Günümüzde ergonomi kavramı, yapılan iş ve işle ilgili insanın çalışma gücünün maksimum düzeyde dengelenmesiyle birlikte, bir yandan çalışan sağlığını korurken bir yandan da çalışanların verimliliğinin artmasını da içermektedir. İş ortamının insanın yapısına uygun hale getirilmesi, farklı birçok disiplinin bir arada çalışmasıyla mümkün olmaktadır https://kobitek.com/ofiste_ergonomi (Erişim tarihi: 10 Ocak 2019).
Ergonomi, iş dünyasında çalışanların fizyolojik, anatomik ve psikolojik özellikleri ile ilgilenen ve üreten insanın sağlık, güvenlik ve konfor içinde verimli olarak çalışabilmesi için gerekli çalışma koşullarını araştıran karma bir bilim dalıdır. Bu sebeple ergonomi,
insan faktörünü işin başında ele alır, insanların fonksiyonel kapasitelerini insan-makine- araç sistemi ile ortam koşulları gibi temel unsurları değerlendirerek, iş dünyasının topyekün tasarımında “insan faktörüne göre” düzenlemeyi öngörür (Çağatay 2004, Balcı 2007).
Ergonomistler; antropometri, (vücut ölçü ve biçimleri, nüfus ve değişimleri) biyomekanik, (eklemler, kaslar, dayanıklılık, kuvvet) vücut sistemleri, (görme, işitme, duygulanımlar) çevre fiziği, (ısı, ışık, gürültü, soğuk, titreşim) uygulamalı (öğrenme, beceri, hatalar, farklar) ve sosyal psikoloji (gruplar, davranışlar, iletişim, öğrenme) gibi çeşitli disiplinlerin veri ve tekniklerini kullanır (Baslo, 2002).
Ofis ergonomisi, çalışma biriminin ergonomik olarak düzenlenmesiyle ilgilidir. Ergonomik bir çalışma birimi fiziksel çevreyi, masa ve koltuk tasarımını, ekran ve klavyenin konumunu, dokümanın yerini, ofis aydınlatmasının yeri ve şiddeti gibi konularda ayarlamalar yapar ve kontrol eder (Baslo, 2002).
İnsanlar gününün büyük bir kısmını çalışarak geçirmektedirler. Sektörler çok farklı da olsa çalışanların büyük bir çoğunluğunun ofis personeli olduğu görülmektedir ve bu personellerinde çalışma saatlerinin hemen hemen tamamını masa başında geçirmektedir. Çalışma ofislerinde en fazla karşılaşılan problemler; aydınlatma, gürültü ve çalışma
ortamının yanlış dizaynı olarak karşımıza çıkmaktadır
https://kobitek.com/ofiste_ergonomi (Erişim tarihi: 10 Ocak 2019).
Çalışanların sağlığının korunması için sağlanması gereken uygun fiziksel koşulların başında aydınlatma gelmektedir. Çalışma alanında iyi bir aydınlatma görmeyi kolaylaştırır, gözlerin yorulmasını engeller, parlama ve gölgelenmeyi önler ve rahat bir atmosfer oluşmasını sonucunda olumlu psikolojik etki sağlanır (Çağatay 2004, Balcı 2007).
Ofis ortamındaki ışığın yeterli düzeyde olmaması ya da dekoratif amaçlı yapılan parlak ışıklar ve bununla birlikte pencere önüne konulan bilgisayar ekranları göz yorgunluğuna, bir takım alerjik reaksiyonlara, görme bozukluklarına ya da baş ağrısı gibi sorunlara neden olabilmektedir. Profesyonel bir aydınlatma, doğru yerleştirilmiş ve göz kamaşmasını önleyen bir bilgisayar ekranı, 30 dakikalık periyotlarla verilen gözleri dinlendirme molaları gibi önlemlerle bu sorunları engellemek mümkün olabilmektedir. Bilgisayara bağlı çalışan personelin periyodik göz muayenesinden geçmeleri ve göz yorgunluğunu azaltmak için bir çalışma gözlüğü kullanmaları alınabilecek önlemler
arasında yer almaktadır https://kobitek.com/ofiste_ergonomi (Erişim tarihi: 10 Ocak 2019).
Ofis ortamında karşılaşılan bir başka önemli sorunda gürültüdür. Ofis çalışması genellikle bilinçli mental etkinliği gerektiren ve gürültüden önemli derecede etkilenen görevleri kapsar. Eğer gürültü düzeyi çoksa karşılıklı konuşmanın anlaşılabilirliği, telefon görüşmeleri ve çalışma konforu olumsuz etkilenir (Çağatay 2004, Balcı 2007).
