Elektronik Veri Değişim Sistemi

Đşletmelerin faaliyetlerini yürütebilmeleri için, siparişten yükleme bilgilerine, ürün kataloglarından fiyat listelerine kadar çok çeşitli bilgi ve dokümanın ticari ortaklar arasında karşılıklı değişimi gerektirmektedir. Her işletme bilgi alma ve gönderme gereksinimini sağlayacak bir bilişim sistemine sahip olmalıdır. Geleneksel olarak bilgi, özel veya ulusal posta sistemi, telefon, teleks, faks gibi iletişim araçları vasıtasıyla iletilmekteydi. Bilginin alıcıya ulaşmaması ya da ulaşıncaya kadar geçen zamanın uzun olması, bu sistemlerin temel eksikleridir. Öte yandan bilginin, hem gönderen hem de alan tarafından kolayca yorumlanabilecek ve anlaşılabilecek standart bir doküman türü kullanılarak bir bilgisayardan diğerine iletilmesi, bu eksikleri ortadan kaldırmaktadır. Bu ortamın sağlanabilmesi için her iki bilgisayarı birbirine bağlayan telekomünikasyon hizmetinin olması gerekmektedir. Elektronik

164

veri değişim sistemi bu hizmeti sunmakta ve bilgisayarda işlenebilecek standart bir formatta iş dokümanlarının bilgisayardan farklı bir bilgisayara değişimini sağlamaktadır165.

Son yıllarda bir çok işletmenin bilgi işlem bölümünün amacı kurum içindeki birimler arasında bilginin hatasız paylaşılmasını sağlamak olmuştur. Elektronik veri değişim sistemi (EVD) sayesinde diğer işletmelerle bilginin paylaşılması ise bunun mantıksal bir uzantısıdır. EVD, işletmeler arasında bilgisayar uygulamalarıyla işlenebilecek yapısal formattaki ticari işlem, veri ve dokümanlarının değişimini mümkün kılan elektronik iletişimin bir türü olarak tanımlanabilir166. Bir başka ifadeyle iki örgüt arasında bilgi değişimini elektronik olarak sağlayan iki taraflı bir bilişim sistemidir167. En basit kullanımıyla ise örgütlere işlemlerin tamamlanması, kayıt edilmesi ve analiz edilmesinde gerekli verinin elektronik olarak paylaşımına olanak tanımaktadır. Bu özelliği, önemli oranda işlemleri hızlandırmakta, hataları ve maliyetleri azaltmaktadır168. Bu tanımlamalardan yola çıkarak muhasebe denetim firmalarının da EVD’yi kullanarak muhasebe verilerinin denetiminde gerek zaman gerekse maliyetlerde tasarruf sağladığı söylenebilir.

Đşletmeler, müşteri ilişkilerini geliştirmenin ve korumanın bir yolu olarak EVD’yi gördüklerinden, ilk EVD uygulamaları genellikle müşteri odaklıdır. Ayrıca işlem verimliliğini artırmak ve rekabette geriye düşmemek, EVD’nin uygulanmasındaki temel nedenlerdir. Bu bağlamda EVD’nin işletmelere sağlayacağı birçok fayda vardır. Bu faydaları belirtmeden önce örgütlerde EVD kullanım seviyelerinin incelenmesi yerinde olacaktır. Örgütlerde EVD kullanımı genel olarak üç aşamada ele alınabilir. Đlk aşama, ticari ortaklar arasında dosyadan dosyaya

165

Julio J. Martinez and Yolanda P. Redondo, “International Diffusion of a New Tool. The Case of Electronic Data Interchange (EDI) in the Retailing Sector”, Research Policy, Vol: 26, 1998, s.813. 166

William M. Lankford and Jack E. Johnson, “EDI Via the Internet”, Information Management & Computer Security, Vol: 8, No: 1, 2000, s.27.

