Etkinlik Planlamasına Yönelik Yaklaşımlar

Etkinlik planlama süreci stratejik planlama ve eylemsel planlama süreçlerinden oluşur (bkz. Şekil 2.5). Stratejik planlama, etkinliğin vizyon ve misyonunun belirlenmesini, SMART amaçlarının belirlenmesini, iç ve dış çevre analizinin ve etkinlik stratejilerinin belirlenmesi adımlarından oluşur. Bir etkinlik gerçekleştirilmek istendiğinde, bu etkinliğin nasıl olması gerektiğine ilişkin bir fikrin de olgunlaşması gerekir ve bu fikri gerçeğe dönüştürecek ilk adım araştırma faaliyetidir. Stratejik planlama sürecinin bir parçası olan araştırma faaliyeti, etkinlik fikrinin planlama, uygulama ve denetleme sürecinin başarısını doğrudan etkiler. Bu süreçte etkinliğin neden yapılması gerektiği, bu etkinliğin gereksinimlerinin neler olduğu, etkinlik türü ve temasının doğru seçilip seçilmediği, etkinlik sırasında ortaya çıkabilecek sorunların neler olabileceği gibi konular, yanıtlanması gereken kritik sorulardır. Bu nedenle araştırmaya ilişkin bir uzmanlık bölümü, etkinlik yönetim sürecini en başından doğru planlama olanağı sağlayacaktır (Babacan ve Göztaş, 2011: 28).

Şekil 2.5: Etkinlik Planlama Süreci (1)

STRATEJİK PLAN

EYLEMSEL PLAN

Kaynak: Bowdin vd., 2001: 68.

SMART’ ın açılımı aşağıda verilmiştir (Bowdin vd, 2001: 67-71):

Specific (Özel): Etkinliğin misyonuna özenle odaklanılmasıdır.

Measurable (Ölçülebilir): Etkinliğin ardından değerlendirme yapabilmeyi sağlayan

niceliksel göstergelerin belirlenmesidir.

Achievable (Ulaşılabilir): Hedeflerin etkinlik organizasyonu için mevcut insan, mali ve

fiziki kaynaklar göz önüne alındığında gerçekleşebilir olmasıdır.

Relevant (Uygunluk): Etkinlik organizasyonunun, faaliyet gösterdiği mevcut çevre için

uygun olması durumudur.

Time specific (Zamana özgü): Etkinliğin belirlenen tarihte tamamlanabilmesidir.

Eylemsel planlama, belirlenen stratejilerin uygulanması için gerekli adımların tanımlanması ve ölçülebilir göstergelerin belirlenmesi sürecidir. Stratejik planlama sürecinde sürekli planlar geliştirilerek, örgütsel yapıya karar verilir ve iş tanımları yapılır. Stratejik planlama etkinliklerin kendisi ile ilgilenirken, örneğin doğru etkinliklerin

İç ve Dış Çevrenin Taranması (SWOT ve PEST analizi) Kalıcı Planların Geliştirilmesi  Politikalar  Kurallar  Standart Prosedür ve metotlar Tek Kullanımlık Planların Geliştirilmesi  Programlar  Projeler  Bütçeler Örgütsel Yapıya Karar Verilmesi  İş tanımları Etkinliğin vizyon ve misyonun

belirlenmesi

Etkinlik için SMART* amaçlarının formüle edilmesi

gerçekleştirilmesi gibi, eylemsel planlama verimlilikle ilgilenir, örneğin etkinliklerin en doğru şekilde gerçekleştirilmesi gibi. Eylemsel planlar genelde tek kullanımlık planlar iken, stratejik planlar her etkinlikte kullanılabilen sürekli planlardır (Bowdin vd., 2001: 67-68).

Etkinlik planlama süreci ile ilgili bir yaklaşım Watt tarafından önerilmiştir. Buna göre Şekil 2.6’ da gösterildiği gibi etkinlik planlama süreci öncelikle bir fikir önerisiyle başlar ve bu fikir doğrultusunda etkinliğin yapılabilirliği araştırılır. Her etkinlik fikri bir amaç doğrultusunda ortaya çıkar ve bu amaç ve hedeflere göre alınan kararlar, etkinliğin çıktılarını ve başarısını doğrudan etkiler (Timur vd., 2014:60). Bu süreçte iç ve dış çevre analizi yapılır. Ardından müşterilerin talepleri ve kurumsal plan göz önüne alınarak, etkinliğin amaç ve hedefleri belirlenir. Etkinliklerin uygulama gereksinimlerinin değerlendirilmesi aşamasında pazarlama bütçesi ve kaynak elde edilebilirlik durumu belirlenir. Uygulama planına geçildiğinde ise çeşitli ortaklıklar kurulur ve kişiler görevlendirilir. Etkinlik esnasında ve sonrasında süreç izlenir ve değerlendirilir. Sonraki etkinlik için fikir ve öneriler paylaşılır. Önerilen bu planlama modelinin proje yönetimi yaklaşımı esaslarının temel alınarak hazırlandığı görülmektedir.

