Bilişim Teknolojilerinin Muhasebe Bilimi Açısından Önemi

Muhasebe kavramının ortaya atıldığı ilk yıllardan beri, değişmeyen bir unsur vardır. Bu unsur, kişinin yaptığı işlemlerin sonucunda işletmenin malî yapısının ne durumda olduğunun tespitidir. Ekonominin gelişmesiyle beraber, durum tespit işi gittikçe güç ve karmaşık bir şekil almaya başlamıştır. Bugünün ekonomik şartları içinde yaşamını sürdürmeye çalışan kuruluşlar için, bu iş hem daha güçleşmiş hem de daha çok önem kazanmıştır. Bu şartlar altında klasik muhasebe yöntemleri, işletmeleri tatmin etmemeye başlamış böylelikle kuruluşlar, yeni yöntem ve araçlar geliştirme durumunda kalmışlardır194. Bunların sebepleri şu şekilde sıralanabilir;

• Klasik muhasebe modeli, yöneticiye arzuladığı bilgileri anında sağlayabilen bir geribildirim kapasitesine sahip değildir.

• Klasik muhasebe modeli, kullanıcıya yönelik değildir. Şöyle ki, belirli verilerden ancak belirli raporlar düzenlenip kullanıcıya sunulabilmektedir. Kullanıcının arzuladığı raporları düzenleyebilmek için gerekli olan verileri sağlamak çok zordur ya da imkânsızdır. Hâlbuki işletmenin yaşaması, yöneticinin vereceği kararlara bağlıdır ve bu kararların birçoğu da muhasebenin toplayacağı ve özetleyeceği bilgilere bağlıdır.

193

Jak Kamhi, “Bilgisayar Ortamında Muhasebe Uygulamalarındaki Gelişmeler”, 4. Muhasebe Denetimi Sempozyumu, 5-9 Mayıs, 1999, s.1-2.

194

Edmund C. Berkeley, “The Uses of Automatic Computers in Financial and Accounting Operations”, The Journal of Accountancy,1962, ss.306-311., (Aktaran: Mustafa Uçar, “Bilgi Đşlem ve Muhasebe”, Mali Çözüm Dergisi, Sayı: 14, Mayıs-Haziran, 1992, s.27.).

Muhasebe işlemlerini birleştirip analiz ederek, bir takım yeni bilgiler elde etmek kolay bir iş değildir. Büyük bir işletmede, aylık işlem sayısı bir milyonun üstünde olabilir. Büyük bir perakende mağazasının stoklarında 200.000 değişik birim mal bulunabilir veya bir kamu hizmet ünitesinin (elektrik, havagazı, su vb.) milyonlarca müşterisi bulunabilir. Đşte bu tür yönetime yardımcı olacak bilgileri toplamak, sıralamak, özetlemek ve raporlar şekline dönüştürmek, hemen hemen imkânsızdır. Ayrıca, muhasebe kayıtlarının elektronik bilgisayarlar yardımıyla izlenmesi, eskiye oranla çok daha fazla büyük defter hesabı açılmasını sağlayarak işlemlerin daha detaylı olarak kaydedilmesi ve izlenmesi mümkün olmaktadır. Tek düzen hesap planına geçilmeden önce elle izlenen sistemlerde, kârı etkileyen tüm işlemleri 20-30 büyük defter hesabıyla sınırlamak zorunda kalınabilir. Bilgisayar yardımıyla, yukarıdakinin 2-3 katı oranında daha fazla büyük defter hesabı açmak daha detaylı bilgi sağlayacağı gibi, önceden görülmeyen bir takım verileri de açığa çıkaracaktır. Bu da işletmenin işlemlerini, daha etkin bir şekle koymasını ve en kârlı işlemlere yönelmesini sağlamaktadır195.

Ayrıca, tutulan büyük defter hesaplarının da, her işlemden sonra veya gün sonunda toplamları alınıp, yeni bakiyelerle ertesi güne devredilmesini sağladığından, istenen finansal tablolar ve mizanlar kolayca düzenlenebilir. Kâr-zarar cetvellerini de daha detaylı düzenleyerek, maliyetleri, giderleri, brüt gelirleri kaynaklarıyla ilişkilendirerek göstermek mümkündür. Böylece işletmeler satışlarını, kâr-zarar durumunu daha detaylı olarak görebilir ve alınması gerekli tedbirleri belirleyerek, bir an önce düzeltme yoluna gidebilir. Bu nedenlerden dolayı bilgisayar, muhasebe işlemleri için kurtarıcı bir araç olmuştur196.

