Elektronik Veri Değişimi (EDI)

EDI, örgütler arası bir bilişim sistemi olup, iki veya daha fazla işletmenin bilgisayarı arasında doğrudan kullanıma uygun olan yapılandırılmış verilerin aktarılmasına olanak sağlayan bir sistemdir. EDI bir işletmeyi tedarikçilerine veya müşterilerine bağlayan bir bilişim sistemidir.89 EDI, tedarik zinciri işlemlerini daha verimli hale getirmede kullanılan alt yapı teknolojilerinden biridir. EDI, önceden belirlenen formattaki standart iş dökümanlarını bir işletmenin bilgisayarından işletmenin ticari partnerinin bilgisayarına gönderir. EDI’yi diğer elektronik ticaret formlarından ayıran standart formatlara dayanmasıdır. Şu anda aşağıda açıklanacağı üzere 3 standart bulunmaktadır.90

Özellikle 1960’lı yılların sonuna doğru, özellikle demiryolu, havayolu gibi taşıma ağırlıklı firmaların kağıt üzerinde işlem yapmanın iş süreçlerinde aksamalara neden olduğunu fark etmeleri ile birlikte EDI için ilk adımlar atılmaya başlanmıştır. Ancak, her

86 _{Oğuz Tırpançeker, “ERP’nin Doğuşu ve Gelişimi (Tarihçesi)” , Otomasyon Dergisi, Sayı: 141, Şubat} 2004,

http://www.bilesim.com.tr/tr/index.nsf?lf=/tr/leftbaryayincilik.html&rf=http://www.bilesim.com.tr/mis toportal/showmakale.nsf?xd=2053.xml , Erişim tarihi: 17.01.2005.

87 _{Düzakın, Sevinç, a.g.m, s.34.}

88 _{Erkut Düzakın, Selma Sevinç, “Kurum Kaynak Planlaması (ERP)”, Uludağ Üniversitesi İktisadi ve} İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, Cilt:21, Sayı:1, 2002,

http://kutuphane.uludag.edu.tr/Univder/PDF/iibf/htmpdf/2002-21(1)/M-11.pdf, Erişim Tarihi: 01.11.2006.

89 _{Hasan Kürşat Güleş, “Elektronik Veri Değişiminin Tedarik Zinciri Yönetimindeki Yeri”, Çağdaş} Yönetim Modelleri Ders Notları, 2003, s.9.

90 _{Steven Nahmias, Production and Operations Analysis, Fifth Edition, Singapore: McGraw-Hill Irwin,} 2001, s.341.

43

endüstrinin kendi ihtiyaçlarına uygun gördüğü EDI veri standartlarının kullanması maliyetleri artırması nedeniyle farklı grupların bir araya gelmesiyle uluslararası EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) yaratılmıştır. Uluslararası ticaretin etkinliğini artırmak amacıyla, ticari verilerin içeriğine elektronik yoldan ulaşabilmek için bir dünya standardına gereksinim duyularak bu girişim başlatılmıştır. Standartlaşma süreci ise UN/EDIFACT formatına ilişkin ISO standartlarının ilk yayınlandığı 1987 yılında başlamıştır. Günümüzde 3 temel set EDI Standartı bulunmaktadır. UN/EDIFACT Avrupa ve Asya da yaygınken, ANSI ASC X.12 ve UCS Kuzey Amerika da daha yaygındır. Bu standartlar; dokuman ve formların değişimi için formatları, karakter setlerini ve veri elementlerini tanımlamaktadır.91

EDI sistemi, tedarikçi-firma-pazar üçgenini bir arada tutan bir bilgisayar ağı sayılabilir. Rekabet ve dayanışma bir arada yaşanmaktadır. Sistem daha esnek ve dinamik bir yapıdadır, böylelikle verimlilik artışı da sağlanmış olur. Ayrıca EDI sistemi kullanımı, tedarik ve satışta güvence sağlar, zaman kaybını ve maliyetleri önemli ölçüde azaltır, kalitenin artmasına neden olur. EDI kullanarak, firma direkt olarak müşteri ve tedarikçilerle iletişim içinde olduğundan, imalat firmalarında daha az örgüt düzeyine ihtiyaç olmaktadır. 92

EDI sistemleri “tedarikçi odaklı” ve “müşteri odaklı” sistemler olmak üzere iki gruba ayrılmaktadır. Tedarikçi odaklı EDI sistemleri, tedarikçilerle olan ilişkilerin düzenlenmesinde kullanılmakta ve tedarikçilerin alıcı işletmenin stok veri tabanını takip ederek, ihtiyaç duyulan girdilerin zamanında işletmeye ulaştırılmasını sağlamaktadırlar. Örneğin, ABD’de faaliyette bulunan Wal-Mart şirketi, kurduğu tedarikçi-odaklı EDI sistemi yardımıyla tedarikçilerinin Wal-Mart’ın stok veri tabanını sürekli izlemelerine ve önceden yapılan anlaşmalar çerçevesinde gerekli girdilerin zamanında işletmeye ulaştırılmasını sağlamaktadır. Burada uygulanan EDI sistemi stok düzeylerinin azaltılmasını ve maliyetlerin düşürülmesini sağlayacaktır. EDI, müşteri-odaklı bir sistem vasıtasıyla müşteri memnuniyetinin ve satışların artırılması içinde kullanılabilir. Örneğin, Levi-Strauss müşteri-odaklı bir EDI sistemini düşen satışlarını toparlamak amacıyla kullanmıştır.