Şekil 2.6: Etkinlik Planlama Süreci (2)

Etkinlik planlama süreci ile ilgili bir diğer sınıflandırma Şekil 2.7’ de verilmiştir. Bu sürece göre etkinlik planlamasında öncelikle etkinliğin teması belirlenir, ardından etkinlik ile ilgili fizibilite çalışması yapılır ve etkinliğe devam edip etmeme kararı alınır. Devam etme kararı ile birlikte planlama ve uygulama aşamasına geçilir. Bu süreçte durum analizi yapılır, amaçlar düzenlenir, stratejiler değerlendirilerek, finans, örgütleme, pazarlama ve insan kaynakları alanlarında eylemsel planlar geliştirilir. Ardından etkinlik gerçekleştirilir ve süreç boyunca ortaya çıkan sorunlar çözülmeye çalışılır. Etkinliğin sonunda ise kapanış süreci ve sonrasında değerlendirme ve geri besleme süreçleri gerçekleşir. Bu planlama modelinin ise stratejik yaklaşım doğrultusunda hazırlandığı görülmüştür.

Şekil 2.7: Etkinlik Planlama Süreci (3)

Gelirmeler

Kaynak: Allen vd, 2002: 99.

Etkinlikler için önerilen farklı bir planlama süreci örneği Şekil 2.8’ de yer almaktadır. Bu etkinlik planlama sürecinde ilk adım etkinliğin amaç ve hedeflerinin belirlenmesi ve önceliklerin ortaya konulmasıdır. Bu adım, vizyon üzerine inşa edilecek bir misyon olarak sunulabilir (Tum vd, 2006: 95). Etkinliklerde vizyon ve misyona bağlı olarak bir veya birden fazla etkinlik teması belirlenebilir. Etkinlik teması etkinliğe ilişkin beyin fırtınasının yapılması ve etkinliğe ilişkin fikir sinerjisinin oluşturulması biçiminde

1. Etkinlik Temasının Geliştirilmesi veya Teklif niyetinde bulunmak

2. Fizibilite Çalışması:

 Etkinliğin maliyet ve yararlarının belirlenmesi  Etkinlik kaynaklarının belirlenmesi

4. Planlama ve Uygulama:  Durum analizi

 Amaçların düzenlenmesi

 Strateji değerlendirmesi ve seçimi  Finansal, örgütleme, pazarlama ve insan

kaynakları gibi alanlarda eylemsel planların geliştirilmesi

5. Etkinlik

 Geliştirmeler  Sorun çözümü

6. Kapanış

7. Değerlendirme ve geri besleme

3b. Teklif (gerekli ise) onayı 3a. Devam etme veya son verme kararı vermek

iki açıdan ele alınır. Bir başka deyişle, etkinliğin parametreleri belirlendikten sonra, etkinlik temasına ilişkin beyin fırtınası yapılır ve olabildiğince çok sayıda paydaşın katılımı ile yeni fikirler elde edilmeye çalışılır.

Şekil 2.8: Etkinlik Planlama Süreci (4)

Kaynak: Mastermann, 2009: 58.

Hayır

Evet Fizibilite Çalışması Yapılması Amaç ve Hedeflerin Belirlenmesi

Etkinlik Temasının Belirlenmesi

Değerlendirme

Geri Bildirim

Etkinliğin Sonlandırılması Etkinliğin Uygulanması

Etkinliğin Planlanması (kısa, orta ve uzun vadede)

Bu süreç etkinlik planlamasının merkezinde yer almakla beraber, planlamanın yaratıcı yönlerinden biridir. En iyi etkinlikler takım çalışmasının bir ürünü olarak ortaya çıkar. Etkinlik temasının belirlenmesi sürecinde 5N1K soruları7 _{önemli yer tutar (Bowdin} vd, 2001: 59). Etkinlik temalarına örnek olarak, İstanbul 2010 Avrupa kültür başkenti etkinliğinin “toprak, su, hava ve ateş” teması verilebilir. İstanbul’ un tarihi eserleri- toprağı, minareleriyle ve çan kuleleriyle dini zenginlik ve hoşgörü ortamı- havayı, İstanbul Boğazı ve Haliç- suyu, modern sanatlar, gençlik ve teknoloji de ateşi simgelemiştir. Eskişehir 2013 Tük Dünyası Kültür Başkentliği etkinliğin teması olarak “Göç” olarak belirlenmiştir (Timur vd. 2014: 64-65).

