Emir Verme

Bir faaliyet süreci, bu faaliyetleri gerçekleştirecek kişilere öncelikle buyruk (emir) ve yönerge (talimat) verilmesi ile başlar. Ancak günümüz modern işletmecilik anlayışında çalışanlara emir ve talimatlar vererek, etkin ve verimli bir iş yaptırmak neredeyse olanaksızdır. Başarılı olunduğu durumlarda bile çeşitli olumsuz sonuçlar ortaya çıkabilir (Aşkun ve Tokat, 2010: 36). Etkinlik yönetiminde bu süreç etkinlik yöneticisi tarafından, doğrudan emir vermek yerine, yetkilendirme veya yetki devri ile gerçekleşir. Yetki devri yürütme işlevinin verimliliğini etkileyen önemli bir faktördür (Ünder, 2006: 40). İyi yönetim, çalışanlara görevler verilmesi değil, varılmak istenen hedeflerin doğru tarif edilmesidir. Yönetici, çalışanlarına ulaşmak istenen hedefi gösterir; fakat bu hedefe giden yol seçimini çalışanların iradelerine bırakır. Böylece yetki devri, çalışan personelin yeni deneyimler edinmesini ve yeteneklerini yaptıkları işe kolayca yansıtabilmelerine olanak sağlar.

2.2.3.2. Liderlik (Önderlik)

Liderlik, bir kimsenin yol göstericiliği ve yönetimi konularında diğer kişilerden önde olunması ve yapılması gerektiğine inanılan bir şeyi başkasına yaptırabilme becerisi veya sanatıdır. Liderlik, liderin yaptığı işleri kapsayan bir süreçtir. Lider, başka kişileri yönetme yeteneğinde olan kimse, bir grubu yöneten kişidir. Sözcük anlamı ile lider, yol gösterici, aydınlatıcı, ileri görüşlü, çalıştığı kişilerin isteklerini doğru analiz eden kimsedir (Bakan, 2009:140). Liderlik ve yöneticilik aynı şey değildir. Yönetici ve lider birbirleri için alternatif değil, tamamlayıcıdır. Yöneticilik esas olarak gelişimi göz önüne alır, gelişim daha önce belirlenmiş ve alışılmış sınırlar içerisinde olabilecek en iyiyi ve en kusursuzu yakalama çabasıdır. Liderliğin hedefi geçmiş- şimdi- gelecek süreci olup, devinim halindedir (Saruhan ve Yıldız, 2009: 232). Yöneticilik bir meslek uygulaması, liderlik ise insanları etkileyebilme ve harekete geçirebilme yeteneğidir. Yöneticilik resmî bir örgüt yapısı içinde gerçekleşir, liderlik için resmî bir yapı şart değildir. Yöneticilik tanımlanan hedeflere ulaşma, liderlik değişim ve dönüşüm yapabilme işidir. Yöneticilik tanımlanmış hedeflere ulaştıracak işlerin en etkin ve verimli şekilde yapılması ile ilgilidir, liderlik ise hedeflerin ve yapılacak işlerin belirlenmesi ile ilgilidir (Koçel, 2010: 574).

2.2.3.3. Güdüleme (Motivasyon)

Güdüleme bir veya birden çok insanı belirli bir yöne doğru devamlı şekilde harekete geçirmek için yapılan çabadır (Eren, 2003: 554). Güdüleme açısından önemli olan konulardan biri kişilerin uygun ortamda kendileri için anlamlı ve değerli işleri yapmalarıdır. Kişiler görev aldıkları sorumlulukları içselleştirmediği sürece güdülemeleri daima eksik olacaktır. Bu konuda şu örnek verilebilir: “Astronotları nasıl güdülüyorsunuz?” sorusuna NASA yetkilisinin “Biz güdülemiyoruz; fakat kimi seçtiğimize çok dikkat ediyoruz” şeklindeki yanıtı, her faaliyet için güdülenmiş kişilerin tercih edilmesinin önemini göstermiştir (Koçel, 2011: 449).

2.2.3.4. İletişim

Başarılı bir etkinlik projesinin gerçekleşmesinde önemli bileşenlerden bir diğeri iletişimdir. Etkin bir yönetim ve örgütsel faaliyetin temelinin, sağlıklı bir iletişim sürecine dayandığını öne süren bir görüşe göre, bireylerarası iletişim bilgi, fikir ve duyguların bir kimseden diğerine geçmesi sürecidir, ancak bu sürecin oluşabilmesi için bireyler arası ikili ilişkilerin kurulmasına gereksinim vardır. İletişim, insanları birbirine bağlayan, insanların sosyal bir grup halinde ve uyum içinde çalışmalarını sağlayan etmendir (Eren, 2003: 449). Yönetimin amacı insanları harekete geçirmektir, bu durum ise ancak iletişim ile mümkün olur. Çünkü yönetim süreci içindeki tüm faaliyetlerin en önemlisi iletişimdir (Koçel, 2011: 530).

