Özel Etkinlikler

Yukarıda sıralanan etkinliklerin dışında kalan etkinlikler özel etkinlikler grubuna girer. Kişisel kutlamalar, örneğin yıldönümleri, aile tatilleri, dini ayinler ve sosyal etkinlikler, örneğin partiler, galalar, anma törenleri, yardım toplama amaçlı vb. etkinlikler bu tür etkinliklere örnektir. Aile etkinlikleri, düğünler, vaftizler, doğum günü kutlamaları gibi özel günler ve cenaze törenleri gibi aileleri bir araya getiren etkinliklerdir. Özel günlerde, düğünlerde, cenazelerde, bayramlarda, kırsal alanlar gibi ortamlarda bir araya gelinerek gerçekleştirilen bu tür etkinlikler daha çok akraba ve aileye

yakın bireylerin katılımı ile gerçekleşir. Her ne kadar aile etkinlikleri küçük etkinlikler boyutunda ele alınsa da, bu etkinliklerin azımsanmayacak derecede büyük bir ekonomik değeri vardır (Getz, 1997: 7).

Yardım amaçlı etkinlikler de sıklıkla karşılaşılan özel etkinliklerdendir ve çoğunlukla gönüllü kimseler tarafından düzenlenir. Bu tür etkinliklerin temel amacı yardım toplamak olduğundan, genellikle kapsamında ekonomik aktivitelerin seçilmesine dikkat edilir. Bu etkinlikler kermes uygulaması, görme engelli insanların ilköğretim ve kreşlerde verdiği küçük çaplı konserler, okul aile birliklerinin çeşitli aktiviteler gerçekleştirerek elde ettikleri gelirleri okulun temel gereksinimlerine harcamaları, engelli vatandaşlara yönelik düzenlenen sergi veya projeler şeklinde karşımıza çıkar. Bu tür etkinliklerin hedef kitlesi özellikle çocuklar ve aileler olup, bu etkinlikleri diğer etkinliklerden ayıran en temel özellik, katılımcılara maddi ve manevi doyumu bir arada yaşatmalarıdır (Wagen ve Carlos, 2005: 11-12).

Buraya kadar açıklanan çalışmalara dayanarak, etkinliklerin farklı gruplandırmalar ile çeşitlenebileceği görülmektedir. Bir mega etkinlik olan Türk Dünyası Kültür Başkentliği bu sınıflandırmalar çerçevesinde incelendiğinde, temaları bakımından başta kültürel, sanat ve eğlence olmak üzere bu kapsamda açıklanmaya çalışılan tüm etkinlikler bünyesinde taşımakta olduğu görülür. Bu çok yönlülük aslında bu etkinliğin hem çok sayıda paydaş tarafından yürütülmesi gerektiğine işaret ederken, aynı zamanda etkinliğin bir mega boyutta olduğuna da işaret etmektedir. Bir mega ve çok yönlü olma özelliği taşıyan Eskişehir 2013 Türk Kültür Başkenti etkinliğinin yönetim ve örgüt yapısı da bu nedenle önemlidir. İkinci bölümde, etkinliklerin yönetim ve işletme fonksiyonları ile ilgili kuramsal açıklamalarına yer verilerek, daha sonra incelenecek olan Eskişehir 2013 TDKB etkinliğinin yönetsel yapısına dayanak oluşturulmaya çalışılmaktadır.

İKİNCİ BÖLÜM

2.1. ETKİNLİK YÖNETİMİ KAVRAMI

Günümüzde küreselleşmenin etkinlik endüstrisinin üzerinde yarattığı etki veya sonuçlar, etkinliklerin etkin ve etkili bir şekilde yönetimini gerekli kılmaktadır. Her etkinlik belirlenen bir tarihte başlar ve sona erer, fakat bir etkinliğin başlaması, gerçekleşmesi ve hatta sona ermesi, onun başarılı bir şekilde yönetildiği anlamına gelmez. Etkinliğin istenilen amaca, öngörülen kaynaklarla ulaşabilmesi, paydaşların beklentilerini karşılaması ve başarılı olması ancak etkinliğin iyi yönetilmesi ile mümkündür (Timur, 2014:60; ISO-KATEK, 2007: 11).

Etkinlik yönetimi teriminin yazın alanındaki karşılığı incelendiğinde çok sayıda tanımın bulunduğu görülür. Erber ve Holzbaur’ un ifade ettiği gibi, etkinlik yönetimi sadece etkinliğin sonuç uygulaması için gerekli olan örgütsel ve denetim tedbirlerini kapsar. Ancak bu durum, yönetimin bütünleştirici görevleri ile olan stratejik uyumunu reddetmekte ve bu sonuç, sorumluluklar için olağanüstü karar verme olanaklarını sağlayan mevcut yönetim terimi ile çelişmektedir (Oliver vd, 2008: 40). Yazında etkinlik yönetimine ilişkin yapılan bazı tanımlamalar aşağıda sıralanmıştır:

 Etkinlik yönetimi, belirli bir yer ve zamanda meydana gelen olayları veya işlevleri yönetme veya örgütleme eylemidir (Cole, 2006).

 Etkinlik yönetimi festivaller, etkinlikler ve konferanslar oluşturma ve geliştirme için kullanılan bir proje yönetimi uygulamasıdır (Ramsborg vd, 2008).

 Etkinlik yönetimi, toplantı, kongreler, sergi, festival ve diğer kültürel kutlamalar, spor yarışmaları, özel ve resmi toplantılar ve sayısız diğer özel etkinlikleri barındıran her türlü etkinliklerin planlanması ve üretilmesidir (Getz, 2004: 10).