Özellikle açık ofis sisteminde yer alan telefon sesleri, faks, fotokopi cihazları, yazıcılar, çay-kahve makinesi ve insan sesleri bir araya geldiğinde rahatsız edici bir gürültü oluşabilmektedir. Gürültü çalışanların konsantrasyonunu ve verimliliği düşürürken olumlu iletişimi engelleyerek neden olduğu gerilimle de baş ağrılarına neden olabilmektedir. Ofis ortamında bu tarz olumsuz koşullar bir zorunluluksa ofis tasarımında bazı detaylara dikkat etmek gerekmektedir. Öncelikli olarak gürültü kaynağı cihazların mümkün olduğu kadar çalışma ortamı dışında kapalı bir alana yerleştirilmesi, faks- fotokopi odaları, çay-kahve odaları gibi alanların çalışma ortamından farklı olarak tasarlanması alınabilecek önlemler arasında yer almaktadır. Bunların yanı sıra ofis dizaynında kullanılacak ses yutucu malzemelerle, zeminde kullanılacak yumuşak zemin kaplamaları, akustik özellikli tavan ve duvar kaplamaları ile gürültüyü minimize etmek mümkün olacaktır https://kobitek.com/ofiste_ergonomi (Erişim tarihi: 10 Ocak 2019). Aydınlatma ve gürültü kadar önemli bir başka konuda çalışma ortamının dizaynıdır. İnsanlar çalışma ortamıyla fiziksel ve ruhsal etkileşim içindedir. Bu sebeple mümkün olan en iyi çalışma ortamını sağlamak çok önemlidir. Çalışma ortamının çalışanların fiziksel, psikolojik ve zihinsel ihtiyaçlarını karşılayacak bir biçimde tasarlanması personelin başarısının artmasına katkıda bulunmaktadır. Çalışma şartlarının iyileştirilmesi sayesinde personelin iş doyumu sağlanmakta ve performansı yükselmektedir (Efe, 2004).
Uygunsuz bir çalışma düzeni iskelet sisteminde ve kaslarda bazı rahatsızlıklara neden olabilmektedir. Uygun ofis tasarımının en önemli unsurları arasında kuşkusuz çalışma koltuğu gelmektedir. Çalışma koltuğunun tekerlekli, yüksekliği ayarlanabilir olması ve ayrıca sırt kısmını kavrayarak dik duruşu desteklemesi gerekmektedir. Gelişmiş tasarımlarda vücut hareketlerine uyumlu sırt ve oturak mekanizmaları, bel destek ayarları, sırt sertlik ayarı, kol yükseklik ve açı ayarı gibi çok fonksiyonlu özellikler yer almaktadır. Bu tür koltukların tüm çalışanların ihtiyacı olmakla birlikte, yatırım bütçeleri ve bakış açıları nedeniyle birçok kamu kurumu ve kurumsal firmaların dahi bu tür koltuğu üst
düzey yöneticiler için tercih ettiği, diğer personel için ise tekerlekli ve yükselip alçalma dışında bir mekanizması olmayan basit bir çalışma koltuğunu seçtiği görülmektedir. Bu yanlış seçimler sonucunda çalışanlarda kas ve iskelet sistemi ile ilgili birçok problemin ortaya çıktığı görülmektedir. Tasarımda dikkat edilmesi gereken bir başka konu da çalışma masasının yerleşimi ile uygun yükseklikte ve boyutlarda olmasıdır. Çalışma masasında bilgisayar ekranının çalışanın tam karşısında olması ve ekran en üst seviyesinin göz hizasında olması gerekmektedir. Dirseklerin altında destek olması ve direkt masa yüzeyi ile temas etmemesi, masa yüksekliğinin çalışana göre uygun yükseklikte olması gerekmektedir. Diğer ekipmanların bilgisayar kullanırken kolayca erişilebilecek şekilde konumlandırılması ve böylece telefona bakarken ya da herhangi bir araç-gereci alırken eğilip bükülmek zorunda kalınmadan uygun pozisyonda hareket edilmesi gerekmektedir https://kobitek.com/ofiste_ergonomi (Erişim tarihi: 10 Ocak 2019).
Prizlerin kolay ulaşılabilecek yerlerde olması ve cihaz kablolarının da uygun şekilde gizlenmesi ofis tasarımında dikkat edilmesi gereken diğer önemli hususlar arasında yer almaktadır. Kabloların gelişi güzel ve karmaşık halde yer alması kötü bir görüntüye neden olmakla birlikte kablolara takılıp düşme gibi iş kazalarına da sebep olmaktadır. Sonuç olarak çalışanlar için oluşturulan profesyonel çözümlü ortamlar, işverene maksimum verim olarak geri dönecektir https://kobitek.com/ofiste_ergonomi (Erişim tarihi: 10 Ocak 2019).