2.2.4. Uyumlaştırma

Etkinliklerde uyumlaştırma belirli bir zaman diliminde etkinlik amaçları doğrultusunda etkinlik projelerine ilişkin faaliyetleri gerçekleştirmek üzere çabalarını birleştiren insanların uyum içerisinde çalışmaları ve birbirlerine karşı uyumlu bir davranış sergilemeleridir. Etkin bir şekilde uyumlaştırılmış bir kurumda her bölüm veya kısım, birbirinin ne yaptığı veya yapacağından haberdardır ve birlikte uyumlu bir çalışma tutumu içerisindedir. Böyle bir uyumun olmadığı örgütlerde, bölümler birbirlerini dikkate almadan ve özellikle bireysel çıkarlara göre çalışırlar (Aşkun ve Tokat, 2010: 47). Bu durum etkinliklere ilişkin oluşturulan örgütsel yapılar için de geçerlidir. Örneğin, etkinliklere ilişkin oluşturulan örgütsel yapılarda bölümler arasında etkin bir iletişim oluşturulmadığında bir uyumluluktan söz edilemez ve birimler arasında etkinlik sürecini

olumsuz etkileyecek bir rekabet ortamı ortaya çıkar. Bölümler arasında bütünsellik sağlandığında ise tüm bu olumsuzluklar ortadan kalkacak ve uyumlaştırılmış bir etkinlik ortamı sağlanmış olacaktır.

2.2.5. Denetim

Temel yönetim işlevlerinin sonuncusu olan denetim işlevi, diğer işlevlerin neyi, nasıl ve hangi ölçüde başardığını belirleme faaliyetidir. Planlama, örgütleme, yöneltme ve uyumlaştırma işlevlerinin sonucunu görmek, ancak etkili bir denetim sistemi ile mümkündür (Ülgen ve Mirze, 2004: 400; Aşkun ve Tokat, 2010: 57-58). Ancak, denetim işlevi yerine getirilirken süreci olumsuz etkileyebilecek unsurları ortadan kaldıracak tedbirlerin alınması oldukça önemlidir (Tokat, 2012: 147). Etkinlik denetim sürecinin aşamaları Şekil 2.19’ da gösterilmiştir. Denetim işlevinin ilk aşaması, hedef ve standartların belirlenmesidir. İkinci aşama etkinliğe ilişkin faaliyetlerin belirlenmiş standartlara göre gerçekleşip gerçekleşmediğinin ölçülmesidir. En mükemmel durum her faaliyetin ölçülebilmesidir, ancak her bir etkinlik proje olarak düşünüldüğünde, bu işlemin uzun zaman alacağı açıktır. Bunun yerine etkinlik projelerinin başarısını proje bitiminde önemli derecede etkileyebilecek kritik faaliyetlerin belirlenmesi ve denetim mekanizmasını sadece bu faaliyetler göz önüne alınarak gerçekleştirilmesi en uygun yaklaşım olacaktır. Üçüncü aşama ölçülen faaliyetlerin standartlarla karşılaştırılmasıdır. Ancak etkinlik projelerinin hizmet tabanlı faaliyetler olmaları nedeniyle, tahmin edilemeyen gelişmeler olabilir ve standartlardan çeşitli sapmalar görülebilir. Bu durumda etkinlik projesine ilişkin tüm sapmaların üzerinde durmak yerine, sadece kritik faaliyetlerin üzerinde durmakta yarar vardır. Dördüncü aşama düzeltici önleyici faaliyetlerin uygulanmasıdır. Kritik faaliyetlerde sapmalar tespit edildiyse, bunların nedenleri belirlenmeli ve en kısa zamanda düzeltici önlemler alınmalıdır (Ünder, 2006: 43; Ağlargöz, 2014: 152).

Şekil 2.19: Denetim Süreci

Kaynak: Daft, 2008: 458.

Denetim faaliyetleri, örgütlerde hizmet üretim sürecinin belirlenen standartlara uygun biçimde gerçekleşmesini sağlamak için, süreç öncesi, süreç esnasında ve sürecin sonunda yürütülür (Eren, 2003: 334). Benzer biçimde etkinliklerde de denetim faaliyetleri ileriye yönelik, eş zamanlı ve geriye dönük denetim olarak üç şekilde gerçekleşir. Aşağıda bu denetim biçimleri açıklanmıştır (Ülgen ve Mirze, 2004: 400; Tokgöz, 2013: 43).