 Etkinlik bir proje olarak ele alındığında; etkinlik öncesi, esnası ve sonrası süreçlerin (projelendirme, bütçelendirme, tasarım, tedarik, planlama, operasyon, ölçme, değerlendirme, raporlama vb.), stratejik esaslara bağlı olarak hedefler doğrultusunda, planlı bir biçimde yürütülmesidir (http://www.eaorganizasyon. com.tr/pco/hizmetler/etkinlik-yonetimi/, 2017).

 Etkinlik yönetimi, proje yönetimi yöntemlerine ve etkinlik pazarlama ilkelerine dayalı olarak bir etkinliğin stratejisi, planlaması, uygulaması ve denetimi ile bu etkinliğin yürütülmesi için gerekli olan tüm faaliyet ve görevlerin uyumlaştırılmasından oluşmaktadır (Thomas, 2008: 40).

Özetle, etkinlik yönetimi tüm gereksinimler ve iç- dış çevresel faktörler göz önüne alınarak, her bir alt etkinliğin tüm unsurlarının hedef odaklı bir yapılanma çerçevesinde ve titiz bir projelendirme yaklaşımı ile tasarlanıp yönetilmesidir. Etkinlik yönetimi tek başına bir yönetim metodolojisi olmamakla birlikte, kazandırdığı temel yeteneklerle etkinlik dışındaki diğer tür çalışmaların da daha etkin yönetilmesine yardımcı olur. Etkinlik yönetiminin olumlu yönleri aşağıda verilmiştir (ISO-KATEK, 2007: 8):

 Etkinliklerin başarı ile sonuçlanması sağlanır,

 Etkinliklerde çalışma disiplini sağlanır,

 Farklı disiplinlerin bütünleşmesi sağlanır,

 Zaman, insan ve parasal kaynaklar etkin bir biçimde kullanılabilir,

 Kişilerin rol ve sorumlulukları net bir şekilde belirlenebilir,

 Kişilerarası iletişim artar,

 Değişimlerden doğacak olan riskler en aza indirgenir.

Etkinliklerde “yönetim” kavramı üç farklı alanda karşımıza çıkar: etkinlik uygulayıcıları için “etkinlik yönetimi”, kent düzeyinde etkinlik planlayıcıları için “etkinlik politikası” ve akademisyenler için ise “etkinlik çalışmaları” olarak ve bu üç alanın özellikleri Tablo 2.1’ de verilmiştir (Foley vd., 2009: 13-21). Etkinlik yönetimi araç kullanmayı ve uygulama deneyimi gerektiren, operasyonel yönlü, mikro düzeyde konuların ele alındığı aşamadır. Etkinlik politikası konusu ise makro düzeyde kavramların yer aldığı, politik açısı belirgin, etkinliklerle ilgili sosyal, kültürel ve ekonomik etkilere sahip aşamadır. Etkinlik çalışmaları ise etkinliklerin sosyo-tarihsel bağlamda incelendiği, makro düzeyde konuları içeren, disiplinler arası bir aşamadır (Babacan ve Göztaş, 2011: 25).

Tablo 2.1: Etkinlik Yönetimi Alanları ve Özellikleri

Aşama Özellikler

Etkinlik Yönetimi

 Araçsal

 Uygulama deneyimi  Operasyonel/ lojistik yönlü  Mikro düzeyde konular  Bol miktarda yazın vardır

Etkinlik Politikası

 Makro düzeyde kavramsallaştırma  Politik açısı belirgin

 Etkinliklerle ilgili sosyal, kültürel ve ekonomik etkilere sahip  Uzmanlık alanlara ilişkin yazında eksiklik

Etkinlik Çalışmaları

 Etkinliklerin sosyo-tarihsel bağlamının daha geniş incelenmesi  Makro düzeyde konuları içerir

 Çeşitli akademik disiplinlerin ilgi alanı  Gelişmekte olan bir yazın alanı Kaynak: Babacan ve Göztaş, 2011: 26.

Etkinlik yönetimi beşeri ve kavramsal beceriler kadar, teknik becerilere de sahip olmayı gerektirir. Dolayısı ile etkinlik yönetiminin çok yönlü ve rekabetçi yapısı, hem etkinlik yönetimi alanında uzmanlaşmayı, hem de bilgili olmayı gerektirir. Bu bağlamda, etkinlik yönetimi alanında yer alan uzmanlık düzeyleri aşağıda verilmiştir (Goldblatt, 2005: 15):

 Uzmanlık: Etkinlik Yönetimi: Bu işlev etkinliğin yönetim amacı ile bir araya

gelecek bir grup insanı kapsar.

 Mesleki Unvan: Etkinlik Yöneticisi: Bu kişinin görevi etkinlikle ilgili araştırma yapmak, tasarlamak, planlamak, uyumlaştırmak ve değerlendirmektir.

 Alt Alan Uzmanlıkları: Alt alan uzmanlık konularına sivil etkinlikler, kongreler,

sergiler, fuarlar ve festivaller, özellikli etkinlikler, konaklama, seyahat, toplantılar ve konferanslar, bayi toplantıları, sosyal etkinlikler, spor etkinlikleri ve turizm etkinlikleri örnek verilebilir.

 Paydaşlar: Etkinliklere finansal, politik, duygusal ve kişisel olarak yatırım yapan

birey veya örgütlerdir.