Finansal Yönetim (Bütçeleme)

Finansal yönetim etkinlikler için oldukça önemli bir süreçtir (Richards ve Palmer, 2010: 203). Finansal yönetimin işlevi, etkinliğe ilişkin oluşturulacak bütçelerin proje süresince etkin bir şekilde kullanılmasını sağlar. Etkinlik yönetimi açısından finansal yönetim, her bir alt etkinlik için bütçe oluşturma ve bütçeyi etkin bir şekilde yönetme süreci olarak tanımlanır. Etkinliğin maliyetini, gelir ve giderlerinin belirlenmesini ve bunun sonucunda bütçenin hesaplanmasını ve netleştirilmesini sağlamak amacıyla aşağıdaki sorulara yanıt aranır (Wagen ve Carlos, 2005: 122):

 Etkinliğin amacı kâr elde etmek midir?

 Etkinliğin maliyeti ne kadar olacaktır?

 Etkinliğin gelir kaynakları nelerdir?

 Başabaş noktası için kaç adet bilet satılmalıdır?

 Etkinliğin gelir kaynaklarının durumu nedir?

 Yolsuzluğu engellemek için hangi denetim yöntemeleri kullanılabilir?

 Mevcut yasal yükümlülükler ve vergilendirme zorunlulukları nelerdir ve bunlar nasıl yerine getirilecektir?

Mega etkinliklerin gerçekleşmesi için yüksek bir bütçeye gereksinim duyulur. Proje bütçesinin oluşturulması için gerekli olan fonlar genel olarak ilgili ülke hükümetinin desteğiyle, öncelikle projeye ev sahipliği yapacak kentlerde bulunan farklı kamu kurum ve kuruluşlarından sağlanan ödenekler yardımı ile oluşturulmaya çalışılır. Bu fonların nasıl, ne şekilde, kimler tarafından kullanılacağı, ilgili projenin gerçekleştirilmesine ilişkin çıkarılacak kanunla belirlenir. Mega etkinliklere ilişkin bütçe oluşturulmadan önce projenin kapsamı, boyutu, türü, niteliği kapsamında kaç adet

etkinlik gerçekleştirileceği gibi konular dikkate alınır ve bütçenin belirlenmesi yoluna gidilir. Etkinlik projesi için bütçelemenin yararları aşağıda verilmiştir (Bakır, 2008: 98):

 Tutarlı düşünmeyi, planlamayı, önemli kararlar vermeden önce ilgili tüm faktörlerin dikkate alınmasını ve geleceği tahmin etme yetisi kazandırır.

 Etkinlik süresince izlenecek politikaların belirlenmesini sağlar.

 Etkinliklere ilişkin faaliyet sonuçlarının değerlendirilmesi ve ölçülmesinde kullanılacak standartların geliştirilmesini ve ortaya konulmasını mümkün kılar.

 Etkinlik faaliyetlerinin etkin denetimini sağlar.

 Etkinlik denetim giderlerinde önemli tasarruflar sağlar.

 Etkinliğin yürütülmesinden sorumlu kişilerin, günlük olağan işlerden uzaklaşarak planlamaya daha fazla zaman ayırmasına olanak sağlar.

 Etkinlik yöneticilerinin, olası gelişmelerin etkinlik faaliyetleri üzerindeki olası etkilerini önceden görerek tedbir almalarını sağlar.

 Etkinlik hizmetlerine ilişkin üretim faktörlerinin etkinlik yöneticileri tarafından en verimli şekilde kullanılmasını sağlar.

 Etkinlikte yer alan farklı bölümler arasındaki uyumlaştırmaya katkı sağlar.

 Etkinlik faaliyetlerine ilişkin iş programlarının hazırlanmasını ve finansal kurumlardan kredi alınmasını kolaylaştırır.

Bütçeleme, etkinlik projelerine sağladığı yararların yanı sıra, projenin başarısını etkileyen bazı riskler de içermektedir. Bu riskler aşağıda sıralanmıştır (Bakır, 2008: 98):

 Bütçenin gereken özen gösterilmeden, bir formalitenin yerine getirilmesi anlayışı içinde düzenlenmesi,

 Bazı hayallerin bütçe olarak ifade edilmesi,

 Bütçelerin, bilimsel olmayan yöntemler kullanılarak ve sağlıklı verilere dayandırılmadan hazırlanması,

 Bütçelerde belirlenen hedeflerin gerçekleştirilmesine aşırı önem verilerek, temel amaçların ikinci plana atılması,

 Bütçelerin, verimsiz harcamaları gizleyici bir araç olarak kullanmak amacıyla hazırlanması,

 Yöneticilerin bütçelemenin kendilerini başarıya ulaştıracak bir araç olduğunu gözden kaçırarak, bütçelerin her derde deva olduğuna inanması,

 Bütçelerle ulaşılması olanaksız hedefler çizilmesi veya hedeflerin saptanmasında çok gevşek davranılması,

 Bütçeler hazırlanırken aşırı derecede ayrıntıya girilerek asıl amacın gözden kaçırılması,

 Bütçelerin üst yönetim tarafından alt kademe yöneticilerinin üstünde bir baskı aracı olarak kullanılmasıdır.

