Os documentos, produzidos por instituições públicas e priva- das, carregam em si uma variedade de elementos que os configuram como registro único das atividades/funções desempenhadas por aquelas e, como tal, podem ser categorizados e analisados visando a diferentes propósitos.
Galende Díaz e García Ruipérez (2003) afirmam que o conceito de documento é amplo e admite diferentes possibilidades de classi- ficação, como: diplomáticos, notariais, históricos e administrativos. Tais categorias não são excludentes entre si e estão inseridas no con- junto de documentos que integram os arquivos.
No Brasil, a expressão “documento de arquivo”, no Dicionário
de terminologia arquivística, remete ao termo “arquivo” e no dicio-
nário editado pelo Arquivo Nacional o termo não é mencionado. Nesse último existe apenas um verbete para “documento”, o qual é definido como “unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou o formato” (Brasil. Arquivo Nacional, 2005, p.73). Essa definição segue, de certa forma, a linha de raciocínio do Conselho Internacional de Arquivos (CIA), que define o docu- mento de arquivo ou documento arquivístico como “a combinação de um suporte e a informação registrada nele e que pode ser utiliza- do como prova ou para consulta” (Cruz Mundet, 2008, p.111-2).
Encontramos na literatura arquivística, no entanto, vários auto- res que definem o documento de arquivo com base em aspectos mais ou menos consensuais. Não é o caso de reproduzir todas as definições encontradas, mas algumas, para dar início à análise. Gutiérrez Mu- ñoz (1982, p.20, tradução nossa), por exemplo, concorda que os do- cumentos de arquivo são gerados de modo seriado e orgânico e, como
tal, definidos como “aqueles que foram produzidos ou reunidos por indivíduos ou por instituições em razão de funções e atividades que eles registram para atingir determinados objetivos”.8 Heredia Herre-
ra (1993) define documento de arquivo como aqueles produzidos ou recebidos por uma instituição durante a realização de suas atividades e conservados como meio de prova ou fonte de informação.
Para Tanodi, documento de arquivo é um suporte contendo um texto fruto da execução de uma atividade administrativa, realizada em cumprimento de seus objetivos e função (Galende Díaz e Gar- cía Ruipérez, 2003). Para Vázquez (1996, p.13, tradução nossa), o documento de arquivo também é “um suporte modificado por um texto que surge como resultado de uma atividade administrativa e que tem por finalidade comunicar uma ordem, provar algo ou sim- plesmente transmitir uma informação, útil para o trâmite”.9
Quando se define o documento de arquivo como um suporte que contém informação (texto) e que foi produzido, recebido ou reunido em razão das funções/atividades da instituição, isso poderia dar a en- tender que está incluído, nessa categoria, todo tipo de documento que contém informação e que seja produto das atividades organizacionais.
De acordo com Bellotto (1998b, p.52), o que diferencia um do- cumento e o tipo de informação que ele contém é “justamente sua natureza, seus objetivos e seu uso”. Ainda segundo a autora, é o ca- ráter probatório e testemunhal e o vínculo originário com os demais documentos e com a entidade produtora que diferenciam esse tipo de documento. Também são características desse documento, a pro- veniência e a organicidade (Bellotto, 2010). Nesse sentido, a espe- cificidade do documento de arquivo é marcada pelo fato de ele ser naturalmente elaborado em decorrência das atividades administra- tivas, tanto do setor público quanto do privado. Sobre esse aspecto Rodríguez Bravo (2002) concorda quando afirma que o documento
8 “Los que han sido producidos o reunidos por individuos o por instituciones en razón de las
funciones y actividades que ellos despliegan para conseguir determinados fines.”
9 “Un soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado de una
actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una información, útil para el trámite.”
de arquivo possui um caráter testemunhal devido ao fato de sua ori- gem ser involuntária. O documento surge como consequência natu- ral dos procedimentos administrativos executados e revela, de modo privilegiado, fatos e informações acerca da administração.
