Bilgisayarın Yardımıyla Denetim

Bilgisayar yardımıyla denetim, denetimde bilişim teknolojilerinin kullanım süreci olarak tanımlanabilir. Bilişim teknolojileri, bugüne kadar elle yapılan denetim işlerinin kullanımını düzenlemektedir. Bilişim teknolojilerin denetçiler tarafından kullanımı zorunlu olmayan kısa süreli bir süreçtir. Denetçiler bilgilerin büyük bir kısmını elektronik ortamda değerlendirmelidir. Denetim amaçlarının gerçekleştirilmesinde elektronik veriler yerine kâğıtlarda ısrar etmek anlamsızdır306.

Bilişim teknolojilerinin kullanımı denetimin etkinliğini ve verimliliğini artırmaktadır. Denetimde bilgi teknolojilerinin kullanımının potansiyel faydaları şu şekildedir307;

• Bilgisayarla düzenlenen çalışma kâğıtları genel olarak daha okunaklı ve tutarlıdır. Çalışma kâğıtları kolayca depolanabilir, erişimi sağlanabilir ve gözden geçirilip düzeltilebilir,

• Toplam alımlarında ve diğer rutin hesaplamalarda zaman kazandırır, • Hesaplamalar, karşılaştırmalar verilerin daha doğru işlenmesini sağlar,

• Analitik hesaplamaların gözden geçirilmesi daha etkin hale gelir ve kapsamlarını genişletir,

• Zaman ayarlaması ve görüntüleme işlevlerinde bütçelenen miktar ne kadar büyük olursa olsun daha kolay analiz edilebilir,

• Standartlaşmış denetime oranla mektuplar, kontrol listeleri, anketler kolayca depolanabilir ve değiştirilebilir,

• Moral ve verimlilik, sekreterlik işlerine harcanan zamanda geliştirilebilir, • Denetimdeki elektronik uygulamalar artan maliyeti önler,

• Bilişim teknolojileri, personelin bağımsızlığını artırır.

306

George H. Bodnar and William S. Hopwood, Accounting Information Systems, 7th Edition, Prentice Hall, New Jersey: 1998, s.578.

307

Tanımlanan ilk dört madde denetimde bireye yöneliktir. Bilgi teknolojilerinden yararlanarak yapılan veri analizleri ve hesaplamalar açık bir şekilde elde edilen faydalardır. Toplamlar ve benzeri işlemler açık bir şekilde yapılır. Đstatistiksel regresyonlar gibi daha karmaşık hesaplamalar da kolayca yapılabilir. Diğer bütün organizasyonel fonksiyonlarda olduğu gibi iç denetim fonksiyonu da yönetsel kontrol, proje kontrolü ve kalite sağlama açısından bilgi teknolojileriyle daha başarılı hale gelirler. Her denetim yöneticisinin amacı bilişim teknolojilerinden faydalanarak verimliliği ve morali artırmak olmalıdır308.

Bilgisayarla denetimde denetçinin kullanabileceği birçok fonksiyon bulunmaktadır. Örneğin kullanılan genel yazılımlar, tablo programları ve veri tabanı yönetim sistemi gibi. Diğer yazılımlar denetçinin görevlerine daha spesifik biçimde odaklanmıştır. Bu programlar genelleştirilmiş denetim yazılımları ve elektronik çalışma kâğıtları yazılımlarıdır309.

3.3.3.1. Kullanılan Genel Yazılımlar

Bu yazılımlar firmanın kullandığı denetim amaçlı olmayan genel uygulama programlarıdır. Denetçilere, sorgulama imkânları, bilgisayar dosyalarının sıralanması, yeniden gösterme, basılması gibi yaygın veri işleme süreçlerinin uygulanmasında yardımcı olmaktadır. Ancak belirtildiği gibi bu tür programlar özellikle denetim faaliyetlerinde kullanılmak amacı ile tasarlanmadığından denetim uygulamaları oldukça sınırlıdır. Bu tür programların kullanımı genellikle manuel olarak yerine getirilmesi mümkün ancak oldukça zaman alacak işlemlerin daha çabuk bitirilmesinde faydalı olmaktadır310.