Mega etkinliklerin giderleri sabit ve değişken olmak üzere ikiye ayrılır. Sabit harcamalar katılımcı sayısından bağımsızdır; örneğin, reklam ve tutundurma ücretleri, donanım kiralama ve etkinlikte görev alacak kişilere ödenecek ücretler gibi. Değişken harcamalar ise, katılımcı sayısına bağlı olup, değişkenlik gösteren ve etkinlik harcamalarının büyük bölümünü oluşturan harcamalardır. Mega etkinlikler için gelir ve gider kalemleri aşağıda verilmiştir (Bowdin vd, 2001: 177-185; Getz, 1997: 205; Aydın, 2013:110):

Gelir Kaynakları:

 Etkinliği finanse edecek yurtiçi ve yurt dışından kamu kurum ve kuruluşlarından aktarılacak hibe, bağış, ödenek vs,

 Ücretli etkinliklerden sağlanan bilet satışı gelirleri,

 Sponsor olarak destek veren yurtiçi ve yurtdışı kuruluşlardan sağlanan gelirler,

 Lisanslı ürün satışından sağlanan gelirler,

 Reklam ve logo kullanım hakkı gelirleri,

 Yayın haklarının satışından sağlanan gelirler,

 Maliye Bakanlığınca tahsis edilecek ödenek,

 Etkinlik komisyonu proje tahsis gelirleri,

 Bağış toplama amaçlı düzenlenen organizasyonlardan elde edilen gelirler. Giderler:

 Operasyonel maliyetler: Projede görev alacak işgücü, sigorta ve yönetim giderleri;

 Mekân kiralama maliyeti: Etkinliklerin düzenleneceği mekânlara ödenecek kira giderleri,

 Tutundurma maliyetleri: El ilanı, reklam ve halkla ilişkiler için yapılan harcamalar,

 Eğlence maliyetleri: Etkinlik kapsamında yer alan faaliyetler için yapılan giderler; etkinliğe katılacak sanatçılara ödenen ücret vb,

 Güvenlik maliyetleri: Etkinliklerin gerçekleştiği mekânların güvenliğini sağlamaya yönelik giderler,

 Yatırım maliyetleri: Kültürel altyapının iyileştirilmesi ve canlılığın sağlanması için harcanan giderlerdir.

Üç aşamadan oluşan bütçeleme sürecinin aşamaları Şekil 2.21’ de gösterilmiştir. Sürecin ilk aşaması bütçenin hazırlaması olup, bu aşamada öncelikle proje bütçesi oluşturularak, etkinliğin gider ve gelir kalemleri belirlenir ve bütçenin son hali etkinlik yöneticisine sunulur. İkinci aşama uygulama aşamasıdır ve bu aşama gelirlerin kullanımı ile ilgilidir. Bu aşamada etkinlik projesi için oluşturulan gelirlerin nerelerde kullanılacağına ilişkin harcama programları sorumlu kişiler tarafından hazırlanır ve etkinlik yöneticisine sunulur ve ödeneklerin kullanılması yoluna gidilir. Üçüncü aşama, etkinlik bütçesinin denetlendiği aşamadır. Bu aşamada etkinlik süresince gerçekleştirilen faaliyetlere ilişkin bütçe faaliyet raporu ve kesin hesap13 _{hazırlanır ve etkinlik} yöneticisine sunulur.

10 _{Kesin hesap, Maliye Bakanlığı tarafından merkezi yönetim bütçe kanununa uygun olarak hazırlanan ve}

bir yıllık gelir ve giderleri uygulama sonuçlarını gerekçeleriyle birlikte ortaya koyan ve denetime olanak veren bir uygulamadır. Kaynak: http://www.malisozluk.com/?s=Kesin+hesap

Şekil 2.21: Etkinliklerde Bütçeleme Süreci

Kaynak: Argan Tokay, 2013:110’ dan uyarlanmıştır.