Etkinlik teması belirlendikten sonra etkinliğe ilişkin belirlenen amaçlara ulaşılıp ulaşılamayacağının test edileceği fizibilite çalışmasına geçilir. Bu aşama etkinliğin uygulanabilirliğini belirlemek açısından önemlidir. Eğer planlanan faalihetlere ilişkin bir sorun yok ise, etkinliğin gerçekleşmesinin önünde de bir engel bulunmadığına karar verilir. Bu aşamada etkinliğin gerçekleşmesini doğrudan ve dolaylı etkileyebilecek unsurlar göz önüne alınır. Dolayısıyla yapılan çalışmalar etkinliğin gerçekleşmesinin önünde engel teşkil etmiyorsa sürece devam edilir; aksi takdirde sürecin başına dönülerek süreç tekrar gözden geçirilir.

Etkinliklerde stratejik planlama, farklı bağlam ve biçimlerde tasarlanabilecek bir süreçtir. Ancak, genel hatlarıyla bakıldığında bu sürecin pek çok dinamiğe bağlı olduğu görülür. Hedeflerin doğru saptanmasından, hedefe ulaşmada planlama yapılacak alanların kısıtlarına; fiziksel etkinlik alanı tasarımından, etkinlik sırasında sunulan hizmet kalitesine; yönetsel becerilerden teknik uzmanlığa; medya ilişkilerinden hedef kitlenin temel özelliklerine; risk analizinden, pazarlama alanındaki uzmanlığa kadar çok sayıda görev planlama sırasında ele alınır, gerekli kararlar verilir ve tüm süreç bu plan dâhilinde örgütlenir (Babacan ve Göztaş, 2011: 28). Etkinliklerin proje yönetimi bağlamında yönetilmesi gerektiğini savunan bir görüşte, etkinliğin başarılı olması için gerekli olan konuların planlama sürecinde göz önünde alınması gerektiği, bunun ise özel yönetim becerileri gerektiren bir durum olduğu ifade edilmiştir. Bu aşamada etkinlik yöneticisi örgütsel yeteneklerini kullanarak, personel, pazarlama, satış ve müzakere sürecini

yönetir, çalışma ortamındaki dengeleri sağlar, sorumluluk almaktan çekinmez ve ekibine iyi örnek olur (Masterman, 2009: 191).

Etkinliğin uygulama aşaması, yönetsel faaliyetlerin yaşama geçirildiği aşamadır. Etkinlik yönetimi çok sayıda yönetsel bilgi alanının kullanımını gerektirir ve bunların etkinliklerde etkin kullanımı başarılı bir etkinlik yönetimi için temel oluşturur. Kültürel programda belirlenen etkinlikler, sıra ile gerçekleştirilir. Bazen etkinlikler arka arkaya, bazen de eş zamanlı yürütülür. Bu süreçte herhangi bir aksaklığın yaşanmaması için, en üst seviyede dikkat edilir ve proje ekibi kusursuz bir biçimde çalışır. Etkinlik takvimine göre, etkinliğin sonuna gelindiğinde ise, etkinliğin kapanış aşamasına geçilir. Bu aşamanın en önemli özelliği, değerlendirme ve geribildirimlerin yapılmasıdır. Değerlendirme aşaması, plan, program, proje, bütçe gibi planlama türlerine ve belirlenen çeşitli unsurlara bağlı kalınarak yürütülen çalışmaların bir bütün olarak ele alınıp değerlendirildiği ve gerçekleştirilen etkinlik sürecinde hedeflere ulaşılmada ne kadar uygun hareket edilip edilmediğinin belirlendiği nihai tablonun oluşturulması aşamasıdır. Aynı zamanda bu aşamada etkinlik öncesi, esnası ve sonrasında gerçekleştirilen faaliyetler değerlendirilir ve rapor edilir. Bu bağlamda kayıt altına alınan raporlar ve belgeler, gelecekte yapılacak başka etkinlik projelerinde gerekli tedbirlerin alınabilmesi adına hem yararlı veriler sağlayacak, hem de iyi bir yol gösterici olacaktır. Geribildirim aşamasında süreç boyunca toplanan sayısal ve sözel veriler analiz edilir, ardından etkinlik çıktılarında planlanan ve gerçekleşen durum karşılaştırılır. Sapma var ise, etkinlik planlama sürecinden başlanarak tüm süreç gözden geçirilir, sapma yok ise süreç kapatılır. Yazında etkinlik planlama süreci ile ilgili yer alan farklı yaklaşımlar, etkinliklere yönelik genel kabul görmüş bir planlama modelinin bulunmadığını göstermiştir. Ancak, önerilen modeller arasında bazı benzer adımların bulunduğu da görülmüştür. Bu modellerden en uygun olanına karar vermek için, etkinliğin teması ve boyutunun göz önüne alınması ve değerlendirilmesi gerekliliği anlaşılmıştır.