167

Schultheis, s.274. 168

Larry E. Shirland and Ronald L. Thompson, “What I-Business Means for Management”, Industrial Management, March-April, 2000, s.28.

bağlantılar şeklinde gerçekleştirilir ve EVD uygulamalarının en sığ şeklidir. Bir ticari ortak tarafından oluşturulan elektronik dokümanın diğer ortağa elektronik olarak gönderilmesidir. Đkinci aşama, ticari ortaklar tarafından paylaşılan yazılımlar vasıtasıyla dokümanların otomatik olarak oluşturulduğu, gönderildiği, alındığı ve işlendiği, uygulamalar arası değişimleri kapsar. Üçüncü aşama, birlikte çalışma ortamının oluşturulmasıdır. Bilgisayar sistemlerinin entegrasyonuyla bir işletmenin ticari ortağının bilgisayar sisteminde bulunan ve korunan stratejik veriye doğrudan erişmesidir169.

Bu noktada beklenen faydalar kullanım seviyesine göre değişmekle birlikte EVD’nin işletmelere sağladığı örgütsel ve stratejik faydalar genel anlamda şu şekilde belirtilebilir170;

• Ortaklar arasındaki ticari prosedürleri ve dokümanları standartlaştırarak bilgi akışını hızlandırır,

• Đş ortakları arasında yakın işbirliğinin ve elektronik pazarların oluşumunu hızlandırır,

• Müşterilere hızlı karşılık verilmesini sağlar,

• Örgüt içinde kâğıt kullanılarak yapılan işleri azaltır, • Daha iyi iletişim olanağı sağlar,

• Đşletme faaliyetlerinde verimliliği artırır.

Birçok işletme bu faydaları elde etmek için tedarikçileri ve müşterileri ile bağlantı kurmada EVD’yi kullanmaktadır. Örneğin, Wal-Mart gibi şirketler uzun yıllardır EVD’ye önemli yatırımlar yaparken kendisiyle çalışmak isteyen işletmelerin

169

Rebecca Angeles, Ravinder Nath and Donald W. Hendon, “An Emprical Investigation of the EDI Implemantation an its Ability to Predict EDI System Succes Measures and EDI Implementation Factors”, International Journal of Phsical Distribution & Logistic Management, Vol: 28, No: 9/10, 1998, ss.774-775.

170

Snehamay Banerjee and Ven Sriram, “The Impact of Electronic Data Interchange on Purchasing: An Emprical Investigation”, International Journal of Operations & Production Management, Vol: 15, No: 3, 1995, ss.30-31.; Poul R. Murphy and James M. Daley, “EDI Benefits and Barriers”, International Journal of Phsical Distribution & Logistic Management, Vol: 29, No: 3, 1999, s.211.

de işlerini yürütmede EVD’yi kullanmaları gerekmiştir. Ayrıca son zamanlarda EVD, perakendeciden üreticiye daha fazla bilginin iletilmesiyle birlikte gelişim göstermiştir. Bu gelişim üreticilerin farklı bölgelerdeki müşteri taleplerini denetlemesini sağlayan barkod teknolojisinin kullanılmasıyla gerçekleşirken, satın alma ve stokların daha etkin kontrolünü sağlamıştır171. EVD’de son dönemdeki gelişmelerden bir diğeri temel iletişim metodu olarak internetin kullanılmaya başlamasıdır. EVD, genelde veri iletişimi için katma değerli ağ olarak bilinen özel ağlar üzerinden gerçekleştirilir. Katma değerli ağların yüksek maliyeti, EVD’nin küçük ve orta ölçekli işletmeler tarafından kullanılmasını imkânsız hale getirmektedir. Bununla birlikte internet teknolojisindeki gelişmelerle birlikte EVD’deki temel eğilim, iletişim yolu olarak internetin kullanılmasıdır. Bu, maliyetleri azaltmakla birlikte birçok işletmenin elektronik olarak veri değişimini mümkün kılmaktadır172.