91 _{Yasin Altaş, “Elektronik Veri Değişimi (EDI)”,}

http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=504 , Erişim Tarihi: 28.09.2006.

92 _{Hüseyin Şenkayas, Bilgi Teknolojilerinin Üretim Yönetiminde Kullanımı EDI (Electronic Data} Interchange) Sisteminin Türkiye’deki İşletmelerde Performansa Etkisi, Ankara: Ankara Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Doktora Tezi, 2003, s.92.

EDI, tedarik zincirinin bir bütün olarak etkinliğinin artırılmasına önemli katkılar sağlamaktadır. EDI, işletmeler arasında hızlı ve etkili bir iletişim sisteminin kurulması vasıtasıyla işletmeler arasında karşılıklı güvene dayalı bir işbirliğinin kurulmasına yardımcı olmaktadır. İşletmelerin tedarikçileriyle EDI sistemi kullanarak işbirliği yapması rekabet üstünlüğü sağlamalarına yardımcı olmaktadır. 93

İş yaşamında EDI uygulamalarını aşağıdaki şekilde sınıflandırabiliriz:

- Satışlar: EDI işlem setini kullanarak bilgi, katalog, ürün kataloğu, ürün listeleri ve spesifikasyonları, istek ve teklifler halinde değiş tokuş edilir. Bu işlem seti satın alanın, orijinal taleple teklifi otomatik olarak birbirine uydurmasını sağlar. Her ikisi dosya da aynı bilgiyi içeriyorsa, teklifi değerlendirme sürecini otomatikleştirmek suretiyle birbirine uyum gerçekleştirilir. EDI sisteminin satışlar ve pazarlamadaki ana etkisi, idari faaliyetlerden çok satma işlemini vurgulayarak rollere ve sorumluluklara yeniden odaklanmasıdır.

- Sipariş üretme ve satın alma: Müşteri EDI sistemini kullanarak elektronik olarak sipariş verir ve onun hakkında bilgi edinir. Tedarikçi, siparişi daha hızlı teslim alır ve otomatik olarak kendi sistemine dahil eder; bunun yanında bir çok maliyetten de kurtulur. Müşterinin avantajı, EDI’ın sipariş verme ile teslim alma arasındaki zamanı kısaltmasıdır.

- Stok Yönetimi: Stok yönetiminde kullanılan EDI işlem seti, stok yönetiminin etkinliğini ve yeterliliğini artırmaktadır. Stok birimleri hakkında talepler, gelecekteki malzeme ihtiyaçlarının iletimi, stok birimlerinin çıkışını kontrolü, stokların teslimatı ve transferinin kayıt edilmesi işlemlerini kapsamaktadır.

- Dağıtım: Ürünlerin dağıtımının koordinesi için EDI kullanılır. Müşterilerin, taşıyıcı ve yükleyicilerin faaliyetlerinin koordine edilmesine yardım eder.

- Finansal Yönetim: Finansal hizmetlerde EDI sistemi çeşitli şekillerde kullanılır. Şirketler müşteriye elektronik olarak fatura çıkarabilir, ödeme karşılıklarını otomatik olarak alır ve güncel bilgilere sahip olur.94

EDI sistemi kullanımının işletmelere sağladığı yararlar şunlardır:

- EDI ticari dokümanların yazılması, postalanması ve kontrol edilmesi için harcanan zamandan ve parayı azaltmaktadır.

- Standart doküman kullanılması posta ve telefon yoluyla sipariş vermedeki yanlış anlaşılmalardan kaynaklanabilecek gecikmeleri azaltmaktadır.

93 _{Güleş, “Elektronik Veri Değişiminin Tedarik Zinciri Yönetimindeki Yeri”, s.9-11.} 94 _{Şenkayas, a.g.e., s.97-98.}

45

- Siparişlerin daha hızlı bir şekilde verilmesine ve karşılanılmasına olanak sağlamaktadır.

- Verimlilikte artışa yol açmaktadır. - TZÜ uygulamalarını desteklemektedir. - Tedarik zamanının azalmasını sağlamaktadır.

- Siparişin teslimi ile tahsilat arasındaki süre kısalacağından tedarikçi için finansman maliyetleri azalmaktadır.

- Daha iyi iş ilişkilerinin oluşturulmasına olanak sağlamaktadır. - Müşteri tatminini artırmaktadır.95