É importante salientar que o conceito de documento de arqui- vo requer, entre outros aspectos, garantir sua especificidade e, para Rodríguez Bravo (2002), significa descobrir sua “alma orgânica”, ou seja, seu vínculo com outros fundos, séries ou processos e ser produto do exercício das funções legais de uma organização. A autora propõe que um aspecto distinto nesse tipo de documento seria a “rentabi- lidade”, a capacidade de instrumentalizar uma atividade prática e servir, simultaneamente, de testemunho e informação. Assim, den- tre os elementos conceituais que determinam a especificidade do do- cumento de arquivo estão sua origem e sua inter-relação com outros documentos da mesma procedência (Rodríguez Bravo, 2002). A au- tora indica, ainda, o caráter seriado do documento de arquivo como um aspecto que o distingue dos demais tipos de documentos. No en- tanto, essa característica vem sendo questionada porque, quando se realiza o mapeamento de processos administrativos, nem sempre a seriação documental está presente.
O documento de arquivo, pela perspectiva da arquivística, pos- sui características próprias e integra “conjuntos internamente inse- paráveis”, os quais testemunham o funcionamento de uma entidade e constituem a base sob a qual os princípios arquivísticos se desenvol- vem e direcionam a arquivística à categoria de disciplina científica.
Essa dimensão de conjunto em um contexto funcional é regida, por sua vez, por princípios arquivísticos que preservam as especificidades do documento de arquivo, como: a proveniência, a unicidade, a organi- cidade e a indivisibilidade, como destacam Camargo e Bellotto (1996). – Proveniência: Instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda de documentos (p.63).
– Unicidade: Qualidade pela qual os documentos de arquivo, a despeito de forma, espécie ou tipo, conservam caráter único em função de seu contexto de origem (p.76).
– Organicidade: Qualidade segundo a qual os arquivos refletem a es- trutura, funções e atividades da entidade acumuladora em suas relações internas e externas (p.57).
– Indivisibilidade arquivística ou integridade arquivística: Caracterís- tica derivada do princípio da proveniência, segundo a qual um fundo deve ser preservado sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada nem acréscimo indevido (p.45).
Cruz Mundet (2008, p.97) relaciona as especificidades do do- cumento de arquivo da seguinte maneira: possuem caráter seriado, originam-se no processo natural das atividades organizacionais e têm valor no fato de pertencer a um conjunto que se inter-relaciona. Dentre as especificidades indicadas pelo autor, as que se referem ao fato de os documentos originarem-se no desenvolvimento das ativi- dades administrativas e pertencerem a um conjunto inter-relacio- nado, em nossa opinião, são as que realmente caracterizam esse tipo de documento, porque o caráter seriado também pode ser visto em documentos bibliográficos, como os periódicos.
Assim, o que diferencia um documento de arquivo de outro documento qualquer é o fato de ter sido produzido a partir de ati- vidades repetitivas, decorrentes do cumprimento de uma função organizacional e compor um conjunto documental de valor ines- timável por revelar, de modo particular, a instituição que o gerou. Podemos acrescentar a isso o fato de os documentos de arquivo não serem submetidos a publicação e, portanto, não se manifestam em múltiplos exemplares, serem únicos (Heredia Herrera, 1993).
Bellotto (1998b) entende que os objetivos e o uso podem determinar a especificidade do documento de arquivo e, nesse sentido, dependendo da fase em que se encontram, serão usados para finalidades distintas. Os documentos de arquivo podem ser usados como fonte de informação nas investigações de diversas naturezas nas mais diferentes situações, servindo como prova ou testemunho do funcionamento de uma instituição, mas servindo à administração como fonte de informação privilegiada para o pro- cesso de tomada de decisão.
Conforme Fuster Ruiz (1999), os documentos de arquivo po- dem ser identificados a partir de duas classes: os de natureza jurídi- ca, que garantem direitos e deveres, e os de natureza administrativa, que, embora não tenham caráter jurídico, servem de testemunho autêntico e verdadeiro. Na condição de documentos tradicionais (geralmente em suporte papel), foram objeto de vários estudos e os métodos de tratamento e organização a esses aplicados foram discu- tidos e delineados ao longo de décadas, trazendo certa estabilidade de ordem teórico-prática para os arquivistas.
