için aşağıdaki standartların oluşturulması gerekmektedir: (Yılmaz,2005:121-122)

- Standart kokteyl reçeteleri - Standart içki bardakları

- Standart içki porsiyon ölçekleri

1.4.2.5 Gelir Kontrolü

Her türlü yiyecek-içecek departmanı ya da tesisinde gelirlerin kontrolünün etkin olması için aşağıdaki faktörlerin dikkatli bir şekilde uygulanması gerekmektedir: (Benligiray,1977:104)

- Bardaki tüm içkilerin standart sunum ölçekleri ve büyüklükleri belirlenmelidir. - Kokteyller için standart reçeteler hazırlanmalıdır.

- Standart bardakla kullanılmalıdır. - Satış fiyatları belirlenip listelenmelidir.

Yiyeceklerin gelirlerinin kontrolünde kullanılan genel yöntemler, içeceklerin gelir kontrolünde de geçerlilik taşımaktadır. Ancak; içecek servislerinin yapıldığı departmanların kendilerine has özellikleri ve detaylı bilgi gereksinimleri nedeniyle daha farklı yöntemler de kullanılmaktadır. Söz konusu yöntemler, uygulanmakta olan gelir kontrol yöntemlerini destekler niteliktedir. (Yılmaz,2005:122) Genel olarak, içecek gelir kontrolünde kullanılan yöntemler, yüzde ile kontrol sistemi ve satış fiyatı ile kontrol sistemi olmak üzere ikiye ayrılmaktadır: (Çetiner,1995:69-71)

- Yüzde ile Kontrol Sistemi: Satılan içkilerin maliyetlerinin satışlara oranlanması şeklinde ortaya çıkan bir sistemdir. Bazı işletmelerde her gün, bazı işletmelerde ise ay sonlarında yapılmaktadır. Sayımlar ay sonlarında yapıldığında; depodaki fiziksel sayım ile stok kartları karşılaştırılmaktadır. İşlemin günlük olarak gerçekleşmesi halinde ise sayım yapmaya gerek olmayacaktır. Günlük işlemlerde, boş şişeler dolularla değiştirilmektedir. Boş şişelerin tekrar kullanılmamasına yönelik tedbirler alınmaktadır.

- Satış Fiyatı ile Kontrol Sistemi: Depodan alınan içeceklerin satış fiyatları ile değerlendirilip, gerçek satış gelirleri ile karşılaştırılması esasına dayanan sistemdir. İçecek satışlarının; standart ölçülerle sek, kokteyl veya şişe şeklinde gerçekleşebileceği dikkate alınmaktadır. Çünkü satış şekline göre satış gelirleri farklı olabilmektedir.

İKİNCİ BÖLÜM

ÜRETİM DENGESİNİ BOZAN ÜRETİM KAYIPLARININ ÖNLENMESİNDE