Bu tür programlara örnek olarak metin yazma programları (Word) verilebilir. Bu programlar sayesinde denetçi müşterisine mektup yazabilir, adres dosyasından 308 Bodnar, s.579. 309 Moscove, s.312. 310 Aksoy, s.802.

adresini belirleyip hazırlayabilir. Ayrıca tablo programları (Excel) sayesinde denetçiler ve muhasebeciler matematiksel hesaplamaları kolayca yapabilirler. Tablo yazılımları ayrıca verilerin bölümlendirilmesinde, verilerin içinden kıstaslara uygun yeni veri tabanı oluşturulmasında da kullanılabilir311.

3.3.3.2. Genelleştirilmiş Denetim Yazılımları

Bu teknik BDDT’lerin en çok kullanılanlarıdır. Genelleştirilmiş denetim yazılımları (GDY) bilgi aktarımlarını ve veri analizlerini içermektedir. Denetçiler bu tekniğin hazırlanmasının zor olduğunu bildikleri halde etkinliğinin üst seviyede olmasından dolayı bu tekniği tercih etmektedirler312.

Bu yazılımlar çeşitli bilgi işlem faaliyetlerinin denetim amaçlı yürütülmesini sağlamak amacı ile tasarlanmış bilgisayar paket programlarından oluşmaktadır. Bu faaliyetler arasında dosyaların okunması, istenilen bilgilerin seçilmesi, elde edilmesi, örnekleme yapılması, çeşitli hesaplamalar, kalemler arasında karşılaştırmaların yapılması ve istenilen raporların elde edilmesi sayılabilir313.

Denetçiler tarafından kullanılan popüler yazılım programları ACL ve IDEA adlı genelleştirilmiş denetim programlarıdır. Bu programlar denetçilerin işletmenin veri dosyasında farklı formatlarda çalışmasına imkân vermektedir. Bu farklı formatlar katmanlaşma (Stratifx), bilgi alma (Extract) ve katılma (Join) komutlarıdır. Bu komutlar denetçinin farklı bilgileri görüntülemesini sağlar. Örneğin Stratifx komutu denetçilerin grup bilgilerini kategorilere ayırmasına yardımcı olur. Ayrıca birçok GDY paketi denetçilerin bazı spesifik bilgileri elde edebilmek için Extract komutunu kullanmasını sağlamaktadır. Bu yetenek paha biçilemez bir denetim aracıdır. Denetçiler Extract komutunu istisnai durumları incelemek, fatura numaralarını kopyalamak ve negatif hesapları tespit etmek için kullanırlar. Join komutuyla da 311 Moscove, ss.312-313. 312 Braun, s.727. 313 Aksoy, ss.802-803.

denetçiler farklı dosyaları birleştirerek inceleme imkânına sahip olurlar. Örnek olarak işgören dosyalarının satıcı dosyalarıyla birleştirilmesi sonucu sahtecilik yapan satıcılar tespit edilebilir314.

3.3.3.3. Elektronik Çalışma Kâğıdı Yazılımları

Elektronik çalışma kâğıdı yazılımları muhasebecilerin kullandığı defteri kebir yazılımları gibidir çünkü mizan oluşturmada kullanılmaktadır. Elektronik çalışma kâğıdı yazılımlarının farklılığı esnek bir yapıya sahip olduğu için birçok uygulamada kullanılabilmektedir. Elektronik çalışma kâğıdı yazılımlarının farklı fonksiyonları vardır. Bunlardan bazılarının özellikleri şu şekilde sıralanabilir315;

• Mizan oluşturur, • Girişleri ayarlar, • Birleştirme yapar,

• Analitik prosedürleri uygular.

Bu yazılımı kullanan denetçi düzeltilmemiş mizanı oluşturabilir. Daha sonra girdiler işlenerek otomatik olarak mizanı ayarlar. Denetçiler bu yazılımı finansal durumları ve mizan bilgilerini birleştirmede kullanırlar. Elektronik çalışma kâğıdı yazılımları kullanan denetçiler bilânço ve gelir tablosu oluşturabilirler. Son olarak bu yazılımlar oran analizlerini de kolaylıkla hesaplayabilir316.

Bilgisayar destekli denetim yaklaşımları anlatıldıktan sonra bilişim teknolojilerinin denetim sürecinde ne şekilde kullanıldıkları üzerinde durulacaktır.

314 Moscove, ss.313-314. 315 age, s.314. 316 age, s.314.

3.4. DENETĐM SÜRECĐNDE BĐLĐŞĐM TEKNOLOJĐLERĐNĐN