Diante dos posicionamentos que se evidenciam na literatura analisada, os traços distintivos do documento de arquivo foram sin- tetizados no Quadro 4.
Quadro 4 – Traços distintivos do documento de arquivo
Documentos de arquivo Traços distintivos
Heredia Herrera (1993)
Origem natural, unicidade, não passíveis de publicação.
Romero Tallafigo (1994)
Origem natural, testemunho ou prova. Vázquez (1996) Origem natural, prova.
Fuster Ruiz (1999) Testemunho, natureza jurídico-administrativa. Rodríguez Bravo
(2002) Origem natural, caráter seriado, inter-relação entre documentos de igual procedência. Cruz Mundet
(2008) Caráter seriado, produção natural, inter--relação com outros documentos.
Bellotto (2010) Caráter probatório e testemunhal, vínculo obrigatório e originário com a entidade produtora, proveniência, organicidade.
No entanto, algumas dessas características têm sido coloca- das à prova pela atual conjuntura. O mundo está em constante mudança; estamos experimentando o período identificado por
Cook (2001, p.7) como “pós-modernismo”, que, entre outras coisas, apregoa a contestação de verdades universais baseadas em princípios científicos.
Nesse sentido, Eastwood e MacNeil (2010) apresentam corren- tes teóricas que contestam as características de naturalidade, inter- -relacionamento e unicidade que compõem o núcleo da abordagem tradicional de arquivo, privilegiada no continente europeu. Em uma perspectiva diferente, os arquivos são considerados produtos sociais e, como tal, sofrem influências em sua origem, natureza e propriedades.
Partindo do entendimento de que existe uma interdependência em relação às discussões entre arquivo e documentos de arquivo, os autores fazem uma reflexão a respeito das características de auten- ticidade e imparcialidade dos arquivos e ponderam que o conhe- cimento é verdadeiro até que se busquem outras respostas. Nesse sentido, defendem que os arquivos “não são fontes verdadeiras, mas traços de pensamentos, expressão e atividades interpretados para servir a interesses e propósitos específicos”10 (Eastwood e MacNeil,
2010, p.18, tradução nossa).
Diante dessas reflexões, os autores destacam a concepção dos arquivos como fruto de uma ação humana carregada de intenções, as quais estão impregnadas por necessidades e circunstâncias da or- ganização produtora – fatores que colocam à prova a naturalidade do próprio processo de produção documental.
Assim, é possível compreender que estratégias e metodologias até então desenvolvidas para o tratamento dos documentos, em es- pecial nos arquivos, vêm sofrendo alterações. Também muda o papel do arquivista, que passa de guardião “passivo” de documentos para responsável pela memória coletiva (Cook, 2001). No discurso teórico arquivístico, o foco passou do produto para o processo, da estrutura para a função, do arquivo para o tratamento, do documento para o con- texto de produção, do resíduo natural da atividade administrativa para a construção consciente e a atividade mediática da memória social.
10 “Are not sources of truth but rather traces if thought, expression, and activity that have
Soma-se a esse cenário a dinamicidade imposta pelo desenvol- vimento tecnológico na criação dos documentos, em ambiente ele- trônico, criando novos desafios para a arquivística, especialmente no que diz respeito à manutenção da proveniência, à preservação dos documentos e, ainda, à valorização da informação como recurso in- dispensável, sobretudo no segmento administrativo.
Nesse sentido, a construção e a adequação de conceito como o de documento é afetada de modo a se ajustar à realidade. No Brasil, o Conselho Nacional de Arquivos passa a entender o documento de arquivo como
[...] informação registrada, independente da forma ou do suporte, pro- duzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades (Brasil. Arquivo Na- cional, 2004, art. 1º, § 1º).
As implicações decorrentes, especialmente da aplicação das tec- nologias de comunicação e informação no que diz respeito ao universo documental, têm incitado a arquivística a buscar novas respostas para vencer os desafios interpostos.