Bilgisayarların muhasebe bürolarına girmesiyle, işlemlerin izlenmesi bugün daha basit bir şekilde yapılmaya başlanmıştır. Eskiden olduğu gibi muhasebeci, birtakım belgelerle, defterlerle ve hesaplarla uğraşmaktan kurtulmuştur. Bilgisayar,

195

Rudolph J. Bergverk, “Data Procesing for Small Business”, The Journal of Accountancy, No: 6, 1964, ss.51-54., (Aktaran: Uçar, s.27.).

196

bunları otomatik bir şekle sokmuştur. Gerekli programlar bilgisayara yüklendiğinde hesaplamaları yapmakta, işlemleri ilgili hesaplara kaydetmekte ve sonuçları almaktadır.

Muhasebeyle ilgili raporların düzenlenmesi de, bilgisayar yardımıyla oldukça kolaylaşmıştır. Bilânço veya gelir tablosunun hazırlanması için, programın özelliğine göre, hiçbir ek işe gerek kalmamaktadır. Hatta tam profesyonelce hazırlanmış programlarda bütün raporlar ve defterler sadece tahsil, tediye ve mahsup fişlerinin girilmesiyle elde edilebilmektedir. Burada muhasebeciye düşen çalıştığı işletmeyi oldukça iyi tanıması, yönetimin ne tip raporlara ihtiyaç duyacağı ve diğer departmanların ne tür bilgileri kendisinden isteyebileceklerini bilmesidir. Đşletme için gerekli olan bilgilerin neler olduğunu öğrendikten sonra, elindeki verilere dayanarak birçok rapor elde etmek mümkündür.

Bilişim sistemlerinin muhasebe biliminde kullanılmaya başlanmasından önce muhasebe departmanın düzenlendiği raporlar, genelde yılda bir kez bilânço, gelir tablosu ve birkaç ayda bir mizanların çıkarılmasından ibaretti. Bunları daha sık çıkarmaya ne zaman, ne de güç yeterliydi. Bu nedenle, herhangi bir eksiklik veya aksaklık ancak aylar sonra veya dönem sonlarında görülebilir ve tedbir alınabilirdi. Ancak, bu kadar geç alınan bir tedbirin de ne denli yararlı olacağı tartışma konusudur. Günümüzde, istenilen raporların düzenlenmesi için gerekli bilgi bilgisayarın hafızasında kayıtlı, muhasebe ile ilgili program da hazır olduktan sonra, raporların elde edilmesi anlık bir meseledir.

Yine muhasebenin tanımından yola çıkarak sonuçları yorumlama işi de bilişim teknolojilerinin uygulanmasıyla daha kolay hale gelmiştir. Rutin işlerin bilgisayarlara devredilmesiyle, muhasebecinin zamanı da artmıştır. Đhtiyaç duyduğu raporlar elinin altında olduğu için bu bilgiler üzerinde çalışıp onları değerlendirmeye daha çok zaman ayırabilecektir. Bu durumda, işletmeye faydalı olabilecek yeni yöntemler ve teknikler konusunda daha çok düşünebilir, işletmenin kârlılığını

artırma, kaynaklarını verimli kullandırma ve maliyetlerin azaltılması konularında bilgi üreterek ilgililere yardımcı olabilir.

Muhasebeciler için önemli olan, bilgisayarın yığınlar halindeki bilgileri kolayca işlemesi değildir. Asıl önemli olan, bilgisayarın muhasebecilere yönetim hizmetlerinde karmaşık, yeni ve yaratıcı fikirler geliştirmede destek sağlamış olmasıdır197.

Yukarıdaki açıklamalardan sonra bilgisayarların muhasebe bilimine ve kullanıcılarına sağladığı faydaları şu şekilde sıralayabiliriz198;

• Gerekli olan bilgilere daha çabuk ulaşır,

• Eskiye oranla daha doğru ve kesin bilgiler sağlar,

• Muhasebecilerin önceden elde edemedikleri birtakım bilgilere de ulaşılmasını sağlar,

• Kendisini rutin işlerden ve sıkıntılı hesaplamalar yapmaktan kurtarır.